Asansör Firması Denetimine Hazırlık Checklist'i

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör firması denetimi yalnızca duvardaki belgelerin kontrol edildiği kısa bir ziyaret değildir. Denetçi; firmanın yetkisini, çalışanların yeterliliğini, teknik ekipmanlarını, bakım kayıtlarını, müşteri sözleşmelerini ve sahadaki uygulamaların kayıtlarla uyumunu birlikte değerlendirebilir. Bu nedenle hazırlık, denetim tarihinden bir gün önce dosyaları toparlamak yerine sürekli çalışan bir kontrol sistemi kurmayı gerektirir.

Bu rehberde, asansör bakım firmalarının denetim öncesinde kontrol etmesi gereken temel başlıkları, sık karşılaşılan eksikleri ve uygulanabilir bir hazırlık planını bulabilirsiniz. Amaç yalnızca denetimden geçmek değil; firmanın teknik, hukuki ve operasyonel açıdan izlenebilir bir yapıya kavuşmasını sağlamaktır.

Asansör Firmaları Hangi Denetimlerle Karşılaşabilir?

Asansör firmalarının karşılaşabileceği denetimler, firmanın faaliyet kapsamına ve sahip olduğu belgelere göre değişebilir. En sık karşılaşılan süreçlerden biri, Hizmet Yeterlilik Belgesi kapsamında gerçekleştirilen ilk inceleme veya gözetim denetimidir.

TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi, hizmet yerinin ve sunulan hizmetin ilgili standart veya kriterlere uygunluğunu gösteren bir belgelendirme modelidir. Asansör yetkili servisleri açısından TS 12255 kapsamında iş yerinin yapısal şartları, teknik donanımı, personeli, işletmecilik düzeni ve yetkili servis ilişkileri değerlendirilebilir. ([TSE][1])

Firmanın karşılaşabileceği başlıca kontroller şunlardır:

• TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi ilk belgelendirme denetimi
• HYB yıllık veya dönemsel gözetim incelemesi
• Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı piyasa gözetimi ve denetimi
• Asansör monte eden firma tarafından yapılan yetkili servis kontrolü
• Kurumsal müşterilerin tedarikçi veya hizmet kalitesi denetimi
• İş sağlığı ve güvenliği kapsamında yapılan kontroller
• Bir şikâyet, kaza veya ciddi arıza sonrasında gerçekleştirilen incelemeler

Denetimin türü değişse bile temel beklenti aynıdır: Firmanın yaptığı işi belgeleyebilmesi ve kayıtlarla sahadaki uygulamanın birbiriyle uyumlu olması.

Denetim Öncesi Ana Kontrol Tablosu

Aşağıdaki tablo, firma içinde haftalık veya aylık olarak kullanılabilecek temel bir hazırlık kontrolüdür.

Kontrol alanı	Kontrol edilecek konu	Önerilen kontrol sıklığı	Sorumlu
Firma belgeleri	HYB, ticaret sicili, imza yetkileri, vergi bilgileri	Aylık	Firma sahibi veya idari sorumlu
Yetkili servis ilişkisi	Yetkili servis sözleşmesi ve kapsamı	Aylık	Teknik sorumlu
Personel	Diploma, mesleki yeterlilik, SGK ve eğitim kayıtları	Aylık	İnsan kaynakları veya firma sahibi
Teknik ekipman	Ölçüm cihazları, el aletleri ve koruyucu ekipmanlar	Aylık	Teknik sorumlu
Kalibrasyon	Cihaz doğrulama ve kalibrasyon tarihleri	Üç aylık takip	Teknik sorumlu
Bakım kayıtları	Formlar, imzalar, fotoğraflar ve işlem açıklamaları	Haftalık	Operasyon sorumlusu
Sözleşmeler	Aktif binaların bakım sözleşmeleri	Haftalık	Müşteri sorumlusu
Arıza kayıtları	Bildirim, müdahale, çözüm ve kullanılan parça bilgileri	Haftalık	Servis sorumlusu
İSG kayıtları	Eğitim, KKD teslimi, sağlık ve risk kayıtları	Aylık	İSG sorumlusu
İş yeri düzeni	Tabela, çalışma alanı, arşiv ve ekipman düzeni	Aylık	Ofis sorumlusu

Bu tabloyu yalnızca “var” veya “yok” şeklinde doldurmak yeterli değildir. Her satır için Hazır, Eksik, Sorumlu ve Tamamlama Tarihi alanları oluşturulmalıdır.

Firma ve Yetki Belgeleri Nasıl Kontrol Edilmeli?

Denetimde ilk incelenen alanlardan biri firmanın hukuki ve mesleki yetkisidir. Belgelerin dosyada bulunması kadar güncel, okunabilir ve firmanın mevcut adresiyle uyumlu olması da önemlidir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, yetkili servis ve teknik bakım personeli gibi temel kavramları tanımlar ve bakım faaliyetlerinin yetkili yapılar tarafından yürütülmesine ilişkin çerçeveyi belirler. Yönetmelik 6 Nisan 2019 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanmıştır. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Temel firma belgeleri

Denetim öncesinde şu belgeler kontrol edilmelidir:

• Güncel Hizmet Yeterlilik Belgesi
• Ticaret sicil gazetesi
• Vergi levhası
• İmza sirküleri veya imza beyannamesi
• Güncel faaliyet belgesi
• Oda kayıt belgesi
• İş yeri açma ve çalışma ruhsatı
• Kira sözleşmesi veya tapu bilgisi
• Firma adresini gösteren güncel kayıtlar
• Yetkili servis sözleşmesi
• Sözleşme yapılan asansör monte eden firmanın bilgileri
• Varsa marka kullanım izinleri ve yetkilendirme yazıları

Belgelerdeki firma unvanı, adres ve vergi numarası birbiriyle aynı olmalıdır. Örneğin HYB üzerinde eski adres bulunurken vergi levhasında yeni adres yer alıyorsa bu durum denetim öncesinde düzeltilmelidir.

Belge geçerlilik takip listesi

Her belge için ayrı bir takip satırı oluşturulması faydalıdır:

1. Belgenin adı
2. Belge numarası
3. Düzenlenme tarihi
4. Son geçerlilik tarihi
5. Yenilemeden sorumlu kişi
6. Yenileme işleminin başlatılacağı tarih
7. Güncel dosya bağlantısı

TSE tarafından belgelendirilen firmaların belge durumu ve geçerlilik bilgileri çevrim içi sorgulama ekranlarından kontrol edilebilir. Firmanın kendi kaydını belirli aralıklarla sorgulaması, askı veya süre problemi yaşanmasını önlemeye yardımcı olur. ([Başvuru Portalı][3])

Personel Dosyaları ve Teknik Yeterlilik Kontrolü

Denetim sırasında yalnızca çalışan sayısına değil, çalışanların görevleriyle uyumlu eğitim ve yeterlilik kayıtlarına da bakılabilir. Firma kayıtlarında teknisyen görünen bir kişinin fiilen farklı bir görevde çalışması veya işten ayrılan personelin hâlâ aktif listede bulunması risk oluşturur.

Her personel dosyasında bulunması gerekenler

• Kimlik ve iletişim bilgileri
• İş sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi
• Güncel görev tanımı
• Diploma veya mezuniyet belgesi
• Mesleki yeterlilik belgeleri
• Alınan teknik eğitimlerin kayıtları
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimleri
• Sağlık muayenesi kayıtları
• Kişisel koruyucu donanım teslim tutanağı
• Yüksekte çalışma eğitimi
• Acil durum ve kurtarma eğitimi
• Varsa sürücü belgesi ve araç zimmet kaydı

Teknik sorumlunun ve bakım personelinin firma bünyesindeki durumu açıkça gösterilmelidir. Özellikle diploma, SGK kaydı ve görev tanımı arasında çelişki bulunmamalıdır.

TS 12255 kapsamında gerçekleştirilen incelemelerde servis teknik sorumlusu, teknik çalışanlar, personel özellikleri, servis alanı, teknik donanım ve yetkili servis sözleşmesi gibi başlıklar kontrol listesine dâhil edilebilmektedir.

Sık yapılan personel hataları

• İşten ayrılan teknisyenin dosyalardan çıkarılmaması
• Yeni başlayan çalışanın eğitimlerinin tamamlanmaması
• KKD teslim tutanağının imzasız olması
• Görev tanımlarının bulunmaması
• Personel belgelerinin süresinin takip edilmemesi
• Teknik sorumlunun fiilen iş yerinde bulunmaması
• Eğitim katılım formu bulunmasına rağmen eğitim içeriğinin kaydedilmemesi

Denetimden önce personel listesi SGK kayıtlarıyla karşılaştırılmalı ve aktif çalışan tablosu güncellenmelidir.

Teknik Ekipman, Ölçüm Cihazı ve İş Yeri Kontrolü

Denetimlerde firmanın yalnızca teknik ekipmana sahip olması değil, ekipmanın çalışır, erişilebilir ve yapılan işe uygun olması beklenir. Kilitli bir dolapta duran, pili bitmiş veya kablosu hasarlı ölçüm cihazı pratikte hazır kabul edilmemelidir.

Kontrol edilmesi gereken teknik ekipmanlar

Firmanın hizmet kapsamına göre ekipman listesi değişebilir. Genel uygulamada şu gruplar kontrol edilmelidir:

• Multimetre
• Pens ampermetre
• İzolasyon ölçüm cihazı
• Topraklama ölçümünde kullanılan uygun cihazlar
• Takometre veya hız ölçüm ekipmanı
• El feneri ve seyyar aydınlatma
• Yalıtımlı el aletleri
• Kapı ve kilit ayar ekipmanları
• Şerit metre, kumpas ve temel ölçüm araçları
• Kurtarma anahtarları
• Uyarı levhaları ve çalışma alanı bariyerleri
• Emniyet kemeri ve bağlantı ekipmanları
• Baret, gözlük, eldiven ve uygun iş ayakkabısı
• İlk yardım seti
• Yangın söndürme cihazı

Her cihaz için envanter numarası, marka-model, seri numarası, zimmetli personel ve kontrol tarihi tutulmalıdır. Ölçüm sonucunu doğrudan etkileyen cihazlar için kalibrasyon veya doğrulama planı oluşturulmalı; sertifikalar cihaz seri numarasıyla eşleştirilmelidir.

İş yerinde kontrol edilecek alanlar

• Firma tabelasının doğru ve görünür olması
• Ofis ve teknik servis alanının düzeni
• Evrakların kontrollü biçimde arşivlenmesi
• El aletleri ve ölçüm cihazları için ayrılmış bölüm
• Yedek parçaların etiketli şekilde saklanması
• Atık yağ, akü ve elektronik atıkların ayrı tutulması
• Acil çıkış ve yangın ekipmanlarının erişilebilir olması
• Çalışanların kullanabileceği uygun sosyal alanların bulunması
• İş güvenliği uyarılarının görünür olması

Denetim günü yapılan temizlik geçici bir görüntü sağlar. Asıl hedef, ekipmanın her gün aynı düzen içinde tutulduğu bir çalışma sistemi oluşturmaktır.

Bakım, Arıza ve Sözleşme Kayıtları

Asansör bakım firmalarının en fazla zorlandığı alanlardan biri saha kayıtlarıdır. Bakım yapılmış olsa bile tarih, teknisyen, işlem detayı veya bina sorumlusu onayı bulunmuyorsa hizmetin ispatı zorlaşır.

Bakım kayıtlarında bulunması gereken temel bilgiler

• Bina ve asansör bilgisi
• Bakım tarihi ve saati
• Bakımı yapan teknisyen
• Kontrol edilen bileşenler
• Yapılan ayarlar ve müdahaleler
• Tespit edilen uygunsuzluklar
• Değiştirilen veya önerilen parçalar
• Güvenliği etkileyen acil durumlar
• Bina sorumlusuna yapılan bildirim
• Teknisyen ve müşteri onayı
• Varsa işlem öncesi ve sonrası fotoğraflar

“Genel bakım yapıldı” veya “kontrol edildi” gibi açıklamalar tek başına yeterli değildir. Örneğin “kat kapısı kilit kontağı temizlendi, bağlantılar sıkıldı ve güvenlik devresi test edildi” şeklindeki kayıt çok daha açıklayıcıdır.

Arıza kayıtlarında izlenmesi gereken akış

1. Arızanın bildirildiği tarih ve saat
2. Bildirimi yapan kişi
3. Arızanın ilk açıklaması
4. Teknisyenin görevlendirildiği saat
5. Binaya varış zamanı
6. Tespit edilen gerçek arıza
7. Yapılan işlem
8. Kullanılan yedek parça
9. Test ve doğrulama sonucu
10. Arızanın kapatıldığı saat
11. Müşteriye yapılan bilgilendirme

Bakım ve arıza kayıtlarını kâğıt formlar, mesajlar ve farklı dosyalar arasında tutmak denetim hazırlığını zorlaştırır. Bu kayıtları Asansorex gibi bir asansör bakım takip yazılımında toplamak; belirli bir binanın sözleşme, bakım, arıza ve teknisyen geçmişinin kısa sürede sunulmasını kolaylaştırır.

Periyodik Kontrol Raporları ve Uygunsuzluk Takibi

Firma denetiminde bakım verilen asansörlerin periyodik kontrol sonuçları da örnekleme yöntemiyle incelenebilir. Buradaki temel soru şudur: Muayene raporunda belirtilen uygunsuzluklar firma tarafından zamanında görülmüş, bina sorumlusuna bildirilmiş ve giderilmesi gerekenler planlanmış mı?

A tipi muayene kuruluşlarının gerçekleştirdiği periyodik kontroller sonucunda asansörlere yeşil, mavi, sarı veya kırmızı bilgi etiketi iliştirilmektedir. Etiket, asansörün kontrol tarihindeki güvenlik durumunu gösterir ve özellikle sarı veya kırmızı sonuçlarda uygunsuzlukların süre içinde takip edilmesi önem taşır. ([Sanayi Bakanlığı][4])

Firma şu kayıtları hazır tutmalıdır:

• Son periyodik kontrol raporu
• Önceki dönem raporları
• Uygunsuzlukların bina sorumlusuna bildirildiğini gösteren kayıt
• Revizyon teklifi veya fiyat çalışması
• Onaylanan işlere ait servis formu
• Değiştirilen parçaların bilgileri
• Düzeltme sonrası kontrol veya takip raporu
• Tamamlanmayan işler için müşteri bilgilendirme kayıtları

Bakım firması, bina yöneticisinin onay vermediği bir revizyonu kendiliğinden yapamayabilir. Ancak güvenliği etkileyen uygunsuzluğun yazılı olarak bildirildiğini ve sürecin takip edildiğini gösterebilmelidir.

Denetimden Önce Yapılacak Son Kontrol

Denetim tarihinden önce yalnızca evrak sorumlusu değil, teknik ekip ve firma yönetimi birlikte kontrol yapmalıdır.

Son 7 günlük hazırlık planı

• Tüm belgelerin geçerlilik tarihlerini kontrol edin.
• Personel listesiyle SGK kayıtlarını karşılaştırın.
• Eksik imzalı bakım ve eğitim formlarını belirleyin.
• Teknik ekipmanların çalışır durumda olduğunu test edin.
• Kalibrasyon ve doğrulama kayıtlarını cihazlarla eşleştirin.
• Aktif bakım sözleşmelerini bina listesiyle karşılaştırın.
• Rastgele beş binanın bakım ve arıza geçmişini inceleyin.
• Sarı veya kırmızı etiketli asansörlerin takip durumunu kontrol edin.
• İş yerinin fiziksel düzenini gözden geçirin.
• Denetimde belgeleri sunacak sorumlu kişiyi belirleyin.

Denetim sırasında sorulan bir belgeyi bulmak için farklı bilgisayarları, WhatsApp gruplarını veya teknisyenlerin araçlarını aramak profesyonel olmayan bir görüntü oluşturur. Dosyalar hem dijital hem de gerektiğinde basılı olarak kolay erişilebilir olmalıdır.

İyi denetim hazırlığı, belgeleri denetçiden saklamak değil; yapılan her işin tarihini, sorumlusunu ve sonucunu açıkça gösterebilmektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör firması denetimine kimler katılmalıdır?

Firma sahibi veya yetkilisi, teknik sorumlu ve evrak düzenini bilen bir çalışan hazır bulunmalıdır. Personel, ekipman veya bakım kayıtlarıyla ilgili ayrıntılı sorularda yalnızca muhasebe personelinin bulunması yeterli olmayabilir.

Denetimde belgelerin fotokopisi yeterli olur mu?

Belgenin türüne göre aslı, doğrulanabilir elektronik kaydı veya onaylı nüshası istenebilir. Basılı kopyaların okunabilir olması ve güncel belgeyle eşleşmesi gerekir. Resmî veya belgelendirme kuruluşuna ait doğrulama ekranları da hazır tutulmalıdır.

Eksik bakım formu denetimde sorun oluşturur mu?

Tek bir eksik kaydın etkisi denetimin kapsamına göre değişebilir. Ancak eksik formların sistematik olması, firmanın bakım faaliyetlerini izlenebilir biçimde yürütmediği izlenimini oluşturur. Eksikler denetimden önce tespit edilmeli ve tekrarını önleyecek süreç kurulmalıdır.

Her ölçüm cihazının kalibrasyon belgesi olmak zorunda mı?

Bu durum cihazın kullanım amacına, ilgili standarda ve denetim kapsamına göre değişebilir. Ölçüm sonucunu etkileyen cihazlar için kalibrasyon veya doğrulama planı oluşturulması, cihaz seri numarasıyla kayıtların eşleştirilmesi ve kullanım öncesi kontrollerin belgelenmesi güvenli yaklaşımdır.

Denetçi teknisyenlerle görüşebilir mi?

Evet. Denetçi, çalışanların görevlerini, kullandıkları ekipmanları, bakım sürecini veya iş güvenliği uygulamalarını anlamak için teknisyenlere soru yöneltebilir. Personelin yalnızca ezber bilgiye değil, görevine ilişkin gerçek uygulama bilgisine sahip olması gerekir.

Dijital bakım kayıtları denetimde kullanılabilir mi?

Evet, kayıtların güvenilir, erişilebilir ve değişiklik geçmişinin izlenebilir olması önemlidir. Asansorex üzerinden tutulan bakım formları, fotoğraflar, teknisyen bilgileri, müşteri onayları ve arıza geçmişi denetim sırasında düzenli bir dijital arşiv olarak sunulabilir.

Özet

Asansör firması denetimine hazırlık; HYB belgesini dosyaya koymaktan çok daha kapsamlıdır. Firma belgeleri, yetkili servis sözleşmeleri, çalışan yeterlilikleri, teknik ekipmanlar, kalibrasyon kayıtları, bakım formları, arıza geçmişi ve periyodik kontrol uygunsuzlukları birlikte değerlendirilmelidir.

En doğru yöntem, denetimi beklemeden aylık iç kontrol yapmaktır. Her eksik için sorumlu ve tamamlanma tarihi belirleyen firmalar, denetim dönemlerinde panik yaşamaz. Daha önemlisi; müşteriye sundukları bakım hizmetini güvenli, düzenli ve kanıtlanabilir bir süreç hâline getirir.