Asansör Kullanım Kılavuzu Bulundurma Zorunluluğu

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansörün güvenli biçimde işletilmesi yalnızca aylık bakım yapılmasına veya yıllık periyodik kontrolün tamamlanmasına bağlı değildir. Asansöre ait kullanım, bakım, kurtarma ve teknik müdahale bilgilerinin ulaşılabilir olması da güvenli işletmenin temel parçalarından biridir. Bu nedenle asansör kullanım kılavuzu, sıradan bir ürün broşürü değil; teknisyenin doğru bakım yapmasını, bina sorumlusunun yükümlülüklerini takip etmesini ve geçmiş müdahalelerin izlenebilmesini sağlayan teknik bir belgedir.

Bu rehberde asansör kullanım kılavuzu bulundurma zorunluluğunun hukuki dayanağını, belgelerin kim tarafından hazırlanacağını, nerede saklanması gerektiğini ve kayıp belge durumunda izlenecek yolu açıklıyoruz.

Asansör Kullanım Kılavuzu Bulundurmak Zorunlu mu?

Evet. Türkiye’de piyasaya arz edilen her asansörle birlikte Türkçe hazırlanmış kullanım ve bakım belgelerinin bulunması gerekir. Ancak burada önemli bir ayrım vardır: Kılavuzun bulunması zorunlu olmakla birlikte, kitapçığın asansör kabininin içinde tutulması genel bir zorunluluk değildir.

Asansör Yönetmeliği’nin temel sağlık ve güvenlik gereklerini düzenleyen Ek-I bölümünde, her asansörle birlikte Türkçe yazılmış belgelerin bulunması gerektiği belirtilir. Bu belgelerin en az şu iki ana unsuru içermesi gerekir:

• Normal kullanım, bakım, muayene, tamir, periyodik kontrol ve kurtarma çalışmalarını açıklayan el kitapçığı
• Yapılan tamirlerin ve uygun görülen periyodik kontrollerin kaydedildiği kayıt defteri

Yönetmelikte ayrıca el kitapçığının bakım, muayene, onarım ve kurtarma operasyonları için gerekli plan ve şemaları da içermesi öngörülür. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bu düzenlemenin temel amacı, asansöre müdahale eden teknik personelin yalnızca genel mesleki bilgisine göre değil, o asansörün tasarımına ve bileşenlerine uygun talimatlara göre çalışmasını sağlamaktır. Çünkü aynı kapasitedeki iki asansörün tahrik sistemi, kumanda panosu, kapı mekanizması, kurtarma yöntemi veya güvenlik devresi birbirinden farklı olabilir.

Asansör kullanım kılavuzu, yalnızca teslim sırasında verilen bir evrak değil; asansörün kullanım ömrü boyunca başvurulacak teknik hafızadır.

Kullanım Kılavuzunda Hangi Bilgiler Bulunmalı?

Kılavuzun yalnızca “asansörü aşırı yüklemeyin” veya “yangın sırasında kullanmayın” gibi genel kullanıcı uyarılarından oluşması yeterli değildir. Teknik dokümanın, asansörün güvenli biçimde kullanılmasını ve bakımının doğru şekilde yürütülmesini sağlayacak kadar ayrıntılı olması gerekir.

İyi hazırlanmış bir asansör kullanım ve bakım kılavuzunda genel olarak şu bilgiler yer almalıdır:

• Asansörün tipi, seri numarası ve montaj adresi
• Beyan yükü, beyan hızı ve durak sayısı
• Elektrikli, hidrolik veya farklı tahrik sistemi bilgileri
• Normal çalışma ve kullanım talimatları
• Makine, motor, fren ve kumanda sistemi bilgileri
• Elektrik devre şemaları
• Güvenlik devresi ve emniyet elemanları
• Kapı kilitleri ve otomatik kapı sistemi
• Kurtarma operasyonunun uygulanma yöntemi
• Acil durum haberleşme sistemi
• Bakım sırasında kontrol edilecek noktalar
• Yağlama, ayarlama ve temizlik talimatları
• Kullanılabilecek yedek parçalar ve teknik özellikleri
• Arıza durumunda izlenecek güvenli müdahale adımları
• Montajı gerçekleştiren firmanın iletişim bilgileri
• Asansör güvenlik aksamlarına ait uygunluk bilgileri

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği’ne göre bakım işlemleri, asansörü monte eden tarafından hazırlanmış bakım kılavuzundaki talimatlara ve güncel TS EN 13015 Asansör ve Yürüyen Merdivenlerin Bakımı – Bakım Talimatları İçin Kurallar standardındaki gerekliliklere göre yürütülmelidir.

Kullanım kılavuzu, kayıt defteri ve kurtarma talimatı birbiriyle ilişkili olsa da aynı belge değildir.

Belge	Temel amacı	Kim kullanır?	Önerilen saklama yeri
Kullanım ve bakım kılavuzu	Asansörün doğru kullanımı, bakımı ve onarımı	Bakım firması, teknisyen, bina sorumlusu	Yönetim ofisi veya güvenli teknik arşiv
Asansör kayıt defteri	Tamir, kontrol, kaza ve önemli müdahalelerin kaydı	Bakım firması, bina sorumlusu, denetim görevlileri	Makine dairesi veya yönetim ofisi
Kurtarma talimatı	Kabinde kalan kişilerin güvenli şekilde kurtarılması	Eğitim verilmiş kurtarma personeli	Kurtarma yapan kişinin kolayca görebileceği yer
Elektrik ve tesis planları	Teknik arıza ve devre analizinin yapılması	Yetkili teknik personel	Kılavuz dosyası veya teknik arşiv
Bakım föyleri	Aylık bakımda yapılan işlemlerin kanıtlanması	Bina sorumlusu ve bakım firması	Makine dairesi veya yönetim ofisi

Belgeleri Kim Hazırlar ve Kim Saklar?

Asansör kullanım kılavuzunun ve teknik belgelerin hazırlanması, öncelikle asansörü piyasaya arz eden asansör monte edenin sorumluluğundadır. Monte eden firma, asansör teslim edilirken asansörün teknik özelliklerini, tesis planlarını, elektrik devre şemalarını ve kayıt defterini sağlamalıdır.

Bina teslim edildikten ve asansör kullanıma açıldıktan sonra ise belgelerin korunmasında bina sorumlusu önemli bir rol üstlenir. Bina sorumlusu; apartman yöneticisi, site yöneticisi, kat maliki veya kat maliklerinin yetkilendirdiği başka bir kişi olabilir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamında:

• Asansör kayıt defteri, asansörü piyasaya arz eden firma tarafından sağlanır.
• Defter bittiğinde yeni defter, mevcut bakım sözleşmesini yürüten firma veya yetkili servis tarafından temin edilir.
• Biten kayıt defterleri bina sorumlusu tarafından asansörün kullanım ömrü boyunca saklanır.
• Kayıt defteriyle ilgili gereklilikler, halen kullanımda olan eski asansörler için de geçerlidir.

Bakım firmasının değişmesi, eski kayıtların yeni firmaya ait olduğu anlamına gelmez. Belgeler asansörün teknik geçmişidir ve bina adına korunmalıdır. Önceki bakım firması tarafından hazırlanmış bakım föyleri, arıza kayıtları veya değiştirilen parça bilgileri imha edilmemelidir.

Yeni bakım firması sözleşmeye başladığında mevcut belgeleri incelemeli, asansörün teknik özellikleriyle sahadaki uygulamanın uyumlu olup olmadığını kontrol etmeli ve eksik gördüğü hususları bina sorumlusuna yazılı olarak bildirmelidir.

Kullanım Kılavuzu Nerede Bulundurulmalı?

Asansör kullanım kılavuzunun mutlaka kabin içine konulması gerektiği yönünde yaygın bir yanlış anlaşılma vardır. Kabin içinde kapasite plakası, gerekli işaretlemeler ve tasarıma bağlı özel kullanıcı talimatları bulunabilir. Ancak ayrıntılı bakım ve teknik müdahale kılavuzunun herkesin erişebildiği kabin içinde tutulması uygun değildir.

Belge şu özellikleri taşıyan bir yerde saklanmalıdır:

• Yetkili teknik personelin gerektiğinde ulaşabileceği
• Su, nem, yağ ve fiziksel hasardan korunmuş
• Yetkisiz kişilerin değiştiremeyeceği
• Asansörün adresi ve kimlik numarasıyla eşleştirilmiş
• Acil durumda hızla bulunabilecek

Uygun saklama alanları genellikle bina yönetim ofisi, teknik arşiv veya kilitli bir makine dairesi dolabıdır. Makine dairesiz asansörlerde bina yönetim ofisi veya güvenli bir teknik dolap tercih edilebilir.

Bakım sonrasında düzenlenen bakım föylerinin bir nüshasının bina sorumlusuna teslim edilmesi ve bina sorumlusu tarafından makine veya makara dairesinde ya da yönetim ofisinde kalıcı olarak saklanması gerekir. Kurtarma talimatı ise kurtarma işlemini gerçekleştirecek eğitimli kişilerin kolaylıkla görebileceği bir yerde olmalıdır.

Belgelerin taranarak dijital ortamda yedeklenmesi son derece faydalıdır. Ancak dijital arşiv oluşturulması, imzalı asıl belgelerin veya fiziksel kayıt defterlerinin gelişigüzel imha edilebileceği anlamına gelmez. Özellikle imzalı bakım föyleri, uygunluk belgeleri ve geçmiş kayıt defterleri fiziksel olarak da korunmalıdır.

Kullanım Kılavuzu Kaybolduysa Ne Yapılmalı?

Eski binalarda asansör kullanım kılavuzunun, elektrik şemalarının veya kayıt defterinin bulunamaması sık karşılaşılan bir durumdur. Yönetici değişiklikleri, bakım firması geçişleri, bina arşivinin taşınması veya makine dairesindeki uygunsuz saklama koşulları belgelerin kaybolmasına neden olabilir.

Eksik belge tespit edildiğinde şu adımlar izlenmelidir:

1. Asansörün bilgilerini belirleyin. Kabindeki CE işareti, seri numarası, montaj yılı, asansör kimlik numarası ve monte eden firma bilgilerini kaydedin.

2. Asansörü monte eden firmaya başvurun. Firma faaliyetini sürdürüyorsa kullanım kılavuzu, elektrik şemaları ve mevcut teknik belgelerin kopyaları yazılı olarak talep edilmelidir.

3. Mevcut bakım firmasını bilgilendirin. Firma, asansör üzerinde durum tespiti yaparak güvenli bakım için hangi teknik bilgilerin eksik olduğunu belirlemelidir.

4. Yeni kayıt defteri temin edin. Kayıt defteri kayıpsa veya dolmuşsa bakım sözleşmesini yürüten firma ya da yetkili servis aracılığıyla yeni defter oluşturulmalıdır.

5. Geçmişi sonradan uydurmayın. Yapıldığı doğrulanamayan bakım veya onarımlar geriye dönük olarak işlenmemelidir. Yeni defter, açılış tarihi ve mevcut durum belirtilerek kullanılmaya başlanmalıdır.

6. Belgeleri yeniden arşivleyin. Yeni temin edilen evraklar asansör kimlik numarasına göre dosyalanmalı, taranmalı ve yedeklenmelidir.

Asansörü monte eden firma kapanmışsa, bakım firması mevcut bileşenler üzerinden teknik envanter çıkarabilir. Ancak bakım firmasının hazırladığı mevcut durum dosyası, orijinal üretici veya monte eden kılavuzunun birebir yerine geçtiği şeklinde değerlendirilmemelidir. Amaç, güvenli bakım yapılabilmesi için ulaşılabilir teknik bilgiyi mümkün olduğunca tamamlamaktır.

Kılavuz Bakım ve Denetim Açısından Neden Önemlidir?

Kullanım kılavuzunun eksik olması, yalnızca dosyalama problemi değildir. Özellikle farklı marka ve sistemlerde bakım yapan teknisyenler açısından yanlış ayar, hatalı kurtarma işlemi veya uygun olmayan yedek parça kullanımı gibi riskler doğurabilir.

Kılavuz ve kayıtların düzenli olması şu faydaları sağlar:

• Teknisyen, bakım noktalarını üretici talimatına göre kontrol eder.
• Elektrik arızalarında doğru devre şemasına ulaşılır.
• Kurtarma işlemi asansörün sistemine uygun gerçekleştirilir.
• Değiştirilen parçaların geçmişi takip edilir.
• Tekrarlayan arızalar daha kolay analiz edilir.
• Bakım firması değiştiğinde bilgi kaybı yaşanmaz.
• Periyodik kontrol sırasında teknik geçmiş daha hızlı sunulur.
• Kaza veya uyuşmazlık durumunda yapılan işlemler kanıtlanabilir.

Kullanım kılavuzunun bulunmaması tek başına her durumda belirli bir renk etiketi verileceği anlamına gelmez. Periyodik kontrol sonucu, kontrol kriterlerinin tamamına ve tespit edilen uygunsuzlukların risk seviyesine göre değerlendirilir. Bununla birlikte teknik belgelerin eksikliği, bakımın doğrulanmasını güçleştirebilir ve eksikliğin tamamlanması istenebilir.

Bakım firmaları çok sayıda asansöre ait kılavuzları, bakım föylerini ve parça değişimlerini yalnızca klasörlerle takip ettiğinde belgeye ulaşmak zorlaşabilir. Bu kayıtları Asansorex gibi bir asansör bakım takip yazılımında asansör kimlik numarasıyla eşleştirerek dijital olarak saklamak, teknik ekibin geçmiş bilgilere sahadan ulaşmasını kolaylaştırır. Dijital kayıt, fiziksel ve imzalı belgelerin korunmasını destekleyen tamamlayıcı bir arşiv olarak kullanılmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör kullanım kılavuzu kabin içinde mi bulunmalıdır?

Ayrıntılı teknik kullanım ve bakım kılavuzunun kabin içinde tutulması genel bir zorunluluk değildir. Kılavuz, yetkili teknik personelin ve bina sorumlusunun ulaşabileceği güvenli bir yerde saklanmalıdır. Kabinde ise kapasite bilgileri, gerekli işaretlemeler ve kullanıcıya yönelik özel talimatlar bulunmalıdır.

Kullanım kılavuzunu bina yöneticisi mi hazırlamalıdır?

Hayır. Kılavuzun asansörü tasarlayan ve piyasaya arz eden asansör monte eden tarafından hazırlanması gerekir. Bina sorumlusunun görevi, teslim edilen belgeleri korumak ve gerektiğinde bakım firması ile denetim görevlilerine sunmaktır.

Eski asansörlerde de kayıt defteri zorunlu mudur?

Evet. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, kayıt defterine ilişkin gerekliliklerin halen kullanımda olan bütün asansörler için geçerli olduğunu belirtir. Eski bir asansörün defteri yoksa bakım firmasıyla birlikte yeni kayıt düzeni oluşturulmalıdır.

Bakım firması değiştiğinde belgeler kime kalır?

Kullanım kılavuzu, kayıt defteri, bakım föyleri ve teknik şemalar binaya ve ilgili asansöre ait teknik kayıtlardır. Önceki bakım firmasında bırakılmamalı; bina sorumlusu tarafından saklanarak yeni bakım firmasının incelemesine sunulmalıdır.

Kılavuzun fotokopisi veya dijital hali yeterli midir?

Okunabilir bir kopya günlük kullanım için faydalıdır. Ancak imzalı kayıt defterleri, bakım föyleri ve asıl uygunluk belgeleri mümkün olduğunca fiziksel olarak korunmalıdır. Dijital dosyalar, asıl belgelerin yedeği ve hızlı erişim aracı olarak değerlendirilmelidir.

Kılavuz yoksa asansör hemen kullanıma kapatılır mı?

Kılavuzun eksikliği, her durumda otomatik olarak asansörün kapatılması anlamına gelmez. Kullanıma ilişkin karar, asansörün teknik durumu ve periyodik kontrolde belirlenen riskler üzerinden verilir. Buna rağmen belge eksikliği gecikmeden giderilmeli ve güvenli bakım için gerekli teknik bilgiler tamamlanmalıdır.

Özet

Asansör kullanım ve bakım kılavuzu, asansörün güvenli işletilmesi için bulundurulması gereken temel teknik belgelerden biridir. Kılavuz; normal kullanım, bakım, muayene, tamir, periyodik kontrol ve kurtarma işlemleri için gerekli bilgileri, planları ve şemaları içermelidir.

Belgelerin hazırlanması asansörü piyasaya arz eden firmanın, korunması ve gerektiğinde sunulması ise büyük ölçüde bina sorumlusunun yükümlülüğündedir. Kayıt defterleri, bakım föyleri ve teknik dokümanlar bina yönetim ofisinde veya uygun bir teknik alanda düzenli biçimde saklanmalıdır. Asansorex üzerinden oluşturulacak dijital asansör dosyaları da bu belgelerin kaybolmasını önlemeye ve bakım geçmişine hızlı erişmeye yardımcı olur.