Asansör Ön Muhasebe programı fiyatını ne belirler?

İÇERİK

Asansör bakım firmaları için ön muhasebe yazılımı seçerken ilk sorulardan biri genellikle “Bu programın fiyatı ne kadar?” olur. Ancak yalnızca yıllık veya aylık lisans bedeline bakmak çoğu zaman doğru karşılaştırma yapmaya yetmez. Çünkü bir Asansör Ön Muhasebe programı fiyatını; kullanıcı sayısından cari hesap yapısına, stok yönetiminden e-fatura entegrasyonuna, mobil saha kullanımından şube yönetimine kadar birçok unsur etkileyebilir.

Bir firmanın yalnızca gelir-gider kaydı tutması ile yüzlerce bina, binlerce bakım hareketi, çok sayıda teknisyen, stok deposu, tahsilat planı ve e-fatura sürecini aynı sistemde yönetmesi aynı ihtiyaç değildir. Bu nedenle doğru yaklaşım, “En ucuz program hangisi?” sorusundan önce “Bizim gerçekten hangi özelliklere ihtiyacımız var?” sorusunu cevaplamaktır.

Bu rehberde, asansör firmalarının ön muhasebe yazılımı fiyatlarını karşılaştırırken hangi kalemlere dikkat etmesi gerektiğini ve tekliflerin neden birbirinden önemli ölçüde farklılaşabildiğini adım adım inceleyeceğiz.

Asansör Ön Muhasebe programı fiyatı neden firmadan firmaya değişir?

Ön muhasebe yazılımlarında tek tip fiyatlandırma yapmak zordur. Çünkü 50 asansöre bakım veren üç kişilik bir işletme ile 2.000 asansöre hizmet veren, birden fazla şubesi ve saha ekibi bulunan bir firmanın operasyonu aynı değildir.

Genel uygulamada fiyatı etkileyen temel unsurlar şunlardır:

• Sistemi kullanacak personel sayısı
• Firma ve şube sayısı
• Cari hesap yönetiminin kapsamı
• Tahsilat ve ödeme takibi
• Gelir-gider ve kasa işlemleri
• Stok ve depo yönetimi
• Teklif ve sözleşme modülleri
• E-fatura veya e-arşiv entegrasyonu
• Mobil teknisyen kullanımı
• SMS veya e-posta bildirimleri
• Veri aktarımı ve ilk kurulum hizmetleri
• Teknik destek ve eğitim kapsamı
• Bulut altyapısı veya özel sunucu ihtiyacı

Dolayısıyla fiyat karşılaştırırken yalnızca teklifin en altındaki toplam rakama değil, bu rakama hangi özelliklerin dahil olduğuna bakmak gerekir.

Örneğin bir yazılım düşük başlangıç fiyatı sunabilir ancak e-fatura, ek kullanıcı, SMS, şube yönetimi veya stok modülü için ayrıca ücret talep edebilir. Başka bir sistem ise ilk bakışta daha pahalı görünse bile işletmenin ihtiyaç duyduğu özelliklerin büyük bölümünü pakete dahil edebilir.

Kullanıcı ve teknisyen sayısı fiyatı nasıl etkiler?

Birçok yazılım firması lisans fiyatını belirlerken kullanıcı sayısını dikkate alır. Çünkü her yeni kullanıcı yalnızca sisteme giriş yapan bir kişi anlamına gelmez; aynı zamanda sunucu kullanımı, veri saklama, işlem yoğunluğu ve destek ihtiyacını artırabilir.

Asansör firmalarında kullanıcılar genellikle şu gruplardan oluşur:

• Firma sahibi
• Muhasebe personeli
• Operasyon sorumlusu
• Teknik servis yöneticisi
• Teknisyen
• Saha satış personeli
• Depo sorumlusu
• Şube yöneticisi

Burada önemli nokta, ofis kullanıcısı ile saha kullanıcısının aynı şekilde fiyatlandırılıp fiyatlandırılmadığını kontrol etmektir.

Örneğin 4 ofis personeli ve 15 teknisyeni bulunan bir firmada toplam 19 kullanıcı olabilir. Bazı sistemlerde 19 kullanıcının tamamı lisansa dahil edilirken bazı sistemlerde teknisyenler ayrı mobil kullanıcı paketi üzerinden fiyatlandırılabilir.

Bu nedenle teklif alırken şu soru mutlaka sorulmalıdır:

“Paketin içindeki kullanıcı sayısına teknisyenler de dahil mi, yoksa mobil kullanıcılar ayrıca mı ücretlendiriliyor?”

Bu küçük detay, özellikle büyüyen bakım firmalarında yıllık yazılım maliyetini ciddi şekilde değiştirebilir.

Hangi modüllerin dahil olduğu toplam maliyeti belirler?

“Asansör ön muhasebe programı” ifadesi oldukça geniştir. Bazı yazılımlar yalnızca cari, kasa ve gelir-gider takibi sunarken bazı sistemler teknik servis operasyonunu da aynı yapıya bağlar.

Örneğin aşağıdaki özelliklerin her biri fiyatın kapsamını değiştirebilir:

Özellik	Temel kullanım	Fiyata etkisi
Cari hesap takibi	Borç, alacak, bakiye	Genellikle temel pakette
Gelir-gider	Günlük mali hareketler	Genellikle temel pakette
Kasa yönetimi	Nakit giriş-çıkışı	Düşük
Tahsilat takibi	Vade ve ödeme kontrolü	Orta
Stok yönetimi	Parça giriş-çıkışı	Orta
Teklif modülü	Revizyon ve onay takibi	Orta
Sözleşme takibi	Süre ve yenileme kontrolü	Orta
E-fatura entegrasyonu	Dijital faturalama	Orta / ek ücret olabilir
Mobil teknisyen paneli	Saha işlemleri	Orta
Şube yönetimi	Ayrı operasyon ve raporlama	Orta / yüksek
Gelişmiş raporlama	KPI ve finansal analiz	Orta
Özel entegrasyon	API veya harici sistem	Yüksek olabilir

Buradaki temel mesele, kullanılmayacak özellikler için para ödememek kadar, ileride mutlaka ihtiyaç duyulacak bir özelliği yalnızca başlangıç fiyatı düşük olsun diye dışarıda bırakmamaktır.

Örneğin 300 bakım sözleşmesi bulunan bir firma bugün yalnızca cari hesap ve tahsilat takibi kullanıyor olabilir. Ancak firma büyüdükçe teklif, stok, saha operasyonu ve şube kontrolü ihtiyacı ortaya çıkabilir.

Bu durumda yazılımın ölçeklenebilir olması, yalnızca bugünkü maliyet açısından değil iki veya üç yıl sonraki toplam sahip olma maliyeti açısından da önemlidir.

E-fatura ve diğer entegrasyonlar fiyatı artırır mı?

Evet. E-fatura, e-arşiv veya farklı üçüncü taraf sistemlerle yapılan entegrasyonlar yazılım maliyetini etkileyebilir.

Burada iki ayrı maliyet olabilir:

1. Yazılımın entegrasyon modülü
2. E-fatura özel entegratörünün kendi hizmet veya kontör bedeli

Bu nedenle “Programda e-fatura var” ifadesi tek başına yeterli değildir.

Şu soruların cevabı alınmalıdır:

• E-fatura bağlantısı paket fiyatına dahil mi?
• Fatura gönderiminde ayrıca kontör bedeli var mı?
• E-arşiv işlemleri destekleniyor mu?
• Cari hesaptaki hareket faturalandırıldığında bakiye otomatik güncelleniyor mu?
• Fatura geçmişi sistem içerisinde görüntülenebiliyor mu?
• E-fatura sistemi değiştirildiğinde yeni entegrasyon yapılabiliyor mu?

Asansör firmalarında özellikle bakım faturaları düzenli olarak kesildiği için, faturalama sürecinin cari hesaplarla bağlantılı çalışması operasyon açısından büyük kolaylık sağlar.

Örneğin ay sonunda yüzlerce bakım müşterisinin ödemelerini kontrol ederken fatura, tahsilat ve cari bakiye farklı sistemlerde tutuluyorsa personel sürekli Excel, muhasebe programı ve bakım kayıtları arasında geçiş yapmak zorunda kalabilir.

Bu süreçlerin tek yapı içerisinde yönetilmesi, yazılımın fiyatını artırabilir ancak aynı zamanda operasyon maliyetini de azaltabilir.

Stok ve depo yönetimi fiyatlandırmayı neden etkiler?

Asansör firmalarının ön muhasebe süreçlerinde stok yönetimi çoğu zaman göz ardı edilir. Oysa özellikle yedek parça kullanan teknik servis firmalarında stok, doğrudan finansal sonuçları etkiler.

Örneğin şu parçalar düzenli olarak takip edilebilir:

• Kontaktör
• Buton
• Fotosel
• Röle
• Akü
• Halat
• Yağ
• Kapı ekipmanları
• Kumanda kartı
• Sensör
• Makara

Bir teknisyen depodan parça aldığında veya bir arızada parça kullandığında bu hareketin stoktan otomatik düşmesi isteniyorsa sistemin yalnızca “ön muhasebe” değil, aynı zamanda operasyonla entegre stok altyapısına sahip olması gerekir.

Bu nedenle gelişmiş stok özellikleri bulunan programların fiyatı basit gelir-gider yazılımlarından farklı olabilir.

Özellikle şu özellikler fiyatı etkileyebilir:

• Birden fazla depo
• Şube bazlı stok
• Minimum stok uyarısı
• Kritik stok bildirimi
• Teknisyene zimmetli malzeme
• Tedarikçi takibi
• Alış fiyatı geçmişi
• Stok maliyet analizi
• Kullanılan parçanın ilgili arıza veya iş emriyle ilişkilendirilmesi

Burada önemli olan yalnızca stok sayısını görmek değil, hangi parçanın nerede ve hangi iş için kullanıldığını izleyebilmektir.

Bulut sistemi, özel sunucu ve kurulum modeli fiyatı değiştirir

Asansör ön muhasebe programlarında altyapı modeli de fiyatı doğrudan etkileyebilir.

Bulut tabanlı sistemlerde firma genellikle ayrıca sunucu satın almak zorunda kalmaz. Yazılım sağlayıcısı altyapıyı yönetir ve kullanıcı internet bağlantısı üzerinden sisteme erişir.

Özel sunucu veya firma bünyesinde kurulum tercih edildiğinde ise farklı maliyetler ortaya çıkabilir:

• Sunucu kurulumu
• Veri tabanı yapılandırması
• Güvenlik ayarları
• Yedekleme altyapısı
• Sunucu bakım giderleri
• Güncelleme süreci
• Teknik destek

Küçük ve orta ölçekli birçok bakım firması açısından bulut tabanlı yapı daha pratik olabilir. Ancak büyük organizasyonlar veya özel bilgi işlem politikası bulunan firmalar farklı altyapı tercih edebilir.

Dolayısıyla aynı yazılım için bile kurulum yöntemine göre farklı fiyat teklifleri alınması normaldir.

Veri aktarımı, eğitim ve teknik destek maliyete dahil mi?

Yazılım satın alırken en sık atlanan maliyetlerden biri geçiş sürecidir.

Bir firmanın mevcut kayıtları şu kaynaklarda bulunabilir:

• Excel tabloları
• Eski muhasebe programı
• Kağıt cari defteri
• Farklı bakım yazılımı
• Teknisyen telefonlarındaki kayıtlar
• PDF veya Word dosyaları

Bu kayıtların yeni sisteme aktarılması zaman gerektirir.

Özellikle yüzlerce müşterisi bulunan firmalarda şu verilerin aktarılması gerekebilir:

• Cari kartlar
• Bina bilgileri
• Asansör kayıtları
• Açılış bakiyeleri
• Stok kartları
• Tedarikçiler
• Personel
• Sözleşmeler

Bazı yazılım firmaları veri aktarımını ücretsiz yaparken bazıları kayıt sayısına veya çalışma süresine göre ücretlendirebilir.

Benzer şekilde eğitim ve destek modeli de mutlaka sorgulanmalıdır.

Örneğin:

• İlk kurulum eğitimi var mı?
• Yeni personel başladığında eğitim veriliyor mu?
• Telefon desteği bulunuyor mu?
• Uzaktan bağlantı desteği var mı?
• Mesai dışında destek sağlanıyor mu?
• Güncellemeler ücretli mi?

Başlangıçta birkaç bin lira daha ucuz görünen bir sistemin, her destek veya eğitim işleminde ek ücret çıkarması toplam maliyeti yükseltebilir.

Yazılım fiyatını değerlendirirken hangi hesap yapılmalı?

Bir programın değerini yalnızca lisans fiyatına bakarak ölçmek yerine, firmaya sağladığı operasyonel tasarrufu da hesaplamak gerekir.

Örneğin 500 bakım müşterisi bulunan bir firmada muhasebe personelinin her ay tahsilat kontrolü, cari bakiye doğrulaması, Excel güncellemesi ve raporlama için toplam 30 saat harcadığını düşünelim.

Yeni sistem bu süreyi 15 saate düşürüyorsa aylık 15 saatlik iş gücü tasarrufu oluşur.

Aynı sistem:

• Geciken tahsilatları görünür hale getiriyorsa,
• Eksik faturalandırmayı azaltıyorsa,
• Stok kayıplarını düşürüyorsa,
• Teknisyen masraflarını kayıt altına alıyorsa,
• Tekliflerin takibini kolaylaştırıyorsa,

yazılımın faydası yalnızca muhasebe personelinin zaman tasarrufuyla sınırlı kalmaz.

Bu nedenle değerlendirmede şu basit yaklaşım kullanılabilir:

Yıllık Yazılım Maliyeti < Sağlanan Zaman + Tahsilat + Operasyon Tasarrufu

Yazılım işletmede oluşturduğu toplam tasarrufun altında bir maliyete sahipse, fiyatı tek başına “pahalı” olarak değerlendirmek doğru olmaz.

Asansör firmasına uygun paketi seçmek için kontrol listesi

Teklif almadan önce firmanın mevcut süreçlerini kısa bir liste halinde çıkarmak yararlı olur.

1. Kaç aktif bakım müşterimiz var?
2. Sistemi kaç ofis personeli kullanacak?
3. Kaç teknisyen mobil sistem kullanacak?
4. Kaç şubemiz bulunuyor?
5. Cari hesap takibi yapacak mıyız?
6. Stok ve depo yönetimine ihtiyacımız var mı?
7. Teklif ve sözleşmeler aynı sistemde tutulacak mı?
8. E-fatura entegrasyonu gerekiyor mu?
9. Teknisyen giderleri sisteme girilecek mi?
10. SMS veya otomatik bildirim kullanılacak mı?
11. Mevcut verilerin sisteme aktarılması gerekiyor mu?
12. Yönetim raporları ve finansal analiz isteniyor mu?

Bu soruların cevapları hazır olduğunda farklı yazılım tekliflerini karşılaştırmak çok daha kolay hale gelir.

Asansorex gibi asansör sektörüne özel çözümlerde ön muhasebe kayıtlarının bakım, arıza, teklif, stok ve saha süreçleriyle aynı yapıda tutulabilmesi; farklı sistemler arasında sürekli veri taşımak zorunda kalan firmalar için operasyonu sadeleştirebilir. Burada önemli olan, kullanılacak modüllerin firmanın gerçek ihtiyacıyla örtüşmesidir.

En ucuz program her zaman en ekonomik program mı?

Hayır. Yazılım satın alırken fiyat ile toplam maliyet birbirinden farklı kavramlardır.

Örneğin düşük fiyatlı bir program şu eksikliklere sahipse:

• Stok takibi yoksa,
• Mobil teknisyen uygulaması bulunmuyorsa,
• Cari ile bakım kayıtları bağlantılı değilse,
• E-fatura ayrı sistemden yürütülüyorsa,
• Teklifler Excel'de hazırlanıyorsa,

firma aynı anda üç veya dört farklı sistem kullanmaya devam edebilir.

Bu durumda lisans fiyatı düşük olsa bile personel zamanı, veri tekrarı ve hata riski nedeniyle toplam operasyon maliyeti yüksek olabilir.

Buna karşılık daha kapsamlı bir program; bakım, tahsilat, stok, teklif ve saha süreçlerini birbirine bağlayabiliyorsa işletmenin günlük operasyonunu önemli ölçüde azaltabilir.

Bu nedenle seçim yaparken üç fiyat karşılaştırılmalıdır:

• İlk satın alma maliyeti
• Yıllık kullanım maliyeti
• Toplam operasyon maliyeti

Asıl ekonomik değerlendirme üçüncü kalemde ortaya çıkar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Ön Muhasebe programı aylık mı yıllık mı ücretlendirilir?

Bu durum yazılım sağlayıcısına göre değişir. Bazı firmalar aylık abonelik sunarken bazıları yıllık lisans modeli kullanır. Karşılaştırma yaparken yalnızca aylık bedeli değil, yıllık toplam maliyeti ve pakete dahil özellikleri değerlendirmek gerekir.

Kullanıcı sayısı arttığında fiyat artar mı?

Birçok yazılımda belirli sayıda kullanıcı pakete dahil edilir. Ek kullanıcı veya teknisyen hesabı gerektiğinde ek ücret uygulanabilir. Bu nedenle teklif aşamasında ofis ve saha kullanıcı limitleri kontrol edilmelidir.

E-fatura kullanmak için ayrıca ödeme gerekir mi?

E-fatura entegrasyonu yazılım paketine dahil olabilir ancak özel entegratör veya kontör ücretleri ayrıca uygulanabilir. Yazılım firması ile e-fatura hizmet sağlayıcısının ücretlerini ayrı ayrı öğrenmek gerekir.

Stok modülü ön muhasebe programında gerekli mi?

Yedek parça kullanan asansör firmaları için stok modülü oldukça faydalıdır. Parçaların hangi teknisyene veya hangi işe verildiğini takip etmek hem maliyet kontrolünü hem de satın alma planlamasını kolaylaştırır.

Küçük asansör firmaları da ön muhasebe programı kullanmalı mı?

Evet. Firma küçükken düzenli veri yapısı oluşturmak, büyüdükçe ortaya çıkabilecek cari, tahsilat ve stok karmaşasını önleyebilir. Ancak küçük işletmelerin gereksiz modüller yerine temel ihtiyaçlarına uygun paket seçmesi daha doğrudur.

Asansorex ön muhasebe süreçlerinde nasıl kullanılabilir?

Asansorex içerisinde cari hesap, gelir-gider, tahsilat, teklif, stok ve saha operasyonlarının birbirine bağlı takip edilebilmesi, asansör firmalarının farklı tablolar ve yazılımlar arasında çalışmasını azaltabilir. Firmanın büyüklüğüne göre ihtiyaç duyulan modüllerin belirlenmesi en sağlıklı yaklaşımdır.

Özet

Bir Asansör Ön Muhasebe programı fiyatını yalnızca lisans bedeli belirlemez. Kullanıcı sayısı, teknisyen hesapları, cari ve tahsilat yönetimi, stok takibi, e-fatura entegrasyonu, şube yapısı, veri aktarımı, eğitim ve teknik destek gibi birçok unsur toplam maliyeti etkiler.

Bu nedenle yazılım seçerken önce firmanın operasyon haritası çıkarılmalı, ardından tekliflerde hangi özelliklerin dahil olduğu tek tek karşılaştırılmalıdır. En düşük fiyatlı sistemi seçmek yerine, günlük iş yükünü azaltan, tahsilat ve finansal kontrolü güçlendiren ve firma büyüdüğünde yeni sisteme geçme ihtiyacını azaltan çözümü tercih etmek uzun vadede daha sağlıklı sonuç verir.