Asansör Ön Muhasebe Programı Gizli Maliyetler: Satın Almadan Önce Nelere Bakılmalı?

İÇERİK

Bir Asansör Ön Muhasebe Programı satın alırken ilk bakılan rakam çoğunlukla aylık veya yıllık lisans ücretidir. Ancak asansör bakım firmalarının gerçek maliyeti yalnızca ekranda görünen paket fiyatından oluşmaz. İlave kullanıcı ücretleri, veri aktarımı, e-Fatura kontörleri, SMS giderleri, eğitim, teknik destek, sözleşme yenilemeleri ve başka sistemlerle entegrasyon gibi kalemler hesaba katılmadığında başlangıçta uygun görünen bir yazılım birkaç ay içinde beklenenden çok daha pahalı hale gelebilir.

Özellikle yüzlerce asansöre bakım veren, birden fazla teknisyen çalıştıran ve her ay çok sayıda tahsilat, bakım faturası, parça satışı ve cari hareket yöneten firmalarda yanlış yazılım seçiminin maliyeti yalnızca para değildir. Personelin harcadığı zaman, eksik kayıtlar, hatalı tahsilatlar ve tekrar yapılan veri girişleri de ciddi bir operasyon maliyetidir.

Bu rehberde bir asansör firmasının ön muhasebe yazılımı seçerken karşılaşabileceği gizli giderleri, hangi soruları sorması gerektiğini ve toplam sahip olma maliyetini nasıl hesaplayabileceğini ele alacağız.

Lisans Fiyatı Neden Tek Başına Yeterli Bir Karşılaştırma Değildir?

İki farklı yazılım düşünelim. Birincisinin yıllık lisans bedeli daha düşük, ikincisinin ise daha yüksek olsun. Sadece bu rakama bakıldığında ilk seçenek daha ekonomik görünür.

Fakat ilk yazılımda;

• Her personel için ek kullanıcı ücreti,
• Mobil kullanım için ayrı paket,
• Eğitim için ek ödeme,
• SMS ve e-Fatura işlemleri için ayrı kontör,
• Veri aktarımı için kurulum ücreti,
• Telefon desteği için üst paket

gerekiyorsa gerçek maliyet hızla değişebilir.

İkinci yazılımda bu hizmetlerin önemli bölümü mevcut pakete dahilse başlangıç fiyatının daha yüksek olması uzun vadede daha pahalı olduğu anlamına gelmez.

Bu nedenle yazılım seçiminde sorulması gereken temel soru şudur:

“Yıllık lisans bedeli ne kadar?” yerine “Bu sistemi bir yıl boyunca gerçekten kullanmanın toplam maliyeti ne kadar?”

Asansör bakım firmaları açısından doğru karşılaştırma ancak bu ikinci soruyla yapılabilir.

Asansör Ön Muhasebe Programlarında En Sık Görülen Gizli Maliyetler

Her yazılımın fiyatlandırma modeli farklıdır. Ancak sektörde dikkat edilmesi gereken bazı ortak maliyet kalemleri vardır.

Maliyet kalemi	İlk bakışta fark edilir mi?	Firma üzerindeki etkisi
Ek kullanıcı	Her zaman değil	Personel arttıkça maliyet yükselir
Veri aktarımı	Genellikle sonradan çıkar	Kurulum maliyetini artırabilir
Eğitim	Pakete göre değişir	Adaptasyon süresini etkiler
Teknik destek	Bazı paketlerde sınırlıdır	Sorun çözme süresini uzatabilir
SMS	Çoğunlukla kullanım bazlıdır	Bildirim yoğunluğuna göre gider oluşturur
e-Fatura/e-Arşiv	Kontör veya belge bazlı olabilir	Aylık işlem hacmine göre büyür
Entegrasyon	Ayrı ücretlendirilebilir	Muhasebe ve operasyon bağlantısını etkiler
Mobil erişim	Bazı sistemlerde ayrı modüldür	Saha personeli maliyetini artırabilir
Güncelleme	Lisansa dahil olmayabilir	Uzun vadeli kullanım gideri doğurur
Yedekleme/veri saklama	Paket sınırına bağlı olabilir	Veri hacmi büyüdükçe maliyet oluşturabilir

Bu kalemlerin tamamı her yazılımda ücretli olacak diye bir kural yoktur. Önemli olan satın alma öncesinde hangi hizmetin fiyata dahil olduğunu açık biçimde öğrenmektir.

Kullanıcı Başına Ücret Küçük Firmalarda Bile Büyüyebilir

Asansör firmasının ön muhasebe sistemini yalnızca muhasebe personelinin kullanacağı düşünülürse kullanıcı sayısı düşük görünür. Fakat sistem operasyonla bütünleştiğinde tablo değişir.

Örneğin sisteme şu kişiler erişebilir:

• Firma sahibi,
• Ön muhasebe personeli,
• Operasyon sorumlusu,
• Teknik müdür,
• Tahsilat personeli,
• Satış personeli,
• Saha teknisyenleri.

Başlangıçta üç kullanıcıyla çalışan bir firma birkaç yıl içerisinde on veya daha fazla kullanıcıya çıkabilir.

Bir yazılımın kullanıcı başına fiyatlandırılması tek başına kötü bir model değildir. Ancak ölçek büyüdükçe toplam maliyetin nasıl değişeceği satın alma aşamasında hesaplanmalıdır.

Kullanıcı maliyetini hesaplarken ne sorulmalı?

1. Pakete kaç kullanıcı dahil?
2. İlave kullanıcı yıllık mı, aylık mı ücretlendiriliyor?
3. Teknisyen kullanıcıları da lisansa dahil mi?
4. Pasif hale getirilen personelin lisansı başka kullanıcıya aktarılabiliyor mu?
5. Mobil kullanıcı ile ofis kullanıcısı aynı şekilde mi fiyatlandırılıyor?

Örneğin bugün 5 personelle çalışan ancak iki yıl içerisinde 15 kişiye çıkmayı planlayan bir firmanın yalnızca bugünkü ihtiyacına göre fiyat karşılaştırması yapması yanıltıcı olabilir.

Veri Aktarımı ve Kurulum Maliyetlerini Küçümsemeyin

Birçok asansör firması yıllardır müşteri ve cari kayıtlarını Excel dosyalarında, eski masaüstü programlarında veya farklı uygulamalarda tutuyor.

Yeni programa geçerken bu verilerin aktarılması gerekir.

Aktarılabilecek bilgiler arasında şunlar bulunabilir:

• Müşteri kartları,
• Bina kayıtları,
• Asansör bilgileri,
• Cari bakiyeler,
• Geçmiş tahsilatlar,
• Faturalar,
• Sözleşmeler,
• Bakım ücretleri,
• Telefon ve iletişim bilgileri.

Veri aktarımı otomatik yapılabiliyorsa geçiş oldukça hızlanır. Ancak bazı yazılım firmaları bu hizmeti ayrıca ücretlendirebilir.

Daha önemlisi, aktarım yapılamıyorsa verilerin personel tarafından manuel girilmesi gerekir. Bu durum doğrudan faturaya yansımasa bile ciddi bir iş gücü maliyeti oluşturur.

Örneğin 600 bina kaydının tek tek açılması, asansörlerin bağlanması, cari bakiyelerin işlenmesi ve sözleşme bilgilerinin girilmesi birkaç günlük basit bir iş olarak görülmemelidir.

Asansorex gibi asansör sektörüne özel çözümlerde müşteri, bina, asansör, bakım ve finans kayıtlarının aynı yapı içerisinde yönetilmesi, aynı bilgilerin farklı programlara tekrar tekrar girilmesi ihtiyacını azaltabilir.

e-Fatura, SMS ve Mesajlaşma Giderleri Nasıl Hesaplanmalı?

Asansör ön muhasebe yazılımının sunduğu entegrasyonlar operasyonu ciddi biçimde kolaylaştırabilir. Ancak bu hizmetlerin kullanım bazlı maliyetleri ayrıca incelenmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv maliyeti

Bir bakım firması ayda yüzlerce fatura oluşturuyorsa belge başına küçük görünen ücretler yıllık toplamda önemli bir rakama ulaşabilir.

Bu nedenle şu konular netleştirilmelidir:

• Paket içinde ücretsiz belge kontörü bulunuyor mu?
• Kontör bitince ek paket fiyatı nedir?
• Kullanılmayan kontör devrediyor mu?
• e-Fatura ve e-Arşiv aynı kontör havuzundan mı düşüyor?
• Entegrasyon için ayrıca aktivasyon bedeli bulunuyor mu?

SMS maliyeti

Bakım tamamlandı, arıza kaydı açıldı, teknisyen yönlendirildi veya tahsilat hatırlatması gönderildi gibi işlemlerde SMS kullanılıyorsa mesaj hacmi hızlı biçimde artabilir.

Örneğin aylık 1.000 bakım gerçekleştiren bir işletmenin her işlem için birden fazla otomatik bildirim göndermesi halinde yıllık SMS miktarı on binlerle ifade edilebilir.

Dolayısıyla “SMS özelliği var mı?” sorusunun yanında “SMS birim maliyeti ne ve hangi işlemler SMS tüketiyor?” sorusu da sorulmalıdır.

Teknik Destek ve Eğitim Gerçek Bir Maliyet Kalemidir

Yazılımın özellikleri güçlü olsa bile personel sistemi kullanamıyorsa beklenen verim elde edilemez.

Asansör firmalarında özellikle saha personelinin yeni sisteme geçişi dikkatle yönetilmelidir. Teknisyenin bakım formunu mobil cihazdan kapatması, kullanılan parçayı kaydetmesi veya tahsilatı sisteme işlemesi gerekiyorsa yalnızca kısa bir tanıtım yeterli olmayabilir.

Satın alma öncesinde şu desteklerin kapsamı öğrenilmelidir:

• İlk kurulum eğitimi,
• Teknisyen eğitimi,
• Muhasebe personeli eğitimi,
• Telefon desteği,
• Uzaktan bağlantı desteği,
• Yeni personel için tekrar eğitim,
• Eğitim videoları veya dokümantasyon.

Destek ücretli olmasa bile yavaş destek de bir maliyettir.

Örneğin tahsilat ekranında yaşanan bir sorun nedeniyle personelin yarım gün işlem yapamaması, doğrudan “destek faturası” oluşturmaz. Buna rağmen işletmeye zaman ve iş gücü kaybı olarak yansır.

Ayrı Program Kullanmanın Görünmeyen Maliyeti

Bazı firmalarda operasyon şu şekilde yürütülür:

• Bakımlar bir programda,
• Arızalar WhatsApp üzerinde,
• Cari hesap başka yazılımda,
• Faturalar ayrı sistemde,
• Teklifler Word veya Excel'de,
• Sözleşmeler klasörlerde tutulur.

İlk bakışta mevcut araçların her biri ekonomik olabilir. Fakat aynı müşterinin adının, telefonunun, bakım ücretinin ve cari bilgisinin birden fazla yerde tutulması gerekir.

Bunun sonucu olarak;

• Veri tekrar tekrar girilir,
• Personel farklı ekranlar arasında geçer,
• Fatura ile bakım kaydı eşleşmeyebilir,
• Tahsilat sisteme geç işlenebilir,
• Müşterinin gerçek borcu konusunda farklı rakamlar görülebilir,
• Yönetim doğru raporu hazırlamak için Excel toplamaya devam eder.

Bu nedenle ön muhasebe programının fiyatını değerlendirirken diğer araçları ortadan kaldırıp kaldırmadığı da dikkate alınmalıdır.

Ayda 2.000 TL daha ucuz bir sistem, personelin ayda 20 saat daha fazla manuel işlem yapmasına neden oluyorsa gerçekte daha ucuz olmayabilir.

Yazılım Değiştirmenin Maliyeti de Hesaba Katılmalı

Yanlış program seçiminin en büyük gizli maliyetlerinden biri birkaç yıl sonra sistemi değiştirmek zorunda kalmaktır.

Yeni programa geçildiğinde;

1. Veriler dışarı alınır.
2. Cari bakiyeler kontrol edilir.
3. Müşteri kayıtları temizlenir.
4. Yeni sisteme aktarım yapılır.
5. Personel tekrar eğitilir.
6. Eski ve yeni sistem bir süre paralel kontrol edilir.
7. Hatalı veya eksik kayıtlar düzeltilir.

Bu yüzden satın alma sırasında sadece mevcut ihtiyaçlara değil, önümüzdeki birkaç yıldaki büyümeye de bakmak gerekir.

Örneğin bugün 150 asansöre bakım veren bir firmanın birkaç yıl sonra 500 asansöre ulaşması mümkündür. Programın yüksek veri hacminde, çoklu teknisyen kullanımında ve artan finans hareketlerinde yeterli olup olmayacağı baştan değerlendirilmelidir.

Toplam Sahip Olma Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Bir yazılımı karşılaştırmanın en sağlıklı yollarından biri Toplam Sahip Olma Maliyeti hesabıdır.

Basitleştirilmiş formül şöyle düşünülebilir:

Toplam Maliyet = Lisans + Kullanıcı + Kurulum + Eğitim + Entegrasyon + Kontör + Destek + İş Gücü Kaybı

Örneğin iki yazılımı karşılaştırırken yalnızca yıllık lisans ücretini değil, 12 aylık tahmini kullanım maliyetini çıkarmak gerekir.

Satın alma öncesi maliyet kontrol listesi

Teklif alırken aşağıdaki soruları yazılı olarak yanıtlatmak faydalıdır:

• Yıllık lisans bedeline hangi modüller dahil?
• Kullanıcı veya teknisyen sınırı var mı?
• Asansör veya müşteri sayısı sınırı bulunuyor mu?
• Veri aktarımı ücretli mi?
• Kurulum ücreti var mı?
• İlk eğitim dahil mi?
• Yeni personel eğitimi ücretli mi?
• Telefon desteği pakete dahil mi?
• SMS ve e-Fatura kontörleri nasıl fiyatlandırılıyor?
• Güncellemeler için ayrıca ücret alınıyor mu?
• Veri yedekleme fiyata dahil mi?
• Sözleşme yenileme döneminde fiyatlandırma nasıl yapılıyor?
• Veriler istenildiğinde dışarı aktarılabiliyor mu?

Bu soruların cevapları iki farklı yazılımın gerçek maliyetini karşılaştırmayı çok daha kolay hale getirir.

Ucuz Yazılım ile Verimli Yazılım Aynı Şey Değildir

Ön muhasebe yazılımında amaç yalnızca kayıt tutmak değildir. Yazılımın işletmenin zaman kaybını azaltması gerekir.

Örneğin bakım tamamlandıktan sonra personel önce bakım programına, ardından cari programa, sonra fatura sistemine aynı işlemi tekrar giriyorsa teknik olarak dijitalleşme gerçekleşmiş olsa bile süreç verimli değildir.

İdeal senaryoda bir işlem mümkün olduğunca tek kaynaktan ilerlemelidir.

Bakımın tamamlanması;

• Cari hareket oluşturabilir,
• Faturalandırılabilir işlem olarak işaretlenebilir,
• Tahsilat sürecine bağlanabilir,
• Müşteri geçmişinde görüntülenebilir.

Bu yaklaşım özellikle çok sayıda bina yöneten firmalarda veri tekrarını azaltır.

Asansorex'in bakım, arıza, cari, tahsilat ve faturalandırma süreçlerini birbiriyle ilişkilendiren yapısı da farklı operasyonların aynı müşteri ve asansör kaydı üzerinden takip edilmesine yardımcı olur. Buradaki temel kazanç yalnızca yazılım lisansı değil, personelin tekrar yaptığı işlemlerin azalmasıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Ön Muhasebe Programı seçerken en önemli maliyet nedir?

Tek bir maliyet kaleminden ziyade toplam maliyete bakılmalıdır. Lisans, kullanıcı, eğitim, veri aktarımı, SMS, e-Fatura, entegrasyon ve destek giderleri birlikte değerlendirilmelidir.

Kullanıcı başına ücretlendirme kötü müdür?

Hayır. Ancak firma büyüdükçe kullanıcı sayısının artacağı hesaba katılmalıdır. Bugünkü kullanıcı sayısı yerine iki veya üç yıl sonraki olası personel yapısıyla hesap yapmak daha doğru sonuç verir.

Veri aktarımı neden gizli maliyet sayılır?

Bazı firmalar veri aktarımını ayrıca ücretlendirir. Ücretsiz olsa bile aktarım yapılamayan kayıtların personel tarafından manuel girilmesi ciddi zaman maliyeti oluşturabilir.

e-Fatura kontörleri yazılım fiyatına dahil midir?

Bu durum sağlayıcıya göre değişir. Bazı paketlerde belirli miktarda kontör bulunurken bazı sistemlerde tüm belgeler ayrı ücretlendirilir. Teklif aşamasında yıllık tahmini belge miktarına göre hesap yapılmalıdır.

En ucuz asansör ön muhasebe programını seçmek mantıklı mı?

Her zaman değil. Daha düşük lisans bedeline sahip bir program fazla manuel işlem, sınırlı entegrasyon veya yüksek ek kullanıcı maliyeti oluşturuyorsa toplamda daha pahalı hale gelebilir.

Programı değiştirmek zorunda kalırsak verilerimizi alabilir miyiz?

Bu konu satın alma öncesinde mutlaka sorulmalıdır. Müşteri, cari, fatura ve diğer işletme kayıtlarının gerektiğinde dışarı aktarılabilmesi firma açısından önemli bir veri güvenliği ve sürdürülebilirlik kriteridir.

Özet

Bir Asansör Ön Muhasebe Programı seçerken fiyat listesindeki rakam yalnızca başlangıç noktasıdır. Asıl karşılaştırma; lisans, kullanıcı, veri aktarımı, eğitim, teknik destek, e-Fatura, SMS, entegrasyon ve personelin harcadığı zaman birlikte hesaplanarak yapılmalıdır.

Özellikle büyüyen asansör bakım firmalarında bugün birkaç bin lira daha ucuz görünen bir çözüm, ilerleyen dönemde ek kullanıcı ücretleri veya manuel iş yükü nedeniyle daha yüksek bir maliyet oluşturabilir.

Satın alma kararından önce mümkünse bir yıllık toplam kullanım senaryosu çıkarın. Kaç personelin sistemi kullanacağını, aylık kaç fatura oluşturacağınızı, ne kadar SMS göndereceğinizi ve mevcut verilerin nasıl taşınacağını belirleyin. Böylece yalnızca en düşük fiyatlı programı değil, işletmeye gerçek anlamda en düşük toplam maliyeti sağlayan sistemi seçebilirsiniz.