Asansör Ön Muhasebe Programı Teknik Şartname

İÇERİK

Asansör bakım firmasına ön muhasebe programı seçerken yalnızca "cari hesap var mı, fatura kesiyor mu?" sorularını sormak yeterli değildir. Çünkü asansör sektöründe finansal süreç; aylık bakım sözleşmeleri, arıza ve revizyon işleri, parça satışları, teknisyen tahsilatları, bina bazlı borçlar, dönemsel fiyat artışları ve farklı ödeme yöntemleriyle birlikte yürür. Genel amaçlı bir ön muhasebe programında bulunan özellikler teoride yeterli görünse bile saha operasyonuyla bağlantı kurulamadığında tekrar Excel, WhatsApp ve kâğıt kayıtlarına dönmek gerekebilir.

Bu nedenle yazılım satın alma sürecinde hazırlanacak asansör ön muhasebe programı teknik şartnamesi, yalnızca muhasebe özelliklerini değil; bakım, arıza, sözleşme, stok ve saha işlemleriyle finans arasındaki bağlantıyı da tarif etmelidir. Doğru hazırlanmış bir şartname, farklı yazılımları aynı kriterlerle karşılaştırmayı kolaylaştırır ve firma büyüdükçe ortaya çıkabilecek operasyonel sorunları baştan azaltır.

Asansör Ön Muhasebe Programı Teknik Şartnamesi Neden Gereklidir?

Teknik şartnamenin temel amacı, yazılım sağlayıcısından ne beklendiğini açık biçimde tanımlamaktır. "İyi bir muhasebe programı istiyoruz" gibi genel bir ifade, satın alma sonrasında ciddi beklenti farkları oluşturabilir.

Örneğin bakım firmasında 400 asansör bulunduğunu düşünelim. Her asansörün aylık bakım bedeli farklı olabilir. Bazı müşteriler üç aylık, bazıları aylık, bazıları ise yıllık ödeme yapabilir. Aynı bina için bakım bedelinin yanında revizyon ve yedek parça borcu da oluşabilir.

Bu durumda programın yalnızca toplam müşteri bakiyesini göstermesi yeterli değildir. Firma sahibinin şu soruların cevabına da ulaşabilmesi gerekir:

• Hangi bina ne kadar borçlu?
• Borcun ne kadarı bakım hizmetinden oluşuyor?
• Hangi işlemler faturalandırıldı?
• Hangi tutarlar henüz faturaya dönüşmedi?
• Son tahsilat hangi tarihte yapıldı?
• Geciken alacakların toplamı nedir?
• Hangi sözleşmenin fiyatı yakında güncellenecek?
• Hangi teknisyen sahada tahsilat yaptı?
• Tahsilat hangi kasa veya banka hesabına işlendi?

Teknik şartname bu ihtiyaçları baştan tanımladığı için yazılım karşılaştırmasını özellik listesinden çıkarıp gerçek iş süreçleri üzerinden yapmayı sağlar.

Teknik Şartnamede Bulunması Gereken Temel Modüller

Bir asansör ön muhasebe yazılımında finans modüllerinin birbirinden kopuk çalışmaması önemlidir. Cari hareket, bakım işlemi, arıza, sözleşme ve fatura arasında mümkün olduğunca izlenebilir bağlantı kurulmalıdır.

Modül	Teknik şartnamede aranacak temel özellik	Asansör firması açısından faydası
Cari hesap	Borç, alacak, tahsilat ve işlem geçmişi	Bina ve müşteri bakiyesini izleme
Kasa ve banka	Birden fazla hesap ve hareket kaydı	Paranın hangi hesapta olduğunu görme
Tahsilat	Nakit, havale, kart vb. ödeme kaydı	Ödeme takibini düzenleme
Fatura	İşlemden veya cari üzerinden faturalandırma	Hizmet-fatura bağlantısını koruma
Sözleşme	Bakım bedeli ve yenileme bilgilerinin tutulması	Düzenli gelirlerin takibi
Stok	Depo ve araç bazlı ürün hareketleri	Parça maliyetlerini kontrol etme
Raporlama	Borç, tahsilat, gelir ve işlem raporları	Finansal durumu hızlı değerlendirme
Yetkilendirme	Kullanıcı bazlı işlem izinleri	Finansal veriyi kontrollü paylaşma
Dışa aktarma	Excel/PDF gibi formatlara aktarım	Muhasebeci ve yönetimle veri paylaşma
Yedekleme	Düzenli veri yedekleme mekanizması	İş sürekliliğini koruma

Cari hesap yapısı

Cari kartında yalnızca firma adı ve toplam bakiye bulunması yeterli değildir. Asansör sektöründe müşteri ile bina kavramlarının ayrılması gerekebilir.

Örneğin aynı yönetim firması 12 farklı apartmanın bakımını aynı asansör firmasına yaptırabilir. Yönetici tek kişi olsa bile her binanın borcu ayrı takip edilmek istenebilir.

Teknik şartnamede cari hesap için en az şu alanlar aranabilir:

• Müşteri veya firma bilgileri
• Vergi bilgileri
• Telefon ve e-posta
• Bağlı binalar
• Borç ve alacak hareketleri
• Tahsilat geçmişi
• Fatura geçmişi
• Açıklama ve işlem referansı
• Vade bilgisi
• Cari ekstre
• Toplam bakiye
• Faturalandırılmış ve faturalandırılmayı bekleyen işlemler

Bu ayrım özellikle yüzlerce bina yöneten bakım firmalarında finansal kontrolü ciddi biçimde kolaylaştırır.

Bakım ve Arıza İşlemleri Finansla Bağlantılı Olmalı

Asansör sektörüne özel bir ön muhasebe programını genel muhasebe yazılımlarından ayıran en önemli konulardan biri operasyon-finans bağlantısıdır.

Teknisyen bir bakım işlemini tamamladığında sistem gerekiyorsa bakım ücretini ilgili cariye borç olarak yansıtabilmelidir. Benzer şekilde ücretli bir arıza veya parça değişimi tamamlandığında işlem tutarı cari hesaba aktarılabilmelidir.

Örnek olarak:

Bir binanın aylık bakım bedeli 2.500 TL olsun. Aynı ay içerisinde ayrıca 4.000 TL tutarında ücretli bir parça değişimi yapıldığını varsayalım.

Cari hareketlerde bu iki işlemin ayrı görünmesi gerekir:

• Aylık bakım hizmeti: 2.500 TL
• Parça değişimi: 4.000 TL
• Toplam cari borç: 6.500 TL

Müşteri 3.000 TL ödeme yaptığında sistem kalan bakiyeyi 3.500 TL olarak göstermelidir. Ancak işlem geçmişi silinmemeli; hangi borçların oluştuğu ve hangi tahsilatın yapıldığı görülebilmelidir.

Faturalandırma durumu ayrıca izlenmeli

Cari borç ile fatura aynı kavram değildir. Bazı firmalar hizmet tamamlandıktan sonra borcu hemen cariye işler ancak faturayı toplu olarak daha sonra düzenler.

Bu nedenle şartnamede mümkünse şu durumların ayrıştırılması istenmelidir:

• Faturalandırılabilir işlem
• Faturalandırılmamış işlem
• Kısmen faturalandırılmış işlem
• Tamamen faturalandırılmış işlem

Örneğin bir müşterinin ay boyunca toplam 20.000 TL bakım ve arıza borcu oluşmuş ancak yalnızca 12.000 TL'lik kısmı faturaya dönüştürülmüş olabilir. Firma sahibi kalan 8.000 TL faturalandırılmayı bekleyen tutarı ayrıca görebilmelidir.

Asansorex gibi asansör operasyonuyla ön muhasebeyi aynı sistem içerisinde ilişkilendiren çözümlerde bakım, arıza, cari ve fatura süreçlerinin birbirini takip etmesi; tekrar veri girişini azaltabilir ve işlem geçmişinin daha kolay izlenmesini sağlayabilir.

Tahsilat, Kasa ve Banka Yönetimi Nasıl Tanımlanmalı?

Teknik şartnamede yalnızca "tahsilat modülü bulunacaktır" yazılması belirsiz kalır. Tahsilatın nasıl işlendiği de tarif edilmelidir.

Örneğin şu senaryo oldukça yaygındır: Teknisyen bakım sırasında bina yöneticisinden nakit ödeme alır. Bu ödemenin merkez ofise iletilmesi ve cari hesaptan düşülmesi gerekir.

Program bu durumda tahsilatı:

1. İlgili müşteri veya binayla,
2. Tahsilatı alan personelle,
3. Ödeme tarihiyle,
4. Ödeme yöntemiyle,
5. İlgili kasa veya banka hesabıyla

ilişkilendirebilmelidir.

Firma içerisinde merkez kasa, şube kasası veya farklı banka hesapları kullanılıyorsa her hesabın hareketleri ayrı izlenebilmelidir.

Özellikle firma sahibi açısından önemli raporlardan biri şudur:

"Bugün ne kadar tahsilat yapıldı, bu tahsilatların ne kadarı nakit, ne kadarı banka üzerinden geldi ve hangi müşteriler hâlâ borçlu?"

Bu sorunun cevabını bulmak için Excel dosyaları birleştiriliyorsa ön muhasebe sistemi henüz operasyonun merkezine yerleşmemiş demektir.

Stok ve Parça Maliyetleri Teknik Şartnameye Eklenmeli

Asansör firmalarının finansal performansını yalnızca bakım gelirleri belirlemez. Kontaktör, fotosel, buton, halat, yağ, akü, röle ve benzeri parçaların tüketimi de maliyet üzerinde doğrudan etkilidir.

Bu nedenle teknik şartnamede stok takibinin bulunması önemlidir.

Programdan beklenebilecek temel stok özellikleri şunlardır:

• Ürün kartı oluşturma
• Alış ve satış fiyatı
• Birim bilgisi
• Ana depo takibi
• Araç veya teknisyen deposu takibi
• Depolar arası transfer
• Stok giriş ve çıkışı
• Minimum stok seviyesi
• İşlem veya arızaya parça bağlama
• Tedarikçi hareketleri
• Stok hareket raporu

Buradaki kritik nokta yalnızca "kaç adet parça kaldığını" görmek değildir. Kullanılan parçanın hangi işte tüketildiğinin bilinmesi de önemlidir.

Örneğin belirli bir asansörde altı ay içerisinde üç kez aynı parçanın değiştiği görülüyorsa firma teknik bir problemi araştırabilir. Aynı veri finans açısından değerlendirildiğinde ilgili binanın bakım maliyetinin sözleşme gelirine göre yüksek olduğu da ortaya çıkabilir.

Raporlama ve Yönetim Ekranlarında Hangi Veriler Bulunmalı?

Bir ön muhasebe programının gerçek değeri, kaydedilen verilerin anlamlı raporlara dönüşmesiyle ortaya çıkar.

Teknik şartnamede raporlama bölümüne özellikle dikkat edilmelidir.

Firma sahibinin düzenli olarak görebilmesi gereken başlıca göstergeler şunlardır:

• Toplam cari alacak
• Vadesi geçen alacak
• Günlük ve aylık tahsilat
• Aylık borçlandırma
• Faturalandırılan tutar
• Faturalandırılmayı bekleyen tutar
• Kasa bakiyeleri
• Banka bakiyeleri
• Müşteri bazlı borç listesi
• En yüksek bakiyeli müşteriler
• Gelir türleri
• Stok değeri
• Parça alış ve satış hareketleri
• Sözleşmeye bağlı bakım gelirleri

Alacak yaşlandırma raporu

Özellikle yüzlerce bakım sözleşmesi bulunan firmalarda yalnızca toplam alacak rakamına bakmak yanıltıcıdır.

Örneğin toplam 600.000 TL alacak bulunabilir. Bunun:

• 200.000 TL'si henüz vadesi gelmemiş,
• 150.000 TL'si 1-30 gün gecikmiş,
• 100.000 TL'si 31-60 gün gecikmiş,
• 150.000 TL'si uzun süredir tahsil edilemiyor

olabilir.

Bu dağılımı görebilmek, tahsilat ekibinin hangi müşterilere öncelik vereceğini belirlemesini kolaylaştırır.

Yetkilendirme, Güvenlik ve Veri Taşınabilirliği

Finansal verilere herkesin aynı seviyede erişmesi doğru değildir. Teknisyen, muhasebe personeli ve firma sahibinin ihtiyaçları farklıdır.

Bu nedenle teknik şartnamede rol bazlı yetkilendirme bulunması istenmelidir.

Örneğin teknisyen:

• Kendisine ait işleri görebilir,
• Sahadan tahsilat girebilir,
• Kullanılan parçaları kaydedebilir,

ancak şirketin toplam cirosunu veya tüm banka hesaplarını görmeyebilir.

Muhasebe personeli ise cari, tahsilat ve fatura işlemlerine erişebilirken sistem ayarlarını değiştirme yetkisine sahip olmayabilir.

Teknik şartnamede ayrıca şu maddeler bulunabilir:

• Kullanıcı bazlı erişim yetkisi
• Kritik işlemler için kayıt geçmişi
• Veri yedekleme
• Güvenli kullanıcı oturumu
• Kullanıcı işlemlerinin izlenebilirliği
• Excel veya benzeri formatlarda veri dışa aktarma
• Firma verisinin gerektiğinde alınabilmesi

Özellikle yazılım değişikliği ihtimalinde verinin dışarı aktarılabilmesi önemlidir. Firma yıllar boyunca oluşturduğu cari, müşteri ve işlem kayıtlarının tek bir yazılım sağlayıcısına bağımlı kalmasını istemez.

e-Fatura ve Entegrasyon Gereksinimleri

2026 yılında ön muhasebe yazılımı değerlendirirken elektronik belge süreçlerinin de teknik şartnameye dahil edilmesi mantıklıdır.

Firmanın kullandığı yapıya göre sistemin e-Fatura ve e-Arşiv süreçleriyle entegrasyon kurabilmesi önemli bir avantaj sağlar. Uygulama şekli, firmanın çalıştığı özel entegratöre ve tabi olduğu güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir.

Teknik şartnamede şu özellikler sorgulanabilir:

• Cari karttan fatura oluşturma
• Bakım veya arıza işleminden fatura oluşturma
• Birden fazla işlemi tek faturada birleştirme
• Fatura durumunu görüntüleme
• Fatura numarası ve tarihini cari harekete bağlama
• İptal veya güncelleme süreçlerini takip etme
• KDV ve vergi bilgilerinin doğru aktarılması
• Fatura geçmişini müşteri bazında görüntüleme

Bu noktada amaç yalnızca "programdan fatura kesmek" değildir. Esas hedef, hizmet → cari borç → fatura → tahsilat zincirinin takip edilebilir olmasıdır.

Yazılım Satın Almadan Önce Uygulanabilecek Teknik Kontrol Listesi

Teklif veren firmaları değerlendirirken yalnızca sunum izlemek yerine gerçek senaryolar üzerinden test yapılması daha sağlıklı sonuç verir.

Demo sırasında aşağıdaki kontrol sırası uygulanabilir:

1. Yeni bir bina ve müşteri oluşturun.
2. Binaya bir asansör tanımlayın.
3. Aylık bakım bedeli oluşturun.
4. Bakım işlemini tamamlayarak cariye borç yansıtın.
5. Ücretli bir arıza veya parça değişimi ekleyin.
6. Müşteriden kısmi tahsilat alın.
7. Cari ekstreyi kontrol edin.
8. İşlemlerden yalnızca bir bölümünü faturaya dönüştürün.
9. Faturalandırılmamış kalan tutarı kontrol edin.
10. Kasa veya banka hareketini inceleyin.
11. Kullanılan parçanın stoktan düşüp düşmediğine bakın.
12. Müşterinin toplam finansal geçmişini raporlayın.

Bir yazılım bu senaryoyu çok sayıda manuel işlem ve tekrar veri girişi olmadan tamamlayabiliyorsa asansör firmasının gerçek çalışma düzenine uyum sağlama ihtimali daha yüksektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör ön muhasebe programı normal muhasebe programının yerine geçer mi?

Ön muhasebe programının amacı günlük cari, tahsilat, fatura, kasa, banka ve stok süreçlerini yönetmektir. Resmî muhasebe süreçlerinin kapsamı farklıdır. Firmanın mali müşaviriyle veri paylaşımı ve gerekli entegrasyonlar ayrıca değerlendirilmelidir.

Teknik şartnamede bakım modülü bulunmalı mı?

Yazılım asansör sektörüne özel kullanılacaksa bakım işlemleriyle finans arasında bağlantı kurulması büyük avantaj sağlar. Bakım tamamlandıktan sonra gerekli borçlandırmanın doğrudan cariye aktarılması tekrar veri girişini azaltır.

Cari hesap müşteri bazlı mı bina bazlı mı tutulmalı?

Firmanın çalışma modeline göre her iki yapı da gerekebilir. Aynı yönetici birden fazla binayı yönetiyorsa bina bazlı borç takibi finansal karışıklığı azaltır. Teknik şartnamede müşteri-bina ilişkisinin desteklenmesi istenebilir.

Faturalandırılmamış işlemler ayrıca takip edilmeli mi?

Evet. Cari borç oluşması ile fatura düzenlenmesi farklı süreçlerdir. Programın faturalandırılmış ve faturalandırılmayı bekleyen tutarları ayırabilmesi finans kontrolünü kolaylaştırır.

Mobil tahsilat özelliği gerekli mi?

Teknisyenler sahada ödeme alıyorsa oldukça faydalıdır. Tahsilatın doğrudan müşterinin cari hesabına ve ilgili kasa kaydına işlenmesi, ofiste yeniden veri girişi ihtiyacını azaltır.

Yazılım seçiminde en önemli kriter nedir?

Tek bir özellik yerine süreç bütünlüğüne bakılmalıdır. Bakım, arıza, stok, cari, fatura ve tahsilatın birbirine bağlı çalışması, günlük operasyon açısından genellikle çok daha değerlidir.

Özet

İyi hazırlanmış bir asansör ön muhasebe programı teknik şartnamesi, satın alma kararını yalnızca fiyat karşılaştırmasından çıkararak gerçek operasyon ihtiyaçlarına dayandırır. Cari hesap, tahsilat, kasa-banka, stok ve fatura özelliklerinin bulunması önemlidir; ancak asıl fark bu modüllerin bakım, arıza ve sözleşme süreçleriyle bağlantılı çalışmasıyla oluşur.

Yazılım seçerken demo üzerinden gerçek bir bina, bakım, arıza, tahsilat ve fatura senaryosunun baştan sona denenmesi en sağlıklı yöntemlerden biridir. Böylece programın yalnızca özellik listesinde güçlü olup olmadığı değil, günlük kullanımda ekibin işini gerçekten kolaylaştırıp kolaylaştırmadığı görülebilir.

Asansorex gibi asansör bakım operasyonu ile cari, tahsilat, sözleşme, stok ve faturalandırma süreçlerini aynı çalışma akışında bir araya getiren çözümler de bu açıdan değerlendirilebilir. Amaç daha fazla ekran kullanmak değil; sahada başlayan bir işlemin finansal sonucunu kaybolmadan takip edebilmektir.