Asansör Ön Muhasebe Programında Stok-Fatura Bağı

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında stok yönetimi yalnızca depoda kaç adet kontaktör, fotosel veya buton bulunduğunu bilmekten ibaret değildir. Bir parçanın satın alınmasından servis aracına aktarılmasına, bakım ya da arıza işinde kullanılmasından müşteriye fatura edilmesine kadar bütün hareketlerin finansal kayıtlarla bağlantılı olması gerekir. Bu bağlantı kurulmadığında depodaki gerçek miktar, işin maliyeti, müşterinin borcu ve firmanın kazancı farklı tablolarda kalır.

Asansör ön muhasebe programında stok-fatura bağı, kullanılan veya satılan bir parçanın stok miktarını, maliyetini, satış bedelini ve cari hesap hareketini aynı işlem zincirinde takip etmeyi sağlar. Böylece firma sahibi hangi parçanın nerede kullanıldığını görebilir, teknisyen yaptığı işlemi doğru kaydedebilir ve bina yöneticisine açıklanabilir bir fatura sunulabilir.

Stok-Fatura Bağı Nedir?

Stok-fatura bağı, faturadaki ürün veya parça satırlarının stok kartlarıyla ilişkilendirilmesidir. Örneğin bir arıza çalışmasında bir adet kapı fotoseli değiştirildiğinde sistemde yalnızca “fotosel değiştirildi” notu oluşturmak yeterli değildir. Kullanılan parçanın ilgili depo ya da araç stokundan düşmesi, maliyetinin yapılan işe yansıması ve ücretli değişimse müşterinin cari hesabına borç olarak kaydedilmesi gerekir.

Doğru kurulan bir süreçte şu hareketler birbirini tamamlar:

1. Parça tedarikçiden satın alınır.
2. Alış faturası veya alış kaydı oluşturulur.
3. Parça ana depoya girer.
4. Gerekirse teknisyenin araç deposuna aktarılır.
5. Bakım, arıza veya revizyon işinde kullanılır.
6. Kullanılan miktar stoktan düşer.
7. Ücretli işlemse satış faturası ya da cari borç kaydı oluşur.
8. Tahsilat yapıldığında müşterinin bakiyesi güncellenir.

Bu zincirin herhangi bir halkası eksik kalırsa stok ile muhasebe kayıtları zamanla birbirinden uzaklaşır. Programda 20 adet görünen bir ürünün depoda 12 adet çıkması veya müşteriye kesilen faturada yer alan parçanın stoktan hiç düşmemesi bu kopukluğun tipik sonucudur.

Asansör Firmalarında Stok ve Fatura Neden Birlikte İzlenmelidir?

Asansör sektöründe kullanılan parçalar çok farklı maliyetlere ve kullanım sıklıklarına sahiptir. Bir lamba veya sigorta ile sürücü kartı, kapı motoru ya da halat değişiminin finansal etkisi aynı değildir. Üstelik parçalar yalnızca merkez depoda bulunmaz; teknisyen araçlarında, şantiyelerde veya geçici servis noktalarında da tutulabilir.

Stok ve fatura kayıtlarının birlikte izlenmesi dört önemli soruya cevap verir:

• Hangi parça hangi binada kullanıldı?
• Parçanın firmaya gerçek maliyeti neydi?
• Müşteriye hangi bedelle yansıtıldı?
• Bu işlemden ne kadar brüt kâr elde edildi?

Bu sorulara yalnızca banka hareketleri veya kesilmiş faturalar üzerinden cevap vermek mümkün değildir. Çünkü fatura toplam satış tutarını gösterirken, stok kaydı kullanılan malzemenin maliyetini ve miktarını açıklar.

Örneğin bir kapı kartı müşteriye 12.000 TL bedelle fatura edilmiş olabilir. Ancak kartın alış maliyeti 8.500 TL, kargo gideri 400 TL ve teknisyen işçilik maliyeti de 1.200 TL ise işlemden elde edilen gerçek kazanç faturadaki rakamdan çok daha düşüktür. Stok ve iş emri kayıtları bağlantılı olmadığında firma sahibi yalnızca ciroyu görür, gerçek kârlılığı göremez.

Stoktan Faturaya Doğru İş Akışı Nasıl Kurulur?

Sağlıklı bir sistem kurmak için önce stok kartlarının standartlaştırılması gerekir. Aynı ürünün “kapı fotoseli”, “fotosel”, “kapı sensörü” ve “fotosel takımı” gibi farklı isimlerle açılması raporların güvenilirliğini bozar.

1. Standart stok kartları oluşturun

Her stok kartında mümkün olduğunca şu bilgiler bulunmalıdır:

• Ürün veya parça adı
• Parça kodu
• Marka ve model
• Ölçü veya teknik özellik
• Birim türü
• Alış fiyatı
• Güncel satış fiyatı
• KDV oranı
• Minimum stok seviyesi
• Bulunduğu depo veya araç
• Uyumlu olduğu asansör ya da sistem bilgisi

Örneğin yalnızca “röle” yazmak yerine 24V DC röle – 8 pin gibi ayırt edici bir isim kullanılması teknisyenin yanlış ürün seçmesini önler.

2. Alış kayıtlarını stok girişine bağlayın

Tedarikçiden alınan parçalar sisteme yalnızca gider olarak işlenmemelidir. Alış kaydındaki ürünler ilgili stok kartlarına bağlanarak miktar artışı oluşturmalıdır.

On adet kontaktör satın alındığında:

• Tedarikçi cari hesabına borç oluşur.
• Alış maliyeti kaydedilir.
• Ana depo stoğu on adet artar.
• Ürünün ortalama maliyeti güncellenir.

Alış faturası kaydedilip stok girişi yapılmazsa programdaki ürün miktarı eksik görünür. Stok girişi yapılıp tedarikçi kaydı oluşturulmazsa bu kez firmanın borcu ve gideri eksik kalır.

3. Depolar arası transferleri kayıt altına alın

Asansör firmalarında en sık yaşanan stok sorunlarından biri, parçaların servis araçlarına çıkışında kayıt tutulmamasıdır. Merkez depodan teknisyene verilen malzeme satış değildir; depolar arası transferdir.

Örneğin ana depodan Ahmet Usta’nın aracına üç adet kapı pateni verildiğinde:

• Ana depo miktarı üç adet azalır.
• Araç deposu miktarı üç adet artar.
• Firma toplam stoğu değişmez.
• Henüz müşteriye borç veya fatura oluşmaz.

Bu ayrım yapılmadığında araçtaki ürünler kayıp veya tüketilmiş gibi görünebilir.

4. Parça kullanımını servis kaydına bağlayın

Teknisyen arıza veya bakım işlemini kapatırken kullandığı parçayı seçmelidir. Ürünün otomatik olarak teknisyenin araç stoğundan düşmesi, hangi binada kullanıldığının kayıt altına alınmasını sağlar.

Ücretli bir işlemde parça, işçilik ve diğer giderler satış kaydına aktarılabilir. Sözleşme kapsamında ücretsiz değiştirilen bir parçadaysa müşteriye fatura kesilmese bile ürün yine stoktan düşmeli ve hizmet maliyetine eklenmelidir.

Fatura kesilmemesi, kullanılan parçanın maliyetsiz olduğu anlamına gelmez. Garanti veya sözleşme kapsamında kullanılan her ürün de firmanın kârlılık hesabına dâhil edilmelidir.

5. Satış faturası ve cari hareketi oluşturun

Parça müşteriye ücretli olarak yansıtılacaksa faturadaki ürün satırı stok kartıyla bağlantılı olmalıdır. Böylece fatura onaylandığında stok miktarı düşer ve müşterinin cari hesabında borç oluşur.

Aynı işlem için hem servis kaydından hem faturadan iki kez stok düşülmemesine dikkat edilmelidir. Programdaki iş akışı, parçanın hangi aşamada kesin stok çıkışı oluşturacağını açık biçimde belirlemelidir.

Farklı İşlem Türlerinde Stok ve Fatura Etkisi

Asansör firmalarının yaptığı her işlem aynı finansal sonucu doğurmaz. Bakım sözleşmesi kapsamında kullanılan parçalarla doğrudan parça satışları farklı biçimde ele alınmalıdır.

İşlem türü	Stok hareketi	Fatura veya cari etkisi	Maliyet takibi
Ücretli arıza parçası değişimi	Stok azalır	Müşteriye borç veya fatura oluşur	İş bazında izlenir
Sözleşme kapsamında ücretsiz parça	Stok azalır	Ek fatura oluşmayabilir	Sözleşme maliyetine eklenir
Garanti kapsamında değişim	Stok azalır	Müşteriye yansıtılmayabilir	Garanti maliyeti olarak izlenir
Doğrudan parça satışı	Stok azalır	Satış faturası oluşur	Satış kârı hesaplanır
Depolar arası transfer	Bir depoda azalır, diğerinde artar	Fatura oluşmaz	Toplam maliyet değişmez
Tedarikçiden ürün alımı	Stok artar	Tedarikçi borcu oluşur	Alış maliyeti güncellenir
İade edilen ürün	Stok artabilir	Cari veya fatura düzeltmesi yapılır	İade nedenine göre güncellenir
Fire veya kayıp	Stok azalır	Müşteriye fatura oluşmaz	Zarar olarak raporlanır

Bu ayrımlar doğru yapılmadığında aylık bakım sözleşmeleri kârlı görünebilir ancak sözleşme kapsamında kullanılan parçaların maliyeti hesaba katılmadığı için sonuç yanıltıcı olur.

Stok-Fatura Bağı Olmadığında Hangi Sorunlar Yaşanır?

Excel, kâğıt fiş ve ayrı muhasebe ekranlarıyla çalışan firmalarda stok ile satış kayıtlarının kopması oldukça yaygındır. En sık karşılaşılan sorunlar şunlardır:

• Teknisyenin kullandığı parçanın depodan düşülmemesi
• Faturası kesilen ürünün stokta hâlâ görünmesi
• Aynı parçanın iki kez stoktan düşülmesi
• Araçlara verilen malzemelerin kayıp sanılması
• Farklı isimlerle açılmış mükerrer stok kartları
• Eski alış fiyatı üzerinden hatalı kâr hesabı yapılması
• Sözleşme kapsamında kullanılan parçaların maliyetinin görülmemesi
• İade edilen parçaların stok ve cari kaydının düzeltilmemesi
• Parça satışı yapıldığı hâlde tahsilatın takip edilememesi
• Sayım farklarının nedeninin belirlenememesi

Özellikle çok sayıda teknisyeni ve servis aracı olan firmalarda küçük görünen kayıt eksiklikleri yıl sonunda ciddi bir maliyet oluşturabilir. Her teknisyenin haftada yalnızca bir küçük parçayı kayıtsız kullanması bile yüzlerce bakım noktası bulunan işletmelerde önemli stok farklarına dönüşebilir.

Doğru Stok Maliyeti ve Kârlılık Nasıl Hesaplanır?

Bir parçanın kârlılığı hesaplanırken yalnızca son alış fiyatına bakmak her zaman doğru sonuç vermez. Aynı ürün farklı tarihlerde farklı fiyatlardan alınmış olabilir. Bu nedenle kullanılan muhasebe yöntemine göre ortalama maliyet veya seçilen başka bir maliyet yaklaşımı uygulanmalıdır.

Basit bir örnek üzerinden ilerleyelim:

• Ortalama parça maliyeti: 3.200 TL
• Müşteriye satış bedeli: 5.000 TL
• Teknisyen işçilik maliyeti: 600 TL
• Ulaşım ve operasyon gideri: 250 TL
• Toplam işlem maliyeti: 4.050 TL
• Brüt işlem kazancı: 950 TL

Yalnızca alış ve satış fiyatı karşılaştırıldığında kazanç 1.800 TL görünür. İşçilik ve operasyon maliyetleri eklendiğinde gerçek sonuç 950 TL’ye düşer.

Bu nedenle stok-fatura bağı mümkünse iş emri, arıza kaydı, bakım sözleşmesi ve tahsilat kaydıyla da ilişkilendirilmelidir. Asansorex gibi asansör firmalarına yönelik operasyon yazılımlarında parça kullanımının ilgili bakım veya arıza kaydıyla birlikte tutulması, hangi müşterinin ve hangi hizmet türünün daha kârlı olduğunu görmeyi kolaylaştırır.

Stok ve Fatura Kontrolü İçin Aylık Denetim Listesi

Program kullanılsa bile verilerin düzenli kontrol edilmesi gerekir. Firma sahibi veya ön muhasebe sorumlusu her ay aşağıdaki adımları uygulayabilir:

1. En çok kullanılan 20 parçanın sistem ve fiziksel stok miktarını karşılaştırın.
2. Negatif stoğa düşen ürünleri inceleyin.
3. Faturalanmış ancak stok çıkışı oluşmamış ürünleri kontrol edin.
4. Stoktan düşmüş fakat satış veya servis kaydı bulunmayan parçaları araştırın.
5. Araç depolarındaki ürünleri teknisyen bazında sayın.
6. Alış fiyatı değişen ürünlerin satış fiyatlarını güncelleyin.
7. Sözleşme kapsamında ücretsiz kullanılan parçaları raporlayın.
8. İade, fire ve kayıp kayıtlarını nedenleriyle birlikte inceleyin.
9. Yüksek maliyetli parçalar için yetkisiz çıkış olup olmadığını kontrol edin.
10. Fatura toplamı, cari hesap ve tahsilat kayıtlarının birbiriyle uyumunu doğrulayın.

Sayım farkı bulunduğunda doğrudan “stok düzeltme” işlemi yapmak yerine farkın nedeni araştırılmalıdır. Düzeltme kaydı yalnızca miktarı eşitler; hatalı iş akışını ortadan kaldırmaz.

Program Seçerken Hangi Özellikler Aranmalıdır?

Asansör ön muhasebe programının yalnızca fatura ve cari hesap tutması yeterli değildir. Saha operasyonlarıyla stok hareketleri arasında bağlantı kurabilmesi gerekir.

Program seçiminde şu özellikler kontrol edilmelidir:

• Birden fazla depo ve araç deposu desteği
• Stok kartı, marka, model ve parça kodu tanımlama
• Alış işlemiyle otomatik stok girişi
• Satış işlemiyle otomatik stok çıkışı
• Bakım ve arıza kaydına parça ekleme
• Sözleşme kapsamında kullanılan parçaları ayrıca raporlama
• Teknisyen bazında zimmet ve araç stoğu takibi
• Minimum stok uyarısı
• Barkod veya QR kod desteği
• Cari hesap, fatura ve tahsilat bağlantısı
• Parça bazında alış, satış ve kârlılık raporu
• İade, fire ve sayım farkı işlemleri
• Yetki seviyelerine göre stok hareketi kontrolü

Firma, yazılımı satın almadan önce gerçek bir iş senaryosu üzerinden deneme yapmalıdır. Örneğin tedarikçiden beş adet fotosel alıp birini servis aracına aktarmak, ardından arıza kaydında kullanarak müşteriye fatura etmek baştan sona test edilebilir. Bu işlem sonunda ana depo, araç stoğu, müşteri bakiyesi, tedarikçi borcu ve kârlılık raporu doğru görünmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Stoktan düşülen her parça için fatura kesilmesi gerekir mi?

Hayır. Sözleşme, garanti, şirket içi kullanım, fire veya depolar arası transfer gibi işlemlerde stok hareketi oluşabilir ancak müşteriye satış faturası düzenlenmeyebilir. Önemli olan hareket türünün doğru seçilmesi ve maliyetin uygun işleme yansıtılmasıdır.

Fatura kesildiğinde stok otomatik düşmeli mi?

Parça satışı içeren işlemlerde otomatik stok çıkışı hata riskini azaltır. Ancak aynı ürün servis kaydında daha önce düşülmüşse ikinci kez düşülmemelidir. Programdaki süreç tek bir kesin çıkış noktası üzerinden çalışmalıdır.

Teknisyen araçlarındaki parçalar nasıl takip edilmelidir?

Her servis aracı ayrı bir alt depo gibi tanımlanabilir. Ana depodan araca verilen ürünler transfer işlemiyle taşınmalı, teknisyen kullandığı parçayı servis kaydına eklediğinde çıkış araç stokundan yapılmalıdır.

Sözleşme kapsamında ücretsiz değiştirilen parçalar neden kaydedilmelidir?

Müşteriye ek fatura kesilmese bile parçanın firmaya bir maliyeti vardır. Bu kayıtlar tutulmazsa bakım sözleşmesinin gerçek kârlılığı olduğundan yüksek görünür.

Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalıdır?

Yüksek maliyetli ve hızlı hareket eden ürünler aylık, daha az kullanılan parçalar ise genel uygulamada üç veya altı aylık dönemlerde sayılabilir. Araç stoklarının daha sık kontrol edilmesi faydalıdır.

Stok-fatura bağı tahsilat takibini de etkiler mi?

Evet. Fatura veya cari borç kaydı oluşturulduğunda müşteriden alınacak tutar belirlenir. Tahsilat kaydı bu borçla eşleştirildiğinde hangi parça satışının ödendiği ve hangi faturanın açık kaldığı izlenebilir.

Özet

Asansör firmalarında stok ve fatura kayıtlarını ayrı ayrı tutmak, gerçek maliyetin ve kârlılığın görülmesini zorlaştırır. Sağlıklı bir stok-fatura bağı; alıştan depoya, araç transferinden servis kullanımına, satıştan tahsilata kadar bütün hareketleri birbirine bağlamalıdır.

Doğru yapı sayesinde firma sahibi stok kaçaklarını azaltabilir, teknisyen hangi parçayı nerede kullandığını kolayca kaydedebilir ve bina yöneticisine açık bir hizmet dökümü sunabilir. Asansorex gibi bakım, arıza, stok, cari ve fatura süreçlerini aynı operasyon akışında birleştiren çözümler, farklı kayıtlar arasında manuel eşleştirme ihtiyacını azaltarak daha güvenilir bir mali kontrol sağlar.