Asansör Sözleşme Programı Demo Skor Kartı

İÇERİK

Bir Asansör Sözleşme Programı demosunu izlerken ekrandaki renkli grafiklerden ve çok sayıdaki menüden etkilenmek kolaydır. Ancak başarılı bir demo, yazılımın ne kadar fazla özelliğe sahip olduğunu değil; bakım firmasının sözleşme yenileme, fiyat güncelleme, tahsilat, müşteri iletişimi ve operasyon takibi gibi gerçek ihtiyaçlarını ne ölçüde karşıladığını göstermelidir. Bu rehberde, farklı yazılımları aynı ölçütlerle değerlendirebilmeniz için kullanabileceğiniz 100 puanlık pratik bir demo skor kartı bulacaksınız.

Demo Öncesinde İhtiyaçlarınızı Netleştirin

Yazılım demosuna hazırlıksız girmek, bir asansörün bakımını kontrol listesi olmadan yapmaya benzer. Sunumu yapan kişi güçlü olduğu özellikleri gösterir; sizin için önemli olan fakat yazılımda bulunmayan noktalar ise konuşulmadan geçilebilir.

Demo randevusundan önce mevcut sözleşme sürecinizi kısaca çıkartın. Bunun için günlerce analiz yapmanız gerekmez. Son üç ayda karşılaştığınız sorunları yazmanız yeterlidir.

Örneğin şu sorulara cevap verin:

• Kaç aktif bakım sözleşmesi yönetiliyor?
• Bir ay içinde ortalama kaç sözleşmenin süresi doluyor?
• Yenileme tarihi yaklaşan sözleşmeler nasıl takip ediliyor?
• Fiyat artışları sözleşmelere nasıl uygulanıyor?
• İmzalı belgeler nerede saklanıyor?
• Süresi dolduğu hâlde hizmet verilmeye devam edilen müşteriler var mı?
• Tahsilat durumu sözleşmeyle birlikte görülebiliyor mu?
• Şube, bölge veya müşteri temsilcisi bazında yetkilendirme gerekiyor mu?
• Sözleşmenin kapsadığı asansörler ve hizmet şartları kolayca bulunabiliyor mu?
• İptal edilen müşterilerin gerekçeleri kaydediliyor mu?

Bu çalışma, demoda soracağınız soruları belirler. Örneğin 800 asansöre hizmet veren bir firma için yalnızca sözleşme belgesini yüklemek yeterli değildir. Firma; toplu yenileme, yaklaşan bitiş tarihi uyarısı, fiyat güncellemesi, cihaz eşleştirmesi ve portföy kaybı raporu gibi işlevlere de ihtiyaç duyabilir.

Demo sırasında “Bu özellik var mı?” sorusuyla yetinmeyin. Özelliğin gerçek bir örnek üzerinden çalıştırılmasını isteyin.

100 Puanlık Asansör Sözleşme Programı Demo Skor Kartı

Aşağıdaki skor kartı, her adayı aynı başlıklarla değerlendirmenizi sağlar. Her bölüme ayrılan puan, özelliğin sözleşme yönetimindeki önemine göre belirlenmiştir.

Değerlendirme alanı	Azami puan	Kontrol edilecek temel konu
Sözleşme oluşturma ve kayıt	15	Yeni kayıt, şablonlar, belge ekleme, zorunlu alanlar
Süre ve yenileme takibi	20	Bitiş uyarıları, yenileme listesi, durum yönetimi
Fiyat ve mali koşullar	15	Artış yöntemi, toplu güncelleme, fiyat geçmişi
Müşteri ve asansör bağlantısı	10	Cari, bina, asansör ve sözleşme ilişkisinin açıklığı
Operasyon ve tahsilat bağlantısı	10	Bakım planı, iş emri, borç ve ödeme görünürlüğü
Raporlama ve yönetim görünümü	10	Yaklaşan, yenilenen, kaybedilen ve risksiz sözleşmeler
Kullanım kolaylığı	10	Öğrenme süresi, mobil kullanım, arama ve filtreleme
Veri güvenliği ve destek	10	Yetkilendirme, yedekleme, veri aktarımı ve destek
Toplam	100	Genel uygunluk puanı

Her başlığa yalnızca izlediğiniz sunuma göre puan vermeyin. İşlemi mümkünse kendiniz yapın veya sunumu yapan kişiden canlı olarak tamamlamasını isteyin.

Sözleşme Oluşturma ve Kayıt Sürecini Test Edin

Bu bölümün toplam değeri 15 puandır. Temel amaç, yeni bir bakım sözleşmesinin eksiksiz ve hatasız şekilde sisteme girilip girilemediğini görmektir.

Gerçek Bir Senaryo Kullanın

Demo sırasında örnek olarak şu senaryoyu verin:

Bir apartman yönetimiyle, binadaki iki asansör için bir yıllık bakım sözleşmesi imzalandığını düşünün. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi, aylık bakım bedeli, ödeme dönemi, iletişim kişisi ve özel hizmet şartları bulunuyor. İmzalı sözleşme de PDF olarak mevcut.

Program üzerinde şu işlemleri yaptırın:

1. Yeni müşteri veya bina kaydı açın.
2. İki asansörü ilgili binayla ilişkilendirin.
3. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihini girin.
4. Bakım ücretini ve ödeme dönemini tanımlayın.
5. İmzalı belgeyi kayda ekleyin.
6. Özel şartları veya açıklamaları yazın.
7. Sözleşmeyi aktif duruma getirin.
8. Daha sonra kaydı arayıp tekrar açın.

Alanların anlaşılır olması, aynı bilginin birden fazla kez girilmemesi ve imzalı belgeye kolay ulaşılması önemlidir. Zorunlu alanların kullanıcıya açıkça gösterilmesi de hatalı kayıtları azaltır.

Puanlama yaparken şu yöntemi kullanabilirsiniz:

• İşlem eksiksiz ve kolay tamamlanıyorsa: 13–15 puan
• Bazı alanlar elle veya farklı ekranlarda yönetiliyorsa: 8–12 puan
• Belge, müşteri ve asansör ilişkisi belirsizse: 0–7 puan

Yenileme ve Fiyat Güncelleme Yeteneğini Ölçün

Sözleşme programının asıl değeri, yalnızca belgeleri saklamasında değil, yaklaşan ticari riskleri önceden göstermesinde ortaya çıkar. Bu nedenle süre ve yenileme takibine 20, fiyat yönetimine 15 puan ayrılmalıdır.

Yenileme Uyarılarını Kontrol Edin

Programın 30, 60 veya 90 gün içinde sona erecek sözleşmeleri listeleyip listelemediğini sorun. Uyarı süresinin firmaya göre değiştirilebilmesi önemlidir. Bazı firmalar yenileme görüşmesine bir ay önce başlarken büyük portföylerde iki veya üç aylık hazırlık gerekebilir.

Şunları canlı olarak kontrol edin:

• Sona yaklaşan sözleşmeler tek listede görülebiliyor mu?
• Tarih aralığına göre filtreleme yapılabiliyor mu?
• Sorumlu personele görev veya bildirim atanabiliyor mu?
• Müşteriyle yapılan görüşme kaydedilebiliyor mu?
• Yenilenen sözleşmenin eski fiyat ve koşulları korunuyor mu?
• Yenilenmeyen sözleşme için kayıp nedeni girilebiliyor mu?
• Süresi dolmuş fakat aktif görünen kayıtlar raporlanabiliyor mu?

Fiyat Artışını Uygulatın

Demoda tek bir sözleşmenin fiyatını değiştirmek yeterli bir test değildir. Farklı fiyatlara sahip 100 sözleşmenin yenileme dönemine girdiğini varsayın. Programın toplu işlem kabiliyeti olup olmadığını inceleyin.

Fiyat yönetiminde şu özellikler değer yaratır:

• Yüzde veya sabit tutarla artış yapabilme
• Yeni fiyatı yürürlük tarihine bağlama
• Eski ve yeni fiyat geçmişini saklama
• Müşteriye özel artış oranı belirleme
• Onay bekleyen yenilemeleri ayırma
• KDV dâhil veya hariç tutarları açık gösterme
• Fiyat değişikliğinin ödeme planına yansımasını izleme

Program artış hesaplamasını yapıyor ancak geçmiş fiyatı siliyorsa önemli bir ticari kayıt kaybolur. Bir uyuşmazlık yaşandığında hangi tarihte hangi bedelin uygulandığını görebilmek gerekir.

Müşteri, Asansör ve Operasyon Bağlantısını İnceleyin

Bir sözleşme tek başına duran bir PDF değildir. Belirli bir müşteriyle, binayla, asansör grubuyla, bakım planıyla ve ödeme koşuluyla bağlantılıdır. Yazılım bu ilişkileri açık göstermiyorsa sözleşme takibi ayrı, saha operasyonu ayrı yürütülür.

Demoda bir müşteri kaydını açarak şu bilgilerin birlikte görülüp görülemediğini kontrol edin:

• Aktif ve geçmiş sözleşmeler
• Sözleşmenin kapsadığı asansörler
• Aylık bakım bedeli
• Sonraki yenileme tarihi
• Planlanan ve tamamlanan bakımlar
• Açık arıza kayıtları
• Cari borç ve tahsilat durumu
• İlgili kişi ve görüşme notları
• Ek belgeler ve özel koşullar

Örneğin sözleşmesi sona ermiş bir müşteriye otomatik bakım planlanmaya devam edilmesi, hem operasyon yükü hem de gelir kaybı oluşturabilir. Benzer şekilde, sözleşmesi aktif görünen fakat uzun süredir ödeme yapmayan müşteriler de yöneticinin dikkatine sunulmalıdır.

Bu noktada sözleşme kayıtlarını bakım planı, arıza geçmişi, müşteri bilgileri ve tahsilat takibiyle birlikte yöneten Asansorex gibi bir bakım yönetim yazılımı, farklı dosyalardan bilgi toplama ihtiyacını azaltabilir. Değerlendirmede önemli olan, bu bağlantıların firmanızın günlük çalışma biçimine gerçekten uyup uymadığıdır.

Kullanım Kolaylığını Gerçek Kullanıcılarla Sınayın

Bir yazılımın teknik olarak kapsamlı olması, günlük kullanımda başarılı olacağı anlamına gelmez. Sözleşme kaydını yalnızca firma sahibi değil; ofis personeli, muhasebe sorumlusu veya müşteri temsilcisi de kullanabilir.

Demo toplantısına mümkünse en az üç farklı kullanıcı profilini dahil edin:

• Firma sahibi veya operasyon yöneticisi
• Sözleşme girişlerini yapacak ofis çalışanı
• Tahsilat ya da cari hesapları takip edecek personel

Her kullanıcıdan kendi işiyle ilgili bir işlem yapmasını isteyin. Firma sahibi yaklaşan yenilemeleri raporlasın, ofis çalışanı yeni sözleşme oluştursun, muhasebe personeli ise sözleşme bedeliyle ödeme durumunu karşılaştırsın.

Aşağıdaki işaretler kullanım sorunu bulunduğunu gösterebilir:

• Basit işlem için çok sayıda ekran açılması
• Aynı bilginin farklı alanlara tekrar yazılması
• Menü isimlerinin sektör çalışanları için anlaşılmaması
• Arama sonucunda müşteri ile asansörün karıştırılması
• Hatalı kaydı geri almanın zor olması
• Mobil ekranda temel bilgilere erişilememesi
• Rapor almak için sürekli teknik destek gerekmesi

Demo sırasında sistemi sunan kişi hızlı kullanabilir; çünkü ürünü uzun süredir tanıyordur. Bu nedenle karar, yalnızca sunum hızına göre verilmemelidir. İlk defa kullanan personelin işlemi ne kadar sürede tamamladığı daha gerçekçi bir göstergedir.

Raporlama, Veri Güvenliği ve Destek Sorularını Sorun

Raporlama bölümünde yalnızca grafiklerin görünümüne değil, verinin karar vermeyi kolaylaştırıp kolaylaştırmadığına bakın. Yönetici, gelecek üç ayda kaç sözleşmenin yenileneceğini, bunların toplam aylık değerini ve hangi müşterilerin kaybedilme riski taşıdığını görebilmelidir.

Demo sırasında şu raporları isteyin:

• Bu ay sona erecek sözleşmeler
• Yenileme görüşmesi yapılmayan müşteriler
• Son altı ayda yenilenen sözleşmeler
• İptal edilen sözleşmeler ve kayıp nedenleri
• Eski ve yeni sözleşme bedelleri
• Şube veya sorumlu personel bazında yenileme performansı
• Sözleşmeli fakat gecikmiş borcu bulunan müşteriler

Veri güvenliği tarafında ise kullanıcı yetkilerini inceleyin. Her çalışanın tüm fiyatları, belgeleri veya cari bilgileri görmesi gerekmeyebilir. Kimin kayıt ekleyebildiği, fiyat değiştirebildiği, sözleşme silebildiği ve rapor görüntüleyebildiği tanımlanabilmelidir.

Ayrıca şu sorulara yazılı cevap isteyin:

• Veriler ne sıklıkla yedekleniyor?
• Bir kayıt yanlışlıkla silinirse geri getirilebiliyor mu?
• Kullanıcı işlemleri geçmişten izlenebiliyor mu?
• Mevcut Excel veya başka yazılımdaki veriler nasıl aktarılacak?
• Hizmet sonlandırılırsa veriler hangi formatta teslim edilecek?
• Eğitim ve kurulum desteğinin kapsamı nedir?
• Destek taleplerine hedeflenen dönüş süresi nedir?
• Güncellemeler ve yeni özellikler ücrete dahil mi?

Puanı Karara Nasıl Dönüştürmelisiniz?

Toplam puan tek başına yeterli değildir. Kritik bir özelliğin bulunmaması, yüksek toplam puana rağmen yazılımı uygunsuz hâle getirebilir. Örneğin 2.000 sözleşme yöneten bir firma için toplu fiyat güncellemesi yoksa kullanım kolaylığından alınan yüksek puan bu eksikliği kapatmaz.

Genel değerlendirme için aşağıdaki aralıklar kullanılabilir:

Toplam skor	Yorum	Önerilen karar
85–100	İhtiyaçlarla yüksek uyum	Referans ve sözleşme şartları doğrulanarak ilerlenebilir
70–84	Kullanılabilir, bazı eksikler var	Eksikler için tarihli çözüm planı istenmeli
55–69	Önemli süreçler manuel kalabilir	Kısa pilot yapılmadan karar verilmemeli
0–54	Mevcut ihtiyaca uyum düşük	Alternatif ürünler değerlendirilmelidir

İki aday birbirine yakın puan aldıysa toplam lisans fiyatına hemen geçmeyin. Önce kritik başlıklardaki puanları karşılaştırın. Yenileme, fiyat geçmişi ve operasyon bağlantısında güçlü olan bir program, ilk satın alma bedeli daha yüksek olsa bile uzun vadede daha az manuel iş çıkarabilir.

Nihai karardan önce skor kartınızı demo sağlayıcısıyla paylaşın. Eksik gördüğünüz özelliğin gerçekten bulunmadığını veya farklı bir yöntemle karşılandığını doğrulayın. Gelecekte geliştirileceği söylenen özellikleri mevcut özellik gibi puanlamayın; teslim tarihi ve kapsamı yazılı değilse değerlendirme dışında tutun.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Sözleşme Programı demosu ne kadar sürmelidir?

Temel tanıtım için 30 dakika yeterli olabilir; ancak gerçek kayıt, yenileme, fiyat artışı, raporlama ve yetkilendirme testleriyle birlikte 60–90 dakikalık bir oturum daha sağlıklıdır. Büyük portföylerde ikinci bir teknik oturum planlanabilir.

Demo skor kartını kim doldurmalıdır?

Firma sahibi tek başına doldurmamalıdır. Sözleşme kaydı yapan ofis çalışanı, operasyon sorumlusu ve cari hesapları takip eden personel kendi alanını puanlamalıdır. Böylece karar yalnızca yönetici görünümüne dayanmaz.

Ücretsiz deneme ile demo aynı şey midir?

Hayır. Demo, yazılım sağlayıcısının özellikleri anlattığı oturumdur. Ücretsiz deneme veya pilot ise ekibinizin sistemi kendi verileri ve günlük işleriyle sınamasıdır. Mümkünse puanlama, kısa bir pilot kullanımla doğrulanmalıdır.

En yüksek puanı alan yazılım mutlaka seçilmeli mi?

Hayır. Kritik bir zorunluluğu karşılamayan yazılım, toplamda yüksek puan alsa bile elenebilir. Örneğin sözleşme bitiş uyarısı, fiyat geçmişi veya veri dışa aktarma özelliği firmanız için vazgeçilmez olabilir.

Demo sırasında örnek veri mi, gerçek veri mi kullanılmalıdır?

İlk gösterimde örnek veri kullanılabilir. Ancak karar öncesinde kişisel ve ticari bilgileri koruyarak hazırlanmış anonim bir müşteri, birkaç asansör ve farklı tarihli sözleşmelerle gerçekçi senaryo denenmelidir.

Asansorex demosunda bu skor kartı kullanılabilir mi?

Evet. Asansorex değerlendirilirken sözleşme kaydı, yenileme uyarıları, müşteri ve asansör bağlantısı, bakım operasyonu ve raporlama adımları aynı skor kartıyla test edilebilir. Böylece ürün, diğer seçeneklerle ortak ölçütler üzerinden karşılaştırılır.

Özet

Doğru Asansör Sözleşme Programı, imzalı belgeleri dijital ortamda saklamaktan daha fazlasını yapmalıdır. Yaklaşan yenilemeleri görünür hâle getirmeli, fiyat geçmişini korumalı, müşteri ve asansör ilişkisini açık göstermeli, operasyonla mali süreci birbirine bağlamalıdır. 100 puanlık demo skor kartı; etkileyici sunumlarla gerçek işlevleri ayırmanızı, farklı seçenekleri adil biçimde karşılaştırmanızı ve satın alma kararını ölçülebilir verilere dayandırmanızı sağlar.