Asansör Sözleşme Programı ile Kapsam Netliği

İÇERİK

Asansör bakım sözleşmelerinde yaşanan anlaşmazlıkların önemli bir bölümü, bakımın yapılıp yapılmadığından değil, hangi hizmetlerin sözleşme bedeline dahil olduğunun başlangıçta yeterince açık yazılmamasından kaynaklanır. Bina yöneticisi arızalanan her parçanın bakım ücretine dahil olduğunu düşünebilirken bakım firması sözleşmenin yalnızca periyodik bakım işçiliğini kapsadığını savunabilir. Sonuç olarak ödeme gecikmeleri, müşteri memnuniyetsizliği, tartışmalı faturalar ve hatta sözleşme iptalleri ortaya çıkabilir.

Asansör sözleşme programı kullanmak; bakım kapsamını standartlaştırmaya, dahil ve hariç hizmetleri görünür hâle getirmeye, fiyat değişikliklerini kayıt altında tutmaya ve tarafların onayladığı son sözleşme sürümünü kolayca bulmaya yardımcı olur. Ancak program tek başına yeterli değildir. Öncelikle sözleşmenin doğru bir kapsam mantığıyla hazırlanması gerekir.

Asansör Bakım Sözleşmesinde Kapsam Netliği Neden Önemlidir?

Asansör bakım hizmeti yalnızca teknisyenin ayda bir kez binaya giderek genel kontrol yapmasından ibaret değildir. Bakım planlaması, temizlik, yağlama, ayar, güvenlik bileşenlerinin kontrolü, arıza müdahalesi, mahsur kalan kişilerin kurtarılması, parça değişimi, periyodik kontrol hazırlığı ve raporlama gibi farklı işler aynı hizmet ilişkisi içinde gündeme gelebilir.

Buna karşılık bu işlerin tamamının tek bir aylık bakım ücretine dahil edilmesi zorunlu değildir. Firma ile bina sorumlusu, hizmetin sınırlarını sözleşmede açıkça belirlemelidir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği kapsamında bakımın, bina sorumlusunun bakım sözleşmesi imzaladığı asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından yürütülmesi öngörülür. Bu nedenle bakım sözleşmesi yalnızca ticari bir fiyat belgesi değil, bakım ilişkisinin temel çerçevesini oluşturan önemli bir kayıttır. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Kapsam belirsiz olduğunda genellikle şu sorunlar yaşanır:

• Bina yöneticisi parça değişimlerinin ücretsiz olduğunu düşünebilir.
• Bakım firması arıza işçiliğini ayrıca faturalandırmak isteyebilir.
• Gece veya hafta sonu müdahalelerinin ücreti tartışma konusu olabilir.
• Periyodik kontrolde çıkan eksikliklerin kimin sorumluluğunda olduğu anlaşılamayabilir.
• Sözlü olarak verilen indirimler daha sonra farklı hatırlanabilir.
• Eski sözleşme ile yeni sözleşmenin şartları birbirine karışabilir.
• Birden fazla asansörü bulunan binalarda hangi cihazların sözleşmeye dahil olduğu belirsiz kalabilir.

İyi hazırlanmış bir sözleşme, yalnızca firmayı korumaz. Bina yöneticisinin hangi hizmeti satın aldığını anlamasını da sağlar.

Sözleşmede Hangi Bilgiler Açıkça Yazılmalıdır?

Kapsam netliği oluşturmak için “aylık bakım hizmeti verilecektir” gibi genel bir ifade yeterli değildir. Hizmetin hangi asansörler için, hangi sıklıkta, hangi koşullarda ve hangi ücret karşılığında verileceği ayrıntılandırılmalıdır.

Sözleşmeye dahil asansörler

Sözleşmenin ekinde veya ana metninde her asansör için ayırt edici bilgiler bulunmalıdır:

• Bina veya site adı
• Açık adres
• Asansör kimlik numarası
• Durak sayısı
• Taşıma kapasitesi
• Asansörün kullanım türü
• Makine daireli veya makine dairesiz olması
• Elektrikli ya da hidrolik sistem bilgisi
• Varsa özel kullanım şartları

Örneğin aynı sitede dört asansör bulunmasına rağmen sözleşme yalnızca üç cihazı kapsıyorsa bu durum açıkça belirtilmelidir. “Site asansörleri” gibi genel bir ifade ileride kapsam tartışması doğurabilir.

Bakım sıklığı ve hizmet zamanı

Bakımın hangi periyotlarla gerçekleştirileceği, planlamanın nasıl yapılacağı ve bina sorumlusuna nasıl bilgi verileceği yazılmalıdır. Genel uygulamada bakım ziyaretleri aylık olarak planlansa da sözleşmedeki ifade, hizmetin uygulanış biçimini somutlaştırmalıdır.

Örnek bir kapsam ifadesi şu şekilde olabilir:

Sözleşme kapsamındaki asansörlerin planlı bakımları aylık bakım programına göre gerçekleştirilecek ve tamamlanan işlemler bakım formu ile kayıt altına alınacaktır.

Böyle bir ifade, yalnızca ziyaret yapılacağını değil, yapılan işlemin kayıt altına alınacağını da gösterir.

Arıza ve kurtarma hizmetleri

Arıza müdahalesi ile mahsur kalan kişilerin kurtarılması aynı başlık altında değerlendirilmemelidir. Kurtarma çağrıları güvenlik ve aciliyet açısından farklı bir süreçtir.

Sözleşmede şu soruların cevabı bulunmalıdır:

1. Arıza bildirimi hangi telefon veya kanal üzerinden alınacak?
2. Mesai dışı çağrılar hizmet kapsamına dahil mi?
3. Mahsur kalma çağrılarında uygulanacak süreç nedir?
4. Arıza işçiliği bakım bedeline dahil mi?
5. Değiştirilen parçalar ayrıca mı ücretlendirilecek?
6. Şehir dışı veya uzak bölge servislerinde yol ücreti uygulanacak mı?

Belirsiz “7/24 hizmet” ifadesi yerine, hizmetin ne anlama geldiği açıklanmalıdır. Firma 7/24 telefonla çağrı kabul ediyor ancak yalnızca mahsur kalma durumlarına ücretsiz müdahale ediyorsa bu ayrım sözleşmede görünmelidir.

Dahil ve Hariç Hizmetler Nasıl Ayrılmalıdır?

Sözleşme kapsamını anlaşılır hâle getirmenin en kolay yollarından biri, hizmetleri “dahil”, “şarta bağlı” ve “hariç” olarak sınıflandırmaktır.

Hizmet veya işlem	Önerilen kapsam tanımı	Ücretlendirme yaklaşımı
Planlı aylık bakım	Sözleşmeye dahil	Aylık veya yıllık bakım bedeli içinde
Bakım kontrol formu	Sözleşmeye dahil	Ek ücret alınmaz
Yağlama ve temel ayarlar	Sözleşmeye dahil	Bakım bedeli içinde
Mahsur kalan kişiyi kurtarma	Şartları açıkça yazılmalı	Sözleşmeye göre dahil veya ayrıca ücretli
Arıza tespiti	Şartları açıkça yazılmalı	İşçilik dahil, parça hariç olabilir
Yedek parça değişimi	Çoğunlukla ayrıca tanımlanır	Teklif ve onay sonrası ücretlendirme
Periyodik kontrol eksiklikleri	Bakımdan ayrı değerlendirilir	Revizyon teklifi hazırlanabilir
Kullanıcı hatasından doğan hasar	Genellikle kapsam dışı	Tespit sonrası ayrıca fiyatlandırma
Elektrik kesintisi veya bina tesisatı sorunu	Genellikle kapsam dışı	İlgili bina teknik birimine yönlendirme
Modernizasyon ve büyük revizyon	Bakım kapsamı dışında	Ayrı keşif, teklif ve sözleşme
İnşaat, sıva veya boya işi	Genellikle kapsam dışı	Ayrı yüklenici veya ayrıca teklif
Vandalizm ve su baskını hasarı	Genellikle kapsam dışı	Hasar tespiti sonrası teklif

Bu tablo her firma için aynı olmak zorunda değildir. Bazı firmalar kapsamlı bakım paketlerinde belirli sarf malzemelerini veya küçük parçaları hizmet bedeline dahil edebilir. Önemli olan, müşterinin “tam bakım” veya “standart bakım” gibi paket isimlerinden ne anlaması gerektiğinin ayrıntılı biçimde açıklanmasıdır.

Örneğin “küçük parçalar dahildir” ifadesi yerine kapsama giren parçalar listelenebilir. Sigorta, ampul, bağlantı elemanı veya belirli sarf malzemeleri dahilse bunların adı yazılmalıdır. Aksi hâlde hangi parçanın küçük, hangisinin büyük kabul edileceği tartışmalı hâle gelir.

Periyodik Kontrol ile Bakım Hizmeti Birbirine Karıştırılmamalıdır

Bina yöneticilerinin sık yaptığı hatalardan biri, aylık bakım ile yıllık periyodik kontrolü aynı işlem olarak değerlendirmektir. Oysa bakım, sözleşmeli bakım firması tarafından yürütülen düzenli hizmettir. Periyodik kontrol ise ilgili idare adına yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilen ayrı bir uygunluk kontrolüdür.

Periyodik kontrol sırasında bakım sözleşmesi, bakım firmasına ait belgeler ve asansörle ilgili teknik kayıtlar incelenebilir. Bu nedenle sözleşmenin güncel, erişilebilir ve ilgili asansörü açıkça tanımlayan bir yapıda olması önemlidir. ([Sanayi Bakanlığı][2])

Bakım firması sözleşmede şu ayrımı yapabilir:

• Periyodik kontrol randevusuna teknik personel ile katılım
• Kontrol öncesinde genel hazırlık yapılması
• Kontrol sonucunda çıkan uygunsuzlukların değerlendirilmesi
• Revizyon gerektiren işler için ayrı teklif hazırlanması
• Yapılan düzeltmelerin kayıt altına alınması

Periyodik kontrolde tespit edilen her eksikliğin ücretsiz bakım kapsamında giderileceği yönünde genel bir taahhüt verilmesi, bakım firması açısından ciddi maliyet riski oluşturur. Çünkü bazı eksiklikler küçük bir ayarla giderilebilirken bazıları pano, kapı, halat, güvenlik tertibatı veya elektrik tesisatı üzerinde kapsamlı yenileme gerektirebilir.

Bu nedenle sözleşmede, rutin bakım işlemleri ile revizyon gerektiren işlerin sınırı açıkça belirtilmelidir.

Asansör Sözleşme Programı Kapsamı Nasıl Netleştirir?

Sözleşmeler Word dosyaları, basılı klasörler ve WhatsApp üzerinden gönderilen PDF belgeleriyle takip edildiğinde güncel sürümü bulmak zorlaşabilir. Özellikle yüzlerce asansöre hizmet veren firmalarda her bina için farklı fiyat, kapsam, ödeme günü ve yenileme tarihi bulunabilir.

Asansör sözleşme programı bu bilgileri belirli alanlar üzerinden standartlaştırabilir.

Hazır kapsam şablonları oluşturma

Firma, sunduğu hizmet modelleri için ayrı şablonlar hazırlayabilir:

• Standart bakım paketi
• İşçilik dahil bakım paketi
• Parça hariç kapsamlı bakım
• Site ve çoklu asansör paketi
• Kamu binası bakım sözleşmesi
• Fabrika veya yoğun kullanımlı tesis sözleşmesi

Her yeni müşteri için sıfırdan sözleşme yazmak yerine uygun şablon seçilir ve yalnızca binaya özel şartlar düzenlenir. Böylece satış personelinin yanlış kapsam sözü vermesi veya önemli bir maddeyi unutması riski azalır.

Tekliften sözleşmeye bilgi aktarımı

Müşteriye sunulan teklif ile imzalanan sözleşme arasında fiyat veya kapsam farkı oluşmamalıdır. Teklifte “arıza işçiliği dahil” yazarken sözleşmede bu ifadenin yer almaması ileride güven sorunu oluşturur.

Dijital bir süreçte teklif üzerindeki şu bilgiler sözleşmeye aktarılabilir:

• Hizmet verilecek asansörler
• Bakım birim fiyatı
• Toplam sözleşme bedeli
• İndirim oranı
• Ödeme planı
• Dahil hizmetler
• Hariç hizmetler
• Başlangıç ve bitiş tarihi

Asansorex gibi teklif ve sözleşme süreçlerini bakım kayıtlarıyla birlikte yöneten bir sistem, müşteriye sunulan şartların son sözleşmeye doğru biçimde aktarılmasını ve güncel belgenin tek merkezde saklanmasını kolaylaştırabilir.

Sürüm ve değişiklik takibi

Sözleşme görüşmeleri sırasında fiyat, ödeme süresi veya kapsam birkaç kez değişebilir. Dosyaların “son”, “son2”, “yeni son” şeklinde adlandırılması hataya açıktır.

Sözleşme programında her revizyon için tarih ve sürüm kaydı tutulması şu avantajları sağlar:

• Hangi maddelerin değiştiği görülebilir.
• Eski fiyat ile yeni fiyat karışmaz.
• Müşteriye yanlış PDF gönderme riski azalır.
• Onaylanan son sürüm kolayca bulunur.
• Sözlü değişiklikler yazılı revizyona dönüştürülebilir.

Kapsam Netliği Firma ve Bina Yöneticisine Ne Kazandırır?

Net sözleşme yalnızca hukuki bir tedbir değildir. Günlük operasyonun daha düzenli yürütülmesini sağlar.

Bakım firması açısından faydaları şunlardır:

• Ücretsiz yapılması beklenen plansız işler azalır.
• Teknisyen hangi işlemin sözleşmeye dahil olduğunu bilir.
• Parça değişiminde teklif ve onay süreci hızlanır.
• Satış ekibi standart paketler üzerinden teklif verir.
• Faturalandırma sırasında açıklama ihtiyacı azalır.
• Kârlılığı düşük veya yanlış fiyatlandırılmış sözleşmeler görülebilir.

Bina yöneticisi açısından ise hangi hizmet için ödeme yaptığı netleşir. Arıza çıktığında “Bu iş sözleşmeye dahil mi?” sorusunun cevabı kişilerin hafızasına değil, yazılı kapsama dayanır. Ayrıca yönetim değiştiğinde yeni yönetici, önceki görüşmeleri bilmek zorunda kalmadan sözleşme şartlarını inceleyebilir.

Teknisyen açısından da kapsam netliği önemlidir. Teknisyen, müşteriye anlık fiyat sözü vermek veya ofisi arayarak her işlem için bilgi almak yerine, yapılacak işin bakım kapsamında olup olmadığını kontrol edebilir. Kapsam dışı bir işlem gerekiyorsa fotoğraf, tespit notu ve parça bilgisiyle teklif sürecini başlatabilir.

Sözleşme Hazırlarken Yapılan Yaygın Hatalar

Kapsamı belirsizleştiren hataların çoğu, sözleşmeyi kısa tutma isteğinden veya eski bir şablonun kontrol edilmeden kullanılmasından kaynaklanır.

En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:

1. Sadece “bakım hizmeti” yazılması: Bakımın içeriği açıklanmadığı için taraflar farklı beklenti geliştirir.
2. Arıza ile kurtarmanın ayrılmaması: Gece arızası, normal arıza ve mahsur kalma çağrısı aynı kabul edilir.
3. Parça kapsamının belirsiz bırakılması: Hangi sarf veya parçaların dahil olduğu yazılmaz.
4. Asansör listesinin eklenmemesi: Özellikle sitelerde sözleşmeye dahil cihazlar karışabilir.
5. Revizyon işlerinin bakım kapsamında gösterilmesi: Büyük onarım maliyetleri bakım firmasının üzerinde kalabilir.
6. Fiyat artış yönteminin belirtilmemesi: Yenileme döneminde ücret tartışması yaşanabilir.
7. Ödeme tarihinin net olmaması: “Aylık ödeme” denir ancak son ödeme günü belirtilmez.
8. Sözlü vaatlerin sözleşmeye aktarılmaması: Satış görüşmesinde verilen taahhütler daha sonra ispatlanamaz.
9. Eski sözleşme sürümünün kullanılması: Güncel olmayan fiyat veya kapsam müşteriye gönderilebilir.
10. Fesih ve yenileme şartlarının eksik olması: Tarafların sözleşmeyi nasıl sonlandıracağı bilinmez.

Sözleşme imzalanmadan önce firma sahibi veya yetkili personel şu kontrolü yapmalıdır:

• Kapsamdaki asansörler doğru mu?
• Dahil hizmetler listelenmiş mi?
• Hariç hizmetler anlaşılır mı?
• Parça ve işçilik ayrımı yapılmış mı?
• Acil çağrı koşulları yazılmış mı?
• Ödeme planı açık mı?
• Başlangıç ve bitiş tarihleri doğru mu?
• Teklifteki şartlarla sözleşme aynı mı?
• Ekler sözleşmeyle birlikte paylaşılmış mı?
• Tarafların onayladığı sürüm kayıt altına alınmış mı?

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım sözleşmesine tüm yedek parçalar dahil midir?

Hayır. Yedek parçaların sözleşmeye dahil olup olmadığı tarafların kararlaştırdığı bakım paketine göre değişir. Parça dahil bir hizmet sunuluyorsa kapsama giren parçalar, istisnalar ve değişim koşulları açıkça yazılmalıdır.

Arıza müdahalesi bakım ücretine dahil olmak zorunda mı?

Arıza müdahalesinin ücretlendirme yöntemi sözleşmede belirlenir. Bazı firmalar arıza tespitini ve işçiliği bakım bedeline dahil ederken kullanılan parçaları ayrıca fiyatlandırır. Mesai dışı çağrılar için farklı koşullar uygulanabilir.

Periyodik kontrolde çıkan eksiklikler ücretsiz giderilir mi?

Her eksikliğin ücretsiz giderileceği varsayılmamalıdır. Rutin bakım ve ayarla çözülebilecek konular bakım kapsamında olabilir. Parça değişimi, modernizasyon veya kapsamlı revizyon gerektiren işler için ayrıca teklif hazırlanabilir.

Sözleşmede asansör kimlik numarası bulunmalı mı?

Sözleşmeye konu olan cihazların karışmaması için asansör kimlik numarası, bina adresi ve cihaz özelliklerinin yazılması faydalıdır. Özellikle birden fazla asansörü bulunan sitelerde cihaz listesinin ek olarak sunulması kapsam netliğini artırır.

Dijital onayla sözleşme süreci yönetilebilir mi?

Sözleşme taslağının paylaşılması, revizyonların izlenmesi ve müşteri onayının kayıt altına alınması dijital olarak yönetilebilir. Kullanılacak onay veya imza yönteminin işlemin niteliğine ve firmanın hukuki süreçlerine uygun seçilmesi gerekir.

Asansör sözleşme programı yenileme tarihini takip eder mi?

Uygun bir sözleşme programı başlangıç, bitiş ve yenileme tarihlerini kaydedebilir; yaklaşan sözleşmeler için hatırlatma oluşturabilir. Böylece süresi dolan sözleşmelerin fark edilmemesi veya eski fiyatla hizmet verilmeye devam edilmesi riski azalır.

Özet

Asansör bakım sözleşmesinde kapsam netliği; bakım firması, teknisyen ve bina yöneticisi arasındaki beklentileri aynı noktada buluşturur. Hangi asansörlerin sözleşmeye dahil olduğu, bakım sıklığı, arıza müdahalesi, kurtarma hizmetleri, parça değişimleri, periyodik kontrol desteği ve ödeme şartları açıkça yazılmalıdır.

Dahil ve hariç hizmetlerin tablo hâlinde gösterilmesi, müşterinin sözleşmeyi daha kolay anlamasını sağlar. Teklif ile sözleşme arasındaki bilgilerin uyumlu olması ve yapılan her değişikliğin yeni sürüm olarak saklanması da ileride doğabilecek anlaşmazlıkları azaltır.

Bu süreci Asansorex gibi bir asansör sözleşme programı üzerinden yürütmek; sözleşmeleri asansör ve bina kayıtlarıyla ilişkilendirmeyi, yenileme tarihlerini takip etmeyi ve onaylanan son kapsamı gerektiğinde hızlıca görüntülemeyi kolaylaştırabilir. Böylece sözleşme, yalnızca arşivlenen bir belge olmaktan çıkar ve bakım operasyonunu yönlendiren aktif bir çalışma kaydına dönüşür.