Asansör Sözleşme Programı Satın Alma Briefi

İÇERİK

Bir Asansör Sözleşme Programı satın alma kararı, yalnızca “hangi yazılım daha ucuz?” sorusuyla verilmemelidir. Çünkü bakım firmasının sözleşme operasyonu; müşteri portföyünü, aylık bakım gelirini, fiyat artışlarını, yenilemeleri, tahsilatı ve müşteri ilişkilerini doğrudan etkiler. Yüzlerce bina ile çalışan bir firmada birkaç sözleşmenin yenileme tarihinin unutulması bile ciddi gelir kaybına dönüşebilir. Bu nedenle yazılım arayışına başlamadan önce kısa fakat ayrıntılı bir satın alma briefi hazırlanması gerekir. Bu rehberde, firma sahibinin hangi ihtiyaçları tanımlaması gerektiğini, teknisyenlerin hangi verilere erişmesi gerektiğini ve bina yöneticisi tarafındaki beklentilerin nasıl değerlendirilmesi gerektiğini adım adım ele alacağız.

Satın Alma Briefi Neden Gereklidir?

Birçok asansör firması yazılım araştırmasına doğrudan demo talep ederek başlar. Demo sırasında onlarca özellik gösterilir; ancak firmanın gerçekten hangi özelliklere ihtiyacı olduğu önceden belirlenmediği için karar süreci karışabilir.

Satın alma briefinin amacı, yazılım sağlayıcısına ve firma içindeki karar vericilere aynı sorunun cevabını vermektir:

Bu yazılım hangi operasyonel problemi çözmek için satın alınıyor?

Örneğin 80 asansöre bakım veren bir işletmenin ihtiyacı ile 1.500 asansörlük portföy yöneten bir firmanın beklentileri aynı değildir.

Küçük bir firmada temel ihtiyaç sözleşme tarihlerini ve fiyatları takip etmek olabilir. Daha büyük bir organizasyonda ise şu başlıklar kritik hale gelebilir:

• Sözleşme yenileme tarihleri
• Otomatik hatırlatmalar
• Fiyat artış dönemleri
• Sözleşme kapsamındaki hizmetler
• Revizyon geçmişi
• Dijital belge arşivi
• Cari hesap bağlantısı
• Bakım planı bağlantısı
• Tekliften sözleşmeye dönüşüm
• Şube veya personel bazlı yetkilendirme
• Sözleşme portföy raporları

Brief hazırlanmadığında yazılım karşılaştırması özellik sayısına göre yapılır. Oysa doğru yöntem, işletmenin gerçek süreçlerine göre değerlendirme yapmaktır.

Mevcut Sözleşme Sürecinizi Önce Haritalayın

Yeni bir Asansör Sözleşme Programı araştırmadan önce mevcut süreci birkaç adımda yazılı hale getirmek gerekir.

Örneğin tipik bir bakım firmasında süreç şu şekilde ilerleyebilir:

1. Potansiyel müşteriye bakım teklifi hazırlanır.
2. Teklif üzerinde fiyat veya kapsam revizyonu yapılır.
3. Teklif onaylanır.
4. Bakım sözleşmesi hazırlanır.
5. Bina, müşteri ve asansör bilgileri sözleşmeyle eşleştirilir.
6. Aylık bakım planı oluşturulur.
7. Sözleşme süresi boyunca hizmet verilir.
8. Yenileme tarihi yaklaşınca müşteriyle görüşülür.
9. Yeni fiyat veya yeni koşullar belirlenir.
10. Sözleşme yenilenir veya müşteri portföyden çıkarılır.

Bu sürecin Excel, Word, e-posta ve mesajlaşma uygulamaları arasında bölünmesi yönetimi zorlaştırır.

Örneğin satış personeli Word üzerinden sözleşme hazırlarken muhasebe Excel'de fiyat tutuyor, saha ekibi başka bir uygulamada bina bilgilerini görüntülüyor olabilir. Böyle bir yapıda verilerin birbirinden kopması kaçınılmazdır.

Satın alma briefinde şu soruya mutlaka cevap verilmelidir:

Yeni sistem hangi dağınık araçların yerine geçecek?

Asansör Sözleşme Programı İçin Temel İhtiyaçları Belirleyin

Bir yazılım satın alma briefinde özellik listesi hazırlanırken “olsa güzel olur” ile “olmazsa olmaz” özellikler ayrılmalıdır.

Aşağıdaki tablo başlangıç noktası olarak kullanılabilir.

İhtiyaç	Öncelik	Kontrol Edilecek Nokta
Sözleşme oluşturma	Kritik	Hazır şablon kullanılabiliyor mu?
Yenileme takibi	Kritik	Bitiş tarihinden önce hatırlatma var mı?
Fiyat bilgisi	Kritik	Güncel ve geçmiş fiyat görülebiliyor mu?
Müşteri bağlantısı	Kritik	Sözleşme bina ve müşteriyle eşleşiyor mu?
Belge arşivi	Yüksek	Eski sözleşmeler saklanabiliyor mu?
Revizyon geçmişi	Yüksek	Değişikliklerin geçmişi takip ediliyor mu?
Yetkilendirme	Yüksek	Personel sadece gerekli verilere erişebiliyor mu?
Raporlama	Yüksek	Yenilenecek ve kaybedilen sözleşmeler raporlanabiliyor mu?
Teklif bağlantısı	Orta/Yüksek	Onaylanan teklif sözleşmeye aktarılabiliyor mu?
Dijital onay	Orta	Müşteri onay süreci dijital yürütülebiliyor mu?

Bu tablo her firmada farklı olabilir. Önemli olan, demoya girmeden önce kendi öncelik sıralamanızı oluşturmaktır.

Sözleşme Yenileme Süreci Briefin Merkezinde Olmalı

Asansör bakım firmalarının en değerli varlıklarından biri düzenli gelir oluşturan bakım portföyüdür. Bu nedenle satın alınacak sistemin yenileme yönetimi özellikle incelenmelidir.

Örneğin 400 sözleşmeli bir firmada her ay onlarca farklı sözleşmenin süresi dolabilir. Yenileme işlemleri personelin takvimine veya hafızasına bırakılırsa görüşmeler gecikebilir.

İdeal bir sistemde sözleşmeler şu şekilde filtrelenebilmelidir:

• 30 gün içinde sona erecekler
• 60 gün içinde sona erecekler
• 90 gün içinde sona erecekler
• Yenileme görüşmesi başlayanlar
• Teklif gönderilenler
• Yenilenenler
• Yenilenmeyenler

Böylece firma sahibi yalnızca toplam müşteri sayısını değil, önümüzdeki dönemde risk altında olan bakım cirosunu da görebilir.

Fiyat Artışı Yönetimi

Bir diğer önemli konu fiyat güncellemeleridir.

Örneğin bir binanın aylık bakım bedeli 2.500 TL ise yeni dönem için 3.000 TL teklif edilebilir. Eski fiyatın sistemde kaybolmaması önemlidir.

Satın alma briefine şu beklentiler yazılabilir:

• Mevcut bakım bedelini gösterme
• Eski sözleşme fiyatlarını saklama
• Yeni dönem fiyatını kaydetme
• Fiyat değişiklik tarihini izleme
• Yenileme teklifini sözleşmeye dönüştürme

Bu kayıtlar, özellikle yüzlerce sözleşmesi olan firmalarda fiyat politikasının kontrol altında tutulmasını kolaylaştırır.

Sözleşme Kapsamı Açık Şekilde Takip Edilebilmeli

Her bakım sözleşmesinin kapsamı aynı olmayabilir.

Bazı müşterilerde yalnızca standart periyodik bakım hizmeti bulunurken bazı sözleşmeler farklı hizmet veya parça koşulları içerebilir.

Bu nedenle yazılımda yalnızca “sözleşme var” bilgisinin tutulması yeterli değildir.

Firma şu bilgilere kolay ulaşabilmelidir:

• Sözleşme başlangıç tarihi
• Sözleşme bitiş tarihi
• Aylık veya yıllık hizmet bedeli
• Sözleşmeye bağlı bina
• Sözleşmeye bağlı asansörler
• Hizmet kapsamı
• Ödeme periyodu
• Özel şartlar
• Sözleşme dosyası
• Önceki sözleşmeler

Bu bilgiler özellikle arıza veya parça değişimi sırasında önem kazanır.

Örneğin bina yöneticisi belirli bir parçanın bakım sözleşmesine dahil olduğunu düşünebilir. Firma personelinin güncel sözleşmeye hızlı ulaşabilmesi, gereksiz anlaşmazlıkların önüne geçebilir.

Saha personeline ise her ticari detayın açılması gerekmeyebilir. Teknisyenin hizmet kapsamıyla ilgili ihtiyaç duyduğu bilgileri görmesi, fiyat ve finansal detayların ise ilgili personele açık olması daha sağlıklı bir yetkilendirme yaklaşımıdır.

Teklif, Sözleşme ve Cari Takip Birbirinden Kopmamalı

Satın alma briefinde yalnızca sözleşme ekranına odaklanmak önemli bir hata olabilir.

Gerçek operasyon genellikle şu zincirden oluşur:

Teklif → Sözleşme → Bakım Planı → Hizmet → Cari → Tahsilat → Yenileme

Bu süreçler farklı sistemlerde yürütüldüğünde aynı bilginin birkaç kez girilmesi gerekir.

Örneğin satış personeli müşteri bilgilerini teklif sistemine girer. Teklif kabul edildiğinde aynı müşteri tekrar sözleşme dosyasına yazılır. Ardından muhasebe programında yeniden cari açılır. Son olarak bakım planlama ekranında bina tekrar oluşturulur.

Her tekrar veri hatası riskidir.

Bu nedenle yazılım değerlendirmesinde şu senaryo özellikle test edilmelidir:

Demo Sırasında Uygulanabilecek Test

Örnek bir müşteri oluşturun ve yazılım sağlayıcısından şu süreci canlı göstermesini isteyin:

1. Müşteriyi sisteme ekleyin.
2. Bina ve asansörü tanımlayın.
3. Bakım teklifi hazırlayın.
4. Teklif fiyatını revize edin.
5. Teklifi onaylanmış duruma getirin.
6. Teklifi sözleşmeye dönüştürün.
7. Sözleşme bitiş tarihini belirleyin.
8. Yenileme hatırlatmasını gösterin.
9. İlgili bakım bedelinin cari hesapla nasıl bağlantı kurduğunu inceleyin.

Bu küçük test, uzun bir özellik sunumundan çok daha fazla bilgi verir.

Asansorex gibi bakım ve operasyon süreçlerini aynı yapıda takip eden sistemlerde sözleşmenin müşteri, bina, bakım ve cari kayıtlarla bağlantılı tutulması, verilerin farklı dosyalarda dağılmasını azaltabilir.

Kullanıcı Yetkileri ve Veri Güvenliği Briefte Yer Almalı

Sözleşmeler ticari açıdan hassas bilgiler içerir. Müşteri fiyatları, özel indirimler ve sözleşme koşulları tüm personelin erişimine açık olmamalıdır.

Bu nedenle satın alma briefinde kullanıcı rollerinin nasıl çalışacağı belirtilmelidir.

Örneğin:

Firma Sahibi

• Tüm sözleşmeleri görüntüleyebilir.
• Fiyatları görebilir.
• Yenileme raporlarını inceleyebilir.
• Personel yetkilerini belirleyebilir.

Satış veya Ofis Personeli

• Teklif hazırlayabilir.
• Sözleşme oluşturabilir.
• Yenileme süreçlerini takip edebilir.

Teknisyen

• Kendisine gerekli bina ve asansör bilgilerini görür.
• Hizmet kapsamına ilişkin gerekli açıklamalara erişir.
• Ticari fiyat bilgilerine erişimi sınırlandırılabilir.

Bu noktada önemli olan yalnızca “yetkilendirme var mı?” sorusu değildir.

Daha doğru soru şudur:

Hangi kullanıcı hangi bilgiyi görebiliyor ve hangi işlemi değiştirebiliyor?

Raporlama Beklentilerini Önceden Yazın

Yazılım satın alındıktan sonra en sık ihtiyaç duyulan alanlardan biri raporlamadır.

Firma sahibi şu soruların cevaplarını birkaç saniyede görebilmek isteyebilir:

• Toplam kaç aktif sözleşmem var?
• Bu ay kaç sözleşmenin süresi doluyor?
• Önümüzdeki üç ayda kaç sözleşme yenilenecek?
• Hangi sözleşmeler yenilenmedi?
• Yenilenmeyen sözleşmelerin toplam aylık değeri nedir?
• Hangi müşterilere yeni fiyat teklif edildi?
• Hangi sözleşmelerde eski fiyat devam ediyor?
• Hangi müşteri veya bölgede sözleşme kaybı daha yüksek?

Satın alma briefine bu soruları doğrudan yazmak faydalıdır.

Çünkü “gelişmiş raporlama var” ifadesi tek başına yeterince açıklayıcı değildir. İhtiyacınız olan raporları isimleriyle belirtirseniz demo sırasında gerçekten mevcut olup olmadığını test edebilirsiniz.

Satın Alma Öncesi Teknik ve Ticari Sorular

Yazılımın özellikleri kadar hizmet modeli de önemlidir.

Satın alma görüşmesinde aşağıdaki sorular mutlaka sorulmalıdır:

• Kurulum ücrete dahil mi?
• Mevcut müşteri ve sözleşme verileri aktarılabiliyor mu?
• Veri aktarımını kim yapıyor?
• Eğitim veriliyor mu?
• Teknik destek hangi kanallardan sağlanıyor?
• Kullanıcı veya asansör sayısında sınır var mı?
• Ek kullanıcı ücretli mi?
• Güncellemeler pakete dahil mi?
• Sözleşme ve müşteri verileri dışarı aktarılabiliyor mu?
• Yedekleme politikası nedir?
• Mobil kullanım mevcut mu?
• Yazılım internet kesintilerinden nasıl etkileniyor?
• Yeni özellikler için ek ücret talep ediliyor mu?
• Abonelik yenileme koşulları nelerdir?

Özellikle veri sahipliği konusunda net olunmalıdır.

Firmanızın yıllar boyunca oluşturduğu müşteri, sözleşme ve bakım kayıtlarının gerektiğinde dışarı aktarılabilmesi önemli bir satın alma kriteridir.

Örnek Asansör Sözleşme Programı Satın Alma Briefi

Aşağıdaki kısa şablon, yazılım firmalarına gönderilecek satın alma talebinde kullanılabilir.

Firma yapısı

• Bakım verilen asansör sayısı:
• Aktif sözleşme sayısı:
• Ofis kullanıcı sayısı:
• Saha personeli sayısı:
• Şube sayısı:

Mevcut kullanılan sistem

• Excel
• Word
• Masaüstü program
• Farklı bir bulut yazılımı
• Kağıt arşiv

Temel beklentiler

• Sözleşme oluşturma
• Şablon kullanımı
• Tekliften sözleşmeye dönüşüm
• Yenileme hatırlatma
• Fiyat geçmişi
• Dijital belge arşivi
• Müşteri ve bina bağlantısı
• Bakım planıyla entegrasyon
• Cari hesap bağlantısı
• Yetkilendirme
• Raporlama

Veri aktarımı

• Mevcut müşteri sayısı:
• Aktarılacak bina sayısı:
• Aktarılacak sözleşme sayısı:
• Mevcut veri formatı:

Destek beklentisi

• İlk kurulum desteği
• Personel eğitimi
• Veri aktarımı
• Teknik destek
• Güncelleme desteği

Bu brief birkaç sayfalık teknik doküman olmak zorunda değildir. Bir sayfalık net bir liste bile yazılım karşılaştırmasının çok daha sağlıklı yapılmasını sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Sözleşme Programı ne işe yarar?

Asansör bakım firmalarının müşteri sözleşmelerini, başlangıç ve bitiş tarihlerini, bakım fiyatlarını, yenileme süreçlerini ve ilgili belgeleri merkezi olarak takip etmesini sağlar. Gelişmiş sistemlerde sözleşmeler müşteri, bina, bakım ve finans kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.

Küçük bir asansör firması için sözleşme programı gerekli midir?

Sözleşme sayısı az olduğunda Excel ile takip mümkün olabilir. Ancak müşteri portföyü büyüdükçe yenileme tarihleri, fiyat güncellemeleri ve eski belgelerin takibi zorlaşır. Bu nedenle büyümeyi planlayan firmalarda erken aşamada düzenli bir sistem oluşturmak avantaj sağlar.

Satın alma briefi kaç sayfa olmalıdır?

Genellikle bir veya iki sayfa yeterlidir. Önemli olan dokümanın uzunluğu değil; kullanıcı sayısı, sözleşme adedi, gerekli özellikler, veri aktarımı ve destek beklentileri gibi başlıkların açık şekilde tanımlanmasıdır.

Sözleşme yenileme hatırlatması ne zaman yapılmalı?

Firmanın satış sürecine göre değişir. Genel uygulamada sözleşme bitişinden birkaç hafta veya birkaç ay önce yenileme sürecinin başlatılması tercih edilebilir. Yazılımın farklı sürelerde hatırlatma tanımlamaya izin vermesi faydalıdır.

Teklif ve sözleşme aynı sistemde mi olmalı?

Zorunlu değildir ancak ciddi operasyonel kolaylık sağlar. Onaylanan teklifin tekrar veri girişi yapılmadan sözleşmeye dönüştürülebilmesi, fiyat ve müşteri bilgilerindeki hata riskini azaltır.

Asansorex sözleşme takibinde nasıl kullanılabilir?

Asansorex içinde müşteri, bina, asansör, bakım ve sözleşme kayıtlarının aynı operasyon yapısında tutulması mümkündür. Böylece firma, sözleşme takibini saha ve bakım süreçlerinden tamamen bağımsız bir dosya sistemi olarak yönetmek zorunda kalmaz.

Özet

Doğru Asansör Sözleşme Programı seçimi, yüzlerce özellik arasından en kapsamlı yazılımı bulmak değil, firmanızın gerçek operasyonuna en uygun sistemi belirlemek anlamına gelir. Bunun için satın alma sürecinden önce aktif sözleşme sayınızı, kullanıcı rollerinizi, yenileme yönteminizi, fiyat yönetiminizi, raporlama beklentilerinizi ve veri aktarımı ihtiyacınızı açıkça tanımlayın.

Özellikle sözleşme yenileme hatırlatmaları, fiyat geçmişi, müşteri ve bina bağlantısı, kullanıcı yetkileri, veri dışa aktarma ve teknik destek konularını demo sırasında uygulamalı olarak test edin. Böylece yalnızca bugünkü ihtiyacı karşılayan değil, bakım portföyünüz büyüdüğünde dağınıklığı önleyecek bir sistem seçebilirsiniz.