Asansör Sözleşme Programında Bitiş Tarihi Alarmı

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında sözleşme sayısı arttıkça, bitiş tarihlerini yalnızca hafızayla, masaüstü takvimiyle veya dağınık Excel dosyalarıyla takip etmek zorlaşır. Bir sözleşmenin yenileme tarihi gözden kaçtığında firma yalnızca tahsilat gecikmesi yaşamaz; müşterinin başka bir bakım firmasıyla görüşmesine, fiyat pazarlığının kontrolsüz başlamasına ve hizmet devamlılığının belirsizleşmesine de zemin hazırlanır.

Asansör sözleşme programında bitiş tarihi alarmı, sözleşme sona ermeden belirlenen günlerde ilgili çalışanları bilgilendirerek yenileme sürecinin planlı biçimde yürütülmesini sağlar. Ancak alarmın faydalı olabilmesi için yalnızca “sözleşme yarın bitiyor” şeklinde çalışması yeterli değildir. Doğru müşteri, doğru çalışan, doğru zaman ve doğru aksiyon birlikte tanımlanmalıdır.

Asansör Sözleşmelerinde Bitiş Tarihi Neden Kritik?

Bakım sözleşmesi, asansör firması ile bina yönetimi arasındaki hizmet kapsamını, bakım sıklığını, ücretlendirmeyi, ödeme koşullarını, arıza hizmetlerini ve tarafların sorumluluklarını belirleyen temel belgedir. Sözleşmenin bitiş tarihinin takip edilmemesi, operasyonun sözleşmesiz veya eski fiyat üzerinden devam etmesine neden olabilir.

Örneğin bir bakım firmasının 350 aktif asansörü olduğunu düşünelim. Bu asansörler 120 farklı bina veya işletmeye ait olabilir. Sözleşmeler aynı ayda başlamadığı için yılın farklı dönemlerinde sona erecektir. Firma sahibi bütün tarihleri aklında tutamaz. Satış personeli değişebilir, müşteri temsilcisi izinli olabilir veya sözleşme dosyası yanlış klasöre kaldırılabilir.

Bitiş tarihinin kaçırılması şu sonuçları doğurabilir:

• Yenileme görüşmesine geç başlanması
• Eski fiyatla hizmet verilmeye devam edilmesi
• Bina yöneticisinin alternatif firma aramaya başlaması
• Hizmet kapsamı konusunda anlaşmazlık yaşanması
• Tahsilat ve faturalandırma planının bozulması
• Sözleşmesi biten müşteriye bakım planı oluşturulması
• Firma sahibinin aylık yenileme potansiyelini görememesi
• Müşteri kaybının ancak bakım listesi hazırlanırken fark edilmesi

Bu nedenle sözleşme bitiş tarihi yalnızca hukuki bir tarih değil, aynı zamanda satış, müşteri ilişkileri, finans ve saha planlama tarihi olarak değerlendirilmelidir.

En etkili alarm sistemi, yalnızca yaklaşan tarihi göstermez; ilgili çalışana ne yapması gerektiğini de bildirir.

Bitiş Tarihi Alarmı Nasıl Çalışmalıdır?

Temel çalışma mantığı oldukça basittir. Sözleşme sisteme kaydedilirken başlangıç tarihi, bitiş tarihi, yenileme yöntemi ve sorumlu çalışan tanımlanır. Program, sözleşme bitiş tarihine kalan süreyi takip eder ve belirlenen günlerde bildirim oluşturur.

Ancak iyi bir sözleşme programında alarm yalnızca tek bir tarihe bağlı kalmamalıdır. Yenileme süreci aşamalı yönetilmelidir.

90 Gün Önce: Ticari Hazırlık

Uzun süreli veya yüksek bedelli sözleşmelerde ilk alarm bitiş tarihinden yaklaşık 90 gün önce oluşturulabilir. Bu aşamada müşteriye hemen teklif gönderilmesi gerekmez. Öncelikle firmanın kendi hazırlığını yapması gerekir.

Kontrol edilmesi gereken başlıca noktalar şunlardır:

• Sözleşmedeki asansör sayısı
• Mevcut bakım bedeli
• Yıl içinde oluşan arıza sayısı
• Kullanılan yedek parça ve işçilik maliyeti
• Müşterinin ödeme düzeni
• Bakım ekibinin harcadığı ortalama süre
• Ulaşım ve rota maliyeti
• Mevcut hizmet kapsamı
• Müşteriyle yaşanan açık talepler
• Yeni dönem için uygulanacak fiyat

Bu inceleme sonucunda sözleşmenin aynı koşullarla mı, yeni fiyatla mı veya farklı hizmet kapsamıyla mı yenileneceği belirlenir.

60 Gün Önce: Müşteri Görüşmesi

İkinci alarm, müşteriyle ilk yenileme görüşmesinin yapılmasını hatırlatabilir. Bina yöneticisinin değişmesi, yönetim toplantısı yapılması veya bütçe onayı alınması zaman alabileceği için görüşmenin son haftaya bırakılmaması önemlidir.

Bu aşamada müşteriye doğrudan fiyat göndermek yerine önce mevcut hizmet değerlendirilmelidir. Örneğin:

• Geçmiş dönemde kaç bakım yapıldığı
• Arızalara ne kadar sürede müdahale edildiği
• Hangi parçaların değiştirildiği
• Açık revizyon veya eksikliklerin bulunup bulunmadığı
• Yeni dönemde müşterinin beklentilerinin ne olduğu

Bu bilgiler görüşmeyi yalnızca fiyat pazarlığı olmaktan çıkarır ve hizmet kalitesinin konuşulmasını sağlar.

30 Gün Önce: Teklif ve Onay Takibi

Üçüncü alarm, yenileme teklifinin hazırlanması veya gönderilen teklifin takip edilmesi için kullanılabilir. Teklif gönderilmiş ancak cevap alınmamışsa sorumlu çalışan müşteriyi arayabilir.

Bu tarihte hâlâ teklif oluşturulmadıysa sistem kaydı gecikmiş olarak işaretlenebilir. Böylece firma sahibi hangi sözleşmelerde yenileme sürecinin aksadığını görebilir.

7 Gün Önce: Son Kontrol

Son hafta alarmı, sözleşme durumunun netleştirilmesi için kullanılmalıdır. Sözleşme imzalandıysa yeni dönem kaydı açılmalı; imzalanmadıysa hizmetin nasıl devam edeceği müşteriye yazılı olarak bildirilmelidir.

Sözleşmenin sessizce sona ermesi ve bakım hizmetinin aynı şekilde sürdürülmesi, ilerleyen dönemde ödeme veya hizmet kapsamı tartışmalarına neden olabilir.

Önerilen Sözleşme Alarm Takvimi

Her sözleşme için aynı alarm planı kullanılmak zorunda değildir. Küçük bir apartmanın standart bakım sözleşmesiyle hastane, fabrika, alışveriş merkezi veya toplu konut sözleşmesinin yenileme süreci aynı olmayabilir.

Alarm zamanı	Yapılacak işlem	Sorumlu kişi	Beklenen sonuç
90 gün önce	Maliyet ve kârlılık analizi	Firma sahibi veya finans sorumlusu	Yeni dönem fiyatının belirlenmesi
60 gün önce	Müşteri memnuniyeti ve ihtiyaç görüşmesi	Müşteri temsilcisi	Yenileme şartlarının öğrenilmesi
30 gün önce	Teklifin hazırlanması ve gönderilmesi	Satış veya sözleşme sorumlusu	Yazılı teklif sunulması
15 gün önce	Teklif durumunun takip edilmesi	Müşteri temsilcisi	İtirazların ve taleplerin alınması
7 gün önce	Son onay ve imza kontrolü	Firma sahibi veya yetkili çalışan	Yenilemenin kesinleştirilmesi
Bitiş günü	Sözleşme durumunun güncellenmesi	Sözleşme sorumlusu	Aktif, yenilendi veya sona erdi kaydı
7 gün sonra	Kaybedilen sözleşme analizi	Firma sahibi	Kaybın nedeninin raporlanması

Bu takvim örnek bir başlangıç noktasıdır. Firmanın müşteri yapısına, sözleşme değerine ve karar süreçlerine göre alarm aralıkları değiştirilebilir.

Alarm Bildiriminde Hangi Bilgiler Bulunmalı?

“Bir sözleşmenin süresi dolmak üzere” şeklindeki genel bir bildirim çalışan için yeterli değildir. Kullanıcının başka bir sayfaya girip bilgileri tek tek araması zaman kaybettirir.

Alarm ekranında veya bildirim içeriğinde mümkün olduğunca şu bilgiler yer almalıdır:

1. Müşteri veya bina adı
2. Sözleşme numarası
3. Başlangıç ve bitiş tarihi
4. Kalan gün sayısı
5. Sözleşmedeki asansör sayısı
6. Mevcut bakım bedeli
7. Ödeme şekli
8. Sorumlu çalışan
9. Son müşteri görüşmesinin tarihi
10. Yenileme teklifinin durumu
11. Açık tahsilat veya borç bilgisi
12. Yapılması gereken bir sonraki işlem

Örneğin bildirim şu şekilde olabilir:

Güneş Apartmanı bakım sözleşmesinin bitmesine 30 gün kaldı. Yenileme teklifi henüz oluşturulmadı. Sorumlu: Ayşe Yılmaz.

Bu bildirim, çalışana yalnızca tarihi değil, eksik aksiyonu da gösterir.

Sözleşme Alarmı Kurarken Yapılan Hatalar

Sözleşme programı kullanmak tek başına tarihlerin kaçırılmayacağını garanti etmez. Yanlış veya eksik veri girilirse sistem de yanlış zamanda uyarı verir.

Bitiş Tarihi Yerine Son Bakım Tarihini Girmek

Bakım tarihi ile sözleşme bitiş tarihi birbirinden farklıdır. Aylık bakımın yapıldığı gün, sözleşmenin yenileneceği tarih anlamına gelmez. Sözleşme kartında başlangıç ve bitiş tarihleri belge üzerinden doğrulanmalıdır.

Tek Bir Alarm Tanımlamak

Sözleşmenin bitmesine bir gün kala gelen alarm çoğu zaman geç kalınmış bir uyarıdır. Özellikle yönetim kurulu veya kat malikleri onayı gereken binalarda karar süreci haftalar sürebilir.

Alarmı Yalnızca Bir Kişiye Göndermek

Sözleşme sorumlusu izinli olduğunda veya firmadan ayrıldığında alarm görülmeyebilir. Kritik sözleşmelerde bildirim hem sorumlu çalışana hem de firma sahibine yönlendirilebilir.

Otomatik Yenilemeyi Kontrol Etmemek

Bazı sözleşmelerde yenileme, fesih bildirimi veya fiyat güncelleme şartları bulunabilir. Programdaki “otomatik yenilenir” seçeneği, sözleşme metni incelenmeden işaretlenmemelidir.

Yenilenen Sözleşmenin Tarihini Güncellememek

Müşteri sözleşmeyi imzaladıktan sonra eski bitiş tarihi sistemde kalırsa gereksiz bildirimler devam eder. Yeni sözleşme dönemi ayrı bir kayıt veya revizyon olarak oluşturulmalıdır.

Alarm Sonucunu Kaydetmemek

Müşteri arandıktan sonra görüşme notu eklenmezse başka bir çalışan aynı müşteriyi tekrar arayabilir. Bu durum müşteride düzensiz bir firma algısı oluşturur.

Bitiş Tarihi Alarmı ile Periyodik Kontrol Tarihi Karıştırılmamalı

Bakım sözleşmesinin sona erme tarihi ile asansörün periyodik kontrol tarihi aynı kavram değildir. Sözleşme tarihi, bakım firmasıyla bina sorumlusu arasındaki ticari ve hizmet ilişkisini ilgilendirir. Periyodik kontrol ise ilgili mevzuat kapsamında yetkili kuruluşlar tarafından yürütülen ayrı bir süreçtir.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, asansörlerin işletilmesi, bakımı, garanti hizmetleri ve bina sorumlusuyla bakım firmalarının yükümlülüklerine ilişkin çerçeveyi düzenler. Ancak her bakım sözleşmesinin süresi, fiyatı, yenileme şekli ve özel şartları imzalanan sözleşmeye göre değerlendirilmelidir. ([Sanayi Bakanlığı][1])

Bu nedenle programda ayrı alanlar kullanılmalıdır:

• Bakım sözleşmesi bitiş tarihi
• Bir sonraki bakım tarihi
• Periyodik kontrol tarihi
• Teklif geçerlilik tarihi
• Tahsilat vadesi
• Revizyon tamamlanma tarihi

Tüm bu tarihlerin tek bir “hatırlatma tarihi” alanında tutulması, yanlış aksiyon alınmasına neden olabilir.

Firma Sahibi, Teknisyen ve Bina Yöneticisi Açısından Faydaları

Firma Sahibi Açısından

Firma sahibi, önümüzdeki 30, 60 veya 90 gün içinde ne kadar sözleşmenin sona ereceğini görebilir. Bu görünürlük, gelecek dönem gelir tahmini yapılmasını kolaylaştırır.

Örneğin önümüzdeki ay 18 sözleşmenin yenileneceği görülüyorsa firma:

• Yenileme hedefi belirleyebilir
• Fiyat çalışmasını önceden hazırlayabilir
• Riskli müşterileri ayırabilir
• Tahmini aylık gelirini hesaplayabilir
• Satış ekibinin takip performansını ölçebilir

Teknisyen Açısından

Teknisyen doğrudan sözleşme pazarlığı yapmasa bile sahada müşterinin memnuniyetini etkileyen en önemli kişidir. Sözleşmesi yakında bitecek bir binada açık arıza, eksik bakım formu veya çözümlenmemiş talep varsa yenileme görüşmesi zorlaşabilir.

Bu nedenle teknisyene, sözleşmenin yakında biteceği bilgisi gösterilerek açık işlerin kapatılması sağlanabilir. Ancak teknisyenin ticari fiyatlara veya gerekli olmayan sözleşme detaylarına erişmesi şart değildir. Yetki, görev ihtiyacına göre sınırlandırılmalıdır.

Bina Yöneticisi Açısından

Bina yöneticisi, sözleşme bitmeden önce yeni dönem koşullarını incelemek için zaman kazanır. Son gün gelen fiyat artışı veya acele imza talebi yerine, bakım performansı ve yeni teklif birlikte değerlendirilebilir.

Planlı yenileme süreci, bina yönetimi ile bakım firması arasındaki güveni artırır. Ayrıca hizmetin hangi tarihte, hangi kapsamla ve hangi ücretle devam edeceği daha açık hâle gelir.

Asansorex ile Sözleşme Yenileme Sürecini Düzenlemek

Sözleşme sayısı arttığında kayıtları farklı dosyalarda tutmak yerine tek sistemde toplamak önemli bir operasyon avantajı sağlar. Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımlarında sözleşme başlangıç-bitiş tarihleri, müşteri bilgileri, teklif durumu ve ilgili operasyon kayıtları aynı müşteri altında takip edilebilir.

Böylece firma, yaklaşan sözleşmeleri önceden görerek müşteriye zamanında ulaşabilir; yenilenen, bekleyen veya kaybedilen sözleşmeleri birbirinden ayırabilir. Alarm sisteminin asıl faydası, tarih hatırlatmaktan çok yenileme sürecini ölçülebilir bir iş akışına dönüştürmesidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Sözleşme bitiş alarmı kaç gün önce kurulmalıdır?

Standart bakım sözleşmelerinde 60, 30, 15 ve 7 gün önce alarm kurulması genel olarak kullanışlıdır. Büyük işletmelerde veya yönetim kurulu onayı gereken projelerde ilk alarm 90 ya da 120 gün öncesine alınabilir.

Her müşteri için aynı alarm süresi kullanılmalı mı?

Hayır. Küçük apartmanlar, fabrikalar, hastaneler, alışveriş merkezleri ve kamu binaları farklı karar süreçlerine sahip olabilir. Sözleşme değerine ve müşterinin onay yapısına göre farklı alarm şablonları kullanılabilir.

Sözleşme yenilendiğinde eski kayıt silinmeli mi?

Eski kayıt silinmemelidir. Önceki sözleşme dönemi geçmiş kayıt olarak saklanmalı, yeni dönem ayrı bir sözleşme veya revizyon kaydı olarak oluşturulmalıdır. Böylece fiyat ve kapsam değişiklikleri daha sonra karşılaştırılabilir.

Alarm yalnızca firma sahibine mi gönderilmelidir?

Alarmın ilgili sözleşmeden sorumlu çalışana gönderilmesi daha verimlidir. Kritik veya yüksek bedelli sözleşmelerde firma sahibi de bilgilendirilebilir. Böylece iş tek kişiye bağımlı kalmaz.

Bitiş tarihi alarmı otomatik yenileme anlamına gelir mi?

Hayır. Alarm yalnızca yaklaşan tarihi bildirir. Sözleşmenin otomatik yenilenip yenilenmediği, fesih bildirim süresi ve fiyat değişikliği şartları imzalanan sözleşme metnine göre kontrol edilmelidir.

Sözleşme alarmı müşteri kaybını tamamen önler mi?

Tek başına önlemez. Ancak yenileme görüşmesinin geç başlamasını engeller ve riskli müşterilerin daha erken fark edilmesini sağlar. Hizmet kalitesi, fiyat, iletişim ve tahsilat düzeni de müşteri devamlılığında belirleyicidir.

Özet

Asansör sözleşme programında bitiş tarihi alarmı kullanmak, bakım sözleşmelerinin son güne bırakılmasını önler. Etkili bir alarm planı; 90, 60, 30, 15 ve 7 gün gibi farklı aşamalarda maliyet analizi, müşteri görüşmesi, teklif hazırlama, onay ve imza kontrolü yapılmasını sağlamalıdır.

Sistemin doğru çalışması için sözleşme bitiş tarihi; bakım tarihi, periyodik kontrol tarihi ve tahsilat vadesinden ayrı tutulmalıdır. Yenilenen sözleşmeler güncellenmeli, müşteri görüşmeleri kaydedilmeli ve sorumlular açık biçimde belirlenmelidir.

Asansorex gibi sektöre özel bir sözleşme takip yazılımı kullanmak, yaklaşan yenilemeleri tek ekranda görmeyi ve sözleşme sürecini firma sahibi, saha ekibi ve müşteri açısından daha düzenli yönetmeyi kolaylaştırır.