Asansör Sözleşme Yönetim Yazılımı Demo Skor Kartı

İÇERİK

Bir yazılım demosunda sözleşme listesinin düzenli görünmesi, bakım firmanızın sözleşme süreçlerini rahatça yürüteceği anlamına gelmez. Asıl değerlendirme; yaklaşan yenilemenin bulunması, yeni ücretin doğru kaydedilmesi, eski belgenin korunması ve bina yöneticisi değiştiğinde iletişim bilgilerinin güncellenmesi sırasında yapılır. Asansör Sözleşme Yönetim Yazılımı demo skor kartı, bu işlemleri aynı ölçütlerle sınamanızı sağlar. Bu rehberde örnek bir sözleşme üzerinden demo hazırlamayı, özelliklere ağırlık vermeyi ve sonucu satın alma kararına dönüştürmeyi öğreneceksiniz.

Demo skor kartı hangi sorunu çözer?

Bakım firmalarında sözleşme bilgileri çoğu zaman birkaç farklı yerde bulunur. İmzalı belge klasördedir, güncel ücret hesap tablosundadır, yenileme tarihi ofis çalışanının takvimindedir. Bina yöneticisinin telefon numarası ise son görüşmeyi yapan personelin telefonunda kalabilir.

Demo sırasında bu dağınıklığın gerçekten giderilip giderilmediğini anlamak gerekir. Yalnızca “Sözleşme ekleyebiliyor musunuz?” sorusu yeterli değildir. Eklenen sözleşmenin bulunması, değiştirilmesi, yenilenmesi ve gerektiğinde başka bir çalışana devredilmesi de denenmelidir.

Skor kartı üç açıdan yarar sağlar:

• Farklı yazılımları aynı iş senaryosu üzerinden karşılaştırırsınız.
• Firma sahibi ile ofis çalışanının beklentilerini ortak bir ölçekte toplarsınız.
• Satış görüşmesinde verilen sözlerle demoda görülen sonuçları ayırırsınız.
• Satın alma öncesinde hangi eksiklerin giderilmesi gerektiğini belirlersiniz.

Örneğin bir çözüm etkileyici raporlar sunarken sözleşme yenilemek için bilgilerin yeniden girilmesini gerektirebilir. Başka bir çözüm daha sade görünür, ancak yenileme işlemini daha az adımda tamamlar. Skor kartı, günlük iş yüküne etkisi yüksek olan bu farkı görünür kılar.

Demo öncesinde gerçek bir test dosyası hazırlayın

Demoya boş bir ekranla başlamak değerlendirmeyi zayıflatır. Kendi işleyişinizi temsil eden, kişisel bilgileri değiştirilmiş örnek kayıtlar hazırlayın. Böylece satıcının hazır örnekleri yerine firmanızın karşılaştığı durumları denersiniz.

Örnek bakım sözleşmesini tanımlayın

Aşağıdaki bilgiler bir test kaydı için yeterlidir:

• Müşteri: Örnek Apartmanı.
• Sözleşmeye bağlı asansör sayısı: Üç.
• Başlangıç tarihi: 1 Ekim 2026.
• Bitiş tarihi: 30 Eylül 2027.
• Yenileme görüşmesinin başlayacağı tarih: Bitişten 45 gün önce.
• Bakım bedeli: Yalnızca test amacıyla belirlenen örnek tutar.
• Ödeme düzeni: Aylık.
• İletişim kişisi: Örnek bina yöneticisi.
• Ek belge: İmzalı sözleşmeyi temsil eden örnek PDF.

Ücretin asansör başına mı, bina toplamı olarak mı kaydedileceğini önceden belirtin. Vergi dahil veya hariç gösteriminin de anlaşılır olmasını isteyin. Bu aşamadaki amaç piyasa fiyatını tartışmak değil, yazılımın tutarı hangi anlamda sakladığını görmektir.

Üç farklı durum ekleyin

Tek bir aktif sözleşme, yazılımın sınırlarını göstermeyebilir. Test dosyasına yenilemesi yaklaşan bir sözleşme, süresi dolmuş bir sözleşme ve henüz onaylanmamış bir teklif ekleyin.

Ayrıca aynı müşterinin iki ayrı binasını tanımlayın. Yazılımın müşteri, bina ve asansör ilişkisini nasıl kurduğunu inceleyin. Bir binanın sözleşme değişikliği diğer binanın kayıtlarını etkiliyorsa, gerçek kullanımda karışıklık yaşanabilir.

Ağırlıklı demo skor kartını oluşturun

Her özelliğe eşit puan vermek, önemsiz bir ayrıntının kritik bir eksikliği örtmesine yol açabilir. Sözleşme yenilemesini sık kaçıran bir firma için tarih takibi, belgenin görsel düzeninden daha yüksek ağırlık taşımalıdır.

Aşağıdaki kart, başlangıç için kullanılabilecek örnek bir değerlendirme modelidir. Ağırlıkları firmanızın ihtiyaçlarına göre değiştirebilirsiniz; toplamın 100 kalmasına dikkat edin.

Değerlendirme alanı	Ağırlık	Demoda uygulanacak test	Başarılı sonuç
Sözleşme kaydı ve ilişkilendirme	15	Bir müşterinin iki binasına ayrı sözleşme ekleyin	Bina ve asansör bağlantıları karışmadan korunur
Yenileme ve tarih takibi	20	Önümüzdeki 45 gün içinde bitecek sözleşmeleri bulun	İlgili kayıtlar eksiksiz listelenir
Ücret ve değişiklik geçmişi	15	Yeni dönem bakım bedelini kaydedin	Önceki dönem tutarı ve geçerlilik tarihleri görülebilir
Belge ve sürüm takibi	15	Eski ve yeni sözleşme belgelerini ekleyin	Güncel belge ile geçmiş belgeler ayırt edilir
Arama ve raporlama	10	Bölge, sorumlu kişi ve duruma göre filtreleyin	İstenen liste doğru kayıtlarla hazırlanır
Yetki ve kayıt geçmişi	10	İki farklı kullanıcıyla görüntüleme ve değişiklik deneyin	Yetkiler uygulanır, önemli değişiklikler izlenebilir
Günlük kullanım kolaylığı	10	Ofis çalışanı sözleşme yenilemesini tamamlasın	İşlem sürekli yardım gerektirmeden yapılır
Veri aktarımı ve dışa aktarım	5	Örnek listeyi içeri alın ve tekrar dışarı çıkarın	Temel bilgiler kontrol edilebilir biçimde taşınır

Bu tabloda her satırın karşısına 0–5 arasında puan, kısa bir gözlem ve varsa eksik yazın. “Kullanımı güzel” gibi belirsiz notlar yerine “Bitiş tarihine göre filtre çalıştı, sorumlu kişi filtresi bulunamadı” şeklinde somut ifadeler kullanın.

Özellikleri 0–5 arasında nasıl puanlamalısınız?

Puanlama ölçeği demo başlamadan belirlenmelidir. Aksi halde ilk yazılıma sert, sonraki yazılıma daha esnek davranabilirsiniz.

Önerilen ölçek şöyledir:

• 0 puan: Özellik bulunmuyor veya test tamamlanamıyor.
• 1 puan: İhtiyaç ancak yazılım dışında yoğun manuel işlemle karşılanıyor.
• 2 puan: İşlem kısmen yapılabiliyor, önemli eksikler bulunuyor.
• 3 puan: Temel ihtiyaç karşılanıyor, bazı ek adımlar gerekiyor.
• 4 puan: Senaryo eksiksiz tamamlanıyor, kullanımda küçük güçlükler var.
• 5 puan: Senaryo eksiksiz ve anlaşılır biçimde, gereksiz tekrar olmadan tamamlanıyor.

Ağırlıklı puanı şu şekilde hesaplayabilirsiniz:

Alan puanı = Verilen puan / 5 × Alan ağırlığı

Örneğin yenileme takibine 4 puan verdiyseniz ve alanın ağırlığı 20 ise sonuç 16 puandır. Bütün alanların sonuçlarını topladığınızda yazılımın 100 üzerinden toplam puanı ortaya çıkar.

Henüz geliştirilmemiş bir özellik için verilen sözü mevcut özellik gibi puanlamayın. “Planlanıyor” bilgisini ayrı bir not olarak kaydedin. Satın alma açısından vazgeçilmezse, özelliğin teslim edilmesini ve yeniden denenmesini karar koşulu haline getirin.

Demoda mutlaka çalıştırılacak beş senaryo

Skor kartının değeri, gerçekten uygulanmış testlerden gelir. Her yazılımda aşağıdaki senaryoları aynı sırayla deneyin.

1. Yaklaşan yenilemeleri bulun

Bitiş tarihleri farklı en az beş örnek sözleşme oluşturun. Sonra önümüzdeki 45 gün içinde bitecek olanları listeleyin.

Süresi zaten dolmuş bir sözleşmenin bu listeye nasıl dahil edildiğini kontrol edin. Aktif, süresi dolmuş ve yenileme görüşmesi devam eden kayıtların birbirinden ayrılması gerekir. Ayrıca hatırlatmanın kime, hangi kanaldan ve ne zaman iletildiğini sorun; mümkünse örnek bildirimle doğrulayın.

2. Yeni dönem ücretini kaydedin

Örnek sözleşmenin yeni dönem bakım bedelini değiştirin. Ardından eski döneme dönerek önceki tutarı kontrol edin.

Yeni fiyatın geçmiş kayıtların üzerine yazılması, daha sonra bina yöneticisiyle yapılan görüşmelerde belirsizlik oluşturabilir. Eski ücret, yeni ücret ve değişikliğin geçerli olduğu tarih birlikte anlaşılmalıdır. Sözleşme bedelinin tahakkuk veya faturalandırma süreçlerine etkisi varsa ayrıca gösterilmesini isteyin.

3. Bina yöneticisini değiştirin

Eski yöneticinin yerine yeni iletişim kişisini ekleyin. Güncel bildirimlerin yeni kişiye yöneldiğini kontrol edin.

Geçmiş sözleşme belgelerinde bulunan imza ve taraf bilgilerinin korunmasıyla güncel iletişim bilgilerinin değiştirilmesi farklı işlemlerdir. Demoda bu ayrımın nasıl ele alındığını görün. İletişim kişisini güncellemek, geçmiş belgenin içeriğini değiştirmemelidir.

4. Yenilenmiş belgeyi ekleyin

İlk sözleşmeye ek olarak yeni dönem belgesini yükleyin. Hangi belgenin güncel olduğunu ofis çalışanının kolayca anlayıp anlayamadığını değerlendirin.

Asansorex gibi bir bakım ve yönetim yazılımını değerlendirirken sözleşme bilgilerinin ilgili müşteri ve asansör kayıtlarıyla birlikte nasıl takip edildiğini demoda görmek, ofis ile saha arasındaki bilgi akışını sınamanıza yardımcı olur.

5. Sözleşme portföyünü dışarı çıkarın

Aktif sözleşmeleri, bitiş tarihlerini ve bedellerini içeren bir liste alın. Dosyayı açıp örnek kayıtlarla karşılaştırın.

Başında sıfır bulunan kodların bozulması, tarihlerin farklı biçimde aktarılması veya tutarların metin olarak gelmesi gibi sorunları inceleyin. Dışa aktarımın hangi bilgileri kapsadığı açık olmalıdır. Belge dosyalarının ayrıca nasıl alınacağını da öğrenin.

Toplam puanı satın alma kararına dönüştürün

Toplam skor, karar için yararlı bir göstergedir; tek başına yeterli değildir. Firmanızın vazgeçilmez ihtiyaçlarını ayrıca tanımlayın.

Örneğin aşağıdaki maddeleri kritik kabul koşulu yapabilirsiniz:

1. Sözleşme bitiş tarihleri doğru listelenmeli.
2. Eski sözleşme belgesine erişim korunmalı.
3. Yeni dönem ücreti geçmiş dönemden ayrılmalı.
4. Yetkisiz kullanıcı önemli sözleşme bilgilerini değiştirememeli.
5. Temel sözleşme listesi dışarı aktarılabilmeli.

Örnek karar modelinde 85 ve üzeri puan alan çözüm kısa listeye alınabilir. 70–84 arası sonuçta eksiklerin günlük işe etkisi incelenebilir. 70 altındaki sonuç ise ihtiyaçlarla belirgin uyumsuzluk gösterebilir. Bu eşikler evrensel bir standart değildir; kurum içi karşılaştırma amacıyla önerilmiştir.

Kritik koşulu karşılamayan bir çözümü, toplam puanı yüksek diye doğrudan seçmeyin. Eksik için geçici bir yöntem öneriliyorsa bunu da test edin. Her ay ayrıca tablo hazırlamak gerekiyorsa, bu işin süresini kullanım maliyetine ekleyin.

Son aşamada kısa listedeki çözümü sınırlı sayıda gerçek kayıtla pilot kullanıma alın. Ofis çalışanının kendi başına işlem yapması, satıcının yaptığı sunumdan daha güçlü bir değerlendirme sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Demo skor kartını kim doldurmalı?

Firma sahibi ile sözleşmeleri günlük olarak takip eden ofis çalışanı birlikte doldurmalıdır. Teknisyenin sözleşme kapsamına veya müşteri bilgilerine erişmesi bekleniyorsa, ilgili kullanım senaryosunu bir saha çalışanı da denemelidir. Puan farklılıklarını ortalamadan önce nedenlerini konuşun.

Bir demo için kaç sözleşme yeterlidir?

İlk değerlendirmede beş ila on örnek kayıt kullanılabilir. Sayıdan daha önemli olan çeşitliliktir. Aktif, süresi dolmuş, yenilemesi yaklaşan ve birden fazla asansörü kapsayan sözleşmeler bulunmalıdır. Pilot kullanımda firmanızın diğer özel durumlarını da ekleyebilirsiniz.

Hatırlatma bulunması tam puan almak için yeterli mi?

Yeterli değildir. Hatırlatmanın doğru tarihte, doğru kişiye ve anlaşılır içerikle ulaşması gerekir. Bildirim görülmediğinde ilgili sözleşmenin listeden takip edilip edilemediğini de kontrol edin. Tek bir bildirim kanalı, günlük takip ihtiyacını tamamen karşılamayabilir.

Yüksek puan alan yazılım her zaman en uygun seçenek midir?

Her zaman değildir. Kurulum, veri aktarımı, destek kapsamı ve toplam kullanım bedeli ayrıca değerlendirilmelidir. Skor kartı işlevsel uygunluğu ölçer. Satın alma kararında çalışanların kullanımı, sözleşme koşulları ve hizmet kapsamı da belirleyicidir.

Demoda gösterilmeyen özelliğe puan verilebilir mi?

Doğrulanmamış özelliği yüksek puanla değerlendirmeyin. İlgili satırı “doğrulanmadı” diye işaretleyip ek demo isteyin. Özellik kritikse, test tamamlanmadan nihai karşılaştırmayı bitirmeyin. Ekran görüntüsü, işlemin baştan sona çalıştığını tek başına göstermez.

Özet

Asansör Sözleşme Yönetim Yazılımı demo skor kartı, yazılım seçimini ölçülebilir iş sonuçlarına bağlar. Gerçekçi örnekler hazırlayın, bütün çözümlerde aynı senaryoları uygulayın ve yenileme, ücret geçmişi, belge takibi gibi alanlara ihtiyacınıza uygun ağırlık verin.

Asansorex'i değerlendirirken de aynı kartı kullanarak sözleşme takibinin mevcut çalışma düzeninize nasıl uyduğunu inceleyebilirsiniz. Kararınızın dayanağı, çalışanınızın doğru sözleşmeyi bulması ve yenileme işlemini güvenilir biçimde tamamlaması olsun.