Asansör Tahsilat Programı ile Tahsilat Ekibi Rutini

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında tahsilat problemi çoğu zaman müşterinin ödeme yapmamasından önce takibin düzensiz olmasından kaynaklanır. Bir bina yöneticisine üç kez farklı personelin telefon açması, başka bir müşterinin iki ay hiç aranmaması, ödeme sözü verilen tarihin unutulması veya yapılan tahsilatın cari hesaba geç işlenmesi şirketin nakit akışını doğrudan bozar. Portföy büyüdükçe Excel dosyası, WhatsApp mesajı ve personelin kişisel notlarıyla yürütülen tahsilat düzeni sürdürülebilir olmaktan çıkar.

İyi kullanılan bir asansör tahsilat programı, yalnızca kimin ne kadar borcu olduğunu gösteren bir ekran değildir. Asıl değer; tahsilat ekibinin sabah hangi müşteriden başlayacağını, kimlerin aranacağını, ödeme sözü verenlerin ne zaman tekrar kontrol edileceğini ve gün sonunda neyin raporlanacağını belirleyen standart bir çalışma düzeni oluşturmasıdır. Bu yazıda asansör bakım firmalarının uygulanabilir bir günlük, haftalık ve aylık tahsilat rutini nasıl kurabileceğini ele alacağız.

Tahsilat Ekibinde En Büyük Sorun: Kimin Ne Yapacağının Belirsiz Olması

Asansör firmalarında finans operasyonu genellikle şirket büyüdükçe doğal şekilde gelişir. İlk yıllarda tahsilatı firma sahibi takip eder. Portföy büyüdüğünde sekreter, ön muhasebe çalışanı veya müşteri temsilcisi de sürece katılır. Bir süre sonra aynı müşteriyi birden fazla kişinin aradığı, bazı borçların ise kimsenin sorumluluğunda olmadığı bir yapı ortaya çıkabilir.

Sorun çoğu zaman personel sayısı değildir. Standart bir tahsilat rutininin bulunmamasıdır.

Örneğin bir bina yönetiminin üç aylık bakım bedeli gecikmiş olsun. Muhasebe çalışanı pazartesi günü yöneticiyi arar ve cuma günü ödeme yapılacağı bilgisini alır. Bu bilgi yalnızca çalışanın ajandasında veya WhatsApp konuşmasında kalırsa cuma günü kontrol edilmesi tamamen kişinin hafızasına bağlıdır.

Doğru sistemde ise süreç şu şekilde ilerlemelidir:

1. Borçlu cari belirlenir.
2. Müşteriyle yapılan görüşme kaydedilir.
3. Ödeme sözü ve tarihi işlenir.
4. Belirlenen tarihte tekrar kontrol edilir.
5. Ödeme geldiyse cari hesap kapatılır.
6. Ödeme gelmediyse yeni takip aksiyonu oluşturulur.

Böylece tahsilat, "Bugün kimi arasak?" yaklaşımından çıkarak ölçülebilir bir iş akışına dönüşür.

Günlük Tahsilat Rutini Nasıl Kurulmalı?

Tahsilat personelinin güne bütün borçlu müşterileri tek tek inceleyerek başlaması verimsizdir. Öncelikle aksiyon gerektiren hesapların ayrılması gerekir.

Sabah yapılacak ilk kontrol üç gruba odaklanabilir:

• Vadesi bugün dolan alacaklar
• Vadesi geçmiş ve henüz görüşülmemiş hesaplar
• Daha önce ödeme sözü vermiş ancak ödeme tarihi gelen müşteriler

Bu yöntem özellikle yüzlerce bakım sözleşmesi bulunan firmalarda ciddi zaman kazandırır.

Sabah kontrolü

Günün ilk bölümünde tahsilat sorumlusu toplam açık bakiyeye bakmak yerine bugün işlem yapılması gereken carileri belirlemelidir.

Örneğin sistemde 600.000 TL toplam açık alacak bulunabilir. Ancak bunun 350.000 TL'sinin vadesi henüz gelmediyse bütün listeyi takip etmeye çalışmanın anlamı yoktur. Tahsilat ekibinin asıl çalışma listesi, vadesi geçmiş veya bugün aksiyon gerektiren alacaklardan oluşmalıdır.

Görüşmelerin kaydedilmesi

Telefon görüşmesi sonucunda yalnızca "arandı" bilgisi yeterli değildir. Görüşmenin sonucu da kayıt altında olmalıdır.

Pratik sonuç seçenekleri şöyle olabilir:

• Ödeme bugün yapılacak
• Belirli bir tarihe ödeme sözü verildi
• Yöneticiye ulaşılamadı
• Muhasebe yetkilisine yönlendirildi
• Fatura veya hesap ekstresi istendi
• Borca itiraz edildi
• Tekrar aranması gerekiyor

Bu kayıtların amacı çalışanı denetlemek değil, aynı müşteriye bir sonraki temasın doğru bilgiyle yapılmasını sağlamaktır.

Gün sonu kapanışı

Tahsilat ekibinin günü yalnızca "kaç telefon açıldı?" sorusuyla kapatmaması gerekir. Önemli olan sonuçtur.

Gün sonunda en az şu rakamlar kontrol edilmelidir:

Gösterge	Neden takip edilmeli?	Örnek kontrol
Günlük tahsilat	Nakit girişini gösterir	Bugün ne kadar ödeme geldi?
Görüşülen cari sayısı	İş yükünü gösterir	Kaç müşteriyle temas edildi?
Ödeme sözü alınan tutar	Yakın dönem nakit beklentisini gösterir	Önümüzdeki 7 gün için ne kadar söz var?
Tutulmayan ödeme sözleri	Riskli müşterileri belirler	Söz verdiği halde ödeme yapmayan kim?
Ulaşılamayan müşteriler	Tekrar aksiyon gerektirir	Hangi cariler yeniden aranmalı?
Vadesi geçen yeni borçlar	Yeni risk oluşumunu gösterir	Bugün hangi hesaplar gecikmeye düştü?

Bu tablo günlük rutinin temelini oluşturur.

Her Borçlu Müşteriye Aynı Şekilde Yaklaşmayın

Tahsilat ekiplerinin yaptığı önemli hatalardan biri, 2.000 TL gecikmiş borcu bulunan müşteriyle yüksek bakiyeli ve uzun süredir ödeme yapmayan müşteriyi aynı öncelikte değerlendirmektir.

Tahsilat sırasını yalnızca borç tutarına göre belirlemek de yeterli değildir.

Örneğin 40.000 TL borcu bulunan ancak vadesi henüz gelmemiş kurumsal müşterinin aciliyeti, 15.000 TL borcu 90 gündür geciken bir bina yönetiminden daha düşük olabilir.

Bu nedenle asansör cari takip sürecinde en az üç unsur birlikte değerlendirilmelidir:

Borç tutarı: Yüksek bakiyeli hesaplar nakit akışında daha büyük etki oluşturur.

Gecikme süresi: Borç yaşlandıkça tahsilat ihtimali ve müşteri ilişkisi açısından risk artabilir.

Müşteri geçmişi: Her ay düzenli olarak birkaç gün geciken ancak ödeme yapan müşteriyle sürekli ödeme sözü verip tutmayan müşteri aynı değildir.

Firma kendi portföyüne göre basit bir öncelik sistemi oluşturabilir. Örneğin 0–30 gün gecikenler normal takip, 31–60 gün gecikenler yakın takip, daha uzun süredir açık kalanlar ise firma yöneticisinin ayrıca değerlendireceği hesaplar olarak ayrılabilir. Bunlar mevzuattan gelen zorunlu süreler değil, şirket içi tahsilat disiplini oluşturmak için kullanılabilecek örnek sınıflandırmalardır.

Ödeme Sözü Takibi Tahsilatın Kritik Noktasıdır

Tahsilat görüşmelerinin önemli bölümü "Bu hafta gönderiyoruz", "Cuma günü ödeme yapacağız" veya "Ayın 15'inde hesabınıza geçer" gibi cevaplarla sonuçlanır.

Asıl tahsilat problemi genellikle burada başlar.

Müşteri ödeme sözü verdiğinde çalışan dosyayı kapatıyorsa birkaç gün sonra yapılması gereken kontrol unutulabilir. Bu nedenle ödeme sözü ayrı bir takip kalemi olarak görülmelidir.

Örneğin pazartesi günü 18.500 TL borcu bulunan bir bina yöneticisi cuma günü ödeme yapacağını bildirdi. Cuma sabahı tahsilat ekibinin çalışma listesinde bu hesap otomatik olarak tekrar görünmelidir.

Ödeme gerçekleşmişse işlem kapanır.

Gerçekleşmemişse görüşmenin yeni sonucu kaydedilir. Böylece müşteri geçmişine bakıldığında kaç kez ödeme sözü verdiği ve bu sözleri ne ölçüde yerine getirdiği görülebilir.

Bu bilgi özellikle firma sahibi açısından değerlidir. Çünkü sürekli ödeme sözü verip yerine getirmeyen müşterilere karşı bakım sözleşmesinin ticari şartlarının yeniden değerlendirilmesi gerekebilir.

Asansorex gibi asansör firmalarının operasyon ve finans süreçlerini birlikte takip edebildiği yazılımlarda cari hareketlerin, tahsilatların ve müşteri bilgilerinin aynı düzen içinde tutulması; saha operasyonu ile ofis arasındaki bilgi kopukluğunu azaltmaya yardımcı olur.

Haftalık Tahsilat Toplantısı 15–20 Dakikayı Geçmemeli

Tahsilat yönetiminin yalnızca günlük telefon görüşmelerinden oluşması yeterli değildir. Haftada bir kez kısa bir değerlendirme yapılması, büyüyen riskleri erken fark etmeyi sağlar.

Toplantının amacı bütün carileri tek tek konuşmak olmamalıdır. Yalnızca istisnalar ve riskli hesaplar değerlendirilmelidir.

Örneğin toplantıda şu konular incelenebilir:

• Haftalık hedeflenen ve gerçekleşen tahsilat
• En yüksek gecikmiş 10 cari
• Birden fazla kez ödeme sözü verip ödemeyen müşteriler
• Fatura veya hesap uyuşmazlığı nedeniyle bekleyen alacaklar
• İletişim kurulamayan bina yöneticileri
• Uzun süredir açık kalan hesaplar
• Önümüzdeki hafta beklenen yüksek tutarlı ödemeler

Burada önemli bir ayrım vardır: Tahsilat problemi ile operasyon problemini karıştırmamak gerekir.

Müşteri "Bakım yapılmadığı için ödeme yapmıyorum" diyorsa konu yalnızca muhasebenin sorunu değildir. Bakım kayıtları kontrol edilmeli ve gerekiyorsa teknik ekipten bilgi alınmalıdır.

Benzer şekilde "Faturayı alamadım" diyen müşterinin haftalar boyunca tahsilat listesinde tutulması yerine fatura problemi hızlıca çözülmelidir.

İyi bir tahsilat rutini, borcun neden ödenmediğini de sınıflandırır.

Aylık Tahsilat Performansı Nasıl Ölçülmeli?

Ay sonunda yalnızca kasaya giren toplam paraya bakmak yanıltıcı olabilir. Çünkü bir ay yüksek tahsilat yapılmasının nedeni önceki aylardan kalan büyük bir borcun ödenmesi olabilir.

Bu nedenle tahsilat performansı birkaç farklı açıdan incelenmelidir.

Öncelikle ay başındaki açık alacak, ay içinde oluşan yeni borçlar ve yapılan tahsilatlar birlikte görülmelidir.

Basit bir örnek düşünelim:

Ay başında 400.000 TL açık alacak bulunuyor. Ay içinde 300.000 TL yeni bakım, parça ve hizmet borcu oluşuyor. Aynı dönemde 450.000 TL tahsil ediliyor.

Sadece 450.000 TL rakamına bakıldığında ay başarılı görünebilir. Ancak ay sonunda hâlâ 250.000 TL açık bakiye bulunmaktadır.

Daha önemlisi bu 250.000 TL'nin ne kadarının yeni, ne kadarının uzun süredir gecikmiş olduğudur.

Bu nedenle aylık değerlendirmede şu göstergeler birlikte okunmalıdır:

• Toplam açık alacak
• Vadesi geçmiş toplam tutar
• 0–30 günlük gecikmiş alacak
• 31–60 günlük gecikmiş alacak
• Daha uzun süredir açık kalan alacaklar
• Ay içinde tahsil edilen toplam tutar
• Verilen ödeme sözlerinin gerçekleşme oranı
• En yüksek riskli cariler

Firma sahibi bu veriler sayesinde "Satışımız iyi ama neden kasada para yok?" sorusuna daha net cevap verebilir.

Tahsilat Rutini Bina Yöneticisiyle İletişimi de İyileştirir

Düzenli tahsilat yalnızca bakım firmasının finansal çıkarını korumaz. Bina yöneticisi açısından da daha profesyonel bir iletişim sağlar.

Bir yöneticinin en çok rahatsız olduğu durumlardan biri aynı borç için farklı personellerden farklı bilgiler almaktır.

Bir çalışan 10.000 TL borç söylerken başka bir çalışan 15.000 TL bakiye bildiriyorsa güven hızla zedelenir. Benzer şekilde ödeme yapıldığı halde tekrar aranmak da müşteri deneyimini olumsuz etkiler.

Merkezi cari kayıt kullanıldığında ödeme işlendiği anda güncel bakiye üzerinden görüşme yapılabilir. Ayrıca önceki temas kayıtları görülebildiği için müşteriye sürekli aynı sorular sorulmaz.

Tahsilat iletişiminde kullanılacak dil de standartlaştırılmalıdır. İlk gecikmede nazik hatırlatma yapılırken, uzun süreli gecikmelerde daha net bir ödeme planı talep edilebilir.

Buradaki amaç müşteriyi baskı altına almak değil, bakım hizmetinin ticari devamlılığını sağlıklı şekilde yönetmektir.

Özellikle düzenli bakım sözleşmesiyle çalışan firmalarda tahsilat ilişkisi tek seferlik satıştan farklıdır. Bugün sert bir görüşmeyle ödeme alınsa bile aynı bina yöneticisiyle gelecek ay tekrar iletişim kurulacaktır. Bu nedenle kayıtlı, tutarlı ve profesyonel iletişim önemlidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör tahsilat programı ne işe yarar?

Asansör tahsilat programı; bina, müşteri veya cari bazında borçları, yapılan ödemeleri, geciken hesapları ve tahsilat geçmişini düzenli takip etmeye yardımcı olur. Daha gelişmiş kullanımda ödeme sözleri ve tahsilat aksiyonlarının da kayıt altında tutulması sağlanabilir.

Tahsilat ekibi her gün bütün borçluları aramalı mı?

Hayır. Bütün borçlu carileri her gün aramak hem verimsiz hem de müşteri ilişkileri açısından gereksizdir. Öncelik vadesi geçen, ödeme sözü bugün dolan veya daha önce ulaşılamayan hesaplara verilmelidir.

Küçük asansör firmalarının tahsilat programına ihtiyacı var mı?

Portföy küçükken manuel takip mümkün olabilir. Ancak müşteri, bina ve aylık bakım sayısı arttıkça ödeme geçmişini kişisel notlarla takip etmek zorlaşır. Özellikle birden fazla personel tahsilat sürecine dahil oluyorsa merkezi kayıt önemli hale gelir.

Tahsilat performansında sadece toplam tahsilata bakmak yeterli mi?

Yeterli değildir. Toplam tahsilatla birlikte vadesi geçmiş alacak, gecikme süresi, ödeme sözü verilen tutarlar ve uzun süredir kapanmayan cariler de değerlendirilmelidir.

Ödeme sözü neden ayrıca takip edilmelidir?

Çünkü tahsilat görüşmesinde verilen söz henüz tahsilat değildir. Müşterinin belirttiği tarihte ödeme gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilmezse gecikmiş borç yeniden unutulabilir. Bu nedenle söz tarihi ayrı bir aksiyon olarak kaydedilmelidir.

Tahsilat ile bakım operasyonu birlikte takip edilmeli mi?

Finansal kayıtların teknik operasyonla bağlantılı olması faydalıdır. Müşteri ödeme yapmama gerekçesi olarak bakım, arıza, fatura veya hizmetle ilgili bir sorun bildiriyorsa ilgili kayıtların hızlıca kontrol edilebilmesi tahsilat sürecini hızlandırır.

Özet

Asansör bakım firmalarında sağlıklı tahsilat yönetimi, ay sonunda borçlu listesini açıp müşterileri aramaktan ibaret değildir. Günlük aksiyon listesi, ödeme sözü takibi, gecikme sınıflandırması, haftalık risk kontrolü ve aylık performans değerlendirmesi birlikte yürütülmelidir.

En önemli kural ise sürecin çalışanların hafızasına bağlı olmamasıdır. Kimin arandığı, ne konuşulduğu, ne zaman ödeme sözü verildiği ve ödemenin gelip gelmediği kayıt altında tutulduğunda firma sahibi nakit akışını çok daha kontrollü yönetebilir.

Asansorex gibi bakım operasyonu ile cari ve tahsilat süreçlerini aynı çalışma düzeninde buluşturan çözümler, özellikle büyüyen asansör firmalarında bu rutinin standartlaştırılmasını kolaylaştırır. Böylece tahsilat ekibi günü rastgele aramalarla değil, hangi müşteriye neden ve ne zaman ulaşması gerektiğini bilerek yönetebilir.