Asansör Tahsilat Programı ROI Örnekleri

İÇERİK

Asansör bakım firmalarında kârlılığı yalnızca kaç asansöre bakım yapıldığı belirlemez. Yapılan bakımın ücretinin ne kadarının ve ne zaman tahsil edildiği de en az satış kadar önemlidir. Portföy büyüdükçe yüzlerce bina, farklı vade tarihleri, eksik ödemeler, geçmiş borçlar ve telefonla yapılan tahsilat hatırlatmaları ciddi bir operasyon yüküne dönüşür. Bu nedenle bir asansör tahsilat programının ROI'sini, yani yaptığı yatırımın firmaya ne kadar ekonomik geri dönüş sağladığını ölçmek gerekir.

ROI hesabı yalnızca "programa 30.000 TL verdim, 50.000 TL tahsilat yaptım" şeklinde yapılmamalıdır. Zaten tahsil edilecek bir bakım ücretinin daha erken tahsil edilmesi doğrudan 50.000 TL ek kâr anlamına gelmez. Doğru hesapta; personel zamanı, unutulan alacakların azalması, tahsilat süresinin kısalması, finansman ihtiyacının düşmesi ve operasyonel hataların önlenmesi birlikte değerlendirilmelidir.

Bu yazıda küçük, orta ve büyüyen asansör bakım firmaları için somut ROI örnekleri üzerinden tahsilat yazılımının ekonomik etkisini inceleyeceğiz.

Asansör Tahsilat Programında ROI Ne Anlama Gelir?

ROI, İngilizce Return on Investment ifadesinin kısaltmasıdır ve yapılan yatırımın sağladığı ekonomik faydayı ölçmek için kullanılır.

Temel hesap şöyledir:

ROI (%) = (Yıllık Fayda - Yıllık Yazılım Maliyeti) / Yıllık Yazılım Maliyeti x 100

Örneğin bir tahsilat programının yıllık toplam maliyeti 30.000 TL olsun. Firma program sayesinde yıl içinde ölçülebilir şekilde 75.000 TL ekonomik fayda elde ediyorsa:

ROI = (75.000 - 30.000) / 30.000 x 100

Sonuç:

ROI = %150

Bu, yatırılan her 1 TL'nin maliyet çıktıktan sonra yaklaşık 1,50 TL ek ekonomik fayda oluşturduğu anlamına gelir.

Ancak asansör sektöründe ROI'nin doğru hesaplanması için faydanın nereden geldiğini ayrı ayrı görmek gerekir.

Başlıca kaynaklar şunlardır:

• Tahsilat takibi için harcanan personel süresinin azalması
• Unutulan veya geç fark edilen borçların düşmesi
• Ortalama tahsilat süresinin kısalması
• Cari hesap hatalarının azalması
• Bina yöneticileriyle yapılan mutabakatların hızlanması
• Kimin ne kadar borcu olduğunun daha hızlı görülmesi
• Tahsilat görüşmelerinin sistematik hale gelmesi
• Yönetimin nakit akışını daha doğru tahmin edebilmesi

Özellikle yüzlerce bakım sözleşmesi bulunan firmalarda bu kalemlerin toplamı, yazılım lisans bedelinden çok daha yüksek olabilir.

ROI Hesabında En Çok Gözden Kaçan Maliyetler

Birçok firma yalnızca yazılım fiyatına bakar. Oysa manuel tahsilat yönetiminin de görünmeyen bir maliyeti vardır.

Personel zamanı

Bir çalışan her gün yalnızca 60 dakika boyunca Excel, WhatsApp, banka hareketleri ve cari kayıtlar arasında tahsilat kontrolü yapıyorsa ayda yaklaşık 22 saat iş gücü harcanır.

Saatlik toplam personel maliyetinin örnek olarak 300 TL olduğu varsayılırsa:

22 saat x 300 TL = 6.600 TL/ay

Yıllık maliyet yaklaşık:

6.600 TL x 12 = 79.200 TL

Tahsilat programı bu sürenin yarısını ortadan kaldırsa bile yaklaşık 39.600 TL değerinde zaman kazanımı ortaya çıkar.

Geciken tahsilatın finansman maliyeti

Bir başka görünmeyen maliyet de paranın geç tahsil edilmesidir.

Örneğin yıllık 6 milyon TL bakım ve hizmet tahsilatı bulunan bir firmanın ortalama tahsilat süresini 10 gün kısalttığını düşünelim.

Yaklaşık işletme sermayesi etkisi:

6.000.000 / 365 x 10 = 164.384 TL

Bu tutarın tamamı kâr değildir. Ancak firma bu 164 bin TL'yi daha erken kullanabildiği için kredi, kredi kartı, çek veya öz kaynak ihtiyacını azaltabilir.

Firmanın kendi yıllık finansman veya fırsat maliyetinin örnek olarak yüzde 30 olduğu kabul edilirse:

164.384 x %30 = yaklaşık 49.315 TL

Yani yalnızca tahsilat hızındaki iyileşmenin yıllık ekonomik karşılığı yaklaşık 49 bin TL olabilir.

ROI hesabında erken tahsil edilen paranın tamamını kazanç olarak yazmak yerine, erken erişilen nakdin firmaya sağladığı gerçek finansal avantajı hesaplamak daha sağlıklıdır.

Örnek 1: 100 Asansörlük Küçük Bakım Firması

100 asansörün bakımını yapan bir firma düşünelim. Firma sahibi tahsilatları büyük ölçüde kendisi takip ediyor ve ay sonunda bina yöneticilerini tek tek arıyor.

Örnek varsayımlar:

• Yıllık yazılım maliyeti: 30.000 TL
• Haftalık tahsilat takip süresi: 6 saat
• Yazılımla kazanılan süre: haftada 3 saat
• Saatlik iş gücü değeri: 300 TL
• Yıllık unutulan veya takipten düşen alacak: 15.000 TL
• Yazılım sonrası kurtarılan alacak: 10.000 TL

Zaman tasarrufu:

3 x 52 x 300 = 46.800 TL

Kurtarılan alacak:

10.000 TL

Toplam yıllık fayda:

46.800 + 10.000 = 56.800 TL

ROI:

(56.800 - 30.000) / 30.000 x 100 = yaklaşık %89

Bu örnekte yatırım yaklaşık yüzde 89 net geri dönüş üretmektedir.

Küçük firmalarda dikkat edilmesi gereken nokta şudur: Firma sahibi tahsilat için harcadığı zamanı "ücretsiz" kabul etmemelidir. Tahsilat listesi hazırlamak için kullanılan iki saat, satış görüşmesi, müşteri ziyareti veya operasyon yönetimi için kullanılamayan iki saattir.

Örnek 2: 300 Asansörlük Orta Ölçekli Firma

Portföy 300 asansöre çıktığında tablo değişmeye başlar. Artık yalnızca kaç kişinin ödeme yaptığı değil, hangi binanın hangi döneme ait borcunun kaldığı önem kazanır.

Örnek senaryo:

ROI Kalemi	Yıllık Ekonomik Fayda
Personel zaman tasarrufu	70.000 TL
Unutulan alacakların azaltılması	35.000 TL
Daha hızlı tahsilatın finansal etkisi	45.000 TL
Hatalı cari kayıtların azaltılması	15.000 TL
Toplam fayda	165.000 TL
Örnek yıllık yazılım maliyeti	35.000 TL

ROI hesabı:

(165.000 - 35.000) / 35.000 x 100 = yaklaşık %371

Bu senaryoda programın geri dönüşü çok daha yüksektir. Bunun temel nedeni yazılım fiyatının portföyle aynı oranda büyümemesine karşılık manuel operasyon maliyetinin müşteri sayısıyla birlikte hızla yükselmesidir.

Özellikle 200–300 asansörün üzerine çıkan firmalarda Excel tablosunda yalnızca "borç var/yok" bilgisi yeterli olmaz. Şu soruların birkaç saniye içinde cevaplanabilmesi gerekir:

• Bu bina kaç aydır ödeme yapmıyor?
• Son tahsilat ne zaman yapıldı?
• Toplam borcun ne kadarı vadesini geçti?
• Hangi müşterilerin düzenli gecikmesi var?
• Bu ay beklenen tahsilat toplamı nedir?
• Yapılan ödeme hangi cari hareketi kapattı?

Asansorex gibi asansör operasyonu ve cari takibi aynı yapı içinde ele alan bir sistemde bakım işlemleriyle cari hareketlerin ilişkilendirilmesi, tahsilat ekibinin farklı dosyalar arasında sürekli bilgi aramasını azaltabilir.

Örnek 3: 600 Asansörlük Büyüyen Firma

600 asansörlük bir portföyde tahsilat artık yalnızca muhasebenin işi değildir. Şirketin büyüme kapasitesini doğrudan etkileyen bir işletme sermayesi problemine dönüşebilir.

Örneğin aylık ortalama 1.200.000 TL tahakkuk oluşturan bir firma düşünelim.

Ortalama tahsilat gecikmesi 35 gün olsun. Sistematik hatırlatma, borç yaşlandırma ve düzenli cari kontrol sayesinde bu süre 27 güne düşürülsün.

Tahsilat süresindeki iyileşme:

8 gün

Serbest kalan yaklaşık işletme sermayesi:

1.200.000 / 30 x 8 = 320.000 TL

Bu 320.000 TL doğrudan kâr değildir. Fakat firma bu kaynağa yaklaşık sekiz gün daha erken ulaşır.

Bunun yanında yıllık:

• 100.000 TL personel zamanı tasarrufu,
• 50.000 TL takipten kaçan alacağın geri kazanılması,
• 80.000 TL operasyon ve mutabakat maliyeti tasarrufu

sağlandığını varsayalım.

Yıllık yazılım yatırımının 40.000 TL olduğu örnek bir hesapta, yalnızca doğrudan ölçülebilen 230.000 TL fayda üzerinden:

(230.000 - 40.000) / 40.000 x 100 = %475

gibi güçlü bir geri dönüş oluşabilir.

Burada kullanılan rakamlar örnek senaryodur. Her firmanın bakım bedeli, çalışan maliyeti, müşteri profili ve tahsilat alışkanlığı farklı olduğu için gerçek ROI şirketin kendi verileriyle hesaplanmalıdır.

Tahsilat Programının ROI'si Nasıl Ölçülmeli?

Programı satın aldıktan sonra "işler daha düzenli oldu" demek faydalıdır ancak yatırım kararını ölçmek için yeterli değildir.

Daha sağlıklı yöntem, uygulama öncesi ve sonrasındaki birkaç metriği karşılaştırmaktır.

1. Ortalama tahsilat süresini ölçün

Fatura veya borç kaydının oluşması ile ödemenin alınması arasında ortalama kaç gün geçtiğini hesaplayın.

Örneğin:

• Program öncesi: 38 gün
• Program sonrası: 29 gün

Dokuz günlük iyileşme, özellikle yüksek aylık tahakkuku bulunan işletmelerde ciddi nakit akışı avantajı oluşturabilir.

2. Vadesi geçmiş alacak oranını takip edin

Toplam alacağın ne kadarı vadesini aşmış durumda?

Örnek:

• Toplam alacak: 900.000 TL
• Vadesi geçmiş alacak: 270.000 TL
• Gecikmiş alacak oranı: yüzde 30

Altı ay sonra bu oran yüzde 20'ye düşmüşse sistemin tahsilat disiplinine katkısı ölçülebilir hale gelir.

3. Tahsilata harcanan zamanı kaydedin

Muhasebe personeli, firma sahibi veya operasyon sorumlusu bir hafta boyunca tahsilat işleri için harcadığı süreyi not edebilir.

Şunları dahil etmek gerekir:

• Borç listesi hazırlama
• Banka kontrolü
• Bina yöneticisini arama
• Mesaj gönderme
• Cari hesap inceleme
• Mutabakat yapma
• Ödeme kaydı girme
• Eski borç araştırma

Program kullanıldıktan birkaç ay sonra aynı ölçüm tekrar yapılabilir.

4. Takipten kaçan alacakları karşılaştırın

Özellikle yönetici değişmiş binalarda, sözleşmesi sona eren müşterilerde veya kısmi ödeme yapan carilerde küçük bakiyeler uzun süre unutulabilir.

Yazılımla bu bakiyelerin görünür hale gelmesi gerçek bir ekonomik kazançtır.

ROI'yi Artırmak İçin Program Nasıl Kullanılmalı?

En iyi tahsilat programı bile yalnızca cari listesinin tutulduğu dijital bir defter olarak kullanılırsa beklenen faydayı sağlamaz.

ROI'yi yükseltmek için firma içinde standart bir tahsilat süreci oluşturulmalıdır:

1. Her bakım veya ücretli işlem doğru cariye kaydedilmeli.
2. Vade tarihi mümkün olduğunca işlem oluşturulurken belirlenmeli.
3. Tahsilatlar aynı gün sisteme işlenmeli.
4. Kısmi ödemeler ayrı takip edilmeli.
5. Vadesi geçen borçlar haftalık kontrol edilmeli.
6. Müşteriyle yapılan tahsilat görüşmelerinin sonucu not edilmeli.
7. 30, 60 ve 90 günü geçen alacaklar ayrı değerlendirilmelidir.
8. Ay sonunda toplam alacak yerine alacak yaşlandırma raporu incelenmelidir.

Örneğin 500.000 TL alacağı olan iki firmanın finansal riski aynı değildir. Birinin alacağının tamamı son 15 güne ait olabilirken diğerinin 200.000 TL'si 90 günden uzun süredir bekliyor olabilir.

Bu nedenle yalnızca toplam alacak rakamına bakmak, tahsilat yönetiminde yeterli değildir.

Yazılımın Kendini Kaç Ayda Amorti Ettiği Nasıl Hesaplanır?

ROI'nin yanında işletme sahipleri için en anlaşılır göstergelerden biri geri ödeme süresidir.

Formül basittir:

Geri ödeme süresi = Yatırım maliyeti / Aylık ekonomik fayda

Örneğin yıllık 36.000 TL maliyeti olan bir sistem ayda ortalama 12.000 TL ekonomik fayda oluşturuyorsa:

36.000 / 12.000 = 3 ay

Program yaklaşık üç ayda yatırım maliyetini karşılamış olur.

Ancak bu hesap yapılırken yalnızca tahsil edilen paraya değil, gerçekten oluşturulan ek ekonomik değere bakılmalıdır.

Örneğin zaten zamanında ödeyecek bir müşteriden 20.000 TL tahsil edilmiş olması yazılımın 20.000 TL kazandırdığı anlamına gelmez. Buna karşılık üç ay boyunca unutulacak 20.000 TL'lik borcun zamanında fark edilerek tahsil edilmesi çok daha doğrudan bir faydadır.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör tahsilat programı küçük firmalarda da ROI sağlar mı?

Evet. Küçük firmalarda parasal fayda büyük işletmelere göre daha düşük olabilir ancak firma sahibinin tahsilat listesi hazırlamak, müşteri aramak ve eski borç araştırmak için harcadığı zaman önemli bir maliyettir. Özellikle 50–100 asansörden sonra düzenli cari ve tahsilat takibi daha değerli hale gelir.

ROI hesabında tahsil edilen toplam para kullanılabilir mi?

Doğrudan kullanılmamalıdır. Zaten tahsil edilecek bir tutar yeni gelir değildir. Daha doğru hesap; unutulan alacakların geri kazanılması, personel zamanı, tahsilat süresinin kısalması ve finansman maliyetindeki düşüş üzerinden yapılır.

Tahsilat programı geciken ödemeleri tamamen ortadan kaldırır mı?

Hayır. Müşterinin ödeme gücü, yönetim değişiklikleri ve bina içi karar süreçleri gibi nedenler yazılımdan bağımsızdır. Programın katkısı, gecikmiş borcun erken görülmesini ve düzenli takip edilmesini sağlamaktır.

ROI ölçümü için kaç aylık veri gerekir?

İlk sonuçlar birkaç ay içinde görülebilir. Daha sağlıklı karşılaştırma için genel uygulamada en az 6 aylık dönem kullanmak yararlıdır. Mevsimsel etkileri azaltmak için 12 aylık karşılaştırma daha güçlü sonuç verir.

Asansör tahsilat programında hangi raporlar önemli?

Cari bakiye, vadesi geçmiş borçlar, alacak yaşlandırma, tahsilat geçmişi ve belirli dönemlerde beklenen tahsilat toplamı en faydalı göstergeler arasındadır. Firma kendi operasyonuna göre müşteri veya bina bazlı raporları da takip edebilir.

Asansorex tahsilat takibinde nasıl kullanılabilir?

Asansorex'te bakım operasyonlarıyla cari hareketlerin aynı çalışma düzeninde tutulması, bina veya müşteri bazında borç ve tahsilat geçmişinin daha düzenli takip edilmesine yardımcı olabilir. Böylece saha operasyonundan oluşan finansal hareketlerle tahsilat süreci arasındaki kopukluk azaltılabilir.

Özet

Bir asansör tahsilat programının ROI'si yalnızca yazılım fiyatı ile yapılan tahsilat tutarını karşılaştırarak hesaplanmamalıdır. Gerçek geri dönüş; personel zamanındaki tasarruf, unutulan alacakların azalması, tahsilat süresinin kısalması, finansman ihtiyacının düşmesi ve cari hesap hatalarının önlenmesi birlikte değerlendirildiğinde ortaya çıkar.

100 asansörlük bir firma için haftada birkaç saatlik zaman tasarrufu bile yatırımın önemli bölümünü karşılayabilirken, 300–600 asansörlük portföylerde tahsilat disiplinindeki birkaç günlük iyileşme ciddi işletme sermayesi avantajı oluşturabilir.

En doğru yöntem, yazılımı kullanmaya başlamadan önce ortalama tahsilat süresi, vadesi geçmiş alacak oranı, tahsilata ayrılan personel zamanı ve takipten kaçan alacak tutarını kaydetmek; birkaç ay sonra aynı göstergeleri tekrar ölçmektir. Asansorex gibi bakım, cari ve tahsilat süreçlerini bir arada takip etmeye yardımcı olan sistemler de bu verilerin düzenli tutulmasını sağlayarak yatırımın gerçek etkisini daha görünür hale getirebilir.