Asansör Teklif Programı Demo Skor Kartı

İÇERİK

Bir Asansör Teklif Programı satın almadan önce yapılan demo görüşmesi, yazılımın yalnızca nasıl göründüğünü değil, firmanızın gerçek satış sürecine ne kadar uyduğunu anlamak için kullanılmalıdır. Ancak birçok firma demo sırasında ekranları izliyor, birkaç özellik soruyor ve görüşme sonunda kararını büyük ölçüde ilk izlenime göre veriyor. Bu yöntem özellikle teklif sayısı yüksek olan asansör firmalarında yanlış yazılım seçimine yol açabilir.

Daha sağlıklı yöntem, tüm aday yazılımları aynı kriterlerle değerlendiren bir demo skor kartı kullanmaktır. Böylece “bu program daha güzel görünüyor” yerine, “bu program teklif hazırlama süremizi azaltıyor, revizyonları takip ediyor ve tekliften sözleşmeye geçişi kolaylaştırıyor” diyebilirsiniz.

Bu rehberde, bir Asansör Teklif Programı demosunda hangi özellikleri test etmeniz gerektiğini, nasıl puanlama yapabileceğinizi ve demo sonunda hangi sonuçlara bakarak karar verebileceğinizi adım adım ele alacağız.

Neden Demo Sırasında Skor Kartı Kullanılmalı?

Bir teklif yazılımının satış temsilcisi tarafından yapılan demosu genellikle ürünün en güçlü taraflarını gösterir. Ancak sizin ihtiyacınız, yazılımın güçlü olduğu özelliklerden çok kendi operasyonunuzdaki sorunları çözüp çözmediğini anlamaktır.

Örneğin bir asansör firmasında temel problem teklif hazırlamanın uzun sürmesi olabilir. Başka bir firmada ise teklifler hızlı hazırlanmasına rağmen eski revizyonların karışması, fiyatların yanlış kullanılması veya kabul edilen tekliflerin sözleşmeye dönüştürülmesinin manuel yapılması sorun olabilir.

Bu nedenle demo öncesinde değerlendirme kriterleri belirlenmelidir.

Demo skor kartının üç önemli faydası vardır:

• Farklı yazılımları aynı kriterlerle karşılaştırmanızı sağlar.
• Demo sırasında önemli soruların unutulmasını önler.
• Kararın yalnızca fiyat veya görsel tasarım üzerinden verilmesini engeller.
• Satış ekibi, teknik ekip ve firma sahibinin ortak değerlendirme yapmasını kolaylaştırır.
• Yazılımın gerçek operasyonunuza uygunluğunu ölçmenizi sağlar.

Özellikle iki veya üç farklı program arasında seçim yapılıyorsa skor kartı ciddi avantaj sağlar.

Asansör Teklif Programı Demosunda Test Edilecek Temel Alanlar

Demo sırasında yalnızca “teklif oluşturabiliyor muyuz?” sorusuna cevap aramak yeterli değildir. Asıl önemli olan teklif oluşturma sürecinin baştan sona nasıl ilerlediğidir.

Teklif oluşturma hızı

Demo sırasında mümkünse örnek bir müşteri üzerinden sıfırdan teklif hazırlatın.

Örneğin:

• Yeni müşteri oluşturulsun.
• Bina bilgileri girilsin.
• Bir revizyon veya modernizasyon işi seçilsin.
• 8–10 kalem ürün eklensin.
• İşçilik ve ek maliyet girilsin.
• İskonto uygulansın.
• Teklif PDF olarak oluşturulsun.

Bu işlem sırasında kaç ekran açıldığına ve ne kadar veri tekrar girildiğine dikkat edin.

İyi tasarlanmış bir Asansör Teklif Programı, kullanıcının aynı müşteri veya bina bilgisini farklı ekranlarda tekrar tekrar yazmasını gerektirmemelidir.

Ürün ve hizmet kartları

Asansör sektöründe teklifler genellikle standart ürün ve hizmet gruplarından oluşur.

Örneğin:

• kontaktör değişimi,
• kapı motoru,
• fotosel,
• halat değişimi,
• kumanda panosu,
• kabin revizyonu,
• makine değişimi,
• bakım hizmeti.

Bu ürünlerin her teklif için yeniden yazılması ciddi zaman kaybıdır.

Demo sırasında hazır ürün kartlarının oluşturulup oluşturulamadığını kontrol edin.

Ayrıca ürünlere varsayılan fiyat, açıklama, birim ve maliyet tanımlanabiliyorsa teklif süreci önemli ölçüde hızlanabilir.

Demo Skor Kartı Nasıl Hazırlanmalı?

En pratik yöntem, her kriteri 1 ile 5 arasında puanlamaktır.

Puanlama sistemi şu şekilde kullanılabilir:

Puan	Değerlendirme
1	İhtiyacı karşılamıyor
2	Çok sınırlı karşılıyor
3	Kullanılabilir ancak eksikleri var
4	İhtiyacı iyi karşılıyor
5	Süreci çok iyi karşılıyor

Ancak her kriter aynı öneme sahip değildir.

Örneğin firmanız ayda 150 teklif hazırlıyorsa teklif oluşturma hızı kritik olabilir. Ayda 10 teklif hazırlayan bir firma için ise teklif geçmişi ve fiyat kontrolü daha önemli olabilir.

Bu nedenle bazı kriterlere ağırlık verilebilir.

Örnek demo skor kartı:

Kriter	Ağırlık	Puan
Teklif hazırlama hızı	%15	/5
Teklif şablonları	%10	/5
Ürün ve hizmet kartları	%10	/5
Revizyon yönetimi	%15	/5
Fiyat ve maliyet kontrolü	%15	/5
PDF ve çıktı kalitesi	%5	/5
Mobil kullanım	%5	/5
Teklif durum takibi	%10	/5
Sözleşmeye dönüşüm	%10	/5
Destek ve eğitim	%5	/5

Bu yöntem sayesinde demo sonunda her yazılım için karşılaştırılabilir bir toplam puan oluşur.

Revizyon Yönetimi Özellikle Test Edilmeli

Asansör sektöründe tekliflerin önemli bölümü ilk haliyle kabul edilmez.

Müşteri örneğin şöyle diyebilir:

“Kabin kaplamasını çıkaralım, yalnızca kumanda panosu ve kapı motoru değişsin.”

Bunun üzerine yeni teklif hazırlanır.

Daha sonra başka bir değişiklik gelir.

Eğer program revizyon geçmişini düzgün tutmuyorsa kısa süre içinde şu sorular ortaya çıkar:

• Müşteriye en son hangi teklif gönderildi?
• Hangi fiyat üzerinde anlaşıldı?
• Önceki teklifte hangi ürünler vardı?
• İskonto hangi aşamada değişti?
• Teklifin son versiyonunu kim hazırladı?

Demo sırasında özellikle bu senaryoyu test edin.

Örneğin teklif oluşturulduktan sonra fiyatı veya ürün listesini değiştirerek ikinci bir revizyon hazırlatın.

Programın eski teklif üzerine yazıp yazmadığını kontrol edin.

İdeal yapıda önceki revizyonların geçmişi korunmalı ve kullanıcı hangi teklifin güncel olduğunu kolayca görebilmelidir.

Fiyat ve Kârlılık Kontrolünü İnceleyin

Teklif yazılımı yalnızca müşteriye güzel PDF hazırlayan bir araç değildir. Firma açısından teklifin kârlı olup olmadığını anlamayı da kolaylaştırmalıdır.

Örneğin bir modernizasyon teklifinde:

• malzeme maliyeti,
• işçilik,
• nakliye,
• dış hizmet,
• diğer giderler

hesaplanabilir.

Toplam maliyet 75.000 TL olan bir iş 82.000 TL'ye teklif edildiğinde satış gerçekleşse bile şirket açısından istenen kârlılık oluşmayabilir.

Bu nedenle demo sırasında şu soruları sorun:

1. Ürünlerin alış veya maliyet fiyatı tutulabiliyor mu?
2. Satış fiyatı ile maliyet arasındaki fark görülebiliyor mu?
3. İskonto yapıldığında kârlılığın nasıl değiştiği görülebiliyor mu?
4. Yetkisiz kullanıcılar maliyet bilgisini görebiliyor mu?
5. Teklif geçmişindeki eski fiyatlar korunuyor mu?

Özellikle ürün fiyatlarının sık değiştiği dönemlerde merkezi fiyat yönetimi ciddi avantaj sağlar.

Tekliften Sözleşmeye Geçişi Test Edin

Demo sırasında çoğu firma teklif ekranına yoğunlaşır. Ancak teklif kabul edildiğinde başlayan süreç de en az teklif hazırlamak kadar önemlidir.

Örneğin müşteri bir yıllık bakım teklifini kabul etti.

Sonrasında firma genellikle:

• sözleşme hazırlar,
• başlangıç tarihi belirler,
• bina ve asansör kaydı oluşturur,
• bakım ücretini tanımlar,
• ödeme planını oluşturur,
• bakım operasyonunu başlatır.

Eğer teklif yazılımı ile diğer süreçler birbirinden tamamen kopuksa aynı bilgiler birkaç kez yeniden girilebilir.

Bu nedenle demo sırasında şu soruyu mutlaka sorun:

“Bu teklif kabul edildiğinde sonraki adım ne?”

Program yalnızca teklif durumunu “kabul edildi” olarak mı değiştiriyor, yoksa ilgili müşteri ve bina bilgileri üzerinden operasyonun devamını kolaylaştırıyor mu?

Asansorex gibi asansör sektörüne yönelik yazılımlarda teklif, müşteri, bina ve operasyon bilgilerinin aynı yapı içerisinde takip edilebilmesi, özellikle tekrar veri girişini azaltmak isteyen firmalar için faydalı olabilir.

Demo Sırasında Gerçek Bir Teklif Hazırlatın

Yazılım demosunda yapılabilecek en önemli testlerden biri kendi firmanızdaki gerçek bir senaryoyu kullanmaktır.

Demo öncesinde daha önce hazırladığınız bir teklif seçin.

Örneğin:

8 duraklı bir asansör için modernizasyon teklifi.

İçerisinde şu kalemler bulunabilir:

• kumanda panosu,
• kapı motoru,
• fotosel,
• revizyon seti,
• montaj işçiliği,
• nakliye.

Demo sırasında satış temsilcisinden bu teklifin sistemde hazırlanmasını isteyin.

Kronometre tutmanız bile faydalı olabilir.

Ardından şu adımları deneyin:

1. Bir ürünün fiyatını değiştirin.
2. İki kaleme iskonto uygulayın.
3. Bir ürünü tekliften çıkarın.
4. Teklifin ikinci revizyonunu oluşturun.
5. PDF çıktısını alın.
6. Teklifi kabul edildi olarak işaretleyin.
7. Teklif geçmişini kontrol edin.

Bu test, yaklaşık yarım saatlik standart bir ürün sunumundan çok daha fazla bilgi verir.

Çünkü yazılımı doğrudan kendi iş akışınız içerisinde görmüş olursunuz.

Kullanım Kolaylığını Ayrı Puanlayın

Bir yazılım çok fazla özelliğe sahip olabilir ancak ekip tarafından kullanılmıyorsa bu özelliklerin pratik değeri düşer.

Özellikle teklif hazırlayan personelin teknik seviyesi farklı olabilir.

Demo sırasında şunları gözlemleyin:

• Menü isimleri anlaşılır mı?
• Teklif oluşturma adımları doğal ilerliyor mu?
• Kullanıcı sürekli farklı ekranlara geçmek zorunda mı?
• Yanlış işlem yapıldığında geri dönmek kolay mı?
• Eski teklifler hızlı bulunabiliyor mu?
• Müşteri geçmişine erişmek kolay mı?

Burada iyi bir yöntem vardır.

Demo sonrasında toplantıya katılan herkesten bağımsız şekilde 1–5 arasında kullanım kolaylığı puanı vermesini isteyin.

Firma sahibi 5 verirken teklif hazırlayan personel 2 veriyorsa bu fark mutlaka değerlendirilmelidir.

Çünkü yazılımı günlük kullanacak kişinin deneyimi satın alma kararında önemli bir kriterdir.

Demo Sonunda Sorulması Gereken Sorular

Demo bitmeden önce aşağıdaki kontrol listesini tamamlamak karar vermeyi kolaylaştırır:

• Teklif şablonlarını firma kendisi düzenleyebiliyor mu?
• Logo ve firma bilgileri otomatik geliyor mu?
• Ürün ve hizmet listesi oluşturulabiliyor mu?
• Eski teklifler aranabiliyor mu?
• Teklif revizyonları ayrı ayrı saklanıyor mu?
• PDF çıktısı profesyonel görünüyor mu?
• Teklif durumları takip edilebiliyor mu?
• Kabul edilen ve reddedilen teklifler raporlanabiliyor mu?
• Kullanıcı yetkilendirmesi yapılabiliyor mu?
• Veriler gerektiğinde dışarı aktarılabiliyor mu?
• Eğitim süreci nasıl ilerliyor?
• Teknik destek hangi kanallardan veriliyor?

Bu soruların mümkün olduğunca sözlü cevapla değil, demo ekranında gösterilerek yanıtlanmasını isteyin.

“Var” cevabı ile özelliğin gerçekten pratik kullanılması arasında ciddi fark olabilir.

Demo Puanı Nasıl Yorumlanmalı?

Toplam skor tek başına karar kriteri olmamalıdır.

Örneğin Yazılım A 86 puan, Yazılım B 82 puan alabilir. Ancak Yazılım B sizin en kritik ihtiyacınız olan revizyon yönetiminde çok daha iyi olabilir.

Bu nedenle toplam puanın yanında üç alan ayrıca değerlendirilmelidir:

Kritik ihtiyaçlar

Firmanızın olmazsa olmaz 3–5 ihtiyacını belirleyin.

Örneğin:

• hızlı teklif,
• revizyon geçmişi,
• kârlılık kontrolü,
• sözleşmeye dönüşüm.

Bu alanlardan biri ciddi şekilde eksikse toplam skor yüksek olsa bile yazılım uygun olmayabilir.

Günlük kullanım kolaylığı

Programın her gün kullanılacağını unutmayın.

Ayda 100 teklif hazırlayan bir ekipte teklif başına yalnızca 5 dakika tasarruf bile ayda 500 dakikalık zaman kazancı anlamına gelir.

Destek kalitesi

Yazılım satın alındıktan sonra eğitim ve destek süreci önem kazanır.

Demo sırasında yalnızca ürün özelliklerini değil, firmanın destek yaklaşımını da değerlendirin.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Teklif Programı demosu ne kadar sürmeli?

Standart tanıtım yerine gerçek bir teklif senaryosu test edilecekse yaklaşık 30–60 dakikalık kapsamlı bir demo genellikle yeterlidir. Çok sayıda entegrasyon veya farklı iş akışı varsa ikinci görüşme yapılabilir.

Demo sırasında fiyat mı özellik mi daha önemli?

İkisi birlikte değerlendirilmelidir. Daha ucuz bir yazılım günlük iş akışını yavaşlatıyorsa uzun vadede oluşan zaman kaybı fiyat avantajını ortadan kaldırabilir.

Kaç farklı teklif programı karşılaştırılmalı?

Genel uygulamada 2–4 güçlü adayın aynı skor kartıyla değerlendirilmesi yeterlidir. Çok fazla yazılım incelemek karar sürecini gereksiz şekilde uzatabilir.

Teklif PDF tasarımı önemli mi?

Evet. Teklif müşteriye gönderilen kurumsal belgelerden biridir. Ancak yalnızca PDF tasarımına bakmak doğru değildir. Revizyon, fiyat kontrolü, kayıt geçmişi ve kullanım kolaylığı daha kritik olabilir.

Demo sırasında kendi verilerimizi kullanmalı mıyız?

Mümkünse evet. Gerçek bir teklif örneğini sisteme girerek test yapmak, yazılımın firmanızın çalışma biçimine uygunluğunu çok daha net gösterir.

Asansorex teklif sürecinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex, teklif süreçlerini müşteri ve operasyon kayıtlarıyla birlikte takip etmek isteyen asansör firmalarına merkezi bir çalışma yapısı sunar. Özellikle teklif geçmişi, revizyon ve diğer saha süreçlerinin aynı sistem içerisinde tutulması bilgi dağınıklığını azaltabilir.

Özet

Bir Asansör Teklif Programı demosunda amaç mümkün olduğunca fazla özellik görmek değil, yazılımın firmanızın gerçek teklif sürecini ne kadar iyi yönettiğini ölçmektir.

Bu nedenle demo öncesinde bir skor kartı hazırlayın, gerçek bir teklif senaryosu seçin ve tüm aday yazılımları aynı adımlardan geçirin. Teklif hazırlama hızı, ürün kartları, revizyon geçmişi, fiyat kontrolü, PDF çıktısı, kullanım kolaylığı, raporlama ve destek gibi alanları ayrı ayrı puanlayın.

En önemli nokta ise toplam puana körü körüne bağlı kalmamaktır. Firmanız için kritik olan üç veya dört süreci belirleyin ve yazılımın bu alanlarda gerçekten güçlü olup olmadığını kontrol edin.

Doğru hazırlanan bir demo skor kartı, yazılım satın alma kararını kişisel izlenimden çıkarıp ölçülebilir bir değerlendirmeye dönüştürür. Böylece yalnızca bugün güzel görünen bir programı değil, teklif hacminiz büyüdüğünde de ekibinizin işini kolaylaştıracak bir sistemi seçme ihtimaliniz yükselir.