Asansör Teklif Programı için pilot proje tasarımı

İÇERİK

Bir Asansör Teklif Programı satın almak veya mevcut teklif sürecini dijital ortama taşımak tek başına verimlilik sağlamaz. Asıl sonuç, yazılımın firmanın gerçek satış akışına ne kadar doğru yerleştirildiğine bağlıdır. Özellikle uzun süredir Excel, Word, PDF şablonları ve WhatsApp üzerinden teklif yöneten firmalarda sistemi bir gecede bütün ekibe açmak; kullanıcı direnci, eksik fiyat tanımları ve yanlış hazırlanmış tekliflerle sonuçlanabilir.

Bu nedenle en sağlıklı yöntemlerden biri, sistemi önce sınırlı kapsamda bir pilot proje ile denemektir. Pilot çalışmada amaç yalnızca yazılımın çalışıp çalışmadığını görmek değildir. Teklif hazırlama süresinin ne kadar düştüğü, fiyat hatalarının azalıp azalmadığı, satış ekibinin sistemi kullanıp kullanmadığı ve tekliflerin daha düzenli takip edilip edilmediği ölçülmelidir.

Aşağıdaki yaklaşım, özellikle bakım sözleşmesi, revizyon, modernizasyon ve yeni tesis teklifleri hazırlayan asansör firmalarının gerçek saha ve satış süreçlerine göre uygulanabilir.

Pilot projenin amacı baştan net belirlenmeli

Pilot projelerde yapılan en büyük hata, hedefi yalnızca "programı deneyelim" şeklinde tanımlamaktır. Böyle bir hedef ölçülemez.

Pilot başlamadan önce firma sahibi veya satış sorumlusu birkaç somut problem belirlemelidir.

Örneğin mevcut durumda:

• Bir bakım teklifi hazırlamak 15-20 dakika sürüyor olabilir.
• Satış personeli eski fiyat listesinden teklif verebilir.
• Aynı müşteriye farklı fiyatlar gönderilebilir.
• Gönderilmiş tekliflerin kim tarafından takip edileceği unutulabilir.
• Revizyon yapılan tekliflerin eski sürümleri karışabilir.
• Kabul edilen teklifin sözleşmeye dönüşmesi manuel takip edilebilir.
• Tekliflerde firma logosu, banka bilgisi veya geçerlilik süresi yanlış kalabilir.

Pilot projenin hedefleri bu problemler üzerinden kurulmalıdır.

Örneğin:

Pilot sonunda standart bakım tekliflerinin ortalama hazırlanma süresini 15 dakikadan 5 dakikanın altına indirmek ve gönderilen tekliflerin tamamının durum bilgisini kayıt altında tutmak.

Bu hedef, "program güzel mi?" sorusundan çok daha değerlidir.

Başarı değerlendirmesi yapılırken yalnızca yöneticinin görüşü değil, sistemi her gün kullanacak satış personeli ve gerektiğinde keşif yapan teknik ekibin deneyimi de dikkate alınmalıdır.

Pilot kapsamı nasıl seçilmeli?

İlk pilotta firmanın bütün müşterilerini, bütün teklif türlerini ve tüm satış personelini sisteme geçirmek genellikle gereksizdir.

Daha kontrollü bir başlangıç yapılmalıdır.

Bir teklif türü seçin

İlk aşamada en sık hazırlanan teklif türünden başlamak daha sağlıklıdır.

Örneğin:

• Aylık bakım sözleşmesi teklifi
• Yıllık bakım yenileme teklifi
• Revizyon teklifi
• Parça değişim teklifi
• Modernizasyon teklifi
• Yeni asansör teklifi

Firma yılda yüzlerce bakım teklifi hazırlıyor ancak yalnızca birkaç yeni tesis teklifi veriyorsa pilot için bakım teklifleri daha anlamlı olabilir.

Çünkü daha fazla işlem üzerinden ölçüm yapılabilir.

Sınırlı kullanıcı grubuyla başlayın

Örneğin beş kişilik satış ekibi bulunan bir firmada ilk etapta iki satış personeli pilot gruba alınabilir.

Böylece mevcut yöntem ile yeni sistem aynı dönemde karşılaştırılabilir.

Örnek:

Ölçüm	Eski yöntem	Pilot hedefi
Teklif hazırlama süresi	15 dakika	5 dakika
Fiyat kontrolü	Manuel	Merkezi fiyat listesi
Teklif takibi	Excel/WhatsApp	Tek kayıt üzerinden
Revizyon takibi	Dosya kopyalama	Revizyon geçmişi
Teklif durum görünürlüğü	Düşük	Yüksek
Unutulan takipler	Ayda 8	Ayda 2'den az

Bu tablo şirketten şirkete değişebilir. Önemli olan, pilot başlamadan önce mevcut durumun yaklaşık olarak ölçülmesidir.

Pilot öncesi veriler hazırlanmalı

Bir Asansör Teklif Programı ancak içine girilen veriler kadar sağlıklı çalışır. Yanlış fiyat listesi tanımlanmış bir sistem, eski Excel dosyasından daha hızlı olsa bile daha fazla ticari risk oluşturabilir.

Bu nedenle pilot başlamadan önce temel verilerin temizlenmesi gerekir.

Ürün ve hizmet listesi

Tekliflerde kullanılan standart kalemler belirlenmelidir.

Örneğin:

• Aylık periyodik bakım
• Yağ değişimi
• Halat değişimi
• Kapı kartı
• Fotosel
• İnvertör
• Kumanda kartı
• Kapı motoru
• Kabin revizyonu
• Makine-motor değişimi

Her kalemde mümkünse standart açıklama kullanılmalıdır.

Satış personelinin aynı ürünü farklı şekillerde yazması raporlama ve fiyat karşılaştırmasını zorlaştırır.

Örneğin aynı kalemin sistemde:

Kapı fotoseli

şeklinde tanımlanması, bir personelin "fotosel", diğerinin "kapı sensörü", başka bir personelin "boy fotosel" şeklinde farklı kayıtlar oluşturmasından daha sağlıklıdır.

Fiyat ve maliyet kontrolü

Pilot başlamadan önce özellikle hızlı değişen yedek parça fiyatlarının güncelliği kontrol edilmelidir.

Firma ayrıca hangi personelin:

• Liste fiyatını görebileceğini,
• İndirim uygulayabileceğini,
• Özel fiyat verebileceğini,
• Teklif revize edebileceğini

belirlemelidir.

Buradaki amaç satış personelini zorlaştırmak değil, kontrolsüz fiyat farklılıklarını azaltmaktır.

Gerçek müşteri senaryoları kullanılmalı

Pilot çalışmanın yalnızca deneme müşterileriyle yapılması yanıltıcı sonuç verebilir.

Gerçek satış sürecinde müşteriler teklif değişikliği ister, indirim talep eder, farklı ödeme seçenekleri sorar veya aynı bina için birkaç alternatif talep edebilir.

Bu nedenle pilot döneminde gerçek müşteriler kullanılmalıdır.

Örneğin aşağıdaki beş senaryo test edilebilir:

1. Yeni bir apartman için standart bakım teklifi hazırlanması.
2. Mevcut bakım müşterisine yıllık fiyat güncelleme teklifi gönderilmesi.
3. Arıza sonrası parça değişim teklifi oluşturulması.
4. Müşterinin indirim istemesi üzerine teklif revizyonu yapılması.
5. Kabul edilen teklifin sözleşme veya iş sürecine aktarılması.

Bu senaryolar yazılımın yalnızca teklif PDF'i üretme kabiliyetini değil, günlük operasyon içindeki kullanılabilirliğini gösterir.

Örneğin müşterinin "Kapı motorunu şimdilik çıkaralım, sadece fotosel ile kart değişimini bırakalım" demesi oldukça sıradan bir durumdur.

Satış personeli böyle bir revizyonu birkaç dakika içinde yapabiliyor ve önceki teklif kaybolmadan yeni sürümü gönderebiliyorsa sistem gerçek iş akışına uyum sağlıyor demektir.

Pilot boyunca hangi KPI'lar ölçülmeli?

Pilot uygulama sonunda kararın yalnızca kullanıcı yorumlarıyla verilmemesi gerekir.

Bazı temel göstergeler sayısal olarak takip edilmelidir.

Teklif hazırlama süresi

En önemli ölçümlerden biridir.

Pilot öncesinde on farklı teklifin hazırlanma süresi ölçülebilir. Aynı işlem pilot döneminde tekrar karşılaştırılır.

Örneğin:

Eski yöntem ortalaması: 14 dakika

Program üzerinden ortalama: 4 dakika

Ayda 250 teklif hazırlayan bir firma için teklif başına 10 dakikalık tasarruf yaklaşık 2.500 dakika, yani 40 saatin üzerinde operasyon süresi anlamına gelir.

Teklif takip oranı

Hazırlanan tekliflerin ne kadarının daha sonra arandığı veya durumunun güncellendiği incelenmelidir.

Tekliflerin sistemde şu tür durumlarla takip edilmesi faydalıdır:

• Hazırlanıyor
• Gönderildi
• Görüşülüyor
• Revizyon istendi
• Kabul edildi
• Reddedildi

Böylece firma sahibi yalnızca kaç teklif hazırlandığını değil, satış sürecinin nerede tıkandığını da görebilir.

Revizyon sayısı

Bir teklif ortalama kaç kez değiştiriliyor?

Bu veri özellikle modernizasyon ve revizyon işlerinde önemlidir.

Çok yüksek revizyon oranı varsa sorun yazılımda olmayabilir. İlk keşfin eksik yapılması, müşteriye yanlış kapsam sunulması veya fiyatlandırma standardının bulunmaması da buna neden olabilir.

Tekliften satışa dönüşüm

Pilot süresi kısa olduğu için bu metriği yorumlarken dikkatli olmak gerekir. Ancak yine de gönderilen ve kabul edilen teklif sayısı takip edilmelidir.

Örneğin:

• 60 teklif gönderildi.
• 18 teklif kabul edildi.
• 12 teklif hâlâ görüşülüyor.
• 20 teklif reddedildi.
• 10 teklif cevapsız kaldı.

Bu dağılım satış ekibinin sonraki aksiyonlarını belirlemeye yardımcı olur.

Pilot süresi ne kadar olmalı?

Çok kısa pilotlar sağlıklı sonuç üretmez.

İki günlük kullanım sonunda program hakkında karar vermek özellikle satış hacmi düşük firmalarda yanıltıcıdır.

Genel uygulamada 2 ila 4 haftalık aktif kullanım çoğu firma için daha anlamlı bir gözlem süresi oluşturur.

Ancak süre tek başına yeterli değildir.

Pilot boyunca yeterli işlem yapılmalıdır.

Örneğin iki haftada yalnızca üç teklif hazırlanmışsa elde edilen sonuç sınırlı kalacaktır. Buna karşılık yoğun çalışan bir satış ekibi aynı sürede 80-100 teklif hazırlayabilir.

Pilot için işlem hedefi belirlemek daha sağlıklıdır.

Örneğin:

• Minimum 30 gerçek teklif
• En az 5 revizyon
• En az 3 farklı teklif türü
• En az 2 aktif kullanıcı
• En az 10 müşteri geri dönüşü

Bu yaklaşım pilotun gerçek kullanım üzerinden değerlendirilmesini sağlar.

Satış ekibinden doğru geri bildirim nasıl alınır?

Pilot sonunda personele yalnızca "Programı beğendiniz mi?" diye sormak yeterli değildir.

Daha somut sorular sorulmalıdır.

Örneğin:

• Teklif hazırlarken en fazla zaman kazandıran özellik neydi?
• Hangi işlem gereksiz uzun sürdü?
• Hangi bilgiye ulaşmakta zorlandınız?
• Teklif revizyonu kolay mıydı?
• Fiyat seçerken hata yapma ihtimaliniz azaldı mı?
• Müşteri takibini yapmanız kolaylaştı mı?
• Eski sisteme dönmek zorunda kaldığınız bir işlem oldu mu?

Özellikle son soru önemlidir.

Satış personeli hâlâ bazı teklifleri Word veya Excel üzerinden hazırlıyorsa bunun nedeni araştırılmalıdır.

Sorun eksik eğitim, yanlış şablon veya yazılımın karşılamadığı özel bir iş akışı olabilir.

Asansorex gibi teklif ve bakım süreçlerini aynı yapıda takip edebilen sistemlerde pilotu yalnızca teklif hazırlama ekranıyla sınırlamamak; kabul edilen teklifin sonraki operasyonla nasıl devam ettiğini de görmek daha gerçekçi bir değerlendirme sağlar.

Pilot sonunda karar nasıl verilmeli?

Pilot tamamlandığında üç temel sonuçtan biri ortaya çıkabilir.

Sistem kullanıma uygun

Hedeflerin büyük bölümü karşılanıyorsa firma kontrollü şekilde bütün satış ekibini sisteme geçirebilir.

Bu aşamada:

• Güncel fiyat listesi tamamlanmalı,
• Standart teklif şablonları belirlenmeli,
• Kullanıcı eğitimleri yapılmalı,
• Eski teklif arşivinin nasıl tutulacağı kararlaştırılmalı,
• Satış takip kuralları oluşturulmalıdır.

Sistem uygun ancak düzenleme gerekiyor

En sık karşılaşılan sonuç budur.

Örneğin teklif hazırlama çok hızlı olabilir fakat bazı standart açıklamalar eksik kalabilir.

Bu durumda yazılımı tamamen reddetmek yerine pilot sorunları listelenmeli ve düzeltmeler tamamlandıktan sonra ikinci kısa test yapılmalıdır.

Sistem mevcut sürece uygun değil

Pilotun amaçlarından biri de bunu erken fark etmektir.

Örneğin firma çok özel mühendislik hesapları içeren teklifler hazırlıyor ve kullanılan sistem bu yapıya uyum sağlayamıyorsa, bütün satış ekibini geçirmeden önce bunun görülmesi önemli bir kazançtır.

Pilot çalışma başarısız olsa bile yanlış yazılım yatırımını engelliyorsa görevini yerine getirmiş demektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Teklif Programı pilotuna kaç kullanıcı dahil edilmeli?

Küçük ve orta ölçekli firmalarda başlangıç için 1-3 aktif kullanıcı genellikle yeterlidir. Ancak satış ekibi farklı görevlerden oluşuyorsa en az bir satış personeli ve süreci kontrol eden bir sorumlunun pilotta bulunması faydalıdır.

Pilot projede eski teklif sistemi kapatılmalı mı?

İlk gün tamamen kapatılması önerilmez. Pilot süresince eski sistem karşılaştırma ve acil durum için korunabilir. Ancak pilot kullanıcıların mümkün olduğunca yeni sistemi aktif kullanması gerekir.

Pilot için kaç teklif hazırlanmalı?

Firma hacmine göre değişmekle birlikte 30-50 gerçek teklif, temel kullanım sorunlarını görmek için anlamlı bir örneklem oluşturabilir. Yalnızca birkaç deneme teklifi üzerinden karar verilmemelidir.

Pilot sırasında gerçek fiyatlar kullanılmalı mı?

Evet. Gerçek fiyatlar, iskonto kuralları ve gerçek müşteri senaryoları kullanılmadığında pilot sonucu günlük operasyonu doğru yansıtmaz. Fiyatların pilot öncesinde güncel olduğundan emin olunmalıdır.

Teklif programının başarılı olduğu nasıl anlaşılır?

Teklif hazırlama süresinin azalması, fiyat hatalarının düşmesi, revizyonların daha düzenli yönetilmesi, tekliflerin takip edilebilmesi ve satış personelinin sistemi günlük olarak kullanması en önemli göstergelerdir.

Asansorex teklif pilotunda nasıl kullanılabilir?

Asansorex üzerinden firma kendi teklif şablonlarını ve satış akışını gerçek müşteri senaryolarıyla test edebilir. Böylece teklif hazırlamadan revizyon ve müşteri takibine kadar sürecin saha operasyonuyla birlikte nasıl ilerlediği görülebilir.

Özet

Bir Asansör Teklif Programı için pilot proje tasarımı, yazılım satın alma sürecinin küçük bir teknik testi değil, firmanın satış yöntemini ölçme çalışmasıdır. Doğru tasarlanmış bir pilot; teklif hazırlama süresini, fiyat kontrolünü, revizyon yönetimini, satış takibini ve ekip adaptasyonunu gerçek verilerle ortaya çıkarır.

En doğru yaklaşım, önce sınırlı bir teklif türü ve kullanıcı grubuyla başlamak; gerçek müşteriler üzerinde en az birkaç haftalık kullanım gerçekleştirmek ve sonuçları önceden belirlenmiş KPI'larla değerlendirmektir. Böylece firma, bütün satış organizasyonunu değiştirmeden önce eksikleri görür ve gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Amaç yalnızca kağıt veya Excel teklifini dijitalleştirmek değildir. Asıl değer, doğru fiyatla daha hızlı teklif hazırlayan, hangi müşterinin hangi aşamada olduğunu bilen ve kabul edilen işi sonraki operasyonlara düzenli aktarabilen bir satış sistemi kurmaktır.