Asansör Teklif Programı ile Kayıp Teklif Analizi

İÇERİK

Bir asansör bakım firması ay içinde 40, 80 veya 150 teklif hazırlayabilir. Ancak satış performansını anlamak için yalnızca kaç teklif gönderildiğine veya kaç sözleşme imzalandığına bakmak yeterli değildir. Asıl cevaplanması gereken soru şudur: Satışa dönüşmeyen teklifler neden kaybedildi?

Bir müşteri fiyatı pahalı bulmuş olabilir. Başka bir müşteri rakip firmayla anlaşmış, bir diğeri kararını ertelemiş, bazı teklifler ise firma tarafından zamanında takip edilmediği için sonuçsuz kalmış olabilir. Bütün bu durumların aynı şekilde "kayıp teklif" olarak işaretlenmesi, satış tarafında önemli bilgilerin görünmez hale gelmesine neden olur.

Asansör Teklif Programı ile kayıp teklif analizi, başarısız görünen teklifleri yalnızca geçmiş kayıtlar olmaktan çıkarıp gelecek satışların geliştirilmesinde kullanılabilecek veriye dönüştürür. Doğru analiz sayesinde firma sahibi hangi teklif türlerinde zorlandığını, müşterilerin hangi gerekçelerle vazgeçtiğini ve satış ekibinin hangi aşamalarda iyileştirme yapması gerektiğini daha net görebilir.

Kayıp Teklif Analizi Neden Önemlidir?

Bir teklifin kaybedilmesi tek başına problem değildir. Her firma teklif kaybeder. Asıl problem, neden kaybedildiğinin bilinmemesidir.

Örneğin bir bakım firması ay sonunda şu sonucu görebilir:

• 80 teklif hazırlanmış,
• 50 teklif hâlâ değerlendirmede,
• 18 teklif kabul edilmiş,
• 12 teklif kaybedilmiş.

Burada yalnızca 12 kayıp olduğunu bilmek sınırlı bilgi verir. Bu 12 teklifin neden kaybedildiği incelendiğinde ise tablo tamamen değişebilir.

Örneğin:

• 5 müşteri fiyat nedeniyle rakibe gitmiş,
• 3 müşteri mevcut bakım firmasıyla devam etmiş,
• 2 müşteri yatırımı ertelemiş,
• 1 teklif zamanında takip edilmemiş,
• 1 teklifte müşterinin istediği kapsam sunulamamış olabilir.

Böyle bir tabloda sorun doğrudan "fiyatlarımız pahalı" değildir. Çünkü kaybedilen tekliflerin yarısından fazlasında farklı nedenler bulunmaktadır.

Kayıp teklif analizi, fiyat düşürme refleksi yerine gerçek satış problemini bulmayı sağlar.

Özellikle bakım sözleşmesi, revizyon, parça değişimi ve modernizasyon gibi farklı teklif türleri ayrı ayrı değerlendirildiğinde çok daha sağlıklı sonuçlar elde edilir.

Teklif Kaybedildiğinde Hangi Bilgiler Kaydedilmelidir?

Kayıp analizi yapılabilmesi için teklif kapatılırken yalnızca "reddedildi" seçeneğinin kullanılması yeterli değildir. Mümkün olduğunca standart bir kayıt düzeni oluşturulmalıdır.

Bir teklif kaybedildiğinde en az şu bilgilerin tutulması faydalıdır:

1. Teklif türü: Bakım, revizyon, parça değişimi, modernizasyon veya diğer işler.
2. Teklif tutarı: Müşteriye sunulan toplam fiyat.
3. Kayıp nedeni: Fiyat, rakip firma, erteleme, kapsam, ödeme şartı gibi nedenler.
4. Rakip bilgisi: Biliniyorsa müşterinin hangi firmayı tercih ettiği.
5. Rakip fiyatı: Müşteri paylaşmışsa yaklaşık fiyat.
6. Son görüşme tarihi: Teklifin en son ne zaman takip edildiği.
7. Karar veren kişi: Yönetici, apartman yönetimi, işletme sahibi veya satın alma sorumlusu.
8. Tekrar görüşme tarihi: Müşteri tamamen kapanmadıysa gelecekte yeniden aranabileceği tarih.
9. Kısa açıklama: Satış personelinin veya firma sahibinin gözlemi.

Buradaki amaç çalışanlara uzun raporlar yazdırmak değildir. Kayıtların kısa fakat karşılaştırılabilir olması gerekir.

Örneğin müşteri istemedi gibi genel bir açıklama yerine rakip teklif yaklaşık %10 daha düşük veya apartman yönetimi revizyonu 3 ay erteledi gibi ifadeler gelecekte çok daha değerlidir.

Bu kayıtları farklı Excel dosyaları, WhatsApp mesajları ve personelin kişisel notları yerine Asansorex gibi bir teklif takip yazılımında merkezi şekilde tutmak, geçmiş teklifleri karşılaştırmayı ve teklif durumlarını düzenli takip etmeyi kolaylaştırır.

Asansör Firmalarında En Sık Görülen Kayıp Teklif Nedenleri

Her firmanın müşteri profili ve bulunduğu bölge farklıdır. Buna rağmen asansör sektöründe kayıp tekliflerin belirli başlıklarda yoğunlaştığı görülür.

Kayıp nedeni	Olası problem	Kontrol edilmesi gereken
Fiyat yüksek bulundu	Maliyet veya fiyatlandırma	Rakip fiyatı, kâr marjı, teklif kapsamı
Rakip firma seçildi	Rekabet veya müşteri ilişkisi	Rakibin avantajı, mevcut ilişki
Teklif takip edilmedi	Satış süreci	Son arama tarihi, sorumlu personel
Karar ertelendi	Zamanlama	Yeniden görüşme tarihi
Ödeme koşulları uygun değil	Ticari şartlar	Vade, taksit, ödeme yöntemi
Teklif kapsamı yetersiz	Teknik veya ticari hazırlık	Müşteri ihtiyacı, açıklamalar
Mevcut firma ile devam edildi	Güven ve ilişki	Değişim gerekçesi oluşturulup oluşturulmadığı
Yönetim onayı çıkmadı	Karar süreci	Karar veren kişiler ve toplantı tarihi

Fiyat nedeniyle kaybedilen teklifler

En kolay kayıp nedeni "fiyat" olarak görünür. Ancak burada dikkatli olunmalıdır.

Müşteri "fiyatınız yüksek" dediğinde gerçek neden her zaman fiyat olmayabilir. Rakip firmanın daha önce binayla ilişkisi olabilir veya müşteri teklif kapsamındaki farkları anlamamış olabilir.

Bu nedenle fiyat kaybında şu sorular değerlendirilmelidir:

• Rakip teklif gerçekten daha mı ucuzdu?
• İki teklifin kapsamı aynı mıydı?
• Bizim teklifimizde ek hizmetler bulunuyor muydu?
• Müşteriye fiyat farkının nedeni açıklandı mı?
• Fiyatın içinde olmayan veya ayrıca ücretlendirilecek işler net miydi?

Bu analiz yapılmadan bütün fiyatları düşürmek, satış oranını artırmak yerine firmanın kârlılığını bozabilir.

Takip edilmediği için kaybedilen teklifler

Bazı kayıplar ürün, hizmet veya fiyatla ilgili değildir. Teklif hazırlanır, müşteriye gönderilir ve sonrasında kimse tekrar aramaz.

Örneğin teklif pazartesi gönderilmiş ancak apartman toplantısı cuma günü yapılacaksa, perşembe günü kısa bir takip görüşmesi satış ihtimalini ciddi biçimde etkileyebilir.

Bu nedenle her açık teklif için mümkünse bir sonraki aksiyon tarihi bulunmalıdır.

Teklif gönderildi → takip görüşmesi → müşteri değerlendirmesi → ikinci görüşme → sonuç

Bu basit akış, teklifin gönderildikten sonra unutulmasını engeller.

Kayıp Teklif Analizi Nasıl Yapılır?

Sağlıklı analiz için tek tek müşteri hikâyelerine bakmak yerine belirli dönemleri karşılaştırmak gerekir.

Örneğin aylık analiz yapılabilir.

1. Teklifleri durumlarına göre ayırın

Öncelikle teklifler şu temel gruplarda değerlendirilmelidir:

• Taslak
• Gönderildi
• Görüşülüyor
• Kabul edildi
• Kaybedildi
• Ertelendi

Ertelenen tekliflerin doğrudan kayıp sayılmaması önemlidir. Çünkü müşteri üç ay sonra tekrar satın alma sürecine dönebilir.

2. Kayıp nedenlerini standartlaştırın

Her personelin farklı ifadeler kullanması raporlamayı zorlaştırır.

Örneğin:

pahalı

fiyat yüksek

rakip daha ucuz

müşteri fiyatı beğenmedi

Bu dört ifade aynı ana başlık altında değerlendirilebilir: Fiyat / rakip fiyatı.

Standart nedenler oluşturulduğunda aylık ve yıllık karşılaştırmalar anlamlı hale gelir.

3. Teklif türlerini ayrı analiz edin

Bakım sözleşmesi ile kapsamlı modernizasyon teklifinin satış davranışı aynı değildir.

Örneğin bakım tekliflerinde fiyat hassasiyeti yüksek olabilirken modernizasyon işlerinde ödeme planı veya teknik kapsam daha belirleyici olabilir.

Bu nedenle raporlamada:

• bakım teklifleri,
• revizyon teklifleri,
• modernizasyon teklifleri,
• yedek parça ve onarım teklifleri

ayrı değerlendirilmelidir.

4. Teklif büyüklüğüne göre analiz yapın

Sadece teklif adedine bakmak yanıltıcıdır.

Bir firma 10 küçük teklifi kazanıp 2 büyük modernizasyon teklifini kaybetmiş olabilir. Adet bazında sonuç başarılı görünürken ciro açısından önemli bir kayıp oluşabilir.

Bu nedenle iki değer birlikte takip edilmelidir:

Teklif adet dönüşüm oranı

Kazanılan teklif adedi / sonuçlanan teklif adedi x 100

Teklif tutarı dönüşüm oranı

Kazanılan teklif tutarı / sonuçlanan toplam teklif tutarı x 100

Bu iki oran satış performansının farklı yönlerini gösterir.

Kayıp Teklif Verisi Nasıl Satış Aksiyonuna Dönüştürülür?

Analizin amacı rapor hazırlamak değil, karar vermektir.

Örneğin son üç aylık kayıp teklif dağılımı şöyle olsun:

• %35 fiyat,
• %25 rakip firma,
• %20 karar erteleme,
• %10 takip eksikliği,
• %10 diğer nedenler.

Burada her neden için farklı aksiyon gerekir.

Fiyat kaynaklı kayıplar yüksekse maliyet hesapları, teklif kapsamı ve fiyat sunum biçimi incelenebilir.

Rakip kaynaklı kayıplar fazlaysa hangi firmaların hangi müşteri segmentlerinde daha güçlü olduğu araştırılabilir.

Takip eksikliği yüksekse satış ekibinin teklif sonrası arama düzeni yeniden planlanabilir.

Ertelenen teklifler fazlaysa bunların kayıp olarak bırakılması yerine gelecek aylara hatırlatma oluşturulabilir.

Örneğin müşteri:

"Şu an bütçe yok, ekim ayında tekrar görüşelim."

dediyse teklif aslında tamamen kaybedilmiş değildir. Ekim ayında yeniden aranması gereken potansiyel satıştır.

Bu nedenle kayıp analizi aynı zamanda gelecekte tekrar kazanılabilecek müşterilerin listesini ortaya çıkarabilir.

Firma Sahibi Hangi Raporlara Bakmalıdır?

Firma sahibinin her teklifin detayını tek tek kontrol etmesine gerek yoktur. Bunun yerine belirli göstergeleri düzenli takip etmesi daha faydalıdır.

Aylık olarak şu göstergeler incelenebilir:

• toplam oluşturulan teklif sayısı,
• toplam teklif tutarı,
• kabul edilen teklif sayısı,
• kabul edilen teklif tutarı,
• kaybedilen teklif sayısı,
• kaybedilen toplam teklif tutarı,
• en sık görülen kayıp nedeni,
• fiyat nedeniyle kaybedilen teklif oranı,
• takip yapılmadan kapanan teklifler,
• ertelenen tekliflerin toplam değeri,
• teklif türüne göre dönüşüm oranı,
• satış personeline göre dönüşüm oranı.

Özellikle kayıp teklif tutarı, adet bilgisinden daha dikkat çekici olabilir.

Örneğin ay boyunca sadece 7 teklif kaybedilmiş olması ilk bakışta düşük görünebilir. Ancak bu tekliflerden ikisi yüksek tutarlı modernizasyon işi ise firmanın kaçırdığı potansiyel ciro önemli seviyeye çıkabilir.

Kayıp Teklif Analizinde Yapılmaması Gerekenler

Kayıp teklif analizinin yanlış uygulanması da yanlış kararlar üretebilir.

En sık yapılan hatalardan bazıları şunlardır:

• Her kaybı otomatik olarak "fiyat" şeklinde kaydetmek.
• Sonuçlanmamış teklifleri kayıp kabul etmek.
• Ertelenen müşterileri tamamen listeden çıkarmak.
• Rakip tekliflerin kapsamını karşılaştırmadan yalnızca fiyatı değerlendirmek.
• Teklif gönderildikten sonra yapılan takip faaliyetlerini kaydetmemek.
• Sadece teklif sayısını inceleyip teklif tutarlarını dikkate almamak.
• Satış personelini yalnızca kazanma oranına göre değerlendirmek.
• Bir aylık veriye bakarak fiyat politikasını tamamen değiştirmek.

Özellikle teklif kaybı çalışan performansını cezalandırmak amacıyla kullanılmamalıdır. Amaç satış sürecindeki zayıf noktaları bulmaktır.

Doğru kullanıldığında kayıp teklif verisi, firma sahibine "kim başarısız oldu?" sorusundan çok "hangi aşamayı iyileştirmeliyiz?" sorusunun cevabını verir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kayıp teklif nedir?

Müşteriye sunulmuş ancak değerlendirme süreci sonunda satışa veya sözleşmeye dönüşmemiş teklif kayıp teklif olarak değerlendirilebilir. Kararı ertelenmiş müşterilerin ise ayrı bir durumda takip edilmesi daha sağlıklıdır.

Müşteri neden teklifi reddettiğini söylemezse ne yapılmalı?

Kesin olmayan bir neden uydurulmamalıdır. "Neden belirtilmedi" gibi ayrı bir seçenek kullanılabilir. Bu oranın yüksek çıkması, satış ekibinin müşteriden geri bildirim toplama sürecinin geliştirilmesi gerektiğini gösterebilir.

Teklif dönüş oranı nasıl hesaplanır?

Genel yaklaşımda sonuçlanmış teklifler üzerinden hesaplama yapılabilir. Örneğin 30 sonuçlanmış teklifin 12'si kabul edilmişse adet bazında dönüşüm oranı %40 olur. Hâlâ görüşülmekte olan teklifler sonuçlanmadan hesaba katılmamalıdır.

Fiyat nedeniyle çok teklif kaybediliyorsa fiyat düşürülmeli mi?

Doğrudan fiyat düşürmek doğru yaklaşım değildir. Öncelikle rakip teklif kapsamları, maliyetler, müşteri segmenti ve teklif sunum biçimi incelenmelidir. Fiyat gerçekten rekabet dışı kalıyorsa bundan sonra fiyatlandırma politikası değerlendirilebilir.

Kaybedilen müşteriler tekrar aranmalı mı?

Bazıları evet. Özellikle kararını erteleyen, bütçe bekleyen, yönetim toplantısını bekleyen veya mevcut sözleşmesinin bitmesini bekleyen müşteriler için tekrar görüşme tarihi oluşturulabilir.

Asansör Teklif Programı kayıp analizini nasıl kolaylaştırır?

Tekliflerin durum, tutar, müşteri, tarih ve kayıp nedeni gibi bilgilerle düzenli tutulmasını sağlar. Asansorex gibi teklif ve müşteri takibini tek yerde toplayan sistemler sayesinde firma, geçmiş teklif kayıtlarını aramak yerine satış sürecini daha düzenli inceleyebilir.

Özet

Asansör bakım firmalarında satış performansını geliştirmek için yalnızca kazanılan tekliflere değil, kaybedilen tekliflerin nedenlerine de bakmak gerekir. Fiyat, rakip firma, takip eksikliği, ödeme koşulları, teknik kapsam ve zamanlama gibi nedenler ayrı ayrı kaydedildiğinde teklif süreci ölçülebilir hale gelir.

Sağlıklı bir kayıp teklif analizi; kaç teklif kaybedildiğini söylemekten daha fazlasını yapar. Hangi hizmetlerde zorlanıldığını, hangi müşteri gruplarında fiyat baskısı oluştuğunu, hangi tekliflerin takip edilmediğini ve hangi potansiyel müşterilerin gelecekte yeniden kazanılabileceğini gösterir.

Bu süreci düzenli yürütmek için tekliflerin durumlarını ve kayıp nedenlerini Asansorex gibi bir Asansör Teklif Programı üzerinden kayıt altına almak, firma sahibinin satış kararlarını tahmine değil geçmiş verilere dayandırmasına yardımcı olur. Böylece kaybedilen her teklif, yalnızca kaçırılmış bir satış değil, sonraki tekliflerin daha doğru hazırlanmasını sağlayan bir bilgi kaynağına dönüşür.