Asansör Teklif Programı Kurulum Sonrası İlk Ay

İÇERİK

Bir Asansör Teklif Programı kullanmaya başlamak, tekliflerin bilgisayardan hazırlanmasından çok daha kapsamlı bir değişimdir. Asıl amaç; müşteri taleplerinin kaybolmaması, fiyatların tutarlı hazırlanması, tekliflerin zamanında takip edilmesi ve hangi tekliflerin satışa dönüştüğünün görülebilmesidir. Bu nedenle yazılımın kurulumundan sonraki ilk ay, sistemin firma içinde kalıcı olup olmayacağını belirleyen en kritik dönemdir.

Özellikle daha önce Word, Excel, WhatsApp ve basılı evraklarla teklif hazırlayan asansör firmalarında ilk birkaç hafta bir geçiş süreci yaşanır. Eski alışkanlıkların yeni sisteme doğru biçimde aktarılması gerekir. İlk 30 gün iyi planlanırsa satış ekibi teklif hazırlamak için farklı dosyalar arasında dolaşmaz, firma sahibi güncel teklif durumlarını daha kolay takip eder ve müşteriye dönüş süreleri kısalır.

Bu rehberde, bir asansör firmasının teklif programını kurduktan sonraki ilk ayda hangi adımları hangi sırayla tamamlaması gerektiğini pratik biçimde ele alacağız.

İlk Hafta: Önce Sistemi Değil Veriyi Düzenleyin

Yeni bir teklif programına geçildiğinde yapılan en yaygın hata, çalışanların ilk günden teklif oluşturmaya başlamasıdır. Oysa önce sisteme girecek temel bilgilerin temizlenmesi gerekir.

Bir asansör firmasında yıllar içinde müşteri bilgileri farklı Excel dosyalarında, telefon rehberlerinde, muhasebe sisteminde veya WhatsApp konuşmalarında dağılmış olabilir. Aynı bina birkaç farklı isimle kayıtlı olabilir.

Örneğin:

• Çınar Apartmanı
• Çınar Apt.
• Çınar Sitesi A Blok
• Mehmet Bey Çınar Apartmanı

Bu kayıtların aslında aynı müşteriye ait olması mümkündür.

İlk hafta yapılması gereken temel çalışma, müşteri ve bina kayıtlarını mümkün olduğunca standart hâle getirmektir.

İlk aktarımda kontrol edilmesi gereken bilgiler

• Firma veya bina adı
• Yetkili kişi
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• İl ve ilçe
• Açık adres
• Asansör sayısı
• Mevcut bakım durumu
• Teklif verilecek hizmet
• Son görüşme tarihi
• Varsa önceki teklif tutarı

Buradaki amaç bütün geçmişi kusursuz biçimde sisteme taşımak değildir. Özellikle binlerce eski müşteri kaydı bulunan firmalarda kullanılmayacak bilgileri aktarmak sistemi gereksiz yere kalabalıklaştırabilir.

Öncelik aktif müşteriler, yakın zamanda teklif verilmiş potansiyel müşteriler ve hâlen görüşmesi devam eden adaylar olmalıdır.

İlk ayın hedefi geçmişteki her veriyi sisteme taşımak değil, bundan sonraki teklif sürecinin tek bir merkezden yönetilmesini sağlamaktır.

Teklif Şablonlarını İkinci Haftaya Bırakmayın

Asansör firmalarında teklifler birbirine benzer görünse de içerikleri hizmet türüne göre ciddi şekilde değişebilir.

Örneğin aylık bakım teklifi ile revizyon teklifi aynı yapıda hazırlanmamalıdır. Yeni asansör montajı, parça değişimi veya periyodik kontrol sonrası uygunsuzluk giderme tekliflerinde farklı açıklamalar ve maddeler gerekir.

Bu nedenle ilk hafta içinde firmanın temel teklif türleri belirlenmelidir.

Genel uygulamada şu teklif grupları oluşturulabilir:

Teklif türü	Temel içerik	Kullanım sıklığı
Aylık bakım teklifi	Bakım kapsamı, aylık ücret, ödeme şartları	Çok yüksek
Revizyon teklifi	Yapılacak işlemler, malzeme ve işçilik	Yüksek
Parça değişim teklifi	Parça adı, adet, birim fiyat	Yüksek
Modernizasyon teklifi	Kapsamlı iş kalemleri ve proje açıklaması	Orta
Yeni montaj teklifi	Teknik özellikler, teslim süresi, ödeme planı	Orta
Ek hizmet teklifi	Özel servis veya ek çalışmalar	Düşük-Orta

Her teklif türü için farklı bir şablon oluşturulması teklif hazırlama süresini ciddi ölçüde azaltır.

Ancak şablon hazırlanırken önemli bir noktaya dikkat edilmelidir: Teklif metnini gereğinden fazla sabitlemeyin.

Teklif hazırlayan personelin gerektiğinde açıklama, fiyat, miktar, ödeme planı veya özel şart ekleyebilmesi gerekir.

İkinci Hafta: Fiyatlandırma Sistemini Oturtun

Teklif programından gerçek verim alınabilmesi için fiyatların belirli bir mantığa bağlanması gerekir.

Bazı asansör firmalarında aynı hizmet için farklı çalışanlar birbirinden oldukça farklı fiyat verebilir. Bunun temel nedeni ortak bir fiyatlandırma yapısının bulunmamasıdır.

Örneğin bir bakım teklifinde fiyatı etkileyen unsurlar arasında şunlar bulunabilir:

• Asansör sayısı
• Durak sayısı
• Asansör tipi
• Binanın konumu
• Servis mesafesi
• Bakım kapsamı
• Parça dahil veya hariç olması
• Aylık ziyaret sayısı
• Sözleşme süresi
• Ödeme şekli

Firma, teklif programına geçerken kendi taban fiyat mantığını belirlemelidir.

Bu fiyatlar müşteriye otomatik olarak uygulanmak zorunda değildir. Ama teklif hazırlayan personelin hangi seviyeden başlaması gerektiğini bilmesini sağlar.

İndirim yetkilerini de baştan belirleyin

Teklif programının ilk ayında belirlenmesi gereken konulardan biri de indirim sınırıdır.

Örneğin firma içinde şu tür bir kural uygulanabilir:

• Satış personeli: belirli bir orana kadar indirim
• Satış sorumlusu: daha yüksek indirim yetkisi
• Firma sahibi: özel fiyat onayı

Buradaki oranlar her firmanın maliyet ve kârlılık yapısına göre değişir.

Ama temel prensip aynıdır: Teklif fiyatı kişiye göre değil, şirket politikasına göre değişmelidir.

Üçüncü Hafta: Teklif Takibini Disipline Edin

Bir teklifin hazırlanması satış değildir. Asıl satış süreci teklif müşteriye gönderildikten sonra başlar.

Asansör sektöründe önemli miktarda satış fırsatı, teklif gönderildikten sonra müşterinin tekrar aranmaması nedeniyle kaybolur.

Firma çalışanı genellikle şöyle düşünür:

"Teklifi gönderdim, beğenirse zaten arar."

Ancak özellikle apartman yönetimleri, site yönetimleri ve işletmeler aynı dönemde birkaç farklı firmadan fiyat alabilir. İlk teklif veren değil, süreci düzenli takip eden firma avantaj elde edebilir.

Bu nedenle tekliflerin durumları net biçimde sınıflandırılmalıdır.

Örneğin:

1. Yeni talep
2. Teklif hazırlanıyor
3. Teklif gönderildi
4. Müşteriyle görüşüldü
5. Revizyon istendi
6. Karar bekleniyor
7. Kazanıldı
8. Kaybedildi

Bu yapı sayesinde firma sahibi yalnızca toplam teklif sayısını değil, tekliflerin hangi aşamada beklediğini görebilir.

Asansorex gibi asansör sektörüne yönelik yazılımlarda tekliflerin müşteri, bina ve işlem geçmişiyle birlikte tutulması; satış ekibinin farklı Excel dosyaları veya mesaj geçmişleri arasında bilgi aramasını azaltabilir.

Takip tarihi mutlaka oluşturun

Teklif gönderildiği anda bir sonraki görüşme tarihi belirlenmelidir.

Örneğin:

Teklif gönderildi: 12 Eylül

İlk takip: 14 Eylül

İkinci takip: 18 Eylül

Son durum kontrolü: 25 Eylül

Bu tarihler kesin satış kuralları değildir. Müşterinin karar süresine göre değişebilir.

Önemli olan, hiçbir teklifin "gönderdik ve bekliyoruz" durumunda unutulmamasıdır.

Kaybedilen Teklifleri İlk Aydan İtibaren Kaydedin

Birçok firma yalnızca kazanılan işleri takip eder. Oysa işletme açısından en değerli bilgilerden biri neden iş kaybedildiğidir.

Teklif kaybedildiğinde mutlaka bir neden seçilmelidir.

Örneğin:

• Fiyat yüksek bulundu
• Rakip firma tercih edildi
• Mevcut bakım firmasıyla devam edildi
• Yönetim karar alamadı
• İş ertelendi
• Müşteriye ulaşılamadı
• Teknik kapsam uygun bulunmadı
• Ödeme şartları kabul edilmedi

Bir ay sonunda yalnızca 15-20 kayıp teklif bile önemli ipuçları verebilir.

Örneğin 20 teklifin 12 tanesi sürekli fiyat nedeniyle kaybediliyorsa sorun sadece satış personelinin performansı olmayabilir. Firmanın fiyatlandırması, teklif içeriği veya sunduğu hizmetin müşteriye anlatılma biçimi yeniden incelenmelidir.

Aynı şekilde müşteriler sürekli "teklif geç geldi" diyorsa asıl problem fiyat değil operasyon hızıdır.

Bu nedenle kayıp teklif analizi, teklif yazılımının en önemli kullanım alanlarından biridir.

Dördüncü Hafta: İlk Raporları Okumaya Başlayın

İlk 30 günün sonunda artık sistemde anlamlı miktarda veri oluşmaya başlamalıdır.

Bu aşamada çok karmaşık raporlar hazırlamaya gerek yoktur. Firma sahibi birkaç temel göstergeyi düzenli olarak takip etmelidir.

İlk ay sonunda bakılabilecek göstergeler

• Toplam gelen teklif talebi
• Hazırlanan teklif sayısı
• Gönderilen teklif sayısı
• Kazanılan teklif sayısı
• Kaybedilen teklif sayısı
• Bekleyen teklif sayısı
• Toplam teklif tutarı
• Kazanılan işlerin toplam değeri
• Ortalama teklif hazırlama süresi
• En fazla teklif verilen hizmet türü

Basit bir örnek üzerinden bakalım.

Bir firma ay içinde 50 teklif hazırlamış ve bunların 12 tanesini kazanmış olsun.

Bu durumda kaba teklif kazanma oranı:

12 / 50 x 100 = %24

olarak hesaplanır.

Bu oran tek başına iyi veya kötü olarak yorumlanmamalıdır. Çünkü bakım sözleşmesi, revizyon ve büyük modernizasyon işlerinin satış döngüsü birbirinden farklıdır.

Firma kendi geçmiş performansıyla karşılaştırma yaparak ilerlemelidir.

Örneğin üç ay sonra oran %24'ten %31'e çıkmışsa teklif sürecinde olumlu bir gelişme olduğu düşünülebilir.

İlk Ayda Ekip Kullanımını Nasıl Oturtabilirsiniz?

En iyi teklif yazılımı bile çalışanlar düzenli kullanmazsa kısa süre içinde terk edilir.

Bu nedenle ilk ayda sisteme çok fazla kural eklemek yerine birkaç temel kullanım alışkanlığı oluşturmak daha doğru olur.

Firma içinde şu kurallar yeterlidir:

• Yeni teklif talepleri aynı gün sisteme girilir.
• Teklifler mümkün olduğunca sistem üzerinden hazırlanır.
• Gönderilen teklifin durumu güncellenir.
• Her teklif için sonraki takip tarihi belirlenir.
• Kazanılan ve kaybedilen teklifler işaretlenir.
• Kaybedilen tekliflerde neden yazılır.

Bu altı alışkanlık oturduğunda teklif yönetiminin büyük bölümü kontrol altına alınmış olur.

Teklif hazırlayan personelin görüşünü alın

Sistemi yalnızca firma sahibinin beklentilerine göre kurmak da hata olabilir.

Teklifi günlük olarak hazırlayan kişi şu sorunları daha hızlı fark eder:

• Şablonda gereksiz alanlar
• Eksik açıklamalar
• Sık kullanılan ürün veya hizmetlerin bulunmaması
• Fazla uzun teklif hazırlama süreci
• Müşteri bilgisinin yanlış yerde olması

İlk ay sonunda satış ve ofis ekibiyle kısa bir değerlendirme toplantısı yapılması faydalıdır.

Sorulabilecek en basit soru şudur:

"Teklif hazırlarken sizi en fazla yavaşlatan üç şey nedir?"

Bu cevaplar ikinci ay yapılacak düzenlemeler için oldukça değerlidir.

İlk 30 Günlük Uygulama Planı

Teklif programına geçişi daha düzenli yürütmek için ilk ay aşağıdaki şekilde planlanabilir.

Dönem	Yapılacak çalışma	Hedef
1-3. gün	Firma ve kullanıcı ayarları	Temel sistemin hazırlanması
4-7. gün	Aktif müşteri ve bina aktarımı	Güncel müşteri havuzunun oluşturulması
8-10. gün	Teklif şablonları	Standart teklif yapısı
11-14. gün	Ürün, hizmet ve fiyat listeleri	Hızlı fiyatlandırma
15-18. gün	Teklif durumlarının belirlenmesi	Satış süreci takibi
19-22. gün	Takip tarihleri ve sorumlular	Tekliflerin unutulmaması
23-26. gün	Kayıp nedenlerinin kaydı	Satış sorunlarını belirleme
27-30. gün	İlk raporların incelenmesi	Sürecin değerlendirilmesi

Bu takvim firmanın büyüklüğüne göre değişebilir. Küçük bir asansör firması aynı düzeni birkaç gün içinde kurabilirken çok şubeli veya geniş müşteri portföyüne sahip işletmelerde süreç daha uzun sürebilir.

İlk Ayda Kaçınılması Gereken Hatalar

Yeni teklif programının benimsenmesini zorlaştıran birkaç yaygın hata vardır.

Bütün geçmiş veriyi taşımaya çalışmak

On yıl önce hazırlanmış binlerce teklifin sisteme aktarılması çoğu zaman gerekli değildir. Aktif ve anlamlı kayıtlarla başlamak daha sağlıklıdır.

Eski sistemi aynı anda kullanmaya devam etmek

Tekliflerin yarısı Excel'de, yarısı programda hazırlanıyorsa gerçek bir dijital dönüşüm gerçekleşmez.

Belirli bir geçiş tarihinden sonra yeni tekliflerin tek sistem üzerinden hazırlanması daha doğru olur.

Gereğinden fazla teklif şablonu oluşturmak

İlk günden 30 farklı şablon hazırlamak kullanıcıları zorlayabilir.

Önce en sık kullanılan üç veya dört teklif türüyle başlanabilir.

Sadece teklif hazırlamaya odaklanmak

Teklif programının asıl değeri PDF üretmekten ziyade teklifin sonucunu takip edebilmektir.

Teklif gönderildi, müşteriye ulaşıldı, fiyat revize edildi veya teklif kaybedildi gibi aşamalar mutlaka kayıt altına alınmalıdır.

Çalışanlara sistemi anlatmadan kullanıma açmak

Personelin sisteme neden geçildiğini bilmesi önemlidir.

Amaç çalışanları kontrol etmek değil; teklif hazırlama süresini kısaltmak, bilgilerin kaybolmasını önlemek ve takip sürecini düzenlemektir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör teklif programına geçiş ne kadar sürer?

Firma büyüklüğüne göre değişir. Küçük ve orta ölçekli bir asansör firmasında temel müşteri kayıtları, şablonlar ve fiyat listeleri birkaç gün içinde hazırlanabilir. Asıl adaptasyon süreci genellikle ilk birkaç hafta içinde oluşur.

Eski teklifleri sisteme aktarmak gerekir mi?

Bütün geçmiş tekliflerin aktarılması şart değildir. Aktif müşteriler, devam eden görüşmeler ve yakın tarihli teklifler öncelikli olmalıdır. Çok eski ve artık kullanılmayan kayıtların taşınması sistemi gereksiz yere kalabalıklaştırabilir.

Teklif şablonu kaç tane olmalı?

Firmanın çalışma modeline göre değişir. Başlangıçta bakım, revizyon, parça değişimi ve yeni montaj gibi en sık kullanılan üç ila beş temel şablon yeterli olabilir.

Teklif gönderildikten sonra ne zaman müşteriye dönüş yapılmalı?

Tek bir doğru süre yoktur. İşin büyüklüğü ve müşterinin karar süresi dikkate alınmalıdır. Ancak teklif gönderilirken sonraki iletişim tarihi belirlenmesi, teklifin unutulmasını önleyen iyi bir uygulamadır.

Kaybedilen teklifler neden kayıt altına alınmalı?

Kayıp nedenleri firmanın fiyatlandırma, satış, hizmet kapsamı veya takip sürecindeki sorunları görmesini sağlar. Düzenli kayıt tutulduğunda birkaç ay içinde tekrar eden problemler açık biçimde ortaya çıkabilir.

Asansorex teklif sürecinde nasıl kullanılabilir?

Asansorex üzerinden müşteri ve bina bilgileriyle bağlantılı teklifler oluşturmak, teklif durumlarını takip etmek ve geçmiş teklif kayıtlarını tek yerde tutmak mümkündür. Böylece satış süreci günlük operasyonun diğer adımlarıyla daha düzenli biçimde ilişkilendirilebilir.

Özet

Bir Asansör Teklif Programı kurulduktan sonraki ilk ayın temel amacı, yazılımın bütün özelliklerini kullanmak değil, firma içinde sürdürülebilir bir teklif düzeni oluşturmaktır.

Önce müşteri verileri temizlenmeli, ardından teklif şablonları ve fiyatlandırma yapısı hazırlanmalıdır. İkinci aşamada teklif durumları, takip tarihleri ve kayıp nedenleri düzenli olarak kaydedilmelidir. Ay sonunda ise kazanılan, kaybedilen ve bekleyen teklifler üzerinden ilk performans değerlendirmesi yapılmalıdır.

Doğru kurulan bir teklif süreci sayesinde firma sahibi hangi müşteriye ne teklif verildiğini kolayca görebilir, satış personeli takip edilecek fırsatları unutmaz ve teklif geçmişi kişilerin bilgisayarlarında veya mesajlarında kaybolmaz.

İlk 30 gün bu disiplinin oluşturulması için kullanıldığında, teklif programı yalnızca teklif hazırlayan bir araç olmaktan çıkar ve firmanın satış sürecini ölçülebilir hâle getiren kalıcı bir çalışma sistemine dönüşür.