Asansör Teklif Yazılımı Demo Skor Kartı

İÇERİK

Asansör firmaları için teklif hazırlama süreci yalnızca bir fiyat yazıp PDF göndermekten ibaret değildir. Yeni bakım sözleşmeleri, revizyon talepleri, modernizasyon teklifleri, parça değişimleri ve ek hizmetler düşünüldüğünde teklif süreci doğrudan satış hızını ve kârlılığı etkiler. Bu nedenle bir Asansör Teklif Yazılımı satın almadan önce yapılan demo görüşmesini yalnızca “ekran güzel mi?” seviyesinde değerlendirmek ciddi bir hata olabilir.

Sağlıklı bir seçim için her yazılımı aynı kriterlerle puanlamak gerekir. Demo skor kartı tam olarak bunu sağlar. Teklif oluşturma süresi, fiyat listesi yönetimi, revizyon, müşteri geçmişi, mobil kullanım, raporlama ve teklifin sözleşmeye dönüşme süreci gibi konuları puanlayarak farklı yazılımları objektif biçimde karşılaştırabilirsiniz.

Bu rehberde, asansör firmalarının bir teklif yazılımı demosunda hangi özellikleri test etmesi gerektiğini, puanlama sistemini nasıl oluşturacağını ve demo sonunda hangi soruların mutlaka cevaplanmış olması gerektiğini adım adım ele alacağız.

Demo Skor Kartı Neden Gereklidir?

Yazılım demoları genellikle ürünün en güçlü özelliklerinin gösterildiği kontrollü sunumlardır. Satıcı birkaç dakika içerisinde teklif oluşturabilir, PDF çıkarabilir ve ekrandaki raporları gösterebilir. Fakat gerçek kullanımda sizin ekibinizin karşılaşacağı süreç çok daha farklı olabilir.

Örneğin bir bakım firmasında aynı gün içerisinde:

• Yeni bina için bakım teklifi hazırlanabilir.
• Mevcut müşteri fiyat artışı nedeniyle revizyon isteyebilir.
• Arızada değişmesi gereken parça için ek teklif gerekebilir.
• Site yönetimi iki farklı bakım paketini karşılaştırmak isteyebilir.
• Satış personeli sahadayken telefondan teklif göndermek zorunda kalabilir.
• Kabul edilen teklifin sözleşmeye dönüştürülmesi gerekebilir.

Dolayısıyla demoda yalnızca “teklif oluştur” butonunu görmek yeterli değildir.

Skor kartı sayesinde her yazılım için aynı test senaryoları uygulanır ve karar kişisel beğeniden çıkarılarak ölçülebilir hale gelir.

İyi bir demo sonunda “Bu program güzelmiş” demek yerine, “100 üzerinden 84 puan aldı ve bizim teklif sürecimizin kritik ihtiyaçlarının yüzde 90'ını karşılıyor” diyebilmelisiniz.

Asansör Teklif Yazılımı Demo Skor Kartı

Demo öncesinde aşağıdaki gibi bir değerlendirme tablosu hazırlanabilir. Her kriteri 1 ile 5 arasında puanlamak pratik bir yöntemdir.

Değerlendirme kriteri	Ağırlık	1 puan	5 puan
Teklif oluşturma hızı	%15	Çok sayıda manuel işlem	Dakikalar içinde teklif
Teklif şablonları	%10	Sabit ve sınırlı	Esnek ve düzenlenebilir
Fiyat listesi yönetimi	%15	Manuel fiyat girişi	Otomatik ürün/hizmet seçimi
Revizyon yönetimi	%10	Eski teklif kayboluyor	Revizyon geçmişi tutuluyor
Müşteri ve bina geçmişi	%10	Ayrı takip gerekiyor	Tek ekrandan geçmiş görülebiliyor
Mobil kullanım	%10	Sadece bilgisayar	Telefon/tabletten kullanılabiliyor
PDF ve kurumsal görünüm	%10	Standart çıktı	Logo ve firma bilgili profesyonel PDF
Teklif durum takibi	%10	Manuel takip	Bekliyor/kabul/ret takibi
Raporlama	%5	Rapor yok	Dönüşüm ve satış raporları
Kullanım kolaylığı	%5	Eğitim gerektiriyor	Hızlı öğrenilebiliyor

Bu tablo firmanızın yapısına göre değiştirilebilir.

Örneğin satış ekibi sahada yoğun çalışıyorsa mobil kullanım ağırlığını artırabilirsiniz. Çok sayıda modernizasyon ve revizyon teklifi hazırlıyorsanız revizyon yönetimini daha yüksek puanla değerlendirmek mantıklı olacaktır.

Demoda Gerçek Bir Teklif Hazırlatın

En etkili demo testi, yazılım sağlayıcısına gerçekçi bir senaryo vermektir.

Hazır hazırlanmış örnek firma üzerinden yapılan sunum yerine şu tarz bir senaryo isteyin:

Örnek demo senaryosu

Bir apartmanda 2 adet asansör bulunduğunu düşünelim.

• 8 duraklı yolcu asansörü
• Aylık bakım hizmeti
• Yıllık sözleşme
• Bakım bedeli belirli bir tutar
• Ek olarak acil kurtarma hizmeti
• İlk teklif sonrası yüzde 8 indirim talebi

Yazılım üzerinde şu işlemlerin yapılmasını isteyin:

1. Müşteriyi oluşturun.
2. Binayı ve asansörleri kaydedin.
3. Bakım hizmetini seçin.
4. Fiyatı belirleyin.
5. Teklif PDF'sini oluşturun.
6. Teklifi revize edin.
7. İlk fiyat ile yeni fiyat arasındaki farkı gösterin.
8. Teklifi kabul edildi olarak işaretleyin.

Bu senaryo sırasında kronometre tutabilirsiniz.

Eğer basit bir bakım teklifinin hazırlanması 10-15 dakika sürüyorsa yazılım günlük operasyonu gerçekten hızlandırmayabilir.

İyi tasarlanmış bir teklif sisteminde sık kullanılan hizmetler, ürünler ve fiyatlar daha önce tanımlanabildiği için teklif hazırlama süresinin önemli ölçüde kısalması beklenir.

Fiyatlandırma ve Hizmet Kartlarını Test Edin

Asansör firmalarının teklif yapısı diğer birçok sektörden daha karmaşıktır. Aynı firma hem bakım hem modernizasyon hem de parça değişimi teklifi hazırlayabilir.

Bu nedenle yazılımın yalnızca serbest metin ve fiyat girişinden oluşması yeterli değildir.

Demoda şu soruları mutlaka sorun:

• Bakım hizmetleri kayıtlı ürün veya hizmet olarak tanımlanabiliyor mu?
• Farklı asansör tipleri için farklı fiyat listeleri oluşturulabiliyor mu?
• Parça fiyatları kayıtlı tutulabiliyor mu?
• KDV oranı otomatik uygulanabiliyor mu?
• İskonto tanımlanabiliyor mu?
• Teklif satırlarına açıklama eklenebiliyor mu?
• Teklif toplamı otomatik hesaplanıyor mu?
• Fiyat değiştiğinde eski teklif korunuyor mu?

Özellikle yüzlerce bakım sözleşmesi bulunan firmalarda fiyatların Excel dosyalarında tutulması zaman içerisinde ciddi karışıklık yaratabilir.

Örneğin motor, halat, kapı kartı veya fotosel gibi sık teklif verilen parçaların sistemde kayıtlı olması satış personelinin her seferinde fiyat sormasını azaltabilir.

Teklif Revizyon Yönetimini Özellikle Kontrol Edin

Asansör sektöründe ilk teklifin doğrudan kabul edilmesi her zaman mümkün değildir.

Bina yöneticisi şu tür taleplerle geri dönebilir:

• “Aylık bakım fiyatını biraz düşürür müsünüz?”
• “Parça teklifinde işçiliği ayrı gösterin.”
• “İki farklı marka seçeneği sunabilir misiniz?”
• “Bakım süresini 2 yıl yaparsak fiyat değişir mi?”

Bu noktada teklif revizyon sistemi önem kazanır.

İyi bir yazılımda eski teklif tamamen silinmemelidir. Teklifin önceki sürümleri gerektiğinde görüntülenebilmelidir.

Örneğin:

Teklif V1 → 18.000 TL

Teklif V2 → 16.500 TL

Teklif V3 → 16.000 TL

Bu geçmişin tutulması satış ekibinin müşteriye hangi fiyatın ne zaman verildiğini hatırlamasını kolaylaştırır.

Aksi durumda birkaç ay sonra müşteri “Bize 15.000 TL teklif vermiştiniz” dediğinde kayıt bulmak zorlaşabilir.

PDF Çıktısını Gerçek Müşteri Gözüyle İnceleyin

Teklif yazılımının teknik özellikleri kadar müşteriye gönderilen PDF'in görünümü de önemlidir.

Çünkü müşteri yazılım ekranını görmez. Gördüğü şey teklif dokümanıdır.

Demo sırasında örnek PDF oluşturulmasını isteyin ve şu noktaları kontrol edin:

• Firma logosu düzgün görünüyor mu?
• Firma iletişim bilgileri yer alıyor mu?
• Teklif tarihi bulunuyor mu?
• Teklif numarası otomatik oluşuyor mu?
• Müşteri ve bina bilgileri doğru konumlandırılmış mı?
• Ürün ve hizmet satırları okunaklı mı?
• KDV ve toplam fiyat açık mı?
• Teklif geçerlilik tarihi eklenebiliyor mu?
• Açıklamalar ve ödeme koşulları yazılabiliyor mu?

Özellikle modernizasyon veya revizyon tekliflerinde çok sayıda kalem bulunabilir. PDF çıktısının 2-3 sayfaya çıktığında da düzenini koruyup korumadığını test etmek gerekir.

Kurumsal görünüm satış kararını tek başına belirlemese de firmanın profesyonel algısını güçlendirir.

Tekliften Sözleşmeye Geçişi Test Edin

Birçok firma teklif hazırlama yazılımı seçerken sadece teklif oluşturma ekranına odaklanır. Oysa asıl operasyon teklif kabul edildikten sonra başlar.

Örneğin bakım teklifi kabul edildiğinde:

• Müşteri kaydı oluşturulmalı veya güncellenmeli,
• bina bilgileri sisteme aktarılmalı,
• asansörler tanımlanmalı,
• bakım sözleşmesi oluşturulmalı,
• bakım planı hazırlanmalı,
• tahsilat süreci başlatılmalıdır.

Bu işlemler farklı sistemlerde tekrar tekrar giriliyorsa dijitalleşmenin sağladığı zaman kazancı azalır.

Bu nedenle demoda şu soruyu sorun:

“Bu teklif kabul edildiğinde bundan sonra ne oluyor?”

Eğer teklif bilgileri bakım, sözleşme ve müşteri süreçlerine aktarılabiliyorsa ciddi operasyon avantajı oluşur.

Örneğin Asansorex gibi bakım ve yönetim süreçlerini teklif aşamasıyla birlikte ele alan sistemlerde, kabul edilen teklifin müşteri ve operasyon kayıtlarıyla bağlantılı tutulması aynı bilgilerin farklı dosyalara tekrar tekrar yazılmasını azaltabilir.

Mobil Kullanımı Sahada Deneyin

Asansör firmalarında teklif hazırlayan kişi her zaman ofiste değildir.

Firma sahibi veya satış personeli:

• keşifte,
• şantiyede,
• bina yönetimi toplantısında,
• teknik incelemede

olabilir.

Bu nedenle demoda mobil kullanımı ayrıca değerlendirmek gerekir.

Bilgisayarda çalışan bir sistemin telefonda kullanışlı olması garanti değildir.

Telefon üzerinden şu işlemleri test edin:

1. Müşteri bulun.
2. Yeni teklif açın.
3. Ürün veya hizmet ekleyin.
4. Fiyat değiştirin.
5. PDF oluşturun.
6. Teklifi paylaşın.

Bu işlemleri birkaç dakika içinde rahatça yapabiliyorsanız mobil kullanım başarılı sayılabilir.

Raporlama Bölümünde Hangi Verileri Aramalısınız?

Teklif yazılımı yalnızca doküman üretmemelidir. Satış performansını anlamaya da yardımcı olmalıdır.

Firma sahibi açısından önemli bazı göstergeler şunlardır:

• Bu ay kaç teklif hazırlandı?
• Toplam teklif tutarı nedir?
• Kaç teklif kabul edildi?
• Kaç teklif reddedildi?
• Kaç teklif hâlâ bekliyor?
• Tekliflerin ortalama tutarı nedir?
• Hangi satış personeli kaç teklif hazırladı?
• Bakım tekliflerinin dönüşüm oranı nedir?
• Modernizasyon tekliflerinin dönüşüm oranı nedir?

Örneğin ayda 60 teklif hazırlayan bir firma 12 satış yapıyorsa tekliften satışa dönüşüm oranı yaklaşık yüzde 20'dir.

Bu oran zaman içerisinde takip edildiğinde satış sürecindeki değişimler daha kolay görülebilir.

Demo Sonunda 100 Üzerinden Puanlama Yapın

Her kriteri 1 ile 5 arasında puanladıktan sonra ağırlıklı bir toplam skor oluşturabilirsiniz.

Basit değerlendirme mantığı şu şekilde olabilir:

• 90–100 puan: Çok güçlü uyum
• 80–89 puan: Güçlü aday
• 70–79 puan: Kullanılabilir ancak bazı eksikler var
• 60–69 puan: Ek değerlendirme gerekir
• 60 puan altı: Operasyon ihtiyacını karşılamama riski yüksek

Ancak sadece toplam puana bakmak da doğru değildir.

Örneğin bir yazılım 85 puan almış olabilir fakat firmanız için kritik olan mobil teklif hazırlama özelliği yoksa seçim yine de yanlış olabilir.

Bu nedenle kriterleri iki gruba ayırmak faydalıdır:

Zorunlu özellikler

Bunlar olmadan yazılım satın alınmamalıdır.

Örneğin:

• teklif hazırlama,
• PDF oluşturma,
• revizyon yönetimi,
• müşteri kaydı,
• fiyat listesi,
• teklif durum takibi.

Tercih edilen özellikler

Olması faydalıdır ancak satın alma kararını tek başına belirlemez.

Örneğin:

• gelişmiş raporlama,
• özel şablonlar,
• otomatik hatırlatma,
• detaylı satış analizi.

Bu yöntem “özellik sayısı fazla olan yazılım” yerine “firmanın ihtiyacını daha iyi karşılayan yazılım” seçmenizi sağlar.

Demo Sırasında Yapılan Yaygın Hatalar

Asansör firmalarının yazılım demosunda yaptığı bazı hatalar seçim sürecini yanıltabilir.

Sadece fiyat sormak

Aylık veya yıllık ücret önemlidir ancak personelin her gün harcadığı zamanı da hesaba katmak gerekir.

Ucuz fakat kullanışsız bir sistem uzun vadede daha pahalı hale gelebilir.

Hazır sunumu izlemek

Satıcının hazırladığı örnek senaryo yerine kendi iş akışınızı test edin.

Sahadaki personeli sürece dahil etmemek

Teklifi fiilen hazırlayan satış personelinin görüşü önemlidir.

Revizyonu test etmemek

İlk teklif oluşturmak kolay olabilir. Asıl fark revizyon sırasında ortaya çıkar.

PDF çıktısını incelememek

Müşteriye gönderilecek belgenin profesyonel olması gerekir.

Teklif sonrası süreci sormamak

Teklif kabul edildikten sonra müşteri, bakım ve sözleşme kayıtlarının nasıl devam ettiğini mutlaka kontrol edin.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör Teklif Yazılımı demosu ne kadar sürmeli?

Genel uygulamada 30-60 dakikalık bir demo temel değerlendirme için yeterli olabilir. Ancak firmanızın gerçek teklif senaryolarını test etmek istiyorsanız ek süre ayırmak faydalıdır.

Demo sırasında kaç farklı teklif hazırlatılmalı?

En az iki farklı senaryo test edilmesi iyi olur. Bir bakım teklifi ve bir modernizasyon veya parça değişim teklifi hazırlatmak yazılımın esnekliğini daha iyi gösterir.

Demo skor kartında kaç kriter olmalı?

Genellikle 8-15 kriter yeterlidir. Çok fazla kriter değerlendirmeyi gereksiz yere karmaşıklaştırabilir. Firmanız için gerçekten önemli başlıkları seçmek daha doğrudur.

Teklif yazılımında mobil kullanım şart mı?

Sahada teklif hazırlayan firma sahibi veya satış personeli için mobil kullanım ciddi avantaj sağlar. Ancak bütün teklifler ofiste hazırlanıyorsa ağırlığı daha düşük tutulabilir.

Teklif revizyon geçmişi neden önemlidir?

Müşteriyle yapılan fiyat görüşmelerinde hangi tarihte hangi fiyatın verildiğini görmenizi sağlar. Böylece eski teklifler kaybolmaz ve satış süreci daha kontrollü ilerler.

Asansorex teklif süreçlerinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex gibi asansör bakım ve yönetim yazılımları teklifleri müşteri, bina, sözleşme ve operasyon kayıtlarıyla birlikte takip etmeye yardımcı olabilir. Böylece teklif kabul edildiğinde bilgilerin farklı Excel dosyalarına tekrar girilmesi ihtiyacı azalabilir.

Özet

Bir Asansör Teklif Yazılımı demosunda yalnızca ekran tasarımına veya fiyatına bakmak sağlıklı bir satın alma yöntemi değildir. Yazılımı gerçek kullanım senaryolarıyla test etmek, her özelliği puanlamak ve sonuçları bir demo skor kartında karşılaştırmak daha doğru karar verilmesini sağlar.

Teklif oluşturma süresi, fiyat listesi yönetimi, revizyon geçmişi, PDF görünümü, mobil kullanım, teklif durum takibi ve tekliften sözleşmeye geçiş en kritik değerlendirme başlıkları arasında yer alır.

En doğru yazılım, en fazla özelliğe sahip olan değil; firmanızın günlük teklif sürecini en az manuel işlemle, en hızlı ve en kontrollü şekilde yönetmenizi sağlayan yazılımdır.