Asansör Teklif Yazılımı ile Sözleşme Yenileme Kampanyası

İÇERİK

Asansör bakım sektöründe yeni müşteri kazanmak önemlidir ancak mevcut bakım portföyünü korumak çoğu zaman daha kritik bir ticari konudur. Bir firmanın 300 asansörlük bakım portföyü bulunuyorsa ve yıl içerisinde sözleşmelerin yalnızca yüzde 10'u kontrolsüz biçimde kaybediliyorsa, firma 30 asansörlük düzenli bakım gelirini yeniden kazanmak için sıfırdan satış yapmak zorunda kalır. Bu nedenle sözleşme yenileme süreci yalnızca sözleşme tarihini takip etmek değil, sistemli bir satış kampanyası yürütmektir.

Asansör Teklif Yazılımı kullanıldığında yaklaşan sözleşmelerin belirlenmesi, farklı müşteri gruplarına uygun tekliflerin hazırlanması, görüşmelerin kaydedilmesi ve sonuçların takip edilmesi daha düzenli hale gelir. Bu yazıda bakım firmalarının sözleşme yenileme kampanyasını nasıl planlayabileceğini, hangi müşteriye ne zaman ulaşılması gerektiğini ve tekliflerin nasıl hazırlanabileceğini adım adım ele alacağız.

Sözleşme Yenileme Kampanyası Neden Son Aya Bırakılmamalı?

Asansör bakım firmalarında sık görülen yöntemlerden biri, sözleşmenin bitmesine birkaç gün kala bina yöneticisini aramaktır. Ancak bu yaklaşım ciddi risk taşır.

Çünkü yönetici sözleşme tarihinden önce başka firmalardan teklif toplamış olabilir. Rakip firma binayı ziyaret etmiş, fiyat vermiş ve hatta yeni dönem için anlaşma aşamasına gelmiş olabilir. Mevcut bakım firması ise müşterisinin sözleşmesinin sona yaklaştığını son anda fark eder.

Daha sağlıklı yöntem, yenileme sürecini 60–90 gün önceden başlayan bir satış süreci olarak görmektir.

Örneğin sözleşmesi 30 Kasım'da bitecek bir bina için süreç şöyle ilerleyebilir:

1. Eylül başında sözleşme yaklaşan müşteriler listesine alınır.
2. Binanın geçmiş bakım ve arıza kayıtları incelenir.
3. Eylül sonunda ilk iletişim gerçekleştirilir.
4. Ekim ayında yeni dönem fiyat teklifi hazırlanır.
5. Teklif sonrası görüşmeler ve revizyonlar takip edilir.
6. Kasım ayına girmeden yenileme kararı alınmaya çalışılır.

Bu yöntem bakım firmasına yalnızca zaman kazandırmaz. Müşterinin başka firmalara yönelme ihtimalini de azaltır.

Yenilenecek Sözleşmeleri Önceliklendirin

Her müşteriye aynı yöntemle yaklaşmak doğru değildir. 3 yıldır sorunsuz çalışan bir apartman ile sürekli fiyat pazarlığı yapan ve sık şikâyet oluşturan bir site aynı müşteri profiline sahip değildir.

Bu nedenle yenileme kampanyası başlamadan önce müşterileri gruplandırmak faydalıdır.

Müşteri Grubu	Durum	Önerilen Yaklaşım	Öncelik
Uzun süredir çalışan müşteri	Memnuniyet yüksek	Erken yenileme teklifi	Yüksek
Sözleşmesi yakında bitecek müşteri	Karar zamanı yakın	Hızlı teklif ve takip	Çok yüksek
Fiyat hassasiyeti yüksek müşteri	Sürekli indirim talep ediyor	Alternatif paket sunumu	Orta
Çok arıza yaşayan bina	Hizmet algısı riskli	Önce teknik değerlendirme	Çok yüksek
Ödeme problemi yaşayan müşteri	Cari risk bulunuyor	Ticari şartları gözden geçirme	Orta
Birden fazla asansörü bulunan site	Yüksek portföy değeri	Özel fiyat ve kapsam çalışması	Çok yüksek

Bu segmentasyon satış ekibinin enerjisini doğru müşterilere yönlendirmesini sağlar.

Örneğin aynı ay içinde 70 sözleşme sona erecekse bütün müşterileri son hafta aramak yerine, risk ve potansiyel seviyesine göre sıraya koymak daha sağlıklı sonuç verir.

Asansör Teklif Yazılımı ile Kampanya Nasıl Planlanır?

Sözleşme yenileme kampanyasının temelinde üç bilgi bulunmalıdır:

• Sözleşmenin bitiş tarihi
• Mevcut bakım fiyatı ve kapsamı
• Müşterinin geçmiş hizmet durumu

Bu bilgiler farklı Excel dosyalarında, WhatsApp konuşmalarında ve çalışanların kişisel notlarında bulunuyorsa yenileme sürecinin kontrol edilmesi zorlaşır.

1. Yaklaşan sözleşmeleri listeleyin

İlk adım, önümüzdeki 30, 60 ve 90 gün içerisinde bitecek bakım sözleşmelerini ayrı ayrı görmektir.

Örneğin:

• İlk 30 gün: acil takip
• 31–60 gün: teklif hazırlanacak müşteriler
• 61–90 gün: ön görüşme yapılacak müşteriler

Bu ayrım satış ekibinin her gün hangi müşterilere ulaşması gerektiğini netleştirir.

2. Müşterinin geçmişini inceleyin

Teklif hazırlamadan önce yalnızca mevcut fiyatı görmek yeterli değildir.

Şunlar kontrol edilmelidir:

• Son 12 ayda kaç bakım yapılmış?
• Kaç arıza kaydı oluşmuş?
• Tekrarlayan arızalar bulunuyor mu?
• Parça değişimleri yapılmış mı?
• Ödeme düzeni nasıl?
• Yönetici değişmiş mi?
• Müşteri daha önce fiyat konusunda itiraz etmiş mi?

Örneğin yıl içinde sürekli arıza yaşamış bir müşteriye doğrudan yüzde bazlı fiyat artışıyla teklif gönderilmesi yanlış olabilir. Önce hizmet performansı değerlendirilmeli ve gerekiyorsa teknik sorunların çözümü açıklanmalıdır.

3. Yeni dönem teklifini hazırlayın

Teklif yalnızca yeni aylık bakım fiyatından oluşmamalıdır.

Teklifte açıkça belirtilmesi gereken temel konular şunlardır:

• Asansör veya asansörlerin bilgileri
• Bakım hizmetinin kapsamı
• Bakım periyodu
• Dahil olan hizmetler
• Hariç olan işler
• Arıza müdahale esasları
• Teklif fiyatı
• Vergi durumu
• Teklif geçerlilik süresi
• Ödeme koşulları
• Sözleşme dönemi

Bu şekilde müşteri yalnızca fiyatı değil, aldığı hizmetin kapsamını da değerlendirebilir.

Asansorex gibi bakım ve teklif süreçlerini birlikte takip etmeye yardımcı olan yazılımlar, müşterinin geçmiş kayıtlarıyla yeni teklif sürecinin aynı düzen içerisinde izlenmesini kolaylaştırabilir. Özellikle yüksek sayıda bakım portföyü bulunan firmalarda sözleşme tarihlerinin manuel takibine göre daha kontrollü bir çalışma sağlar.

Fiyat Artışını Müşteriye Nasıl Sunmalısınız?

Sözleşme yenilemelerindeki en hassas konu çoğu zaman yeni dönem fiyatıdır.

Bakım firmasının maliyetleri artmış olabilir:

• Teknisyen personel giderleri
• Araç ve yakıt maliyetleri
• Yedek parça giderleri
• İş güvenliği maliyetleri
• Yazılım ve iletişim giderleri
• Ofis ve operasyon maliyetleri

Ancak müşteriye yalnızca "maliyetler arttı" denilmesi çoğu zaman ikna edici değildir.

Daha doğru yöntem, fiyat ile hizmet kapsamını birlikte açıklamaktır.

Örneğin mevcut müşteri aylık 2.500 TL bakım bedeli ödüyorsa ve yeni dönem için 3.200 TL teklif hazırlanıyorsa teklif görüşmesinde yalnızca 700 TL'lik artış konuşulmamalıdır.

Müşteriye şu çerçeve sunulabilir:

Yeni dönem bakım teklifimiz hazırlanırken yalnızca fiyat güncellemesi değil, binanızın bakım geçmişi, arıza müdahaleleri ve yeni dönem hizmet kapsamı birlikte değerlendirilmiştir.

Bu yaklaşım fiyat konuşmasını doğrudan pazarlıktan çıkarıp hizmet değerlendirmesine dönüştürür.

Tek fiyat yerine seçenek sunmak

Bazı durumlarda müşteriye iki veya üç alternatif hazırlanabilir.

Örneğin:

Paket	İçerik	Fiyat Yaklaşımı
Standart Bakım	Periyodik bakım ve standart hizmet kapsamı	Temel fiyat
Genişletilmiş Bakım	İlave kontrol ve önleyici bakım hizmetleri	Orta seviye
Çoklu Asansör Paketi	Aynı bina/site içindeki birden fazla asansör	Toplu fiyat avantajı

Her firma kendi hizmet modeline göre farklı seçenekler oluşturabilir. Buradaki amaç, müşteriyi tek bir fiyatı kabul etmek veya reddetmek zorunda bırakmamaktır.

Teklif Göndermek Yetmez: Takip Takvimi Oluşturun

Asansör firmalarının yaptığı önemli hatalardan biri, teklif gönderdikten sonra sonucu beklemektir.

Oysa teklif gönderildiği an satış sürecinin yalnızca bir aşaması tamamlanmış olur.

Pratik bir takip düzeni şöyle olabilir:

Teklif gönderildiği gün

Teklif müşteriye iletilir ve ulaştığı teyit edilir.

2–3 gün sonra

Teklifin incelenip incelenmediği sorulur.

7 gün sonra

Karar durumu öğrenilir. Fiyat veya kapsam konusunda soru varsa not alınır.

14 gün sonra

Karar çıkmadıysa ikinci görüşme yapılır.

Sözleşme bitimine 15 gün kala

Yenileme durumu kesinleştirilmeye çalışılır.

Burada önemli olan, her görüşmenin kaydedilmesidir.

"Ahmet Bey'i aradım, düşünecekmiş" şeklindeki bilgi yalnızca satış temsilcisinin hafızasında kalırsa birkaç gün sonra unutulabilir.

Bunun yerine:

12.10.2026 - Yönetici ile görüşüldü. Teklif yönetim kuruluna sunulacak. 17 Ekim'de tekrar aranacak.

şeklinde net bir takip notu tutulması gerekir.

Yenileme Kampanyasının Başarısı Nasıl Ölçülür?

Bir kampanyanın başarılı olup olmadığını anlamak için yalnızca kaç sözleşme yenilendiğine bakmak yeterli değildir.

Aşağıdaki göstergeler takip edilebilir:

• Yenileme kapsamına giren toplam sözleşme sayısı
• Teklif gönderilen müşteri sayısı
• Teklif gönderme oranı
• Yenilenen sözleşme sayısı
• Kaybedilen müşteri sayısı
• Kararsız müşteri sayısı
• Ortalama yeni dönem fiyat artışı
• Tekliften sözleşmeye dönüşüm oranı
• Kaybedilen bakım adedi
• Kazanılan yıllık sözleşme cirosu

Örneğin ay içerisinde 50 sözleşme yenileme kapsamına girdiyse ve 42'si yenilendiyse yenileme oranı yüzde 84'tür.

Ancak kalan 8 müşterinin neden kaybedildiği de ayrıca incelenmelidir.

Kayıp nedenleri şöyle sınıflandırılabilir:

• Fiyat
• Rakip firma
• Hizmet memnuniyetsizliği
• Yönetici değişikliği
• Bina kararı
• Ödeme problemi
• Firma tarafından sözleşmenin yenilenmemesi

Bu veriler birkaç ay biriktiğinde firma için çok değerli bir satış verisine dönüşür.

Kampanyayı Son Dakika İndirim Yarışına Dönüştürmeyin

Sözleşme bitimine üç gün kala müşteriyi aramak genellikle pazarlık gücünü müşteriye verir.

Yönetici şu cevabı verebilir:

"Başka firma daha düşük fiyat verdi."

Bu aşamada mevcut bakım firması çoğu zaman müşteriyi kaybetmemek için hızlı indirim yapmak zorunda kalır.

Oysa görüşme 60 gün önce başlatılmış olsaydı firma kendi hizmet kalitesini anlatmak, müşterinin problemlerini çözmek ve teklifini değerlendirmek için daha fazla zamana sahip olurdu.

Bu nedenle yenileme kampanyasının amacı yalnızca sözleşme süresini uzatmak değil, müşterinin başka firma aramaya başlamasından önce iletişimi güçlendirmektir.

Özellikle portföyü büyüyen firmalarda 200, 500 veya 1.000 bakım sözleşmesini çalışanların hafızasıyla takip etmek mümkün değildir. Sözleşme tarihlerini, teklifleri ve görüşme notlarını merkezi şekilde takip etmek bu noktada operasyonel bir gereklilik haline gelir.

Uygulanabilir Bir 60 Günlük Yenileme Planı

Sözleşmesi iki ay sonra bitecek bir müşteri için aşağıdaki yöntem uygulanabilir:

1. 60 gün kala: Sözleşme ve müşteri geçmişini kontrol edin.
2. 50 gün kala: Yöneticiyle ilk görüşmeyi yapın.
3. 45 gün kala: Yeni dönem fiyatını belirleyin.
4. 40 gün kala: Teklifi gönderin.
5. 35 gün kala: Teklifin ulaştığını ve incelendiğini teyit edin.
6. 25 gün kala: Görüşme veya pazarlık sürecini tamamlayın.
7. 15 gün kala: Yenileme kararını kesinleştirin.
8. 7 gün kala: Yeni sözleşme ve gerekli evrak süreçlerini tamamlayın.

Bu takvim her firma için birebir aynı olmak zorunda değildir. Önemli olan, sözleşme bitiş tarihinin satış sürecinin başlangıcı değil, son noktası olarak görülmesidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör bakım sözleşmesi için yenileme görüşmesine ne zaman başlanmalı?

Genel uygulamada sözleşmenin bitmesini beklemek yerine 60–90 gün öncesinden takip başlatmak daha sağlıklıdır. Büyük siteler, kurumsal müşteriler veya çok sayıda asansörü bulunan projelerde daha erken iletişim kurulabilir.

Asansör Teklif Yazılımı yenileme sürecinde ne sağlar?

Yaklaşan sözleşmelerin takip edilmesi, tekliflerin standart şekilde hazırlanması, müşteri görüşmelerinin kaydedilmesi ve sonuçların izlenmesi gibi işlemleri daha düzenli hale getirir. Böylece yenileme süreci çalışanların kişisel takibine bağımlı kalmaz.

Her müşteriye aynı fiyat artışı uygulanmalı mı?

Hayır. Asansör sayısı, bakım kapsamı, lokasyon, hizmet yoğunluğu, ödeme düzeni, operasyon maliyeti ve müşterinin mevcut sözleşme şartları birlikte değerlendirilmelidir. Firma kendi ticari politikasına göre fiyatlandırma yapmalıdır.

Yenileme teklifinde eski fiyat gösterilmeli mi?

Bu tamamen firmanın satış stratejisine bağlıdır. Bazı firmalar yalnızca yeni dönem fiyatını sunarken bazıları mevcut ve yeni dönem fiyatını karşılaştırmalı gösterir. Önemli olan yeni fiyatın hizmet kapsamıyla birlikte açık şekilde belirtilmesidir.

Müşteri teklif gönderdikten sonra kaç kez aranmalı?

Kesin bir sayı yoktur. Ancak teklif gönderildiği gün teslim teyidi yapılması, birkaç gün sonra değerlendirme durumunun sorulması ve karar tarihine göre yeni takip oluşturulması faydalıdır. Gereksiz sıklıkta arama yapmak yerine planlı takip yapılmalıdır.

Yenilenmeyen sözleşmeler de kayıt altında tutulmalı mı?

Evet. Özellikle kayıp nedeni mutlaka kaydedilmelidir. Birkaç aylık veri sonunda müşterilerin en çok fiyat, hizmet kalitesi, rakip teklif veya farklı nedenlerle mi kaybedildiği görülebilir. Bu bilgi firmanın gelecek dönem satış stratejisini doğrudan etkiler.

Özet

Asansör bakım sözleşmesi yenilemek, sözleşmenin bitmesine birkaç gün kala müşteriyi arayıp yeni fiyat söylemekten çok daha kapsamlı bir süreçtir. Başarılı firmalar yenileme dönemini planlı bir satış kampanyası olarak yönetir.

Yaklaşan sözleşmeler önceden belirlenmeli, müşteriler önceliklerine göre sınıflandırılmalı, bakım ve arıza geçmişi incelenmeli, yeni dönem teklifi zamanında hazırlanmalı ve teklif sonrası görüşmeler düzenli şekilde takip edilmelidir.

Bu sistem kurulduğunda firma hem bakım portföyünü daha iyi koruyabilir hem de neden müşteri kaybettiğini ölçebilir. Asansorex gibi sözleşme, bakım ve teklif süreçlerini aynı düzen içerisinde takip etmeye yardımcı olan çözümler, özellikle büyüyen asansör bakım firmalarında yenileme kampanyalarının unutulmadan ve ölçülebilir biçimde yürütülmesini kolaylaştırır.