Asansör Teklif Yazılımı Kurulum Sonrası İlk Ay

İÇERİK

Asansör teklif yazılımı satın alındığında en kritik dönem genellikle kurulumdan sonraki ilk 30 gündür. Çünkü yazılımın firmaya gerçekten hız kazandırıp kazandırmayacağını lisansın kendisi değil, ilk ayda kurulan çalışma düzeni belirler. Eski fiyat listeleri sisteme yanlış aktarılır, teklif şablonları standartlaştırılmaz veya satış ekibi teklif durumlarını güncellemezse güçlü bir yazılım bile kısa süre içinde yalnızca teklif PDF'i hazırlanan bir araca dönüşebilir.

Doğru planlanan ilk ayın sonunda ise firma sahibi hangi teklifin beklediğini görebilir, satış personeli geçmiş fiyatları saniyeler içinde bulabilir, müşteriye daha hızlı dönüş yapılabilir ve kaybedilen tekliflerin nedenleri ölçülmeye başlanabilir.

Bu rehberde bir asansör bakım firmasının teklif yazılımı kurulumundan sonraki ilk ayda hangi adımları hangi sırayla tamamlaması gerektiğini pratik şekilde ele alacağız.

İlk Hafta: Önce Veriyi ve Teklif Yapısını Düzenleyin

Yeni bir teklif programı kullanmaya başlarken yapılan yaygın hatalardan biri, daha ilk günden bütün personeli sisteme dahil edip teklif göndermeye başlamaktır.

Önce temel yapı kurulmalıdır.

İlk hafta özellikle şu dört konu tamamlanmalıdır:

1. Müşteri kayıtlarının temizlenmesi
2. Hizmet ve ürün kalemlerinin oluşturulması
3. Fiyat listesinin sisteme aktarılması
4. Teklif şablonlarının hazırlanması

Müşteri kayıtlarını temizleyin

Eski Excel dosyalarında aynı müşteri birden fazla şekilde kayıtlı olabilir.

Örneğin:

• Yıldız Apartmanı
• Yıldız Apt.
• Yıldız Apartmanı Yönetimi
• Mehmet Bey - Yıldız Apt.

Bu kayıtlar ayrı ayrı sisteme aktarılırsa birkaç ay sonra teklif geçmişi parçalanır.

Mümkünse müşteriler tekilleştirilmeli ve aşağıdaki bilgiler standartlaştırılmalıdır:

• Müşteri veya bina adı
• Yetkili kişi
• Telefon
• E-posta
• Vergi bilgileri gerekiyorsa firma bilgileri
• Bina adresi
• İlgili asansör bilgileri
• Mevcut bakım sözleşmesi durumu

Özellikle birden fazla asansörü bulunan sitelerde müşteriyi yalnızca telefon numarası üzerinden takip etmek yerine bina ve asansör bazında kayıt oluşturmak ileride ciddi zaman kazandırır.

Teklif kalemlerini standartlaştırın

Satış personelinin her teklifte aynı işi farklı isimlerle yazması raporlamayı zorlaştırır.

Örneğin aynı ürün için şu tanımlar kullanılabilir:

• Fotosel
• Boy fotoseli
• Kapı fotoseli
• Boydan boya fotosel

Bunun yerine firma kendi standart ürün ve hizmet sözlüğünü oluşturmalıdır.

Örneğin:

• Boy fotoseli değişimi
• Kapı motoru değişimi
• Halat değişimi
• Kumanda panosu revizyonu
• Aylık bakım hizmeti
• Yıllık bakım sözleşmesi
• Revizyon işçiliği

Böylece daha sonra hangi ürün veya hizmet grubunun daha fazla teklif edildiği de ölçülebilir.

İkinci Hafta: Fiyatlandırma Mantığını Oturtun

Asansör teklif yazılımının en büyük avantajlarından biri yalnızca teklif hazırlama süresini azaltması değildir. Asıl değer, fiyatlandırma disiplininin oluşmasıdır.

Firmada satış yapan üç farklı personel varsa aynı iş için üç farklı fiyat çıkması müşterinin güvenini zedeleyebilir.

Bu nedenle ikinci hafta fiyat yapısı kontrol edilmelidir.

Kontrol noktası	Sorulması gereken soru	Önerilen yaklaşım
Ürün fiyatı	Güncel alış ve satış fiyatı tanımlı mı?	Fiyat listesini düzenli güncelleyin
İşçilik	İşçilik ayrı mı gösterilecek?	Firma politikasına göre standartlaştırın
KDV	Fiyat KDV dahil mi hariç mi?	Teklif üzerinde açıkça belirtin
İskonto	Personel sınırsız indirim yapabiliyor mu?	Yetki veya sınır belirleyin
Geçerlilik süresi	Teklif ne kadar süre geçerli?	Teklif üzerinde tarih belirtin
Ek masraf	Nakliye veya özel işçilik var mı?	Ayrı kalem olarak gösterin
Revizyon	Eski teklif değiştirildiğinde geçmiş korunuyor mu?	Revizyon kayıtlarını saklayın

İndirim sınırlarını belirleyin

Özellikle bakım sözleşmelerinde satış personelinin işi almak amacıyla kontrolsüz indirim yapması birkaç ay sonra kârlılık problemi oluşturabilir.

Örneğin standart yıllık bakım bedeli 36.000 TL ise satış personelinin hiçbir kontrol olmadan 25.000 TL teklif verebilmesi doğru değildir.

Firma kendi yapısına göre bir sınır belirleyebilir.

Örneğin:

• %0-5: satış personeli kullanabilir
• %5-10: satış yöneticisi onayı
• %10 üzeri: firma sahibi onayı

Bu oranlar örnektir; her firmanın maliyet yapısı farklıdır. Önemli olan indirimin rastgele değil, tanımlı bir ticari politika üzerinden yapılmasıdır.

Üçüncü Hafta: Teklif Takibini Gerçek Bir Satış Sürecine Dönüştürün

Teklif oluşturmak satış değildir.

Asansör sektöründe birçok firma müşteriye teklif gönderir ancak teklifin sonucunu sistematik olarak takip etmez.

Bir ay sonunda şu tablo ortaya çıkabilir:

• 80 teklif gönderilmiş
• 12 teklif kazanılmış
• 20 teklif kaybedilmiş
• 48 teklifin durumu bilinmiyor

Asıl problem 48 tekliftir.

Bu nedenle tekliflere durum tanımları verilmelidir.

Örneğin:

• Hazırlanıyor
• Gönderildi
• Müşteri değerlendirmesinde
• Revizyon istendi
• Onaylandı
• Kaybedildi
• İptal edildi

Satış personeli her müşteri görüşmesinden sonra teklif durumunu güncellemelidir.

Takip tarihini zorunlu hale getirin

Teklif gönderildikten sonra satış personelinin hafızasına güvenmek doğru değildir.

Her teklif için bir sonraki aksiyon tarihi belirlenmelidir.

Örneğin:

12 Eylül - Yöneticiyle teklif değerlendirme görüşmesi

veya:

18 Eylül - Revizyon sonrası tekrar aranacak

Bu küçük alışkanlık özellikle onlarca teklifin aynı anda açık olduğu firmalarda satış kaybını ciddi şekilde azaltabilir.

Asansorex gibi teklif ve bakım süreçlerini aynı müşteri kaydı altında takip edebilen sistemlerde teklif geçmişinin bina, müşteri ve ilgili iş ile birlikte tutulması, satış ekibinin geçmiş görüşmeleri daha hızlı anlamasına yardımcı olur.

Dördüncü Hafta: Raporları Okumaya Başlayın

Kurulumdan sonraki ilk üç hafta veri üretme dönemidir.

Dördüncü haftadan itibaren artık bu verinin ne söylediğine bakılmalıdır.

İlk ay sonunda firma sahibi veya satış sorumlusu en az şu metrikleri incelemelidir:

• Toplam oluşturulan teklif sayısı
• Toplam teklif tutarı
• Onaylanan teklif sayısı
• Kaybedilen teklif sayısı
• Bekleyen teklif sayısı
• Ortalama teklif tutarı
• Tekliften satışa dönüşüm oranı
• En fazla teklif verilen hizmet
• En fazla teklif veren personel
• Kaybedilme nedenleri

Örneğin ay boyunca 100 teklif hazırlanmış ve 22 teklif onaylanmışsa kaba teklif dönüşüm oranı %22'dir.

Ancak tek başına bu oran yeterli değildir.

Tekliflerin türüne de bakılmalıdır.

Örneğin:

• Bakım sözleşmesi teklifleri: %35 dönüşüm
• Revizyon teklifleri: %18 dönüşüm
• Parça değişimi teklifleri: %42 dönüşüm

Bu tablo firma sahibine satış probleminin hangi alanda olduğunu gösterebilir.

Kaybedilen Teklif Nedenlerini Mutlaka Kaydedin

Bir teklifin kaybedilmiş olması tek başına önemli bir bilgi değildir.

Asıl önemli soru şudur:

Neden kaybettik?

Teklif kapatılırken mümkünse kayıp nedeni seçilmelidir.

Örneğin:

• Fiyat yüksek bulundu
• Rakip firma tercih edildi
• Müşteri işi erteledi
• Yönetim kurulu onaylamadı
• Mevcut bakım firmasıyla devam edildi
• Bütçe çıkmadı
• Müşteriye ulaşılamadı
• İş iptal edildi

Bir ayda üç-beş teklif kaybedildiğinde bu bilgiler önemsiz görünebilir.

Fakat altı ay sonra 200 kayıp teklif oluştuğunda çok değerli bir ticari veri ortaya çıkar.

Örneğin kayıpların %45'i "fiyat yüksek" nedeniyle oluşuyorsa firmanın fiyatlandırma politikasını incelemesi gerekir.

Ancak kayıpların büyük kısmı "müşteriye tekrar ulaşılamadı" nedeniyle oluşuyorsa sorun fiyat değil, takip sürecidir.

Bu ayrım oldukça önemlidir.

İlk Ayda Satış Ekibi İçin Basit Bir Çalışma Rutini Kurun

Yeni yazılımın kullanılmasını sağlamak için personele onlarca kural vermek yerine günlük birkaç basit alışkanlık belirlemek daha etkilidir.

Satış personeli için örnek rutin şu şekilde olabilir:

Sabah

• O gün takip edilmesi gereken teklifleri kontrol et
• Bekleyen müşteri dönüşlerini incele
• Revizyon isteyen müşterileri listele

Gün içinde

• Yeni teklifleri sistem üzerinden oluştur
• Telefon görüşmelerinden sonra teklif notunu güncelle
• Bir sonraki takip tarihini belirle

Gün sonunda

• Gönderilen teklifleri kontrol et
• Sonuçlanan teklifleri onaylandı veya kaybedildi olarak kapat
• Kayıp nedenini kaydet

Bu rutin düzenli uygulanırsa teklif yazılımı kısa sürede firmanın satış hafızasına dönüşür.

Teklif Şablonlarını İlk Ayda Test Edin

Teklif PDF'inin teknik olarak doğru olması kadar müşterinin kolay anlayabileceği şekilde hazırlanması da önemlidir.

İlk ay boyunca müşterilerden gelen sorular takip edilmelidir.

Örneğin müşteriler sürekli şu soruları soruyorsa teklif şablonunda eksik bilgi olabilir:

• Bu fiyat KDV dahil mi?
• İşçilik dahil mi?
• Garanti süresi ne kadar?
• Teklif kaç gün geçerli?
• Ödeme nasıl yapılacak?
• Parçanın markası nedir?
• Montaj ne zaman yapılacak?

İyi hazırlanmış bir teklif bu soruların büyük bölümünü müşteri sormadan cevaplamalıdır.

Teklif şablonunda genel olarak şu alanların bulunması faydalıdır:

• Firma bilgileri
• Müşteri bilgileri
• Teklif tarihi
• Teklif numarası
• Ürün veya hizmet açıklaması
• Miktar
• Birim fiyat
• Toplam fiyat
• KDV bilgisi
• Ödeme koşulları
• Teklif geçerlilik süresi
• Teslim veya uygulama süresi
• Garanti bilgisi gerekiyorsa garanti şartları
• Yetkili kişi iletişim bilgileri

İlk Ayda Yapılmaması Gereken Hatalar

Yeni sistem kullanırken bazı hatalar çok sık görülür.

• Eski bütün veriyi kontrol etmeden sisteme aktarmak
• Her çalışanın kendi teklif şablonunu kullanmasına izin vermek
• Fiyat listesini güncellemeden teklif hazırlamak
• Teklif gönderildikten sonra takip tarihi girmemek
• Kaybedilen tekliflerin nedenini kaydetmemek
• WhatsApp üzerinden gönderilen teklifleri sistem dışında bırakmak
• Personelin Excel üzerinden teklif hazırlamaya devam etmesine izin vermek
• Teklif revizyonlarında eski versiyonları tamamen silmek
• Sadece teklif sayısına bakıp dönüşüm oranını ölçmemek

Özellikle eski Excel sisteminin yeni yazılımla aylarca paralel kullanılması adaptasyonu ciddi şekilde yavaşlatır.

Geçiş günü belirlendikten sonra mümkün olduğunca bütün yeni teklifler tek sistem üzerinden oluşturulmalıdır.

30 Günün Sonunda Yapılacak Kontrol Toplantısı

İlk ayın sonunda 30-45 dakikalık kısa bir değerlendirme toplantısı yapılması faydalıdır.

Toplantıda teknik özelliklerden çok gerçek kullanım ele alınmalıdır.

Şu sorular sorulabilir:

1. Teklif hazırlama süresi azaldı mı?
2. Satış personeli geçmiş teklifleri kolay bulabiliyor mu?
3. Fiyat farklılıkları azaldı mı?
4. Bekleyen teklifler görülebiliyor mu?
5. Takip edilmeyen teklif kaldı mı?
6. Kaybedilen tekliflerin nedenleri belli mi?
7. En çok hangi ürün veya hizmet teklif ediliyor?
8. Müşteriler teklif formatıyla ilgili hangi soruları soruyor?
9. Teklif revizyonları kolay takip ediliyor mu?
10. Sistemde gereksiz veya eksik alan var mı?

Bu toplantının amacı personeli denetlemek değil, süreci iyileştirmektir.

Örneğin satış ekibi teklif oluştururken sürekli aynı açıklamayı elle yazıyorsa bu açıklama hazır şablona dönüştürülebilir.

Bir işlem her teklifte tekrar ediliyorsa yazılımın sunduğu hazır ürün, hizmet veya şablon özelliklerinden yararlanmak gerekir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör teklif yazılımı kurulduktan sonra tüm eski teklifler aktarılmalı mı?

Her zaman gerekli değildir. Özellikle yıllardır kullanılan ve binlerce teklif bulunan firmalarda yalnızca aktif müşteriler, güncel teklifler ve ticari açıdan önemli geçmiş kayıtların aktarılması daha pratik olabilir. Eski arşiv ayrıca saklanabilir.

İlk ay kaç kullanıcıyla başlanmalı?

Firma büyüklüğüne göre değişir. Küçük firmalarda teklif hazırlayan tüm personel doğrudan sisteme dahil edilebilir. Büyük ekiplerde ise önce birkaç aktif kullanıcıyla pilot kullanım yapılıp ardından diğer personele geçilebilir.

Teklif fiyatları ne sıklıkla güncellenmeli?

Sabit bir süre yoktur. Özellikle döviz veya hammadde fiyatlarından etkilenen parçaların bulunduğu dönemlerde fiyat listeleri daha sık kontrol edilmelidir. Kritik olan, teklif hazırlayan herkesin aynı güncel fiyat kaynağını kullanmasıdır.

Teklif gönderildikten sonra müşteri ne zaman aranmalı?

Teklif türüne göre değişir. Küçük parça değişimlerinde bir veya iki iş günü içinde takip yapılabilirken büyük revizyon veya modernizasyon tekliflerinde karar süreci daha uzun olabilir. Her durumda teklif gönderilirken bir sonraki takip tarihi belirlemek faydalıdır.

Teklif programı bakım sözleşmelerinde de kullanılabilir mi?

Evet. Aylık veya yıllık bakım hizmeti fiyatlandırması, kapsam maddeleri, teklif geçmişi ve revizyonlar aynı sistem üzerinden takip edilebilir. Teklif onaylandığında sözleşme ve devam eden bakım süreciyle ilişkilendirilmesi ayrıca operasyonel kolaylık sağlar.

Asansorex teklif süreçlerinde nasıl yardımcı olabilir?

Asansorex; müşteri, bina, asansör, teklif ve devam eden bakım süreçlerinin birbiriyle bağlantılı takip edilmesine yardımcı olur. Böylece ekip yalnızca PDF hazırlamak yerine teklif geçmişini ve müşteri sürecini daha düzenli yönetebilir.

Özet

Bir asansör teklif yazılımının başarısı ilk gün kaç özellik kullanıldığıyla değil, ilk 30 günde ne kadar düzenli bir satış sistemi kurulduğuyla ölçülmelidir.

İlk hafta müşteri ve fiyat verilerini düzenlemek, ikinci hafta fiyatlandırma kurallarını standartlaştırmak, üçüncü hafta teklif takip disiplinini oluşturmak ve dördüncü hafta raporları incelemek sağlıklı bir başlangıç modeli sunar.

Ay sonunda firma yalnızca daha hızlı teklif hazırlıyor olmamalıdır. Hangi teklifin beklediğini, hangi teklifin neden kaybedildiğini, hangi ürünlerin daha fazla satıldığını ve satış ekibinin hangi müşteriyi ne zaman takip etmesi gerektiğini de görebilmelidir.

Teklif süreci bu noktaya geldiğinde yazılım basit bir belge hazırlama aracından çıkar ve firmanın satış hafızası ve ticari karar destek sistemi haline gelir.