Bina Yönetimi Bakım Firmasını Nasıl Değiştirir?

İÇERİK (MARKDOWN)

Asansör bakım firmasının değiştirilmesi yalnızca daha düşük fiyatlı bir teklifin kabul edilmesi anlamına gelmez. Bina yönetiminin mevcut sözleşmeyi incelemesi, yeni firmanın yetkilerini doğrulaması, teknik kayıtları koruması ve iki firma arasındaki geçişi hizmet boşluğu oluşturmadan tamamlaması gerekir. Plansız yapılan bir değişiklik; asansörün bakımsız kalmasına, arızalara müdahalenin gecikmesine, garanti kaybına veya belgelerin eksik teslim alınmasına neden olabilir.

Bu rehberde bina yöneticilerinin asansör bakım firması değiştirme sürecini hangi sırayla yürütmesi gerektiğini, hangi belgeleri istemesi gerektiğini ve yeni firmayla sözleşme imzalamadan önce hangi ayrıntıları kontrol etmesi gerektiğini adım adım ele alacağız.

Bina Yönetimi Asansör Bakım Firmasını Değiştirebilir mi?

Bina yönetimi, gerekli şartları sağlayan başka bir asansör monte eden veya onun yetkili servisiyle bakım sözleşmesi yapabilir. Mevzuata göre bina sorumlusu; asansörün güvenli çalışmasını sağlamak amacıyla bakım sözleşmesi imzalamaktan, bakımın yaptırılmasından ve bakım ücretinin ödenmesinden sorumludur. Bakım hizmetinin ise sözleşme imzalanan asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından verilmesi gerekir.

Ancak mevcut firmayla imzalanan özel sözleşmenin şartları ayrıca dikkate alınmalıdır. Sözleşmede şu hükümler bulunabilir:

• Belirli süreli sözleşme şartı
• Otomatik yenileme maddesi
• Fesih bildirimi için ihbar süresi
• Erken fesih bedeli
• Ödenmemiş bakım veya onarım faturaları
• Demirbaş, cihaz veya uzaktan bağlantı ekipmanlarının iadesi
• Yapılan parça değişimlerinin garanti şartları

Bu nedenle ilk adım, mevcut firmaya hemen sözlü olarak “Artık sizinle çalışmıyoruz” demek değil, yürürlükteki sözleşmeyi ayrıntılı biçimde incelemektir.

Garanti Süresi Devam Eden Asansörlerde Dikkat

Yeni bir asansörün garanti süresi devam ederken de farklı bir firmayla bakım sözleşmesi yapılabilir. Fakat bina sorumlusunun garanti süresi içinde başka bir asansör monte eden veya onun yetkili servisiyle sözleşme imzalaması, asansörü piyasaya arz eden ilk firmanın garantiyle ilgili yükümlülüklerini ortadan kaldırabilir. Bu nedenle garanti kapsamındaki bir asansörde firma değişikliği yapılmadan önce oluşabilecek mali sonuçlar mutlaka değerlendirilmelidir.

Örneğin asansörün kumanda kartı, kapı motoru veya tahrik sistemi henüz garanti kapsamındaysa firma değişikliği sonrasında bu parçalarla ilgili ücretsiz onarım hakkı kaybedilebilir. Yönetim, değişiklik kararından önce mevcut garanti belgesini ve yapım sözleşmesini incelemelidir.

Firma Değiştirmeden Önce Hangi Kararlar Alınmalıdır?

Asansör bakım firması değişikliği ortak alanların güvenliği ve binanın düzenli giderleriyle ilgili bir konudur. Yöneticinin yetkisi; yönetim planına, kat malikleri kurulunun daha önce aldığı kararlara, sözleşme süresine ve yapılacak harcamanın kapsamına göre değişebilir.

En güvenli uygulama, firma değişikliği kararını yazılı ve izlenebilir hâle getirmektir. Özellikle uzun süreli sözleşme yapılacaksa veya yeni firma ilk aşamada önemli bir revizyon bedeli talep ediyorsa kat malikleri kurulu kararı alınması ileride çıkabilecek itirazları azaltır.

Karar tutanağında en az şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Mevcut bakım firmasının unvanı
2. Mevcut sözleşmenin sona erme tarihi
3. Değişiklik gerekçesi
4. İncelenen teklifler
5. Seçilen yeni firmanın unvanı
6. Yeni sözleşmenin süresi ve bedeli
7. Yöneticinin sözleşme imzalamak üzere yetkilendirildiğine ilişkin ifade
8. Karar tarihi ve imzalar

Firma değişikliği gerekçesi yalnızca “fiyat yüksek” şeklinde yazılmamalıdır. Arızalara geç müdahale, bakım kayıtlarının düzenli verilmemesi, iletişim sorunları, tekrar eden arızalar, teknik personel yetersizliği veya sözleşme yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi gibi somut nedenler varsa tutanakta belirtilmelidir.

Mevcut Bakım Sözleşmesi Nasıl Sonlandırılır?

Mevcut sözleşme incelendikten sonra fesih bildirimi sözleşmede belirtilen yönteme uygun biçimde yapılmalıdır. Bildirimin sözlü telefon görüşmesiyle bırakılması ileride ispat sorunu doğurabilir. Bu nedenle e-posta, iadeli taahhütlü posta, noter bildirimi veya teslim tutanağı gibi kayıt oluşturabilen yöntemlerden biri tercih edilmelidir.

Fesih bildiriminde şu bilgiler yer alabilir:

• Bina veya site yönetiminin açık unvanı
• Binanın adresi
• Asansör kimlik numarası
• Sözleşmenin tarihi ve varsa numarası
• Fesih gerekçesi
• Hizmetin sona ereceği tarih
• Son bakımın yapılacağı dönem
• Kayıtların ve binaya ait belgelerin teslim talebi
• Varsa anahtar, kart, modem veya diğer ekipmanların durumu
• Hesap mutabakatı talebi

Yeni firma sözleşmesi başlamadan eski firmaya müdahale yetkisi verilmemeli; eski sözleşme sona erdikten sonra da eski firmanın teknisyenleri asansöre müdahale etmemelidir. Genel kural olarak bina sorumlusu, bakım sözleşmesi yaptığı firma dışındaki üçüncü kişilerin asansöre müdahalesine izin veremez. Mevzuatta periyodik kontrol sonrası iyileştirme çalışmaları gibi belirli istisnalar ayrıca düzenlenmiştir.

Eski firma cuma günü bırakıyor, yeni firma pazartesi günü başlıyorsa hafta sonundaki arızaya kimin müdahale edeceği belirsiz kalır. Sözleşmelerin bitiş ve başlangıç tarihleri mümkünse aynı gün olacak şekilde düzenlenmelidir.

Yeni Asansör Bakım Firması Nasıl Seçilmelidir?

Yeni firma seçiminde yalnızca aylık bakım bedeline bakılması doğru değildir. Çok düşük bakım ücreti sunan bir firma; arıza müdahalesi, parça değişimi, periyodik kontrol refakati veya acil kurtarma hizmetleri için ayrıca yüksek ücret talep edebilir.

Firma değerlendirilirken aşağıdaki belgeler ve hizmet şartları kontrol edilmelidir:

• Güncel TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi
• Firma ve servis unvanlarının belgelerle uyumu
• Teknik personelin yeterlilikleri
• Mesleki sorumluluk sigortası
• Binaya hizmet verecek teknik personelin bilgileri
• Arıza çağrılarına ortalama müdahale süresi
• Mesai dışı ve tatil günü hizmet şartları
• Yedek parça tedarik süresi
• Bakım föyünün nasıl teslim edileceği
• Periyodik kontrol sırasında teknik personel desteği
• Kurtarma eğitiminin nasıl verileceği
• Fiyata dâhil ve hariç hizmetler

Yetkili servis merkezinin veya bölge servisinin güncel TS 12255 kapsamında TSE Hizmet Yeterlilik Belgesine sahip olması gerekir. Belgesi askıya alınmış veya iptal edilmiş bir firma bakım, onarım ve servis hizmeti sunamaz.

Aşağıdaki örnek puanlama tablosu, tekliflerin yalnızca fiyat üzerinden değerlendirilmesini önler:

Değerlendirme kriteri	Önerilen ağırlık	Kontrol yöntemi
Yetki ve yeterlilik belgeleri	%25	Belgelerin tarihini ve firma unvanını kontrol edin
Arıza müdahale kapasitesi	%25	Yazılı müdahale süresi isteyin
Bakım planı ve kayıt düzeni	%20	Örnek bakım föyünü inceleyin
Referanslar ve teknik deneyim	%15	Benzer binalardan referans alın
Toplam hizmet bedeli	%15	Dâhil ve hariç kalemleri karşılaştırın

Yeni firma seçilirken asansörün markası, yaşı, kumanda sistemi ve yedek parça bulunabilirliği de dikkate alınmalıdır. Özellikle özel servis cihazı veya şifre gerektiren sistemlerde yeni firmanın asansöre gerçekten müdahale edip edemeyeceği sözleşme öncesinde sorulmalıdır.

Bakım sözleşmesinde asansöre cihaz, yazılım veya şifreleme yoluyla bir engelleme ya da kısıtlama uygulanıp uygulanmadığına ilişkin bilginin bulunması gerekir. Ayrıca asansörü piyasaya arz eden firmanın, bakım yapılmasını mümkün kılacak cihaz ve donanım taleplerini normal piyasa koşullarında karşılaması öngörülmektedir.

Firma Değişikliğinde Hangi Belgeler Teslim Alınmalıdır?

Firma değişikliğinin en kritik aşamalarından biri teknik belgelerin korunmasıdır. Asansörün geçmişi yalnızca teknisyenin bilgisine veya eski firmanın bilgisayarına bağlı kalmamalıdır.

Bina yönetiminde bulunması gereken temel kayıtlar şunlardır:

• Asansör tescil belgesi
• Asansör kimlik numarası
• Son periyodik kontrol raporu
• Önceki periyodik kontrol raporları
• Bakım föyleri
• Asansör kayıt defteri
• Garanti belgesi
• Değiştirilen parçaların faturaları ve garanti belgeleri
• Revizyon ve onarım teklifleri
• Elektrik projeleri ve devre şemaları
• Kurtarma eğitimi tutanakları
• Kaza veya önemli arıza kayıtları
• Varsa uzaktan izleme cihazına ilişkin bilgiler

Her bakımda gerçekleştirilen işlemlerin bakım föyüyle kayıt altına alınması ve bir nüshasının bina sorumlusuna teslim edilmesi gerekir. Bina sorumlusu da bu föyleri makine veya makara dairesinde ya da binanın yönetim bürosunda kalıcı olarak muhafaza etmelidir. Asansör kayıt defteri bittiğinde eski defterin asansörün kullanım ömrü boyunca saklanması gerekir.

Belgelerin taranarak dijital ortamda saklanması kayıp riskini azaltır. Bakım föylerini, arıza kayıtlarını, sözleşmeleri ve periyodik kontrol raporlarını Asansorex gibi bir bakım takip yazılımıyla yönetmek; yönetici değişse bile asansör geçmişinin düzenli biçimde korunmasına yardımcı olur.

Yeni Firmayla Geçiş Süreci Nasıl Tamamlanır?

Yeni bakım firmasıyla sözleşme imzalandıktan sonra doğrudan rutin bakıma geçilmemelidir. Öncelikle asansörün mevcut teknik durumu belirlenmelidir.

Uygulanabilecek geçiş planı şöyledir:

1. Sözleşme tarihlerini eşleştirin: Eski sözleşmenin sona erdiği gün veya hemen sonrasında yeni sözleşmeyi başlatın.
2. Belgeleri yeni firmaya inceletin: Son periyodik kontrol raporunu, bakım geçmişini ve açık revizyonları paylaşın.
3. İlk durum tespitini yaptırın: Yeni firma asansörün tamamını inceleyerek mevcut eksikleri yazılı olarak bildirsin.
4. Acil riskleri ayırın: Güvenliği doğrudan etkileyen eksikler ile uzun vadeli iyileştirmeleri birbirinden ayırın.
5. Anahtar ve erişimleri düzenleyin: Makine dairesi, kumanda panosu ve teknik alanlara erişim kayıt altına alınsın.
6. Kurtarma düzenini yenileyin: Binada kurtarma eğitimi alacak kişiler ve acil iletişim numaraları güncellensin.
7. Kullanıcıları bilgilendirin: Yeni firmanın arıza ve acil durum telefonları görünür bir yere asılsın.
8. İlk bakım kaydını kontrol edin: Yapılan işlemler, kullanılan parçalar ve tespit edilen eksikler bina yönetimine teslim edilsin.

Yeni firma, kendi piyasaya arz etmediği bir asansör için bakım sözleşmesi imzaladığında güvenli kullanımla ilgili koşulların sağlanıp sağlanmadığını belirleyen bir durum tespit raporu hazırlayarak bina sorumlusuna iletmelidir.

Durum tespit raporunda çok sayıda eksik bulunması, önceki firmanın mutlaka kötü bakım yaptığı anlamına gelmez. Bazı eksikler asansörün yaşı, kullanım yoğunluğu, periyodik kontrol bulguları veya ekonomik ömrünü tamamlayan parçalar nedeniyle oluşabilir. Yönetim, önemli giderler için mümkünse kalemleri ayrılmış teklif ve teknik açıklama istemelidir.

Firma Değişikliğinde Yapılan Yaygın Hatalar

Bina yönetimlerinin firma değişikliği sırasında en sık yaptığı hata, geçişi yalnızca fiyat pazarlığı olarak görmesidir. Oysa teknik ve hukuki kayıtların korunması en az fiyat kadar önemlidir.

Kaçınılması gereken başlıca hatalar şunlardır:

• Sözleşmedeki fesih süresini okumadan firmayı değiştirmek
• Eski ve yeni sözleşme arasında hizmet boşluğu bırakmak
• TSE Hizmet Yeterlilik Belgesini doğrulamamak
• Garanti süresi devam eden asansörde garanti kaybını değerlendirmemek
• Son periyodik kontrol raporunu yeni firmaya vermemek
• Bakım föylerini ve kayıt defterini teslim almamak
• Fiyat teklifinde parça ve arıza hizmetlerini ayırmamak
• Yeni firmanın marka ve kumanda sistemi deneyimini sorgulamamak
• Sadece telefon görüşmesine dayanarak sözleşme feshetmek
• Yetkili olmayan üçüncü kişilerin asansöre müdahalesine izin vermek
• İlk durum tespit raporunu istememek
• Bina sakinlerine yeni acil durum numarasını bildirmemek

Ayrıca yeni firmanın sunduğu her revizyon teklifinin otomatik olarak kabul edilmesi gerekmez. Yüksek bedelli çalışmalar için uygunsuzluğun hangi rapora veya teknik bulguya dayandığı sorulmalı, gerektiğinde ikinci görüş alınmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bina yöneticisi bakım firmasını tek başına değiştirebilir mi?

Bu durum yönetim planına, yöneticinin yetkilerine, mevcut kurul kararlarına ve sözleşmenin kapsamına göre değişebilir. Uyuşmazlık riskini azaltmak için firma değişikliğinin kat malikleri kurulu kararıyla kayıt altına alınması güvenli bir yöntemdir.

Bakım firması değiştirildiğinde asansörün garantisi bozulur mu?

Garanti süresi içindeki asansörde başka bir asansör monte eden veya onun yetkili servisiyle bakım sözleşmesi yapılması, asansörü piyasaya arz eden ilk firmanın garanti yükümlülüklerini ortadan kaldırabilir. Değişiklikten önce garanti belgesi ve sözleşme incelenmelidir.

Eski firma bakım defterini vermek zorunda mı?

Bakım föylerinin bir nüshası her bakım sonrasında bina sorumlusuna teslim edilmelidir. Asansör kayıt defteri ve tamamlanmış eski defterler bina yönetiminde korunmalıdır. Bu nedenle yönetimin belgeleri düzenli olarak teslim alması ve saklaması gerekir.

Yeni bakım firması ilk olarak ne yapmalıdır?

Yeni firma asansörün teknik durumunu incelemeli, varsa uygunsuzlukları belirlemeli ve gerekli durumlarda bina sorumlusuna yazılı durum tespit raporu sunmalıdır. Acil güvenlik eksikleri ile planlanabilir iyileştirmeler ayrı gösterilmelidir.

En ucuz bakım teklifini seçmek doğru mudur?

Tek başına aylık bakım bedeline göre seçim yapmak doğru değildir. Arıza müdahalesi, yedek parça, mesai dışı hizmet, periyodik kontrol desteği, kayıt düzeni ve teknik personel kapasitesi birlikte değerlendirilmelidir.

Eski firma asansöre şifre koymuşsa ne yapılabilir?

Bakım sözleşmesinde cihaz veya şifreleme yoluyla engelleme bulunup bulunmadığına ilişkin bilgi yer almalıdır. Asansörü piyasaya arz eden firma, bakım yapılmasını mümkün kılacak cihaz ve donanım taleplerini normal piyasa koşullarında karşılamakla yükümlüdür. Süreç yazılı taleplerle yürütülmelidir.

Özet

Bina yönetimi asansör bakım firmasını değiştirebilir; ancak süreç mevcut firmayı telefonla arayıp hizmeti sonlandırmaktan ibaret değildir. Önce sözleşme ve garanti şartları incelenmeli, karar yazılı hâle getirilmeli, yeni firmanın belgeleri doğrulanmalı ve hizmet tarihleri arasında boşluk bırakılmamalıdır.

Bakım föyleri, periyodik kontrol raporları, kayıt defteri ve parça garanti belgeleri eksiksiz korunmalıdır. Yeni firmadan ilk durum tespit raporu alınması, geçiş tarihindeki teknik durumun taraflar açısından netleşmesini sağlar. Asansorex üzerinden sözleşme, bakım, arıza, revizyon ve belge geçmişinin dijital olarak tutulması da firma değişikliklerinde bilgi kaybını önleyerek bina yönetimi ile bakım firması arasındaki süreci daha şeffaf hâle getirir.