Bina Yönetimine Teslim Edilecek Asansör Belgeleri

İÇERİK (MARKDOWN)

Bir asansörün montajının tamamlanması, yalnızca kabinin çalışır durumda teslim edilmesi anlamına gelmez. Asansörün güvenli biçimde işletilebilmesi, bakımının doğru yapılabilmesi, periyodik kontrollerde geçmiş kayıtların sunulabilmesi ve garanti haklarının korunabilmesi için ilgili belgelerin de bina yönetimine eksiksiz şekilde devredilmesi gerekir.

Eksik belge teslimi, ilk aylarda fark edilmese bile bakım firması değiştiğinde, yıllık periyodik kontrol sırasında, bir arıza sonrasında veya apartman yönetimi el değiştirdiğinde ciddi sorunlara yol açabilir. Bu rehberde bina yönetiminin hangi asansör belgelerini teslim alması gerektiğini, belgelerin kim tarafından düzenlendiğini ve nasıl saklanmasının uygun olduğunu adım adım ele alacağız.

Asansör Belgelerinin Bina Yönetimine Teslimi Neden Önemlidir?

Asansör, binaya sabit olarak monte edilen ve kullanım ömrü boyunca düzenli bakım, kontrol ve kayıt gerektiren teknik bir sistemdir. Bu nedenle belge dosyası yalnızca bürokratik bir zorunluluk olarak görülmemelidir. Belgeler, asansörün teknik kimliği ve geçmişi niteliğindedir.

Eksiksiz bir asansör dosyası şu konularda bina yönetimine önemli avantaj sağlar:

• Asansörün yasal olarak tescil edilip edilmediği doğrulanır.
• Montajı yapan firmanın ve uygunluk değerlendirmesini gerçekleştiren kuruluşun bilgilerine ulaşılır.
• Garanti başlangıç ve bitiş tarihleri takip edilir.
• Elektrik devre şemaları ve tesis planları gerektiğinde bakım ekibine sunulur.
• Aylık bakım işlemlerinin düzenli yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.
• Periyodik kontrol raporlarındaki uygunsuzlukların geçmişi izlenir.
• Değiştirilen parçaların garanti belgelerine ulaşılır.
• Bina yöneticisi değiştiğinde bilgi kaybı yaşanmaz.

Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliği, tescil, bakım, kayıt defteri, bakım föyleri ve garanti belgeleri konusunda asansör monte eden, yetkili servis ve bina sorumlusuna ayrı yükümlülükler getirir. Bu nedenle belgenin düzenlenmiş olması kadar, doğru kişiye teslim edilmesi ve korunması da önemlidir.

İlk Teslimde Alınması Gereken Temel Asansör Belgeleri

Yeni monte edilen bir asansör bina yönetimine teslim edilirken öncelikle asansörün piyasaya arzı, uygunluğu, tescili ve garantisiyle ilgili belgeler kontrol edilmelidir.

AB Uygunluk Beyanı

AB uygunluk beyanı, asansörü monte eden firmanın asansörün ilgili temel sağlık ve güvenlik gereklerine uygun olduğunu beyan ettiği belgedir. Belgede genel olarak asansörün tanımı, seri numarası, montaj adresi, kullanılan uygunluk değerlendirme yöntemi, uygulanan standartlar ve yetkili imzası bulunur.

Asansör Yönetmeliği kapsamında asansörü monte eden firma, uygunluk değerlendirme işlemi tamamlandıktan sonra AB uygunluk beyanını düzenler ve asansöre CE işaretini iliştirir. AB uygunluk beyanı, binadaki asansör dosyasında mutlaka bulunmalıdır. ([Asansör Mühendisi | Asansör Mühendisi][1])

Onaylanmış Kuruluş Uygunluk Belgesi veya Raporu

Asansörün uygunluk değerlendirme yöntemine bağlı olarak onaylanmış kuruluş tarafından bir belge, rapor veya karar düzenlenebilir. Bu belgede onaylanmış kuruluşun adı, kimlik numarası, uygulanan değerlendirme yöntemi ve değerlendirilen asansöre ilişkin bilgiler yer alır.

Belgedeki asansör adresi, seri numarası ve teknik bilgiler, AB uygunluk beyanı ile karşılaştırılmalıdır. Farklı bir bina adresine veya farklı seri numarasına ait belge teslim edilmesi, ileride tescil ve denetim süreçlerinde sorun oluşturabilir.

Garanti Belgesi

Yeni piyasaya arz edilen asansörler için garanti belgesi düzenlenmesi gerekir. Güncel düzenlemeye göre asansör, piyasaya arz edildiği tarihten itibaren en az üç yıl garanti edilir. Garanti belgesinde firma bilgileri, asansörün ayırt edici özellikleri, teslim tarihi, garanti süresi ve azami tamir süresi gibi bilgiler yer almalıdır. Yönetmelikte garanti belgesinde belirtilen azami tamir süresinin on beş günü geçemeyeceği de düzenlenmiştir.

Garanti belgesi teslim alınırken şu bilgiler kontrol edilmelidir:

1. Asansörün montaj adresi doğru mu?
2. Seri veya kimlik bilgileri mevcut mu?
3. Garanti başlangıç tarihi belirtilmiş mi?
4. Firma kaşesi ve yetkili imzası bulunuyor mu?
5. Arıza bildirimi yapılacak iletişim kanalları yazılmış mı?

Garanti süresi sona erdikten sonra değiştirilen önemli parçalara ilişkin ayrıca parça garanti belgesi alınması da ihmal edilmemelidir.

Tescil Öncesi İlk Periyodik Kontrol Raporu

Yeni asansörün tescilinden önce ilk periyodik kontrolünün yapılması gerekir. Asansör İşletme ve Bakım Yönetmeliğine göre ilk periyodik kontrolü yapılmayan ve yeşil renkli bilgi etiketi iliştirilmeyen yeni asansör ilgili idare tarafından tescil edilmez.

Bina yönetimi yalnızca kabindeki yeşil etiketi görmekle yetinmemeli, etikete esas olan ilk periyodik kontrol raporunun bir kopyasını da teslim almalıdır. Raporda uygunsuzluk bulunmaması, asansörün sonraki yıllarda bakım gerektirmeyeceği anlamına gelmez. Rapor, yalnızca kontrol tarihindeki durumu gösterir.

Asansör Tescil Belgesi

Asansör tescil belgesi, ilgili idare tarafından tescil işleminin tamamlanmasının ardından düzenlenir. Yönetmelikte yeni asansörün tescil başvurusunun, piyasaya arz tarihinden itibaren altmış gün içinde asansörü monte eden tarafından yapılması öngörülür. Başvuruda uygunluk belgesi, AB uygunluk beyanı, garanti belgesi, TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi, fatura ve ilk periyodik kontrol raporu gibi belgeler kullanılır.

Tescil belgesi mevzuat gereği asansörü monte eden firmaya sunulsa da binanın işletme döneminde belgeye ihtiyaç duyacak taraf bina yönetimidir. Bu nedenle onaylı tescil belgesinin aslı veya doğrulanabilir bir kopyası teslim dosyasına konulmalıdır.

Teknik ve İşletme Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

Bina yönetimine yalnızca tescil ve garanti belgelerinin verilmesi yeterli değildir. Asansörün bakımını, kontrolünü, onarımını ve kurtarma işlemlerini mümkün kılacak teknik belgeler de dosyada bulunmalıdır.

Asansör Yönetmeliğinin talimatlara ilişkin hükümlerine göre her asansöre; normal kullanım, bakım, muayene, onarım, periyodik kontrol ve kurtarma işlemleri için gerekli plan ve şemaları içeren talimatlar ile onarım ve kontrollerin kaydedilebileceği bir kayıt defteri eşlik etmelidir. ([EUR-Lex][2])

Bina yönetiminin teslim alması gereken başlıca teknik dokümanlar şunlardır:

• Asansör kullanım kılavuzu
• Bakım talimatları
• Kurtarma talimatı
• Elektrik devre şemaları
• Kumanda panosu bağlantı şemaları
• Tesis ve yerleşim planları
• Hidrolik asansörlerde hidrolik devre şeması
• Motor seri numarası ve güç bilgileri
• Beyan yükü ve beyan hızı bilgileri
• Halat, kayış veya zincir teknik özellikleri
• Güvenlik aksamlarına ilişkin teknik bilgiler
• Kapı, kumanda sistemi ve tahrik ünitesi dokümanları
• Asansör kayıt defteri

Asansör monte eden firmanın uygunluk değerlendirmesinde kullandığı bütün ticari ve mühendislik dosyasının bina yönetimine bırakılması zorunlu olmayabilir. Ancak asansörün güvenli kullanımı, bakımı, kontrolü, onarımı ve kurtarma işlemleri için gerekli dokümanların binada bulunması gerekir.

Asansör Kayıt Defteri

Asansör kayıt defteri, asansörün kullanım süresince yapılan önemli işlemlerin kaydedildiği temel belgedir. Defterde asansörün kimlik numarası, piyasaya arz tarihi, tescil tarihi, teknik özellikleri, periyodik kontrol sonuçları, değiştirilen parçalar ve bildirilen kazalar takip edilebilir.

Yönetmeliğe göre ilk kayıt defteri asansörü piyasaya arz eden firma tarafından sağlanır. Defter dolduğunda yenisi, bina sorumlusu ile bakım sözleşmesi bulunan firma tarafından temin edilir. Dolan kayıt defteri atılmamalı; asansörün kullanım ömrü boyunca bina sorumlusu tarafından saklanmalıdır.

Belgelerin Teslim ve Saklama Kontrol Tablosu

Aşağıdaki tablo, bina yönetiminin oluşturacağı asansör dosyası için pratik bir kontrol listesi olarak kullanılabilir.

Belge	Düzenleyen veya sağlayan	Teslim zamanı	Önerilen saklama süresi
AB uygunluk beyanı	Asansörü monte eden	İlk teslim	Asansör kullanımda olduğu sürece
Onaylanmış kuruluş belgesi veya raporu	Onaylanmış kuruluş	İlk teslim	Asansör kullanımda olduğu sürece
Garanti belgesi	Asansörü monte eden	İlk teslim	Garanti sonrası da saklanmalı
İlk periyodik kontrol raporu	A tipi muayene kuruluşu	Tescil öncesi	Asansör kullanımda olduğu sürece
Tescil belgesi	İlgili idare	Tescil sonrası	Süresiz
Kullanım ve bakım kılavuzu	Asansörü monte eden	İlk teslim	Güncel sürümü sürekli saklanmalı
Elektrik şemaları ve tesis planları	Asansörü monte eden	İlk teslim	Revizyon gördükçe güncellenmeli
Asansör kayıt defteri	Asansörü monte eden veya bakım firması	İlk teslim ve defter doldukça	Asansörün kullanım ömrü boyunca
Bakım sözleşmesi	Bina sorumlusu ve yetkili servis	İşletmeye alma veya firma değişimi	Sözleşme dönemi sonrası da saklanmalı
Aylık bakım föyleri	Yetkili servis	Her bakım sonrası	Kalıcı arşivlenmesi uygun olur
Kurtarma eğitimi tutanağı	Yetkili servis	Yılda en az bir defa	Yeni eğitim tutanaklarıyla birlikte saklanmalı
Yıllık periyodik kontrol raporları	A tipi muayene kuruluşu	Her kontrol sonrası	Asansörün kullanım ömrü boyunca
Parça değişim garanti belgeleri	Parçayı sağlayan firma	Değişim sonrası	Garanti bitiminden sonra da saklanmalı

Bakım Firmasının Teslim Etmesi Gereken Sürekli Belgeler

İlk montaj dosyası tamamlandıktan sonra belge süreci sona ermez. Asansörün işletme dönemi boyunca bakım firması, A tipi muayene kuruluşu ve bina yönetimi tarafından yeni kayıtlar oluşturulur.

Bakım Sözleşmesi

Asansörün bakımı, bina sorumlusunun bakım sözleşmesi imzaladığı asansör monte eden veya onun yetkili servisi tarafından yapılır. Birden fazla asansörü kapsayan sözleşmelerde her asansörün açık adresi ve asansör kimlik numarası ayrı ayrı belirtilmelidir.

Sözleşmede en azından şu konular açık olmalıdır:

• Bakımı yapılacak asansörlerin kimlik numaraları
• Bakım sıklığı
• Arıza çağrı yöntemi
• Acil kurtarma hizmeti
• Bakım kapsamına dahil ve hariç işler
• Parça değişim onay süreci
• Görevlendirilen teknik personel bilgileri
• Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi
• Fesih ve yenileme koşulları

Durum Tespit Raporu

Bakım sözleşmesi, asansörü ilk monte eden firmadan farklı bir firmayla yapılıyorsa yeni bakım firması asansörün güvenli kullanım için gerekli koşulları sağlayıp sağlamadığına ilişkin durum tespit raporu hazırlayarak bina sorumlusuna iletmelidir. Bu rapor, bakım firmasının asansörü hangi teknik durumda teslim aldığını gösterir.

Durum tespit raporu ile periyodik kontrol raporu aynı belge değildir. Periyodik kontrol, yetkilendirilmiş A tipi muayene kuruluşu tarafından gerçekleştirilir. Durum tespit raporu ise bakım sözleşmesi kapsamında yetkili servis tarafından hazırlanır.

Aylık Bakım Föyleri

Her bakımda yapılan işlemler bakım föyüyle kayıt altına alınmalı ve bir nüshası bina sorumlusuna teslim edilmelidir. Bina sorumlusunun bu föyleri makine veya makara dairesinde ya da bina yönetim ofisinde kalıcı şekilde muhafaza etmesi gerekir.

Bakım föyünde yalnızca “bakım yapıldı” ifadesi bulunması yeterli değildir. Yapılan kontroller, yağlama ve temizlik işlemleri, tespit edilen eksikler, değiştirilen parçalar, risk bildirimleri ve teknisyen bilgileri anlaşılır şekilde yazılmalıdır.

Kurtarma Eğitimi Tutanağı

Bakım sözleşmesinden sonra yetkili servis, bina sorumlusunun belirleyeceği kişilere acil durumlarda kurtarma çalışması konusunda yılda en az bir defa eğitim vermelidir. Eğitim, imzalı bir tutanakla kayıt altına alınmalı ve tutanağın bir nüshası bina sorumlusuna verilmelidir. Kurtarma talimatı da eğitilen kişilerin kolayca görebileceği uygun bir yerde bulundurulmalıdır.

Eğitim alan apartman görevlisi veya sorumlu kişi değiştiğinde yeni kişiye eğitim verilmesi sağlanmalıdır. Eğitimsiz kişilerin asansörde mahsur kalanlara müdahale etmesine izin verilmemelidir.

Belge Teslim Tutanağı Nasıl Hazırlanmalıdır?

Belgelerin bir klasöre bırakılması, tek başına sağlıklı bir teslim süreci değildir. Asansörü monte eden firma, müteahhit veya önceki bina yönetimi ile yeni bina yönetimi arasında yazılı bir belge teslim tutanağı hazırlanmalıdır.

Teslim tutanağında şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Binanın açık adresi
2. Asansör kimlik numarası
3. Asansörün marka, model ve seri bilgileri
4. Teslim edilen belgelerin tek tek listesi
5. Belgelerin asıl, onaylı kopya veya dijital kopya olup olmadığı
6. Teslim edilen anahtarların sayısı
7. Eksik belgeler ve tamamlanma tarihi
8. Teslim eden ve teslim alan kişilerin bilgileri
9. Tarih, kaşe ve imza

Her asansör için ayrı bir kontrol listesi hazırlanması daha güvenlidir. Aynı binada iki asansör bulunması, iki asansörün bütün belgelerinin ortak olduğu anlamına gelmez. Seri numarası, uygunluk beyanı, periyodik kontrol raporu, kayıt defteri ve teknik şemalar her asansör için ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

Belgelerde yazan adres, seri numarası ve asansör kimlik numarası eşleşmiyorsa belge teslim alınmış sayılsa bile doğru asansöre ait olduğu kabul edilmemelidir.

Asansör Belgeleri Nasıl Arşivlenmelidir?

Belgelerin yalnızca makine dairesinde açık bir rafta saklanması; nem, su sızıntısı, yangın, kaybolma veya yönetici değişikliği nedeniyle risklidir. En güvenli yöntem, fiziksel ve dijital arşivi birlikte kullanmaktır.

Fiziksel dosyada belgeler şu bölümlere ayrılabilir:

• Tescil ve uygunluk belgeleri
• Garanti ve faturalar
• Teknik projeler ve şemalar
• Bakım sözleşmeleri
• Aylık bakım föyleri
• Periyodik kontrol raporları
• Revizyon ve parça değişim belgeleri
• Kurtarma eğitim tutanakları
• Yazılı risk bildirimleri

Dijital dosyalarda belge adlarının standartlaştırılması aramayı kolaylaştırır. Örneğin:

2026-05-18-asansor-1-aylik-bakim-foyu.pdf

2026-periyodik-kontrol-raporu-asansor-2.pdf

kumanda-panosu-elektrik-semasi-revizyon-03.pdf

Bu belgeleri yalnızca kişisel telefonlarda veya mesajlaşma gruplarında tutmak uygun değildir. Yönetici değiştiğinde dosyaların kaybolmaması için ortak ve yetkilendirilmiş bir dijital arşiv kullanılmalıdır. Bakım föyleri, periyodik kontrol raporları, sözleşmeler ve parça değişim kayıtlarını Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında asansör bazında saklamak, geçmiş belgelere gerektiğinde saniyeler içinde ulaşılmasını sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör teknik dosyasının tamamı bina yönetimine teslim edilmek zorunda mı?

Asansörü monte eden firmanın uygunluk değerlendirmesinde oluşturduğu teknik dosyanın tamamı ile bina işletme dosyası aynı değildir. Ancak normal kullanım, bakım, kontrol, onarım, periyodik muayene ve kurtarma işlemleri için gerekli kılavuz, plan, şema ve kayıtların bina yönetiminde bulunması gerekir.

Asansör tescil belgesi kaybolursa ne yapılmalıdır?

Tescili gerçekleştiren belediye, il özel idaresi veya yetkili ilgili idareyle iletişime geçilerek kayıt araştırılmalıdır. Asansör kimlik numarası, adresi ve mevcut periyodik kontrol raporu başvuruyu kolaylaştırır. Belge bulunmadan yeni bir tescil işlemi yapılması gerektiği varsayılmamalıdır.

Bakım föyleri bina yönetimine verilmek zorunda mı?

Evet. Yetkili servis tarafından her bakımda yapılan işlemler bakım föyüyle kayıt altına alınır ve bir nüshası bina sorumlusuna teslim edilir. Bina sorumlusu bu belgeleri kalıcı olarak muhafaza etmelidir.

Periyodik kontrol etiketi rapor yerine geçer mi?

Hayır. Kabine veya asansör girişine iliştirilen renkli bilgi etiketi, kontrol sonucunu özetler. Ayrıntılı uygunsuzluklar, açıklamalar ve takip kontrolü bilgileri periyodik kontrol raporunda yer alır. Bu nedenle raporun tamamı teslim alınmalıdır.

Bakım firması değiştiğinde eski belgeler yeni firmaya mı verilir?

Belgelerin asılları bina yönetiminde kalmalıdır. Yeni bakım firmasına teknik inceleme ve bakım için gerekli belgelerin kopyaları veya kontrollü erişimi sunulabilir. Eski bakım föyleri ve kayıt defterleri kesinlikle imha edilmemelidir.

Değiştirilen asansör parçaları için belge alınmalı mı?

Evet. Teklif, onay, fatura, servis formu ve varsa garanti belgesi alınmalıdır. Değiştirilen parçanın marka, model, seri numarası ve değişim tarihi hem servis formunda hem de asansör kayıt defterinde gösterilmelidir.

Özet

Bina yönetimine teslim edilecek asansör belgeleri; AB uygunluk beyanı, onaylanmış kuruluş belgesi, garanti belgesi, ilk periyodik kontrol raporu, tescil belgesi, kullanım ve bakım talimatları, teknik şemalar, asansör kayıt defteri ve bakım sözleşmesiyle sınırlı değildir. İşletme dönemi boyunca aylık bakım föyleri, yıllık kontrol raporları, kurtarma eğitimi tutanakları, parça değişim belgeleri ve risk bildirimleri de aynı dosyanın parçası haline gelir.

Sağlıklı bir teslim süreci için belgeler asansör kimlik numarası üzerinden kontrol edilmeli, imzalı teslim tutanağı hazırlanmalı ve fiziksel dosyanın yanında düzenli bir dijital arşiv oluşturulmalıdır. Asansorex gibi bakım yönetim yazılımları, belgelerin bina ve asansör bazında düzenli tutulmasına, bakım geçmişinin kaybolmamasına ve denetim sırasında gerekli kayıtların hızlıca sunulmasına yardımcı olur.