İhale Teknik Şartnamesi Örneği

İÇERİK

Asansör bakım hizmeti alırken en düşük fiyatı bulmak kolay, aynı hizmet kapsamını sunan teklifleri karşılaştırmak daha zordur. Bir firma arıza işçiliğini bakım bedeline dâhil ederken diğeri her çağrıyı ayrıca ücretlendirebilir. Bir teklif küçük sarf malzemelerini kapsarken başka bir teklif bunları kapsam dışında bırakabilir. İhale teknik şartnamesi örneği, bu farklılıkları teklif aşamasında görünür kılmak için hazırlanmalıdır.

Bu rehber, bina yöneticilerinin hizmet beklentilerini yazılı hâle getirmesine ve bakım firmalarının maliyetini doğru hesaplamasına yardımcı olur. Aşağıdaki örnek, mevcut asansörlerin bakım hizmetine yöneliktir; yeni asansör yapımı veya kapsamlı modernizasyon için ayrı teknik çalışma gerekir. Köşeli parantezli alanlar doldurulmalı, seçenekler karara bağlanmalı ve dokümanlar birlikte kontrol edilmelidir.

Teknik Şartname Neyi Düzenler?

Teknik şartname; hangi asansörlere, hangi kapsamda, nasıl hizmet verileceğini ve hizmetin nasıl doğrulanacağını tarif eder. “Bakımlar düzenli yapılacaktır” ifadesi tek başına yeterli değildir. Bakımın planlanması, yapılan işlemlerin kaydı, tespit edilen eksikliklerin bildirilmesi ve arıza çağrılarının takibi açıklanmalıdır.

Teknik şartname, idari şartname ve sözleşmenin görevleri de birbirinden ayrılmalıdır:

Doküman	Temel işlevi	Örnek içerik
Teknik şartname	Hizmetin kapsamını ve teknik gereklerini tanımlar	Bakım işlemleri, rapor içeriği, müdahale ölçümü
İdari şartname	İhaleye katılım ve teklif kurallarını düzenler	Yeterlik belgeleri, teklif sunma koşulları
Sözleşme	Tarafların yükümlülüklerini ve uygulama esaslarını belirler	Ödeme, süre, yaptırım, fesih
Envanter eki	Hizmet verilecek ekipmanı tanımlar	Asansör kimliği, kapasite, durak, mevcut durum

Kamu alımlarında teknik kriterlerin ihtiyaca dayanması, rekabeti engellememesi ve fırsat eşitliğini koruması gerekir. Belirli marka veya modeli işaret eden tanımlar konusunda mevzuatta sınırlamalar bulunur; marka adının yanına “veya dengi” yazılması her durumda yeterli değildir. ekapakademi.kik.gov.tr

Apartman veya özel işletme tarafından yürütülen teklif toplama süreci ise kendiliğinden kamu ihalesi sayılmaz. Kullanılacak dokümanlar, alımı yapan kuruluşun hukuki durumuna göre hazırlanmalıdır.

Şartname Yazmadan Önce Hazırlanacak Bilgiler

Sağlıklı teklifin başlangıcı asansör envanteridir. Aynı binadaki iki asansörün dahi kapı sistemi, kullanım yoğunluğu ve yedek parça ihtiyacı farklı olabilir. Yalnızca “dört asansörün yıllık bakımı” şeklinde yapılan tanım, firmaların farklı varsayımlarla fiyat vermesine yol açar.

Her asansör için şu bilgiler toplanmalıdır:

• Açık adres, blok ve asansör kimlik bilgisi.
• Tahrik türü, kapasite, hız ve durak sayısı.
• Kumanda ve kapı sistemiyle ilgili mevcut bilgiler.
• Kullanım amacı ve yoğun saatler.
• Son bakım kayıtları ve mevcut arıza listesi.
• Son periyodik kontrol raporu ve giderilmemiş uygunsuzluklar.
• Makine dairesi veya ilgili çalışma alanlarına erişim koşulları.
• Mevcut garanti ve devam eden onarım işleri.

Envanterde marka bilgisi bulunması, mevcut ekipmanı tanımlamak içindir. Bu bilgi, hizmet alımını gerekçesiz biçimde tek firmaya kapatacak bir koşula dönüştürülmemelidir.

Keşifte belirlenen eksiklikler ayrıca kaydedilmelidir. Örneğin sözleşme öncesinde arızalı olduğu bilinen bir kapı mekanizmasının yenilenmesi, rutin bakım kapsamına sessizce eklenmemelidir. Başlangıç durum tutanağı, eski sorunlarla hizmet döneminde oluşan sorunların ayrılmasını sağlar.

Uyarlanabilir Asansör Bakım İhale Teknik Şartnamesi Örneği

Aşağıdaki metin, bina ve ekipman bilgilerine göre tamamlanacak bir çalışma taslağıdır. Kamu alımlarında ilgili ihale dokümanlarıyla uyumlandırılmalı; boş alanlar bırakılarak yayımlanmamalıdır.

1. İşin adı, konusu ve hizmet süresi

İşin adı: [Bina/tesis adı] asansörlerinin bakım ve arıza müdahale hizmeti.

İş; Ek-1 envanter listesinde belirtilen [adet] asansörün [başlangıç tarihi] ile [bitiş tarihi] arasında bakımını, arıza çağrılarının karşılanmasını ve gerçekleştirilen işlemlerin raporlanmasını kapsar.

Bakım kapsamına dâhil işçilik, sarf malzemeleri ve parçalar Ek-2 kapsam çizelgesinde ayrı ayrı gösterilecektir. Envanter değişikliklerinin hizmete ve bedele etkisi, sözleşmedeki usule göre ele alınacaktır.

2. Bakım planı ve uygulanacak işlemler

Yüklenici, bakım faaliyetlerini ilgili mevzuat, ekipmanın özellikleri ve üretici bakım talimatlarını dikkate alarak planlayacaktır. Bina sorumlusuna [bildirim süresi] önceden bakım programı iletilecektir.

Bakım sırasında uygulanabilir kontrol noktaları üzerinden kapılar, kumanda sistemi, tahrik sistemi, güvenlik tertibatları, alarm ve haberleşme donanımı değerlendirilecek; yapılan işlemler asansör bazında kaydedilecektir.

Bir kontrolün gerçekleştirilememesi durumunda nedeni ve tamamlanması için gereken işlem raporda belirtilecektir. Güvenli çalışmayı etkileyen bulgular gecikmeksizin bina sorumlusuna yazılı olarak bildirilecektir.

3. Arıza bildirimi ve müdahale takibi

Arıza bildirimleri [telefon/e-posta/dijital bildirim kanalı] üzerinden alınacaktır. Bildirim kaydında asansör kimliği, çağrı zamanı, bildirilen sorun ve iletişim kişisi bulunacaktır.

Çağrılar; mahsur kalma, güvenlik riski, kullanımın tamamen durması ve diğer arızalar şeklinde sınıflandırılacaktır. Her sınıf için hizmet saatleri ve hedef müdahale süresi Ek-3 hizmet seviyesi çizelgesinde belirtilecektir.

Müdahale süresi, çağrının belirlenen kanaldan kayda alınması ile yetkili ekibin sahaya ulaşması arasındaki süre olarak ölçülecektir. Uzaktan değerlendirme, sahaya varıştan ayrı kaydedilecektir.

Onarımın tamamlanması; arızanın niteliği, parça temini ve güvenlik kontrollerine bağlı olduğundan ayrıca takip edilecektir. Süreyi etkileyen durumlar gerekçesiyle raporlanacaktır.

4. Parça, malzeme ve ilave iş kapsamı

Bakım bedeline dâhil sarf malzemeleri isimleriyle listelenecektir. “Küçük parçalar dâhildir” gibi sınırı belirsiz ifadeler kullanılmayacaktır.

Kapsam dışı parça değişimlerinde arıza tespiti, önerilen çözüm, teknik uygunluk bilgisi, fiyat ve tahmini temin süresi yazılı olarak sunulacaktır. Yetkili onayı alınmadan ücretli ilave işe başlanmayacaktır.

Acil güvenlik tedbirleri ile kalıcı onarım ayrı değerlendirilecek; güvenliği sağlamak için yapılan işlemler ve kullanım durumu derhâl bildirilecektir. Değiştirilen parçaların teslim veya bertaraf şekli kayıt altına alınacaktır.

5. Personel ve çalışma güvenliği

Yüklenici, görevin gerektirdiği yetkinliğe sahip personel görevlendirecek ve çalışma güvenliği tedbirlerini uygulayacaktır. Görevli kişilerin iletişim bilgileri bina sorumlusuyla paylaşılacaktır.

Çalışma alanı uygun şekilde sınırlandırılacak, kullanıcılar bilgilendirilecek ve yetkisiz kişilerin müdahalesi önlenecektir. Bakım veya onarım sonrasında gerekli kontroller tamamlanmadan asansör hizmete açılmayacaktır.

Bina sorumlusu, belirlenen erişim düzenini sağlayacak ve bilinen bina kaynaklı riskleri bakım ekibine bildirecektir. Erişim sağlanamayan ziyaretler nedenleriyle kaydedilecektir.

6. Servis raporları ve kayıt teslimi

Her ziyaret için asansör bazında servis raporu oluşturulacaktır. Raporda en az şu bilgiler bulunacaktır:

1. Asansör kimliği ve ziyaret tarihi.
2. İşe başlama ve bitiş zamanı.
3. İşlem türü ve yapılan çalışmalar.
4. Tespit edilen eksiklikler ve önerilen işlemler.
5. Kullanılan veya değiştirilen malzemeler.
6. İşlem sonundaki kullanım durumu.
7. İşlemi gerçekleştiren personel bilgisi.
8. Bina sorumlusuna yapılan bildirimin kaydı.

Raporlar [teslim süresi] içinde bina sorumlusuna iletilecektir. Sözleşme sonunda bakım geçmişi, açık arızalar ve devam eden işler okunabilir, dışa aktarılabilir dosyalarla teslim edilecektir.

7. Periyodik kontrol ve uygunsuzluk takibi

Bakım hizmeti ile periyodik kontrol ayrı faaliyetler olarak değerlendirilecektir. Periyodik kontrol, ilgili düzenlemeler çerçevesinde yetkili A tipi muayene kuruluşunca yürütülür. Bakım firmasının servis raporu, bu kontrol raporunun yerine geçmez. sanayi.gov.tr

Kontrole nezaret, hazırlık çalışmaları, kontrol ücretleri ve uygunsuzlukların giderilmesine ilişkin işçilik ile malzeme kapsamı ayrı ayrı açıklanacaktır. Her uygunsuzluk için sorumlu taraf, yapılacak işlem ve takip kaydı oluşturulacaktır.

8. Hizmetin doğrulanması

Hizmetin gerçekleşmesi; bakım planı, servis raporları, arıza kayıtları ve açık iş listesi üzerinden kontrol edilecektir. Eksik kayıtlar ile tamamlanmamış işler ayrı gösterilecektir.

İşlemi bildiren imza veya teslim kaydı, teknik uygunluk değerlendirmesiyle karıştırılmayacaktır. Kabul ve ödeme süreci, alım türüne uygun sözleşme ve ilgili doküman hükümleriyle birlikte yürütülecektir.

Müdahale Sürelerini ve Kapsamı Nasıl Netleştirirsiniz?

Bir okul, hastane ve konut sitesi aynı hizmet düzenine ihtiyaç duymaz. Süre belirlerken konum, trafik, ekip kapasitesi, nöbet düzeni ve bina kullanım özellikleri değerlendirilmelidir. Gerçekçi olmayan süreler, kâğıt üzerinde güçlü görünen fakat uygulanamayan teklifler oluşturur.

Şartnameye eklenecek çizelge şu mantıkla hazırlanabilir:

Hizmet konusu	Netleştirilecek koşul	Doğrulama kaydı
Planlı bakım	Ziyaret programı ve bildirim zamanı	Bakım planı, servis raporu
Mahsur kalma çağrısı	Hizmet saatleri ve sahaya varış hedefi	Çağrı ve varış zamanı
Normal arıza	Öncelik sınıfı ve müdahale hedefi	Arıza kaydı
Parça bekleyen onarım	Teklif, onay ve temin takibi	Onay ve sipariş tarihleri
Tekrarlayan arıza	İnceleme ve düzeltici işlem yöntemi	Önceki kayıtlarla bağlantı
Dönem sonu raporu	Teslim tarihi ve içerik	Rapor teslim kaydı

Örneğin aynı kapı arızası kısa aralıklarla tekrarlıyorsa yalnızca çağrıyı kapatmak yeterli görülmemelidir. Önceki işlem incelenmeli, tekrarın nedeni ve uygulanacak çözüm raporlanmalıdır. Bunun için değerlendirme aralığı ve tekrar tanımı önceden belirlenmelidir.

Teklifleri Karşılaştırırken Yapılan Hatalar

En sık hata, bütün teklifleri yalnızca aylık bakım bedeline göre sıralamaktır. Oysa aynı bedelin içinde farklı sorumluluklar bulunabilir. Karşılaştırma tablosunda arıza işçiliği, mesai dışı çağrı, sarf malzemeleri, parça değişimi ve kontrole nezaret ayrı satırlarda görünmelidir.

Diğer bir hata, mevcut bütün eksiklikleri “bakım firması giderecektir” cümlesiyle devretmektir. Başlangıçtaki onarım ihtiyaçları belirlenmeden verilen teklifler karşılaştırılabilir olmaz. Firmalar bilinmeyen riski ya fiyatlarına ekler ya da sonradan kapsam tartışması yaşanır.

Bakım firması açısından doğru yaklaşım, belirsizliği teklif öncesinde yazılı olarak sormaktır. Soru ve açıklamaların bütün teklif sahiplerine aynı koşullarda ulaştırılması, ortak kapsam oluşmasını destekler.

Dijital kayıtlar burada kolaylık sağlar. Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında bakım ve arıza geçmişini asansör bazında tutmak, şartnamede istenen hizmetin hangi kayıtlarla doğrulanacağını somutlaştırabilir. Şartname ise belirli bir yazılımı zorunlu tutmak yerine beklenen rapor içeriğini ve veri teslim biçimini tanımlamalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Teknik şartname ile bakım sözleşmesi aynı belge midir?

Hayır. Teknik şartname hizmetin teknik kapsamını tarif eder. Sözleşme ise ödeme, süre, sorumluluk ve diğer uygulama koşullarını düzenler. Belgelerin birbiriyle tutarlı olması gerekir.

Bu örnek kamu ihalesinde doğrudan kullanılabilir mi?

Doldurulmadan ve kontrol edilmeden kullanılmamalıdır. Envanter, işin kapsamı ve alım usulü esas alınarak uyarlanmalı; idari şartname ve sözleşmeyle çelişen hükümler giderilmelidir.

Bütün yedek parçalar bakım bedeline dâhil edilebilir mi?

Kapsam böyle tasarlanabilir; ancak hangi parçaların, hangi koşullarda dâhil olduğu açıkça yazılmalıdır. Başlangıç durumu bilinmeyen ekipmanda sınırsız parça sorumluluğu, sağlıklı fiyatlandırmayı zorlaştırır.

Arıza müdahalesi ile onarımın bitmesi aynı süre midir?

Hayır. Ekibin sahaya ulaşması müdahale aşamasıdır. Onarımın tamamlanması teşhis, parça ve güvenli kullanım kontrollerine bağlıdır. Bu iki zaman ayrı kaydedilmelidir.

Servis raporuna bina görevlisinin imza atması yeterli midir?

İmza, ziyaret veya bildirim kaydını destekleyebilir. Yapılan işlemlerin ayrıntısı, eksiklikler ve asansörün kullanım durumu ayrıca yazılmalıdır. İmzanın hangi amaçla alındığı açık olmalıdır.

Özet

İyi bir ihale teknik şartnamesi; asansör envanterini, bakım kapsamını, parça sorumluluğunu, müdahale ölçümünü ve rapor teslimini açıkça tanımlar. Böylece bina yöneticisi aynı kapsam üzerinden teklif karşılaştırabilir, bakım firması da üstleneceği işi doğru fiyatlandırabilir.

Yayımlamadan önce boş alanları tamamlayın, mevcut eksiklikleri ekleyin ve dokümanlar arasındaki tutarlılığı kontrol edin. Hizmet başladıktan sonra Asansorex üzerinden izlenen bakım ve arıza kayıtları, yazılı beklentilerin sahadaki karşılığını takip etmeye yardımcı olabilir.