Kaza Tespit Tutanağı Şablonu

İÇERİK

Asansör kazalarında ilk dakikalar hem insan güvenliği hem de hukuki süreç açısından çok kritiktir. Olayın nasıl gerçekleştiği, kimlerin bulunduğu, asansörün hangi durumda olduğu, teknik ekibin ne zaman geldiği ve hangi önlemlerin alındığı mutlaka kayıt altına alınmalıdır. İşte bu noktada kaza tespit tutanağı, bakım firması, bina yöneticisi ve gerektiğinde resmi kurumlar için temel başvuru belgesi haline gelir.

Bu yazıda asansör özelinde kullanılabilecek bir kaza tespit tutanağı şablonunda hangi alanların bulunması gerektiğini, tutanağın nasıl doldurulacağını, hangi hatalardan kaçınılacağını ve saha ekibinin pratikte nasıl hareket etmesi gerektiğini adım adım ele alacağız.

Kaza Tespit Tutanağı Nedir?

Kaza tespit tutanağı, bir asansör kazası veya ciddi güvenlik olayı sonrasında olayın tüm temel bilgilerini yazılı hale getiren belgedir. Bu belge, yalnızca “ne oldu?” sorusuna cevap vermez; aynı zamanda olayın zamanı, yeri, tarafları, ilk gözlem, teknik durum, alınan güvenlik önlemleri ve varsa fotoğraf-imza kayıtlarını da içerir.

Asansör sektöründe kaza denildiğinde sadece yaralanmalı olaylar düşünülmemelidir. Genel uygulamada aşağıdaki durumlarda da tutanak tutulması doğru olur:

• Kabinde mahsur kalma sırasında panik, yaralanma veya sağlık riski oluşması
• Kat hizasında durmama nedeniyle düşme veya takılma
• Kapı sıkışması, ani hareket, sert duruş gibi kullanıcı güvenliğini etkileyen durumlar
• Yetkisiz müdahale sonrası oluşan arıza veya risk
• Kuyu, makine dairesi veya kabin üstünde teknisyen güvenliğini etkileyen olaylar
• Kullanıcı şikayetine konu olan ciddi olaylar
• Kırmızı etiketli veya güvenlik riski bulunan asansörün kullanılmaya devam edilmesi

Tutanağın amacı suçlu aramak değil, olayı tarafsız biçimde kayıt altına almak ve sonraki adımlar için sağlam bir bilgi zemini oluşturmaktır.

Kaza Tespit Tutanağında Bulunması Gereken Alanlar

İyi hazırlanmış bir tutanak, sonradan “bu bilgi neden yok?” dedirtmemelidir. Saha koşullarında kısa, anlaşılır ve eksiksiz doldurulabilecek bir yapı tercih edilmelidir. Çok uzun formlar teknisyen tarafından yarım bırakılır; çok kısa formlar ise olayın ciddiyetini taşıyamaz.

Aşağıdaki tablo, asansör kazası için pratik bir tutanak şablonunda bulunması gereken temel alanları gösterir:

Bölüm	Yazılması Gereken Bilgi	Neden Önemli?
Olay tarihi ve saati	Gün, ay, yıl ve yaklaşık saat	Müdahale süresi ve olay sırası için gereklidir
Bina bilgisi	Bina adı, adres, yönetici/ilgili kişi	Olayın hangi lokasyonda gerçekleştiğini netleştirir
Asansör bilgisi	Asansör no, blok, durak sayısı, kullanım tipi	Aynı binada birden fazla asansör varsa karışıklığı önler
Olay türü	Mahsur kalma, düşme, sıkışma, ani duruş, kapı problemi	Risk sınıflandırması sağlar
Olay açıklaması	Tarafsız ve kronolojik kısa anlatım	Sonradan yorum farkını azaltır
Etkilenen kişiler	Ad-soyad, iletişim, varsa yaralanma bilgisi	İnsan güvenliği ve takip için önemlidir
İlk teknik gözlem	Arıza belirtisi, pano/kabin/kapı durumu	Teknik inceleme başlangıcı sağlar
Alınan önlem	Asansör kapatıldı mı, uyarı yazısı asıldı mı?	Riskin devam edip etmediğini gösterir
Fotoğraf ve ekler	Fotoğraf, video, servis formu, bakım kaydı	Delil niteliğinde destek sağlar
İmzalar	Teknisyen, yönetici, varsa şahit	Tutanağın kabulünü ve teslimini gösterir

Bu alanlar firma politikasına göre genişletilebilir. Ancak temel prensip şudur: Tutanak, olayı okuyan kişiye olay yerinde bulunmadan da yeterli fikir vermelidir.

Kaza Tespit Tutanağı Şablonu

Aşağıdaki örnek, bakım firmalarının sahada kullanabileceği sade bir şablondur. Firma kendi logosunu, iletişim bilgilerini ve belge numarasını ekleyerek kullanabilir.

1. Olay ve Bina Bilgileri

• Tutanak No:
• Olay Tarihi:
• Olay Saati:
• Tutanak Düzenleme Tarihi:
• Bina/Site Adı:
• Adres:
• Blok/Kat Bilgisi:
• Bina Yöneticisi veya Yetkili Kişi:
• Telefon:

2. Asansör Bilgileri

• Asansör No veya Tanımı:
• Asansörün Bulunduğu Yer:
• Kullanım Tipi: Konut / İş Yeri / AVM / Kamu / Diğer
• Son Bakım Tarihi:
• Son Periyodik Muayene Etiketi: Yeşil / Mavi / Sarı / Kırmızı / Bilinmiyor
• Bakım Firması:
• Müdahale Eden Teknik Personel:

3. Olay Türü

Uygun olan işaretlenir:

• Mahsur kalma
• Kat hizasında durmama
• Kapı sıkışması
• Ani duruş veya sarsıntı
• Kabin hareket problemi
• Elektrik kesintisi sonrası olay
• Yetkisiz müdahale şüphesi
• Kullanıcı kaynaklı hasar
• Teknisyen iş güvenliği olayı
• Diğer:

4. Olay Açıklaması

Bu bölümde olay yorumsuz, kısa ve kronolojik yazılmalıdır.

Örnek ifade:

05.10.2026 tarihinde saat 14:20 civarında B Blok 2 No’lu asansörde kullanıcıların kabinde kaldığı bilgisi alınmıştır. Teknik ekip saat 14:38’de adrese ulaşmış, asansörün 3. kat ile 4. kat arasında durduğu görülmüştür. Kurtarma işlemi güvenli şekilde yapılmış, kullanıcılar kabinden çıkarılmıştır. İlk kontrolde kapı kilit devresinde düzensiz çalışma belirtisi görülmüş, asansör geçici olarak kullanım dışı bırakılmıştır.

Bu tarz ifade, hem teknik hem de yönetsel açıdan daha sağlıklıdır. “Asansör bozuktu”, “kullanıcı hatası yaptı”, “firma kusurludur” gibi kesin hüküm içeren ifadelerden kaçınılmalıdır. İnceleme tamamlanmadan kusur tespiti yapılması ileride sorun çıkarabilir.

Tutanak Nasıl Doldurulmalı?

Kaza tespit tutanağı doldururken en önemli konu, olayın heyecanına kapılmadan düzenli hareket etmektir. Özellikle bina yöneticisi baskı altında olabilir, kullanıcılar panik yaşayabilir, teknisyen ise aynı anda hem güvenliği sağlamak hem de açıklama yapmak zorunda kalabilir.

Bu nedenle bakım firmalarının saha ekiplerine basit bir işlem sırası öğretmesi gerekir:

1. Önce can güvenliğini sağlayın.
2. Gerekirse asansörü kullanım dışı bırakın.
3. Olay yerini gereksiz müdahaleye kapatın.
4. Kullanıcı ve yönetici bilgilerini alın.
5. Fotoğraf ve video kayıtlarını toplayın.
6. Teknik gözlemi kısa ve tarafsız yazın.
7. Alınan önlemleri açıkça belirtin.
8. Tutanağı ilgili taraflara okutun.
9. İmza alın, imza yoksa “imzadan imtina etti” notu düşün.
10. Tutanağı bakım dosyasında ve dijital arşivde saklayın.

Bu akış, hem firmayı korur hem de bina yönetimine profesyonel bir izlenim verir. Özellikle çok şubeli veya çok ekipli çalışan bakım firmalarında, aynı formatın kullanılması ciddi fark yaratır.

Bu kayıtları kağıt formlar yerine Asansorex gibi bir bakım takip yazılımıyla tutmak, olay geçmişini, fotoğrafları, imzaları ve servis hareketlerini tek dosyada toplamayı kolaylaştırır. Denetim veya müşteri görüşmesi sırasında geçmiş kayıtların hızlı bulunması, sahadaki emeğin görünür olmasını sağlar.

Teknik Gözlem Bölümünde Nelere Dikkat Edilmeli?

Tutanakta en çok hata yapılan bölüm teknik gözlem kısmıdır. Bu alan, olayın kesin teknik raporu değildir; ilk müdahale sırasında görülen bulguların kaydıdır. Bu yüzden teknisyen, görmediği veya test etmediği bir şeyi yazmamalıdır.

Doğru ifadeler:

• “Kapı kilit devresinde düzensiz çalışma gözlenmiştir.”
• “Asansör kabini 2. kat seviyesinin altında durmuştur.”
• “Kabin içi aydınlatma çalışır durumdadır.”
• “Pano üzerinde hata kodu görülmüştür.”
• “Asansör, detaylı kontrol yapılana kadar kullanım dışı bırakılmıştır.”

Riskli ifadeler:

• “Kaza tamamen kullanıcı hatasıdır.”
• “Yönetici bakım yaptırmadığı için olmuştur.”
• “Parça kesin arızalıdır.”
• “Hiçbir tehlike yoktur.”
• “Bu olay tekrar etmez.”

Teknik gözlemde kesinlik gerekiyorsa, bu ayrı bir teknik raporla desteklenmelidir. Kaza tespit tutanağı ile teknik inceleme raporu birbirine karıştırılmamalıdır.

Fotoğraf ve Kanıt Kaydı

Fotoğraf, tutanağın en güçlü desteklerinden biridir. Ancak rastgele fotoğraf çekmek yerine belirli noktalar kayıt altına alınmalıdır:

• Kabinin durduğu seviye
• Kat kapısı ve kabin kapısı durumu
• Pano ekranı veya hata kodu
• Uyarı levhası veya kullanım dışı etiketi
• Hasar varsa ilgili parça
• Olay yerine ait genel görünüm
• Varsa kullanıcı beyanı veya imzalı servis formu

Fotoğrafların tarih-saat bilgisiyle saklanması önemlidir. Aynı olay için farklı cihazlarda dağınık fotoğraf tutulursa, aylar sonra dosyayı toparlamak zorlaşır.

Bina Yöneticisi ve Bakım Firması Açısından Önemi

Kaza tespit tutanağı yalnızca bakım firmasını ilgilendiren bir evrak değildir. Bina yöneticisi için de ciddi bir güvenlik ve sorumluluk belgesidir. Yönetici, olay sonrası hangi önlemlerin alındığını, asansörün kapatılıp kapatılmadığını ve bakım firmasının nasıl müdahale ettiğini görebilmelidir.

Bakım firması açısından tutanak şu faydaları sağlar:

• Müdahale zamanını belgelendirir.
• Teknik ekibin yaptığı işlemleri görünür kılar.
• Kullanıcı beyanını kayıt altına alır.
• Fotoğraf ve imzalarla olayı destekler.
• Sonraki bakım, revizyon veya parça değişimi için veri oluşturur.
• Müşteriyle yaşanabilecek anlaşmazlıklarda hafızaya değil kayda dayanır.

Bina yöneticisi açısından ise tutanak şu sorulara cevap verir:

• Olay ne zaman oldu?
• Kim müdahale etti?
• Asansör güvenli şekilde kapatıldı mı?
• Kullanıcıların durumu nedir?
• Tekrar kullanıma açılmadan önce ne yapılmalı?
• Ek teknik inceleme veya parça değişimi gerekiyor mu?

Bu nedenle tutanak, iki tarafın da elinde bulunmalıdır. Bir nüsha yöneticiye verilebilir, bir nüsha bakım firmasının arşivinde tutulabilir. Dijital sistemlerde ise PDF olarak paylaşım yapılması pratik bir çözümdür.

Kaza Tespit Tutanağında Yapılan Yaygın Hatalar

Sahada en sık görülen sorun, tutanağın olay bittikten çok sonra ve hatırlanan bilgilerle doldurulmasıdır. Bu durumda saatler, ifadeler ve teknik detaylar karışabilir. Oysa tutanak mümkün olduğunca olay günü, hatta müdahale tamamlandıktan hemen sonra düzenlenmelidir.

Yaygın hatalar şunlardır:

• Olay saatinin yaklaşık bile olsa yazılmaması
• Asansör numarası belirtilmemesi
• “Arıza giderildi” yazılıp güvenlik önleminin açıklanmaması
• Fotoğraf eklenmemesi
• Kullanıcı veya yönetici beyanının alınmaması
• Kesin kusur atfı yapılması
• İmza alanlarının boş bırakılması
• Tutanak ile servis formunun birbirine karıştırılması
• Kırmızı veya sarı etiket gibi muayene durumlarının yanlış yazılması
• Asansör kullanım dışı bırakıldıysa bunun açıkça belirtilmemesi

Burada önemli olan belgeyi doldurmuş olmak değil, doğru belgeyi doğru bilgiyle doldurmaktır. Eksik tutanak, hiç tutanak kadar sorun çıkarabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Kaza tespit tutanağını kim düzenlemeli?

Genel uygulamada tutanak, olaya müdahale eden teknik servis personeli tarafından düzenlenir. Bina yöneticisi, görevli veya olay şahidi de tutanağı okuyup imzalayabilir. Yaralanmalı veya ciddi olaylarda resmi süreçler ayrıca işletilmelidir.

Her mahsur kalma olayında kaza tutanağı gerekir mi?

Her mahsur kalma olayı kaza sayılmayabilir; ancak panik, sağlık riski, yaralanma, uzun süre bekleme veya tartışmalı bir durum varsa tutanak tutulması doğru olur. En azından olay kaydı ve servis formu düzenlenmelidir.

Tutanakta kusurlu taraf yazılmalı mı?

İlk kaza tespit tutanağında kesin kusur yazmak doğru değildir. Teknik inceleme tamamlanmadan “kullanıcı hatası”, “firma kusuru” veya “yönetici ihmali” gibi ifadelerden kaçınılmalıdır. Bunun yerine görülen bulgular tarafsız biçimde yazılmalıdır.

Fotoğraf eklemek zorunlu mu?

Her durumda zorunlu olduğuna dair genel bir ifade kullanmak doğru olmaz; ancak pratikte fotoğraf eklemek çok faydalıdır. Kabin konumu, hasar, uyarı levhası ve pano hata kodu gibi kayıtlar tutanağı güçlendirir.

Tutanak dijital olarak tutulabilir mi?

Evet, saha operasyonlarında dijital tutanak kullanımı oldukça pratiktir. Fotoğraf, imza, konum ve zaman bilgisi aynı kayda eklenebilir. Asansorex gibi sistemler, kaza ve arıza kayıtlarının geçmişe dönük bulunmasını kolaylaştırır.

Kaza sonrası asansör hemen tekrar açılabilir mi?

Bu, olayın türüne ve teknik kontrole bağlıdır. Güvenlik riski devam ediyorsa asansör kullanım dışı bırakılmalı, gerekli kontrol ve onarım yapılmadan tekrar hizmete alınmamalıdır. Özellikle kapı kilidi, fren, seviyeleme ve kumanda sistemiyle ilgili şüphelerde dikkatli olunmalıdır.

Özet

Kaza tespit tutanağı, asansör kazalarında sadece evrak düzenlemek için değil, güvenliği, şeffaflığı ve profesyonel hizmet standardını korumak için hazırlanır. Doğru tutanak; olayın zamanını, yerini, taraflarını, teknik bulgularını, alınan önlemleri ve ek kanıtları anlaşılır şekilde ortaya koyar.

Bakım firmaları için en sağlıklı yaklaşım, her ekibin aynı şablonu kullanması ve tutanak sürecini standart hale getirmesidir. Bina yöneticileri açısından ise bu belge, olayın nasıl yönetildiğini ve asansörün tekrar güvenli kullanıma açılması için hangi adımların gerektiğini gösterir. Kısacası iyi hazırlanmış bir kaza tespit tutanağı, hem insan güvenliğini hem de taraflar arasındaki güveni koruyan en önemli saha kayıtlarından biridir.