KVKK Uyumu — Asansör Firmaları İçin Detaylı Rehber

KVKK Nedir, Asansör Firmasını Neden İlgilendirir?

KVKK — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — 2016'da yürürlüğe girmiş, kişisel verilerin işlenmesini düzenleyen temel yasadır. Tüm tüzel ve gerçek kişileri kapsar; "veri sorumlusu" sıfatıyla işlem yapan herkes KVKK'ya tabidir.

Asansör bakım firmaları için KVKK kapsamı: - Müşteri (bina yöneticisi/mülk sahibi) verileri: ad, telefon, e-posta, adres - Bina sakini verileri: acil iletişim için toplanan - Bina yönetimi yöneticisi verileri - Personel verileri: ad, kimlik, sosyal güvenlik, sağlık - Müşteri portalı kullanım verileri: giriş kayıtları, IP adresleri - Mobil uygulama konum verileri (teknisyen) - CCTV kayıtları (ofis/depo) - Telefon görüşme kayıtları (varsa)

KVKK'ya uyumsuzluk; ciddi idari para cezaları (1 milyon TL'ye kadar), kurumsal itibar zararı ve müşteri güveni kaybı doğurur. Bu yüzden asansör firmaları için KVKK uyumu sadece yasal zorunluluk değil, ticari sürdürülebilirlik konusudur.

KVKK'nın Temel Kavramları

1. Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. Asansör firması veri sorumlusudur.

2. Veri İşleyen

Veri sorumlusu adına veri işleyen taraf. Örneğin Asansorcun.com gibi yazılım sağlayıcıları, asansör firmasının verilerini işleyen "veri işleyen" konumunda.

3. İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Asansör firmasının müşterileri, bina yöneticileri, sakinler, personel.

4. Açık Rıza

Belirli bir konuda, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. KVKK'nın temel hukuki dayanağı.

5. Aydınlatma Yükümlülüğü

Veri sorumlusunun, kişisel veri toplarken ilgili kişiye nelerin yapıldığını açıkça bildirme yükümlülüğü.

Asansör Firması İçin KVKK Yol Haritası

Adım 1: Veri Envanteri Çıkarın

Hangi verileri tuttuğunuzu listeleyin:

Veri Kategorisi	Hangi Veriler	Nereden Toplanıyor	Ne İçin Kullanılıyor
Müşteri (bina yöneticisi)	Ad, telefon, e-posta, adres	Sözleşme imzası	İletişim, fatura
Bina sakini	Ad, telefon (acil)	Sözleşme	Acil müdahale
Personel	Kimlik, SGK, banka	İK süreci	Çalıştırma
Müşteri portalı	Login, IP, kullanım	Otomatik	Hizmet sunumu
Teknisyen mobil	GPS konum	Otomatik	Görev yönetimi
QR kod arıza bildirimi	Bildirimcinin ad+telefon	QR formdan	Arıza takibi
Fatura/finansal	Hesap bilgileri	Müşteriden	Tahsilat

Adım 2: Aydınlatma Metni Hazırlayın

Her veri toplama noktası için aydınlatma metni hazırlanmalı. Standart bölümler:

1. Veri sorumlusunun kim olduğu
2. Hangi verilerin toplandığı
3. Hangi amaçla işlendiği
4. Hukuki dayanak
5. Verilerin kim ile paylaşıldığı
6. İlgili kişinin hakları
7. İletişim bilgileri

Örnek Aydınlatma Metni Şablonu

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

Sayın Müşterimiz,

[FİRMA ADI] olarak, sizinle bakım sözleşmesi
imzaladığımız andan itibaren, sizinle ilgili aşağıda
belirtilen kişisel verileri 6698 sayılı KVKK kapsamında
işliyoruz.

İşlenen Veriler:
- Adınız, soyadınız
- Telefon numaranız
- E-posta adresiniz
- Bina ve adres bilgileriniz
- Müşteri portalı kullanım kayıtlarınız

İşleme Amaçları:
- Asansör bakım hizmetinin sunulması
- Faturalama ve tahsilat işlemleri
- Acil durum iletişimi
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Hukuki Dayanak: Sözleşmenin ifası (KVKK Madde 5/2-c).

Verilerinizin Paylaşımı:
- Yasal gereklilik halinde resmi mercilerle
- Yazılım sağlayıcımız (Asansorcun.com) ile (sınırlı)
- Üçüncü tarafa hiçbir şekilde satılmaz

Haklarınız:
- Kişisel verilerinize erişme
- Düzeltilmesini isteme
- Silinmesini isteme
- İşlemenin durdurulmasını isteme
- KVK Kuruluna şikayet hakkı

İletişim: kvkk@[firmaniz].com

Adım 3: Açık Rıza Alımı

Bazı veri işleme işlemleri açık rıza gerektirir; aydınlatma yetmez. Örneğin: - Pazarlama amaçlı SMS/e-posta gönderimi - Müşteri verilerinin pazarlama analizinde kullanımı - Üçüncü tarafla pazarlama amaçlı paylaşım

Açık rıza formu örneği:

PAZARLAMA AMAÇLI İLETİŞİM RIZA FORMU

[FİRMA ADI]'nın, ürün/hizmet tanıtımları, kampanya
duyuruları için iletişim bilgilerimi (telefon, e-posta)
kullanmasına açık rıza veriyorum.

İmza: ____________
Tarih: ___________

Bu rızayı dilediğim zaman geri çekebileceğimi bildiğim
beyan ederim.

Adım 4: VERBİS Kaydı

Belirli bir büyüklüğün üzerindeki veri sorumluları (yıllık ciro 25 milyon TL+ veya 50+ çalışan) VERBİS — Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt olmak zorundadır. Küçük asansör firmaları muaftır ama yine de tavsiye edilir.

VERBİS kaydı için: - KVK Kurumu web sitesi üzerinden başvuru - İrtibat kişisi atanması (KVKK irtibat kişisi) - Veri envanteri sunulması - Yıllık güncelleme

Adım 5: KVKK İrtibat Kişisi Atayın

Bir kişiyi KVKK süreçlerinden sorumlu kılın. Bu kişi: - KVK Kurumu ile iletişim noktası - Müşteri başvurularını yanıtlama - Veri ihlal durumunda müdahale - Yıllık eğitim alma

Adım 6: Veri Güvenliği Önlemleri

• Teknik: SSL şifreleme, güçlü parola politikası, iki faktörlü kimlik doğrulama, düzenli yedekleme, güvenlik duvarı
• İdari: Personel eğitimi, gizlilik sözleşmeleri, erişim kontrol matrisi, fiziksel güvenlik

Adım 7: Veri İşleyenle Sözleşme

Üçüncü taraf yazılım sağlayıcılarınızla (Asansorcun.com vb.) veri işleyen sözleşmesi imzalayın. Bu sözleşme: - Veri işleyenin yükümlülükleri - Güvenlik standartları - Veri ihlali halinde sorumluluk - Veri imha süreçleri

Adım 8: Müşteri Başvuru Süreci

İlgili kişiler (müşteri, sakin) verilerine ilişkin başvuru hakkına sahip. Başvuru kanalı net olmalı: - E-posta: kvkk@[firma].com - Posta: kayıtlı adres - KEP: kayıtlı elektronik posta

Başvuru en geç 30 gün içinde yanıtlanmalı.

Adım 9: Veri İhlali Bildirim Süreci

Veri ihlali (sızıntı, kayıp, yetkisiz erişim) yaşanırsa: - 72 saat içinde KVK Kuruma bildirim zorunlu - Etkilenen ilgili kişilere bildirim - İhlal raporu hazırlama - Ek güvenlik önlemleri

Adım 10: Düzenli Denetim

Yılda en az bir kez KVKK uyum denetimi yapın: - Veri envanteri güncel mi? - Aydınlatma metinleri hâlâ doğru mu? - Personel eğitimi tazelendi mi? - Güvenlik açıkları var mı?

Asansör Firması İçin KVKK İhlal Riskleri

1. Müşteri Verilerinin Yetkisiz Paylaşımı

"Şu binadaki müşteri telefonu ne?" sorusuna ofis personelinin yanıt vermesi → KVKK ihlali.

2. Personel Verilerinin Ortak Paylaşılması

Bordro, sağlık raporu gibi personel verilerini WhatsApp grubunda paylaşmak → İhlal.

3. Eski Müşteri Verilerinin Saklanması

Sözleşmesi biten müşterinin verilerinin "belki tekrar gelir" diye yıllarca tutulması → İhlal (saklama süresi sınırı aşıldı).

4. Müşteri Portali Şifre Yetersizliği

Zayıf şifre politikası → veri sızıntısı riski.

5. CCTV Kayıtlarının Süresinden Fazla Saklanması

Ofis CCTV kayıtları genelde 30 gün saklanmalı; daha uzun → İhlal.

6. Pazarlama SMS'i Açık Rıza Olmadan Gönderimi

Sözleşme imzası yetmez; pazarlama için ayrı açık rıza şart.

7. Yazılım Sağlayıcı Sözleşmesi Eksik

Üçüncü taraf yazılım kullanıyorsanız ama veri işleyen sözleşmesi yoksa → veri ihlali sorumluluğu sizde kalabilir.

İdari Para Cezaları (2026)

KVK Kurumu KVKK ihlallerinde aşağıdaki idari para cezalarını uygular:

İhlal	Ceza Aralığı (yaklaşık)
Aydınlatma yükümlülüğüne aykırılık	50.000 - 500.000 TL
Veri güvenliği ihlali	100.000 - 1.000.000 TL
VERBİS kaydı yapmama	100.000 - 1.000.000 TL
Kurul kararına uymama	100.000 - 1.500.000 TL
Veri ihlali bildirimi yapmama	50.000 - 500.000 TL

Cezalar ihlalin ağırlığına ve firmanın büyüklüğüne göre değişir.

Müşteri Portalı + KVKK

Müşteri portalı sunan asansör firmaları için ek KVKK gereklilikleri:

Üyelik Aydınlatma Metni

İlk girişte aydınlatma metni gösterilmeli. Onay tıklanmadan portal kullanılamaz.

Çerez Politikası

Tarayıcıya çerez konuyorsa (oturum dışı), çerez politikası ve onay bandı şart.

Şifre Güvenliği

• Minimum 8 karakter
• En az 1 büyük harf, 1 rakam
• Düzenli değiştirme zorunluluğu (90 gün)
• İki faktörlü kimlik doğrulama (SMS veya uygulama)

Erişim Logları

Tüm portal girişleri loglanmalı: - Tarih, saat, IP adresi - Yapılan işlemler

Hesap Silme Hakkı

Müşteri "hesabımı silin" diye talep ederse, 30 gün içinde silinmeli.

QR Kod Sistemi + KVKK

QR kod ile arıza bildirimi alıyorsanız:

• Bildirim formundan önce kısa aydınlatma metni gösterilmeli
• Bildirimin ad+telefon ile alınması açık rıza demektir (form gönderimi = onay)
• Bildirimcinin verisi sadece arıza müdahalesi süresince kullanılmalı
• 1 yıl sonunda anonimleştirilmeli (sadece istatistik için)

Mobil Uygulama (Teknisyen) + KVKK

Teknisyen mobil uygulamasında konum verisi toplanıyorsa: - İlk kurulum sırasında konum izni açıklamasıyla istenmeli - Sadece görev sürerken konum aktif (sürekli takip değil) - Konum verisi 30 gün sonra silinmeli (sadece tamamlanan iş kanıtı için) - Personel KVKK aydınlatması ayrı yapılmalı

Personel Verileri + KVKK

İK süreçleri özellikle hassas: - İş başvurusunda toplanan veriler 1 yıl saklanır (sonra silinir) - Çalışan dosyası 5 yıl saklanır (iş ilişkisi sonrası) - Sağlık verileri özel kategoride; daha sıkı koruma

Sıkça Sorulan Sorular

Küçük asansör firmasıyım, KVKK beni etkiler mi? Evet, büyüklükten bağımsız tüm veri sorumluları KVKK'ya tabidir. Ancak VERBİS kaydı belirli sınırlar üstünde zorunlu (yıllık ciro 25 milyon TL+ veya 50+ çalışan).

Müşterim "verilerimi silin" derse ne yapmalıyım? Yasal yükümlülük altındaki veriler hariç (örn. fatura kaydı 10 yıl), tüm verileri 30 gün içinde silmek zorundasınız. Yazılı yanıt verin.

Veri ihlali yaşadım, ne yapmalıyım? 72 saat içinde KVK Kuruma bildirim, etkilenen kişilere bildirim, ek güvenlik önlemleri. Avukatınızla görüşün.

Yazılım sağlayıcımın sunucu dışarıda, sorun olur mu? Evet, KVKK kapsamında yurt dışına veri transferi açık rıza gerektirir. Türkiye sunucusu olan sağlayıcı tercih edin (Asansorcun.com Türkiye sunucusu kullanır).

Aydınlatma metnini nasıl yayımlamalıyım? Web sitesi, müşteri portalı, sözleşme ekleri, ofis duvarı (görünür yer). Müşteri sözleşme imzalamadan önce gösterilmeli.

Yedek dosyalar ne kadar saklanır? Operasyonel veri ne kadarsa o kadar; ek olarak bir yıl daha saklanabilir. Sonrasında imha şart.

KVKK eğitimi zorunlu mu? Yasal olarak değil; ama tüm personelin bilmesi şart. KVK Kurumu ücretsiz online eğitim sunar.

Asansör Yazılımının KVKK Uyumdaki Rolü

Modern bir asansör bakım yazılımı: - Türkiye sunucularında KVKK uyumlu hosting - Multi-tenant veri izolasyonu (her firmanın verisi ayrı) - SSL/TLS şifrelemesi - Erişim kontrol matrisi (rol bazlı) - Otomatik audit log - Yedek alma + saklama süresi takibi - Müşteri portali aydınlatma metni desteği - Veri ihracı + silme talepleri için API

Asansorcun.com KVKK uyumluluğu ile ilgili detaylı bilgi sağlar; veri işleyen sözleşmesi imzalar.

Sonuç

KVKK uyumu asansör firması için yasal zorunluluk olduğu kadar müşteri güveni meselesidir. Veri envanteri çıkarmak, aydınlatma metni hazırlamak, açık rıza süreçlerini kurmak ve düzenli denetim yapmak temel adımlardır. Yazılım sağlayıcılarınızla KVKK uyumlu sözleşmeler imzalamak; firma sorumluluğunu sınırlandırır.

KVKK uyumlu, Türkiye sunucularında çalışan modern bir asansör bakım yazılımı için Asansorcun.com'u 14 gün ücretsiz deneyin veya çözümlerimizi inceleyin.