Proje Kapanış Raporu ve Kârlılık Analizi

İÇERİK

Asansör montajı veya modernizasyon projesinde son işlem tamamlandığında ekip başka şantiyeye geçer. Firma sahibi de çoğu zaman banka hesabına giren paraya bakarak işin kazançlı olduğunu düşünür. Oysa depodan çıkan parçalar, başka projeden destek veren teknisyenler, tekrar ziyaretleri ve henüz faturası gelmemiş taşeron işleri hesaba katılmadığında görünen kazanç yanıltıcı olabilir.

Proje kapanış raporu ve kârlılık analizi, teklif aşamasındaki beklentiyi gerçekleşen sonuçla karşılaştırır. Bu rapor sayesinde hangi işten ne kazandığınızı, sapmanın nerede oluştuğunu ve bir sonraki teklifin nasıl hazırlanması gerektiğini görebilirsiniz. Aşağıdaki yöntem, asansör montaj ve modernizasyon firmalarında uygulanabilecek pratik bir kapanış düzeni sunar. Örnek tutarlar piyasa fiyatı değil, hesaplama yöntemini göstermek için hazırlanmış varsayımsal verilerdir.

Proje kapanış raporu hangi sorulara cevap vermeli?

Kapanış raporunun amacı, tamamlanan işin hikâyesini uzun uzun anlatmak değildir. Firma sahibinin karar verebilmesi için kapsamı, sonucu ve maliyeti aynı yerde göstermektir.

İyi hazırlanmış bir rapor şu soruları yanıtlar:

• Başlangıçta hangi işler ve teslim koşulları kabul edildi?
• Uygulama sırasında kapsam nasıl değişti?
• Planlanan ve gerçekleşen malzeme maliyeti ne oldu?
• Projede toplam kaç kişi-saat çalışıldı?
• Ek işlerin hangileri onaylandı ve ücretlendirildi?
• Proje ne kadar kazandırdı?
• Tahsil edilmemiş veya ödenmemiş hangi tutarlar kaldı?
• Sonraki projede hangi uygulama değiştirilmeli?

Raporun ilk sayfasında proje kodu, bina adı, işin türü, sorumlu kişi, başlangıç ve teslim tarihleri bulunmalıdır. Bunun ardından kısa bir sonuç tablosu gelmelidir.

Örneğin “İş tamamlandı, müşteri memnun” ifadesi tek başına yeterli değildir. “Planlanan işçilik 240 kişi-saat, gerçekleşen 320 kişi-saat; farkın 48 saati kuyu hazırlığının tamamlanmamasından kaynaklandı” kaydı, sonraki teklif için kullanılabilir bilgi üretir.

Kapanıştan önce kapsamı ve açık işleri netleştirin

Kârlılık hesabına başlamadan önce hangi işin kapatıldığını belirleyin. Sahadaki montajın bitmesi, bütün teknik ve ticari yükümlülüklerin tamamlandığı anlamına gelmeyebilir.

Teknik ve ticari kapanışı ayrı takip edin

Teknik kapanışta sözleşme kapsamındaki işlerin durumu, teslim edilen belgeler ve kalan eksikler değerlendirilir. Ticari kapanışta ise onaylı bedeller, maliyetler, faturalar ve tahsilat bakiyesi incelenir.

Örneğin kumanda panosu yenilemesi tamamlanmış olabilir; ancak müşteriye verilecek dokümanların bir bölümü henüz teslim edilmemiştir. Başka bir projede bütün teslim işlemleri tamamlanmışken son ödeme bekliyor olabilir. Bu iki durum raporda farklı görünmelidir.

Kapanış öncesinde şu sırayı uygulayın:

1. İlk teklif ve sözleşmedeki kapsamı kontrol edin.
2. Sonradan eklenen ve çıkarılan işleri listeleyin.
3. Ek işlerin müşteri onaylarını bulun.
4. Kullanılmayan malzemelerin depo iadelerini doğrulayın.
5. Taşeron ve tedarikçilerden bekleyen maliyetleri öğrenin.
6. Açık eksikleri, sorumlusunu ve hedef tarihini kaydedin.
7. Maliyet verilerinin hangi tarih itibarıyla kesinleştiğini belirtin.

Henüz kesinleşmeyen giderleri sıfır kabul etmeyin. Örneğin taşeronun son faturası bekleniyorsa, doğrulanmış iş miktarına dayanan tahmini bedeli ayrıca gösterin. Tahmin güncellendiğinde raporun tarihi ve sürümü de değişmelidir.

Gerçek maliyeti malzeme, işçilik ve dış hizmetlerle hesaplayın

Proje maliyetinde en sık yapılan hata, yalnızca projeye kesilen satın alma faturalarını toplamaktır. Oysa depodan kullanılan mevcut stok ve işletmenin kendi personelinin zamanı da projeye aittir.

Malzemeyi satın alma üzerinden değil, tüketim üzerinden izleyin

Projeye gönderilen her parça kullanılmayabilir. Fazla gönderilen butonlar, kablolar veya bağlantı elemanları depoya dönmüşse maliyetten düşülmelidir. Başka projeye aktarılan parçalar da doğru proje koduna taşınmalıdır.

Pratik hesap şöyledir:

Projede tüketilen malzeme maliyeti = Projeye çıkan malzeme maliyeti − Depoya iade maliyeti − Başka projeye aktarılan malzeme maliyeti

Fiyatlandırma yöntemini şirket içinde tutarlı uygulayın. Bir projede eski alış fiyatını, diğerinde güncel satış fiyatını kullanmak karşılaştırmayı bozar. Malzeme satış fiyatı ile işletmenin stok maliyeti de birbirine karıştırılmamalıdır.

İşçilikte kişi-saat kullanın

İki teknisyenin sekiz saat çalışması, 16 kişi-saat işçilik demektir. Yalnızca “iki günlük iş” kaydı tutmak, farklı ekip büyüklüklerini karşılaştırmayı zorlaştırır.

Şu süreleri ayrı izlemek faydalıdır:

• Planlanan montaj veya modernizasyon çalışması.
• Ulaşım ve malzeme temini.
• Şantiye hazır olmadığı için bekleme.
• Hatalı uygulamanın düzeltilmesi.
• Teslim hazırlığı ve tekrar ziyaretleri.

Saatlik işçilik maliyetini yalnızca personelin eline geçen ücret üzerinden hesaplamayın. İşverenin katlandığı toplam personel maliyetini ve seçtiğiniz çalışma saati esasını tutarlı biçimde kullanın. Yol süresi ayrıca kaydediliyorsa aynı süreyi ikinci kez maliyete eklemeyin.

Dış hizmetleri ve küçük giderleri unutmayın

Nakliye, vinç, dış kaynak montaj desteği, konaklama, otopark ve projeye özel sarf giderleri ayrı kalemlerde izlenmelidir. Her biri küçük görünse de birlikte teklif marjını belirgin biçimde azaltabilir.

Bütçe ile gerçekleşeni aynı tabloda karşılaştırın

Aşağıdaki varsayımsal modernizasyon projesinde onaylı proje geliri 900.000 TL’dir. Tutarlar karşılaştırmayı sadeleştirmek için KDV hariç gösterilmiştir; işletmenin kendi muhasebe uygulaması ayrıca esas alınmalıdır.

Kalem	Planlanan tutar	Gerçekleşen tutar	Sapma
Malzeme	360.000 TL	390.000 TL	+30.000 TL
Doğrudan işçilik	180.000 TL	240.000 TL	+60.000 TL
Taşeron hizmetleri	60.000 TL	75.000 TL	+15.000 TL
Nakliye ve saha ulaşımı	30.000 TL	33.000 TL	+3.000 TL
Diğer doğrudan giderler	10.000 TL	12.000 TL	+2.000 TL
Toplam doğrudan maliyet	640.000 TL	750.000 TL	+110.000 TL
Doğrudan maliyet sonrası kalan	260.000 TL	150.000 TL	−110.000 TL

Bu tablo, işin kazanç bıraktığını ancak başlangıç beklentisinin altında kaldığını gösterir. En büyük sapma işçiliktedir. İncelemeye bütün kalemlerden aynı anda başlamak yerine önce bu farkın kaynağını araştırmak daha verimli olur.

Örnekte saatlik işçilik maliyeti 750 TL kabul edilmiştir. Planlanan 240 kişi-saat 180.000 TL’ye, gerçekleşen 320 kişi-saat ise 240.000 TL’ye karşılık gelir. Böylece 60.000 TL’lik farkın, 80 kişi-saatlik ilave çalışmadan oluştuğu açıkça görülür.

Kâr, marj ve tahsilatı birbirine karıştırmayın

“Bu işte yüzde 20 kazandık” cümlesi, hesaplama tabanı belirtilmediğinde belirsizdir. Maliyet üzerine eklenen oran ile satış tutarı üzerinden hesaplanan kâr marjı farklı sonuç verir.

Proje marjını gelir üzerinden hesaplayın

Örnekte doğrudan maliyetlerden sonra kalan tutar:

900.000 − 750.000 = 150.000 TL

Bu tutarın proje gelirine oranı:

150.000 / 900.000 × 100 = Yaklaşık %16,7

Maliyet üzerine getiri oranı ise:

150.000 / 750.000 × 100 = %20

İki oran da kendi tanımı içinde doğrudur. Raporda hangisinin kullanıldığı açıkça yazılmalıdır.

Ayrıca 150.000 TL’yi şirketin net kârı olarak adlandırmayın. Ofis, yönetim ve benzeri genel giderler henüz bu hesaba dağıtılmamıştır. Örneğin seçilmiş dağıtım yöntemine göre projeye 45.000 TL genel gider payı verildiğinde, kalan tutar 105.000 TL olur. Bunun proje gelirine oranı yaklaşık %11,7’dir. Bu rakam da vergi sonrası şirket net kârı değildir.

Tahsilat durumunu ayrı gösterin

Projenin kârlı olması, parasının tamamen tahsil edildiğini göstermez. Aynı örnekte müşteriden 720.000 TL tahsil edilmişse 180.000 TL bakiye vardır.

Projeyle ilgili yapılan nakit ödemeler 660.000 TL ise o tarihteki proje nakit farkı 60.000 TL’dir. Ancak bu tutar, 150.000 TL’lik doğrudan maliyet sonrası sonuçla aynı değildir. Aradaki farkı açık alacaklar ve henüz ödenmemiş giderler etkiler.

Kapanış raporunda bu nedenle gelir, maliyet, tahsilat ve ödeme ayrı alanlarda bulunmalıdır.

Sapmaları sonraki teklifin kararına dönüştürün

Kapanış toplantısında “İşçilik fazla çıktı” demek sorunu tarif eder; çözüm üretmez. Her önemli sapmanın nedeni ve alınacak önlem yazılmalıdır.

Örneğin 80 kişi-saatlik işçilik aşımı şöyle ayrıştırılabilir:

• 48 kişi-saat: Kuyu hazırlığı tamamlanmadığı için bekleme ve tekrar ulaşım.
• 20 kişi-saat: Keşifte görülmeyen kablo güzergâhı değişikliği.
• 12 kişi-saat: Eksik malzeme nedeniyle ikinci ziyaret.

Bu dağılımdan üç somut karar çıkar: İşe başlama öncesi şantiye hazırlık kontrolü yapılacak, keşif formuna kablo güzergâhı eklenecek ve sevkiyat öncesinde malzeme kontrol listesi kullanılacak.

Asansorex gibi bir takip yazılımında tutulan iş emri, saha işlem ve stok kayıtları, kapanışta verilerin bir araya getirilmesini kolaylaştırabilir. Kârlılık hesabının güvenilirliği ise kayıtların doğru projeyle ilişkilendirilmesine ve eksiksiz tutulmasına bağlıdır.

Kapanış toplantısını firma sahibi, proje sorumlusu ve ilgili saha temsilcisiyle kısa tutun. Her kararın yanına bir sorumlu ve uygulama tarihi yazın. Sonraki benzer projede teklif hazırlayan kişi, bu kararları keşif ve fiyatlandırma öncesinde görebilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Proje kapanış raporu ne zaman hazırlanmalı?

Saha işi tamamlandığında ilk rapor hazırlanmalı; bekleyen maliyetler ve açık işler belirtilmelidir. Sonradan gelen faturalar ve kesinleşen tutarlarla rapor güncellenebilir. Aylarca beklemek, ekiplerin sapma nedenlerini hatırlamasını zorlaştırır.

Küçük modernizasyon işlerinde de rapor gerekli mi?

Evet, ancak raporun kapsamı işe uygun olabilir. Küçük bir kapı veya pano yenilemesinde tek sayfalık kapsam, maliyet, süre ve tahsilat özeti yeterli olabilir. Asıl değer, benzer işleri aynı yöntemle karşılaştırabilmektir.

Ücreti alınamayan ek işler nasıl gösterilmeli?

Yapılan işin maliyeti projede kalmalıdır. Müşteri onayı ve tahsil edilebilirliği belirsiz tutarı kesinleşmiş gelir gibi göstermeyin. Ek işi ayrı satırda, onay ve ticari durumuyla birlikte izleyin.

Genel giderler projelere nasıl dağıtılabilir?

İşçilik saati, proje süresi veya doğrudan maliyet gibi işletmeye uygun bir dağıtım anahtarı seçilebilir. Önemli olan yöntemin açıklanması ve karşılaştırılan projelerde tutarlı uygulanmasıdır. Dağıtılan gideri başka kalemde yeniden eklememeye dikkat edin.

Garanti dönemindeki geri dönüşler rapora eklenmeli mi?

Projeyle ilişkisi doğrulanan geri dönüş maliyetleri ayrıca takip edilmelidir. İlk teslim sonucunu koruyup garanti dönemi maliyetini ayrı göstermek, hem ilk uygulama performansını hem projenin zaman içindeki toplam sonucunu değerlendirmeyi sağlar.

Özet

Proje kapanış raporu, tamamlanan işin maliyetini doğru teklif bilgisine dönüştürür. Bunun için kapsam değişikliklerini doğrulayın, tüketilen malzemeyi hesaplayın, işçiliği kişi-saat üzerinden izleyin ve bütçeyle gerçekleşeni karşılaştırın. Kâr marjını tahsilattan ayrı değerlendirin.

Asansorex üzerinden izlediğiniz saha ve stok kayıtlarını düzenli tutmak, bu değerlendirme için gerekli geçmişi oluşturmanıza yardımcı olabilir. Raporun en değerli çıktısı ise sonraki projede uygulanacak somut karardır: daha doğru keşif, eksiksiz sevkiyat, kontrollü ek iş ve gerçekçi işçilik bütçesi.