Stok Değerleme ve Yıl Sonu Sayımı

İÇERİK

Yıl sonu geldiğinde birçok asansör firması satış, tahsilat, bakım planı ve yeni yıl fiyatlarıyla uğraşırken stok sayımını son haftaya bırakır. Oysa depodaki kart, kontaktör, fotosel, buton, halat, yağ, kilit, ray pabucu veya kumanda malzemesi sadece “rafta duran parça” değildir; firmanın nakde çevrilebilir varlığı, servis hızını belirleyen güvenlik stoğu ve muhasebe kayıtlarının önemli bir parçasıdır. Bu yazıda, asansör bakım ve servis firmaları için stok değerleme ve yıl sonu sayımı sürecini pratik, uygulanabilir ve 2026 Türkiye şartlarına uygun şekilde ele alacağız.

Stok Sayımı Neden Sadece Muhasebe İşi Değildir?

Asansör sektöründe stok yönetimi, klasik bir perakende mağazasından daha karmaşıktır. Çünkü parçalar sadece depoda durmaz; teknisyenin çantasında, servis aracında, şantiyede, revizyon işinde, garanti kapsamında bekleyen dosyada veya müşteriye takılmış ama henüz faturalandırılmamış durumda olabilir.

Yıl sonu stok sayımının amacı yalnızca muhasebeciye bir liste vermek değildir. Doğru yapılan sayım şu sorulara cevap verir:

• Depoda gerçekten ne kadar parça var?
• Servis araçlarında hangi parçalar zimmetli duruyor?
• Hangi parçalar çok alınıyor ama az kullanılıyor?
• Hangi stoklar eski, bozuk veya artık kullanılmıyor?
• Bakım, arıza ve revizyon işlerinde parça maliyeti doğru hesaplanıyor mu?
• Cari hesaplara yansıtılması gereken parçalar eksiksiz faturalanmış mı?

Örneğin yıl içinde 50 adet fotosel alındıysa ama kayıtlı kullanım 20 görünüyorsa, kalan 30 adet gerçekten depoda mı? Yoksa servis araçlarında mı, müşteriye takıldı ama iş emrine yazılmadı mı, garanti kapsamında mı kullanıldı, yoksa kayıp mı? İşte yıl sonu sayımı bu farkları görünür hâle getirir.

Asansör Firmasında Sayıma Dahil Edilmesi Gereken Stoklar

Asansör firmalarında stok denince sadece büyük parçalar akla gelmemeli. Küçük ama sık kullanılan parçalar yıl sonunda ciddi maliyet oluşturabilir. Özellikle arıza servislerinde kullanılan sarf ve yedek parçalar düzenli takip edilmezse firma kârlılığı fark edilmeden düşer.

Ana stok grupları

Stok Grubu	Örnek Parçalar	Sayımda Dikkat Edilecek Nokta
Elektrik-elektronik	Kart, kontaktör, röle, fotosel, buton, display	Model, marka ve uyumluluk ayrı yazılmalı
Mekanik parçalar	Kilit, makara, ray pabucu, kapı yayı, paten	Kullanılmış/yenilenmiş ürünler ayrılmalı
Sarf malzemeleri	Yağ, gres, vida, dübel, kablo, bant	Kutu, metre, litre gibi birimler net olmalı
Güvenlik ekipmanları	Regülatör parçaları, fren elemanları, switch	Eski ve yeni standart uyumu kontrol edilmeli
Revizyon malzemeleri	Halat, pano, kumanda seti, kapı ekipmanı	Projeye ayrılan stoklar ayrıca işaretlenmeli
Servis aracı stoğu	Sık kullanılan arıza parçaları	Araç bazında zimmet listesi tutulmalı

Burada kritik nokta, “aynı gibi görünen” parçaların ayrıştırılmasıdır. Örneğin bir butonun ölçüsü, bağlantı tipi, markası ve aydınlatma rengi farklı olabilir. Muhasebe açısından ikisi de “buton” gibi görünse de saha açısından yanlış ürün doğru işi çözmez.

Yıl Sonu Stok Sayımı İçin Hazırlık Planı

Başarılı bir sayım, sayım günü başlamaz. En az birkaç gün önceden depo, araç ve açık iş emirleri hazırlanmalıdır. Aksi hâlde sayım sırasında “bu parça kimin”, “bu kutu takıldı mı”, “bu kart bozuk muydu” gibi sorular süreci yavaşlatır.

Sayımdan önce yapılacaklar

1. Açık iş emirlerini kontrol edin. Takılmış ama kapatılmamış parçalar varsa iş emrine işlenmelidir.
2. Servis araçlarından liste isteyin. Her teknisyen aracındaki parçaları sayım öncesi bildirmelidir.
3. Bozuk ve iade bekleyen parçaları ayırın. Sağlam stokla karışmamalıdır.
4. Müşteri için ayrılmış parçaları etiketleyin. Revizyon veya montaj işi için bekleyen ürünler ayrı görünmelidir.
5. Depo raflarını düzenleyin. Aynı ürün farklı raflarda dağınık duruyorsa sayım hatası artar.
6. Birimleri standartlaştırın. Kablo metreyle, yağ litreyle, vida kutu veya adetle takip edilmelidir.
7. Son satın alma faturalarını işleyin. Faturası girilmemiş ürünler muhasebe-stok farkı oluşturur.

Bu hazırlık aşamasında Asansorex gibi bakım ve servis takip yazılımlarında parça kullanımı iş emriyle ilişkilendirildiğinde yıl sonu kontrolü daha kolay yapılır. Çünkü hangi parçanın hangi bina, arıza, bakım veya revizyon işinde kullanıldığı geriye dönük görülebilir.

Stok Değerleme Nasıl Yapılır?

Stok değerleme, eldeki parçaların parasal karşılığını belirleme işlemidir. Muhasebe tarafında değerleme yöntemi, firmanın mali müşaviriyle birlikte belirlenmelidir. Ancak firma sahibi açısından temel mantık şudur: Depoda duran her parçanın bir alış maliyeti, güncel yenileme maliyeti ve kullanım riski vardır.

Genel uygulamada stok değerlemede şu bilgiler gerekir:

• Ürün adı
• Stok kodu veya açıklaması
• Miktar
• Birim
• Alış fiyatı
• KDV hariç tutar
• Toplam stok değeri
• Kullanılabilirlik durumu
• Varsa son kullanma veya teknik geçerlilik notu

Ortalama maliyet mi, son alış fiyatı mı?

Bir asansör firması yıl içinde aynı ürünü farklı fiyatlardan alabilir. Örneğin bir kontaktör ocakta 850 TL, haziranda 1.100 TL, aralıkta 1.450 TL olabilir. Yıl sonu değerlemede hangi fiyatın kullanılacağı muhasebe yöntemiyle ilgilidir. Bu nedenle mali müşavirinizin önerdiği yöntem esas alınmalıdır.

Firma yönetimi açısından ise ayrıca “yenileme maliyeti” de takip edilmelidir. Çünkü depodaki parçayı bugün tekrar almak istediğinizde eski alış fiyatıyla alamayabilirsiniz. Bu fark, yeni yıl bakım ve revizyon tekliflerine doğrudan etki eder.

Değerleme Yaklaşımı	Ne İşe Yarar?	Dikkat Edilecek Nokta
Son alış fiyatı	Güncel piyasa maliyetini görmeye yarar	Eski stokları olduğundan yüksek gösterebilir
Ortalama maliyet	Yıl içi alım maliyetini dengeler	Doğru kayıt tutulmadıysa yanıltıcı olur
Muhasebe kayıt değeri	Resmî stok raporu için kullanılır	Müşavirle uyumlu ilerlenmelidir
Yenileme maliyeti	Yeni teklif ve fiyatlama için önemlidir	Piyasa araştırması gerektirir

Depo, Araç ve Sahadaki Stokları Ayırmak

Yıl sonu sayımında en sık yapılan hata, sadece ana depoyu saymaktır. Oysa asansör firmalarında parçanın önemli bölümü servis araçlarında bulunur. Bazı firmalarda araçlardaki toplam stok, depodaki stok kadar değerli olabilir.

Depo stoğu

Depo stoğu, firmanın merkezi kontrolündeki ana parçaları kapsar. Raf kodu, ürün grubu ve miktar net olmalıdır. Mümkünse her raf için ayrı sayım formu hazırlanmalıdır.

Servis aracı stoğu

Servis araçlarında genellikle sık arıza veren parçalar bulunur: fotosel, buton, röle, sigorta, kilit elemanı, küçük elektronik parçalar, bağlantı kabloları ve sarf malzemeleri. Bu parçalar teknisyenin hızlı müdahalesini sağlar; ancak kayıt dışı kaldığında maliyet kontrolü bozulur.

Araç stokları için pratik yöntem:

• Her araç için ayrı liste çıkarın.
• Teknisyen bazında zimmet oluşturun.
• Kritik parçalar için minimum-maksimum seviye belirleyin.
• Kullanılan parçanın mutlaka iş emrine yazılmasını isteyin.
• Ayda en az bir kez hızlı araç stok kontrolü yapın.

Sahada bekleyen stok

Bazı parçalar müşterinin binasına götürülmüş ama henüz takılmamış olabilir. Özellikle revizyon, modernizasyon ve montaj işlerinde bu durum sık görülür. Bu parçalar “depoda yok” diye kayıttan düşülmemeli; ilgili iş veya müşteri adıyla işaretlenmelidir.

Kayıp, Bozuk ve Kullanılamayan Parçalar Nasıl Ele Alınmalı?

Stok sayımı sadece “kaç adet var” sorusunu cevaplamaz; “bu stok gerçekten kullanılabilir mi” sorusunu da cevaplamalıdır. Çünkü rafta duran ama artık işe yaramayan parça, firmanın gerçek varlığını olduğundan yüksek gösterir.

Kullanılamayan stoklara örnekler:

• Arızalı kartlar
• Yanlış sipariş edilmiş parçalar
• Eski model panolara ait ürünler
• Ambalajı bozulmuş veya eksik malzemeler
• Müşteriden sökülen ama tekrar kullanımı riskli parçalar
• Garantiye gönderilecek ürünler
• İade bekleyen malzemeler

Bu ürünleri sağlam stokla aynı listede göstermek doğru değildir. Ayrı bir “hurda/arıza/iade” listesi oluşturulmalıdır. Muhasebe açısından nasıl değerlendirileceği mali müşavirle netleştirilmelidir. Teknik açıdan ise bu ürünlerin raflarda yer kaplamaması ve teknisyenin yanlışlıkla sahaya götürmemesi sağlanmalıdır.

Pratik kural: Bir parça sahaya güvenle takılamıyorsa, aktif stok gibi davranılmamalıdır.

Yıl Sonu Sayımı İçin Pratik Kontrol Listesi

Aşağıdaki kontrol listesi, asansör firmalarının yıl sonu stok sayımını daha düzenli yapmasına yardımcı olur.

Kontrol Noktası	Tamam mı?	Not
Açık iş emirleri kontrol edildi		Takılan parçalar işlendi mi?
Son satın alma faturaları girildi		İrsaliye-fatura farkı var mı?
Ana depo rafları düzenlendi		Aynı ürün tek yerde toplandı mı?
Servis araçları sayıldı		Araç bazında liste alındı mı?
Bozuk/iade/hurda parçalar ayrıldı		Sağlam stokla karışıyor mu?
Revizyon işlerine ayrılan parçalar işaretlendi		Müşteri veya proje adı yazıldı mı?
Miktar ve birimler kontrol edildi		Adet/metre/litre/kutu ayrımı net mi?
Stok değerleme listesi hazırlandı		KDV hariç toplamlar doğru mu?
Muhasebeciye rapor teslim edildi		Excel/PDF formatı net mi?

Bu listenin her yıl aynı formatta kullanılması, firma hafızası oluşturur. Bir yıl sonra karşılaştırma yapmak kolaylaşır: Hangi parçalar artmış, hangileri gereksiz alınmış, hangi stoklar hızlı dönmüş?

Stok Sayımı Sonrası Analiz: Sadece Raporla Bitirmeyin

Sayım bittikten sonra yapılacak en büyük hata, listeyi muhasebeciye gönderip konuyu kapatmaktır. Asıl değer, sayım sonrası analizdedir.

Firma sahibi şu sorulara bakmalıdır:

• En yüksek stok değeri hangi ürün grubunda?
• Son 12 ayda hiç kullanılmayan parçalar var mı?
• Sürekli biten kritik parçalar hangileri?
• Teknisyenlerin araç stokları dengeli mi?
• Arıza işlerinde kullanılan parçalar doğru fiyatlandırılmış mı?
• Revizyon tekliflerinde parça maliyeti güncel mi?
• Depoda bekleyen stok nakit akışını zorluyor mu?

Örneğin depoda 250.000 TL değerinde yavaş dönen parça varsa, bu para aslında kasada veya reklam bütçesinde kullanılabilecek bir kaynaktır. Tersine, sık kullanılan 10 kritik parçanın stoğu sürekli bitiyorsa, teknisyen sahada çözebileceği arızayı ikinci ziyarete bırakır. Bu da hem maliyet hem müşteri memnuniyeti kaybıdır.

Asansorex’te stok, iş emri, bakım ve arıza kayıtlarının birlikte takip edilmesi bu noktada avantaj sağlar. Parçanın hangi işte kullanıldığı, hangi binaya takıldığı ve hangi teknisyen tarafından işlendiği görüldüğünde stok sayımı sadece yıl sonu zorunluluğu değil, kârlılık analizi aracına dönüşür.

Sıkça Sorulan Sorular

Yıl sonu stok sayımı ne zaman yapılmalı?

Genel uygulamada yılın son günlerine yakın yapılır; ancak yoğun servis firmalarında hazırlık birkaç gün önceden başlamalıdır. Açık iş emirleri, araç stokları ve son faturalar sayım öncesi kontrol edilirse sonuç daha sağlıklı olur.

Servis araçlarındaki parçalar stok sayımına dahil edilmeli mi?

Evet. Servis aracındaki parçalar da firmanın stok varlığıdır. Teknisyenin zimmetinde olsa bile yıl sonu listesinde araç bazında gösterilmelidir. Aksi hâlde depo eksik, maliyetler hatalı görünür.

Bozuk parçalar stok değerine yazılır mı?

Bozuk, iade bekleyen veya tekrar kullanımı riskli parçalar sağlam stoktan ayrı tutulmalıdır. Muhasebe açısından nasıl değerlenmesi gerektiği mali müşavirle belirlenmelidir. Teknik olarak bu ürünlerin aktif stok gibi sahaya gönderilmemesi gerekir.

Stok değerleme için hangi fiyat kullanılmalı?

Bu konu muhasebe yöntemiyle ilgilidir. Son alış fiyatı, ortalama maliyet veya muhasebe kayıt değeri kullanılabilir. Firma içi kârlılık analizi için ayrıca güncel yenileme maliyetini takip etmek faydalıdır.

Küçük sarf malzemelerini tek tek saymak gerekir mi?

Vida, kablo, dübel, bant, yağ gibi sarf malzemeleri tamamen göz ardı edilmemelidir. Çok küçük kalemlerde pratik sayım yöntemi kullanılabilir; ancak yüksek tutarlı veya sık kullanılan sarflar mutlaka takip edilmelidir.

Stok sayımı kârlılığı nasıl etkiler?

Eksik veya hatalı stok kaydı, parça maliyetlerinin görünmemesine neden olur. Bu da bakım, arıza ve revizyon işlerinde yanlış fiyatlandırma yaratır. Doğru stok sayımı, hangi işten gerçekten para kazanıldığını daha net gösterir.

Özet

Stok değerleme ve yıl sonu sayımı, asansör firmaları için sadece muhasebeciye verilen bir liste değildir. Depo düzeni, servis aracı kontrolü, teknisyen zimmeti, revizyon maliyeti, arıza kârlılığı ve yeni yıl fiyatlandırması bu çalışmadan doğrudan etkilenir. Doğru sayım için ana depo, araç stoğu, sahadaki parçalar, bozuk ürünler ve açık iş emirleri birlikte değerlendirilmelidir.

Yıl sonunda temiz bir stok listesi çıkaran firma, yeni yıla daha doğru maliyetlerle başlar. Hangi parçanın hızlı döndüğünü, hangisinin rafta beklediğini ve hangi işlerde kârın eridiğini daha net görür. Bu kayıtları düzenli tutmak için kâğıt formlar yerine Asansorex gibi saha ve stok takibini birlikte yürüten dijital sistemlerden yararlanmak, hem sayım süresini kısaltır hem de yıl boyunca oluşan parça hareketlerini daha güvenilir hâle getirir.