Yeni Bina Projelerinde Asansör İhalesi Süreci

İÇERİK

Yeni bir binada asansör ihalesi, birkaç firmadan fiyat alıp en düşük teklifi seçmekten daha kapsamlı bir süreçtir. Kapasite, kuyu ölçüleri, teslim takvimi, montaj kapsamı ve işletme koşulları başlangıçta netleştirilmezse uygun görünen teklif sonradan ek maliyetlere dönüşebilir. Asansör firması açısından da eksik proje bilgisiyle verilen fiyat, montaj başladığında kârlılığı ve iş programını zorlar.

Bu rehber; yeni bina projelerinde asansör ihalesine katılan firma sahiplerinin, teknik teklif hazırlayan ekiplerin ve teslim sonrasında sistemi devralacak bina yöneticilerinin kullanabileceği bir yol haritası sunar. Amaç, tekliflerin aynı kapsam üzerinden karşılaştırıldığı ve sorumlulukların yazılı olarak belirlendiği bir süreç kurmaktır.

1. İhale Modelini ve Projenin İhtiyacını Netleştirin

Özel bina projesi ile kamu ihalesini ayırın

Özel bir konut projesinde “asansör ihalesi” ifadesi çoğunlukla firmalardan teklif toplanmasını ve ticari değerlendirme yapılmasını anlatır. Bu ifade tek başına işlemi kamu ihale mevzuatına tabi hâle getirmez.

Kamu projelerinde ise alımı yapan idarenin ve işin tabi olduğu mevzuat belirleyicidir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda ilgili ihale dokümanı ve uygulanabilir düzenlemeler esas alınmalıdır. Özel projeler için hazırlanan pazarlık ve puanlama önerileri kamu ihalesine doğrudan aktarılmamalıdır. Kamu İhale Kurumu

Asansör firması, teklif hazırlamadan önce doğrudan bina sahibine mi, ana yükleniciye mi yoksa bir kamu idaresine mi teklif verdiğini belirlemelidir. Özellikle alt yüklenicilikte ödeme ve teslim koşulları bu ilişkiye göre değişir.

İhtiyacı yalnızca kat sayısıyla tarif etmeyin

Aynı kat sayısına sahip iki binanın asansör ihtiyacı farklı olabilir. Daire sayısı, kullanım yoğunluğu, erişilebilirlik ihtiyaçları ve bina kullanım amacı birlikte değerlendirilmelidir.

İlk toplantıda şu bilgiler toplanmalıdır:

• Binanın kullanım amacı ve bağımsız bölüm sayısı.
• Asansör adedi, durak sayısı ve hizmet vereceği seviyeler.
• Projede öngörülen taşıma kapasitesi ve hız.
• Kuyu, kuyu dibi ve son kat üst boşluk ölçüleri.
• Kapı yerleşimi, giriş yönleri ve net geçiş beklentisi.
• Elektrik altyapısı ve varsa jeneratörle çalışma beklentisi.
• Hedeflenen montaj başlangıcı ve bina teslim tarihi.

Kapasite ve hız seçimi yalnızca satış tercihi olarak görülmemelidir. İlgili proje uzmanlarının değerlendirmesiyle bina kullanımına uygun çözüm belirlenmelidir.

2. Teknik Şartnameyi ve İş Sınırlarını Hazırlayın

İyi bir teknik şartname, firmaların aynı ihtiyaca fiyat vermesini sağlar. “Kaliteli motor, sessiz çalışma, paslanmaz kabin” gibi ifadeler tek başına karşılaştırılabilir bir teklif üretmez.

Şartnamede kapasite, hız, durak sayısı, kapı özellikleri, kabin kaplaması, kumanda sistemi, haberleşme çözümü ve istenen işletme fonksiyonları açıkça tanımlanmalıdır. Marka belirtilen özel projelerde ise alternatif ürünün hangi ölçütlerle kabul edileceği yazılmalıdır.

Yeni asansörlerde Asansör Yönetmeliği (2014/33/AB) kapsamındaki temel sağlık ve güvenlik gerekleri, uygunluk değerlendirmesi ve CE işaretlemesi teknik dosyanın temel başlıkları arasındadır. Bunlar dekorasyon veya fiyat pazarlığıyla değiştirilebilecek tercihler değildir. Turkey Product Rules ...

En çok uyuşmazlık çıkaran işleri ayrı yazın

Montaj teklifi hazırlanırken asansör ekipmanı dışındaki işler özellikle sorgulanmalıdır. Kuyu içindeki inşaat düzeltmeleri, su yalıtımı, elektrik beslemesi, kapı çevresi kaplamaları ve nakliye organizasyonu belirsiz bırakılmamalıdır.

Konu	İhale dosyasında netleştirilecek bilgi	Belirsizliğin sonucu
Kuyu hazırlığı	Ölçü, kuru teslim ve düzeltme sorumluluğu	Montajın başlayamaması
Elektrik altyapısı	Besleme, pano ve bağlantı sınırları	Devreye alma gecikmesi
Nakliye ve taşıma	İndirme, depolama, katlara taşıma	Ek işçilik ve hasar tartışması
Kapı çevresi işleri	Kaplama ve inşaat tamamlama kapsamı	Teslimde eksik iş
Belgelendirme	Belgeler, başvurular ve ücret sorumluları	Beklenmeyen gider
Bakım hizmeti	Başlangıç tarihi, kapsam ve ücret	İlk yıl bütçe uyuşmazlığı

“Anahtar teslim” ifadesi bu tablonun yerine geçmez. Asansör firması, teklifinin hangi işleri içerdiğini ve hangi işleri hariç tuttuğunu ayrı başlıklarda göstermelidir.

3. Saha Keşfini Yapın ve Teklifleri Aynı Dosyayla Toplayın

Mimari çizim, fiyatlandırmanın başlangıç noktasıdır; sahadaki durumun doğrulanması da gerekir. Kaba inşaat ilerledikçe projeyle uygulama arasında ölçü veya yerleşim farkları oluşabilir.

Keşifte kuyu ölçüleri, erişim yolları, malzeme indirme alanı, depolama koşulları ve diğer ekiplerle çalışma sırası incelenmelidir. Kuyu henüz tamamlanmamışsa ölçülerin kesinleşmediği teklif üzerinde belirtilmeli, nihai ölçü onayının hangi aşamada yapılacağı kararlaştırılmalıdır.

Firma sahibi açısından kritik soru şudur: Bu fiyat hangi proje revizyonuna ve hangi saha varsayımlarına dayanıyor? Yanıt teklif dosyasında bulunmalıdır.

Soru ve cevapları kayıt altına alın

Özel projelerde karşılaştırmayı kolaylaştırmak için aday firmalara aynı teknik dosya, teklif cetveli ve hedef takvim gönderilebilir. Bir firmanın sorusu üzerine kapsam değişirse diğer adayların da bu değişiklikten haberdar olması sağlanmalıdır.

Örneğin kapı kaplaması sonradan değiştirilmişse eski ve yeni taleplerle hazırlanmış tekliflerin yan yana konulması yanıltıcı olur. Dosyalarda tarih ve revizyon numarası kullanmak bu karışıklığı azaltır.

Teklif tesliminde şu belgeler istenebilir:

1. Kalemlere ayrılmış fiyat teklifi.
2. Teknik uygunluk ve sapma listesi.
3. Öngörülen ekipman ve bileşen bilgileri.
4. Üretim, sevkiyat ve montaj takvimi.
5. Ödeme koşulları ve teklif geçerlilik süresi.
6. Hariç işler ve işverenden beklenen hazırlıklar.
7. Benzer projeler ile servis organizasyonu bilgileri.

Bu liste özel projeler için pratik bir öneridir; kamu ihalesinde istenecek belgeleri ihale dokümanı belirler.

4. Teklifleri Kapsam, Teslim Kabiliyeti ve Toplam Maliyetle Karşılaştırın

Teklif değerlendirmesine fiyat sıralamasıyla başlamak önemli farkları gizleyebilir. Önce şartnameye uyum incelenmeli, ardından ticari karşılaştırma yapılmalıdır.

Bir teklif haberleşme çözümünü, nakliyeyi veya belirli test giderlerini içermiyorsa bu eksikler kayda geçirilmelidir. Fiyatlar, mümkün olduğunca eşdeğer kapsam üzerinden değerlendirilmelidir.

Düşük fiyatın nedenini sorun

Tamamen varsayımsal bir örnekte A firması 1.000.000 TL, B firması 1.080.000 TL teklif vermiş olsun. A teklifinde kapsam dışı bırakılan işlerin proje bütçesine etkisi 120.000 TL olarak hesaplanıyorsa ilk teklifin karşılaştırılabilir maliyeti 1.120.000 TL olur.

Buradaki rakamlar piyasa fiyatı değildir; karşılaştırma yöntemini göstermek içindir. Gerçek hesapta ek işlerin bedeli ayrıca doğrulanmalı, vergilerin dâhil olup olmadığı aynı şekilde ele alınmalıdır.

Firma sahibinin düşük fiyatı açıklaması da önemlidir. Daha verimli tedarik, uygun iş programı veya standart ürün seçimi fiyat avantajı yaratabilir. Ancak kapsam eksikliğiyle oluşan fark, gerçek bir tasarruf sağlamaz.

Referansı bina kullanımına göre değerlendirin

Konut projesi referansı, yoğun kullanılan hastane veya otel projesindeki deneyimi tek başına göstermez. Benzer kapasite, kullanım yoğunluğu ve ekipman yapısına sahip işler incelenmelidir.

Bina yöneticisi açısından servis erişimi de satın alma kararının parçasıdır. Bölgedeki teknik ekip, yedek parça tedariki, arıza bildirim yöntemi ve bakım kayıtlarının nasıl tutulacağı sorulmalıdır.

Özel projelerde fiyatın yanında teknik uygunluk, teslim kabiliyeti ve servis organizasyonuna ağırlık veren bir değerlendirme tablosu kullanılabilir. Ağırlıkların teklifler görülmeden önce belirlenmesi, kararın kişisel tercihlere göre değişmesini önler.

5. Sözleşmeyi Ölçülebilir Aşamalarla Kurun

İhale sonucunda seçilen teklif, sözleşme ve ekleriyle uyumlu olmalıdır. Teknik şartname, onaylanan teklif, sapma listesi, ekipman listesi ve takvim arasında çelişki varsa imza öncesinde çözülmelidir.

Başlangıç koşullarını tarif edin

“Montaj süresi sekiz hafta” gibi bir ifade, sürenin ne zaman başladığı bilinmiyorsa yeterli değildir. Avans ödemesi, proje onayı, kesin ölçülerin alınması ve kuyunun montaja hazır teslimi birbirinden farklı tarihlerdir.

Asansör firması hangi hazırlıklar tamamlandığında işe başlayacağını yazmalıdır. Bina tarafındaki gecikmelerin nasıl kayda alınacağı ve iş programına nasıl yansıtılacağı da belirlenmelidir.

Ödemeyi doğrulanabilir ilerlemeye bağlayın

Özel projelerde ödeme aşamaları; sipariş, üretim, malzeme teslimi, montaj ve kabul gibi kontrol edilebilir olaylarla ilişkilendirilebilir. Her aşamanın kanıtı tanımlanmalıdır.

Sözleşmede ayrıca şu konular açıklığa kavuşturulmalıdır:

• Bedelin para birimi ve vergi durumu.
• Varsa fiyat değişikliği veya kur hesabının yöntemi.
• İlave işlerin yazılı onay süreci.
• Ekipman değişikliğinde izlenecek prosedür.
• Gecikmenin kaydı ve taraflara bildirimi.
• Garanti, bakım ve servis koşulları.

Malzemenin şantiyeye indirilmesiyle işin tamamlanması aynı aşama değildir. Hakediş tanımları bu farkı yansıtmalıdır.

6. Montajdan Teslime ve Bakım Dönemine Geçişi Planlayın

İhale sürecinin başarısı sözleşmenin imzalanmasıyla değil, çalışır sistemin belgeleriyle teslim edilmesiyle anlaşılır. Bu nedenle teslim kontrol listesi montaj sonunda hazırlanacak bir evrak olarak görülmemelidir.

Teknisyen açısından sahadaki değişiklikler, eksik işler ve devreye alma bulguları düzenli kaydedilmelidir. Fotoğrafla desteklenen tarihli kayıtlar, son toplantıda “Bu eksiklik kimin sorumluluğundaydı?” tartışmasını azaltır.

Teslim dosyasını baştan tanımlayın

Bina yönetimine verilecek dosyada kullanım ve bakım talimatları, ilgili uygunluk belgeleri, garanti bilgileri, servis iletişimleri ve sözleşmeyle kararlaştırılan teknik dokümanlar bulunmalıdır.

Asansör Yönetmeliği, ilgili uygunluk değerlendirmesi sonrasında asansör monte edenin AB uygunluk beyanını düzenlemesini ve CE işaretini iliştirmesini öngörür. Teslim dosyasında bu belgelerin ilgili asansörle eşleşmesi kontrol edilmelidir. sanayi.gov.tr

Sözleşmesel kabul tutanağı, mevzuat kapsamında gereken uygunluk ve diğer işlemlerin yerine geçen tek belge olarak değerlendirilmemelidir. Başvuru, kontrol ve teslim adımları ayrı ayrı izlenmelidir.

Bina yönetimi devralırken acil iletişim bilgilerini, arıza bildirim yöntemini ve bakım organizasyonunu öğrenmelidir. Yetkisiz kişilerin teknik müdahalesine dayanan bir işletme düzeni kurulmamalıdır.

Bakım dönemine geçildiğinde Asansorex gibi bir bakım takip yazılımında asansör kartı, servis notları ve bakım planının düzenlenmesi, montaj ekibinden bakım ekibine bilgi aktarımını kolaylaştırabilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Asansör ihalesinde en düşük teklif seçilmeli mi?

Önce tekliflerin aynı teknik ve ticari kapsamı içerip içermediği kontrol edilmelidir. Özel projelerde eşdeğer kapsam, teslim kabiliyeti ve işletme giderleri birlikte değerlendirilebilir. Kamu ihalelerinde ilgili dokümandaki değerlendirme kuralları esas alınır.

Proje tamamlanmadan fiyat alınabilir mi?

Ön bütçe amacıyla alınabilir. Ancak kesinleşmeyen ölçüler, ekipman tercihleri ve teslim koşulları açıkça belirtilmelidir. Ön fiyatın hangi şartlarda revize edileceği yazılmazsa bütçe beklentisiyle nihai teklif arasında uyuşmazlık oluşabilir.

Bakım bedeli montaj teklifine dâhil olmalı mı?

Bakımın dâhil olup olmadığı, kapsadığı dönem ve hizmet sınırları açıkça yazılmalıdır. “İlk yıl ücretsiz” ifadesi kullanılıyorsa başlangıç tarihi, parça kapsamı ve kapsam dışı hizmetler ayrıca açıklanmalıdır.

Teklifte belirli bir marka bulunması yeterli mi?

Hayır. Model, teknik özellikler ve teklif edilen sistemin bütünü önemlidir. Aynı markanın farklı ürünleri farklı performans sunabilir. Alternatif ürün kabul koşulları ve değişiklik onayı da belirlenmelidir.

Bina yöneticisi sürece ne zaman katılmalı?

Mümkünse teslimden önce katılmalıdır. Servis iletişimi, bakım sözleşmesi, kullanım talimatları ve belge teslimi önceden görüşüldüğünde bina kullanıma açılırken bilgi eksikliği azalır.

Özet

Yeni bina projelerinde asansör ihalesi; ihtiyaç analizi, açık şartname, doğrulanmış keşif, eşdeğer teklif karşılaştırması ve ölçülebilir sözleşme aşamalarıyla yönetilmelidir. Firma sahibi için temel kontrol noktası teklifin varsayımlarını yazmak, bina yöneticisi için ise teslim ve işletme koşullarını baştan anlamaktır.

İhalede verilen sözlerin bakım dönemine kadar izlenmesi de hizmet kalitesini destekler. Asansorex gibi araçlarla bakım ve arıza geçmişinin düzenli tutulması, teslim sonrasında binanın teknik hafızasının korunmasına yardımcı olabilir.