e-Fatura ve e-Arşiv: Bakım/Arıza İşinden Faturaya, Gelen Kutusu

Adım Adım Anlatım

1. 1
   Adım 1: Sağlayıcı Seçimi ve Bağlantı

   e-Fatura > Giden Faturalar sayfasına ilk girişte sağlayıcınızı seçersiniz. Kendi aboneliğiniz varsa 'Kurulum' ekranına API anahtarını yapıştırıp 'Bağlan ve Doğrula' dersiniz. Ünvan ve vergi numarası sağlayıcıdan otomatik okunur (Nilvera GET /general/Company); Firma Ayarları e-fatura satıcısını ezmez. Yanlış hesap bağlandıysa 'Bağlantıyı sıfırla' ile anahtarı silip doğrusunu girin. Yetkilerde e-Fatura ve e-Arşiv için okuma + yazma işaretlenmelidir. Aboneliğiniz yoksa önce kontör paketi alıp 'Kaydol' ile mükellef formunu doldurursunuz; hesap bayilik altında açılır. Nilvera panel bilgisi e-postanıza gelir — aktivasyon.nilvera.com adresinde e-imza veya mali mühürle aktivasyonu tamamlayıp portaldaki API Tanımları sayfasından ürettiğiniz anahtarı bağlayın. Bağlantı doğrulanana kadar fatura kesilemez.
2. 2
   Adım 2: Mükellef Kayıt Formu (Bir Kereye Mahsus)

   'Kaydol' dediğinizde açılan formda önce mükellef tipinizi seçersiniz: Tüzel kişi (LTD./A.Ş. — 10 haneli VKN ve ticaret sicilindeki tam ünvan) veya Gerçek kişi (şahıs firması — 11 haneli TC kimlik no, ad ve soyad). Numara GİB doğrulama hanesiyle kontrol edilir; 'GİB'den ünvanı doğrula' ile resmî ünvanınız sorgulanır ve yazdığınızdan farklıysa tek tıkla düzeltilir. Tüzel kişide yetkili adı, soyadı ve TC kimlik no da istenir — portal hesabı bu kişi adına açılır; yetkili TC'si sağlayıcıya gönderilmez, kayıt dosyanızda saklanır. Şahıs firmasında yetkili boş bırakılırsa mükellefin kendisi kullanılır. Ardından sağlayıcıya gidecek bilgilerin önizlemesi çıkar. Ünvan ve kimlik numarası kayıttan sonra değiştirilemez (sağlayıcı bu iki alanı güncellemeye izin vermez) — bu yüzden onay kutusunu işaretlemeden kayıt gönderilmez. Adres, e-posta, telefon gibi alanlar sonradan güncellenebilir. Panelde görünen firma adınız değişmez; resmî ünvan yalnızca faturada ve GİB'de kullanılır.
3. 3
   Adım 3: Bakım veya Arızadan Fatura Kesme

   Bakım/arıza kaydının detayında (mobilde iş bitişi sonrası açılan aksiyon menüsünde) e-Fatura Kes butonu vardır. Aynı iş cari ekstresinden de kesilir: satırın İşlemler menüsünde Kes, üstte 'Bekleyen işleri faturala' (hepsi) ve Seçilenlere Fatura Kes (checkbox ile seçilen bakım, arıza, parça değişimi ve cariye işlenmiş teklif — yalnız seçilenler tek faturada birleşir). Parçalı işler ön incelemede iş altında ayrı kalemler olarak görünür. Faturası kesilmemiş işler firma genelinde Fatura Bekleyen İşler ekranında müşteri bazında toplanır. Tahsilat sonrası menüde, açık iş varsa 'Açık işleri faturalandır' çıkar — tahsilatın kendisi faturaya dönüşmez. Önce alıcı ve tutar özeti onaylanır, sonra form açılır; cari kilitlidir. Bakımda sözleşmeli bakım ücreti, işçilik ve parça (arızada işçilik ve parça) ayrı kalem olarak önerilir; tutarsız eski kayıtlarda tek satıra düşülür. Teknisyen varsayılan olarak kesemez — Personel > «Teknisyen Varsayılan Yetkileri» sayfasında (tüm teknisyenler) veya personel formunda (kişiye özel) «e-Fatura / e-Arşiv kesme» yetkisi açılırsa sahada da kesebilir. Aynı kayıt ikinci kez faturalanmaya çalışılırsa uyarı verilir ve atlanır. Listeden birden çok bakımı seçip tek faturada birleştirebilirsiniz (aynı müşterinin 20 asansörü tek belgede).
4. 4
   Adım 4: Elle Fatura Oluşturma

   İşe bağlı olmayan satışlar için Faturalar > + Yeni Fatura. Müşteriyi (cari) seçin — kayıtlı değilse formu terk etmeden hızlı ekleyebilirsiniz. VKN/TCKN GİB'de sorgulanır: alıcı e-Fatura mükellefiyse resmi unvan Faturadaki unvan alanına kendiliğinden gelir ve belge e-Fatura olarak gider; değilse e-Arşiv. Unvan yalnız faturaya yazılır, cari kartındaki ad («Fatih Bey» gibi) değişmez. e-Arşiv faturası, formdaki E-posta alanı doluysa alıcıya mail olarak da gider; boşsa mail gitmez. Maili Kontör & Ayarlar > Fatura Tercihleri'nden kapatabilirsiniz. Bir satırda KDV %0 seçerseniz GİB'in istediği %0 KDV sebebi sorulur (normal satışta 351). Her satırda Birim Fiyat (KDV Hariç) ya da Toplam (KDV Dahil) alanından birini yazmanız yeterli; diğeri satırın KDV oranıyla anında hesaplanır ve yazdığınız tutar kuruşu kuruşuna korunur. Satırda ayrıca açıklama, miktar, birim (Adet, Saat, Ay, Metre, Kg…), iskonto (% veya ₺; ₺ iskonto KDV hariç tutardır) ve KDV oranı girilir; satır KDV'si, matrah, toplam iskonto, oran bazında hesaplanan KDV ve genel toplam anında görünür. İskonto PDF'te ayrı İskonto sütunu ve Toplam İskonto satırı olarak basılır. Stoktan ekle ile stok kartı seçildiğinde açıklama, birim ve KDV dahil satış fiyatı dolar (stok düşmez; aynı kart tekrar seçilirse miktar artar). Satırı çoğaltma butonu benzer kalemleri hızlı girmeyi sağlar; Enter sonraki satıra geçer. Cari seçilince kalemlerin üstünde Bakım ücretleri şeridi çıkar: o carinin binalarındaki asansörlerin seçilen aydaki (varsayılan fatura tarihinin ayı) aylık bakım ücretleri ve toplamı görünür. Seç ile asansörleri işaretleyip Kalemlere ekle'ye basınca her asansör «Ekim 2026 bakım ücreti — Bina / Asansör» satırı olarak, ücret kaydındaki KDV oranı ve dahil/hariç bilgisiyle eklenir; satırlar sonra düzenlenebilir. Ücret tevkifatlı tanımlıysa fatura tipi tevkifatlıya çevrilir. O ay bu cariye fatura kesilmişse şerit sarı uyarıyla faturaları (no, tarih, tutar) listeler; tutar bakım toplamıyla aynıysa ya da fatura o ayın bakım ücretini içeriyorsa ayrıca işaretlenir ve eklemek için Yine de ekle ile ikinci onay istenir (engellemez). Alıcı GİB e-fatura mükellefiyse belge e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak hazırlanır — bu ayrımı sistem VKN sorgusuyla kendisi yapar. Aynı formu müşterinin cari ekranından Manuel Fatura Kes ile de açabilirsiniz (alıcı hazır gelir). Formdaki Faturayı cariye borç olarak işle kutusu varsayılan olarak kapalıdır: işaretlerseniz fatura GİB'e başarıyla gittiğinde KDV dahil ödenecek tutar cariye tek bir Fatura Borcu satırı olarak yazılır; işaretlemezseniz fatura yalnızca Faturalar sekmesinde görünür, bakiye değişmez. Kutu yalnızca firma yöneticisine ve işe bağlı olmayan faturada görünür. Kutuyu işaretlemeyi unuttuysanız gönderilmiş faturanın detayındaki Cariye borç olarak işle butonuyla borcu sonradan yazabilirsiniz.
5. 5
   Adım 5: Gönderim ve Durum Takibi

   Yeni belge Taslak durumundadır: düzenlenebilir ve silinebilir. 'Gönder' dediğinizde sağlayıcıya iletilir ve belge numarası alınır; durum Gönderildi olur ve belge kilitlenir. Karşı taraf ticari faturayı yanıtlarsa durum Kabul Edildi / Reddedildi olarak güncellenir. Gönderim hatası olursa durum Başarısız olur ve düzeltip tekrar gönderebilirsiniz. Durumlar arka planda otomatik senkronize edilir; PDF'i her zaman indirip müşteriye iletebilirsiniz.
6. 6
   Adım 6: Gelen Faturalar (Tedarikçi Faturaları)

   Cari & Finans > Gelen Faturalar menüsü, sağlayıcınızın gelen kutusunun aynasıdır; saatlik otomatik güncellenir, 'Senkronize Et' ile hemen de çekebilirsiniz. Okunmamış belge sayısı menüde rozet olarak görünür. Detayda gönderen, tutar, matrah/KDV bilgisi ile PDF ve XML (muhasebe programına aktarım için) yer alır. Ticari faturalarda 'Kabul Et' / 'Reddet' butonları vardır — red sebebi zorunludur ve yanıt GİB'e iletilir, geri alınamaz. Detayda Stoka işle ile kalemler stok kartına map edilir (miktar/fiyat kilitli). Mobil Gelen Faturalar detayında aynı akış vardır. Aynı belge ikinci kez stoka yazılmaz. Faturasız stok girişi (Alım Yap) durur. Cari ve defter kartında gönderen bir cariye bağlı değilse Tedarikçi olarak ekle (adres, vergi dairesi, telefon faturadan dolar) ya da mevcut bir cariye bağla seçilir; bağlanınca o VKN'den gelen tüm faturalar aynı cariye eşleşir. VKN zaten bir caride kayıtlıysa yeni kart açılmaz, “carisine bağla” önerilir. Listede İşlem: Cariye bağlı değil filtresiyle seçip Seçilenleri tedarikçi yap ile toplu açabilirsiniz. Cari açmak bakiyeyi değiştirmez. Stoksuz hizmet faturası (kira, danışmanlık, yakıt) için Gider olarak işle: kategori seçilir; Vadeli tedarikçi carisine alacak yazar (Tediye ile ödenir), Ödendi seçilen kasadan düşer. Bir fatura ya stoka ya gidere işlenir; gider Giderler listesinden geri alınırsa cari kaydı storno edilir ve fatura yeniden işlenebilir.
7. 7
   Adım 7: Kontör & Ayarlar

   Hizmet aktifken e-Fatura > Kontör & Ayarlar sayfası en üstte kalan kontörü, hizmet durumunu ve bağlı fatura ünvanı/VKN'yi gösterir; bayi hesabında «Kontör Satın Al» buradadır. Altında Fatura Tercihleri (varsayılan senaryo, gelen fatura senkronu, e-Arşiv maili) bağlantıyı yeniden doğrulamadan kaydedilir. API anahtarını değiştirme, yeniden doğrulama ve sıfırlama kapalı gelen «Bağlantı» bölümündedir. Kontör azaldığında veya hesap askıya alındığında menüde dikkat rozeti çıkar.

Sık Sorulan Sorular

İlgili Bölümler

Daha Fazla Yardım?

Birebir eğitim, demo veya satış görüşmesi için demo formunu doldurun; hızlı soru için sağ alttaki WhatsApp butonu da kullanılabilir.