Cari Hesap, Kasa & Banka Yönetimi: Borç-Alacak Defteri

Adım Adım Anlatım

1. 1
   Cariler Listesi

   Cari & Finans > Cariler. Tip (müşteri / tedarikçi / personel / gider) ile filtreleyin. Sistem cari tipine göre doğal dil kullanır: müşteride 'Borçlu' sizden alacağımızdır, tedarikçide 'Borçluyuz' ödeyeceğiniz tutardır, gider kartında 'Ödenecek' ödenmemiş giderdir. Tedarikçiden 4.000 TL ürün aldığınızda kart 'Borçluyuz' yazar; 1.000 TL tediye yapınca borç 3.000 TL'ye düşer. Durum filtresi (Aktif / Pasif / Tümü) pasife aldığınız carileri ayrıca listeler; mobilde aynı seçim filtre çiplerindedir, Excel dışa aktarma da seçili durumu izler.
2. 2
   Cari Ekleme — Personel Hariç

   + Yeni Cari formunda Müşteri / Tedarikçi / Gider Kalemi tiplerini seçebilirsiniz. Açılışta tutar her zaman artı yazılır. Tutar girdiyseniz Açılış durumu zorunludur — sistem sizin yerinize borçlu/alacaklı seçmez. Giderde 230 TL ve 'Ödenecek borcumuz var' kartı ödenecek açar. Personel tipi formda gizlidir: personel cari kartı, Personel (HRM) ekranından personel eklendiğinde sistem tarafından otomatik açılır — aynı kişiyi iki farklı cari gibi tutmamak için tek giriş noktasıdır. Personel adı/telefonu güncellenirse cari de otomatik senkronize olur, personel silinirse cari kartı da soft-delete edilir (geçmiş hareketler korunur).
3. 3
   Kasa Açma

   Cari & Finans > Kasa & Banka > + Yeni. Tip: Nakit, Banka, Kredi Kartı, POS. Açılış bakiyesi girin. Birden fazla kasa açabilirsiniz: 'Nakit Kasa', 'Ziraat Bankası', 'Garanti POS' gibi ayırarak yönetebilirsiniz.
4. 4
   Giderler

   Giderler modülü varsayılan açıktır; menüde Giderler (personelde Giderlerim) görünür. İstemezseniz Ayarlar > Saha & Operasyon'daki Giderler sayfasını aç işaretini kaldırın. Firma kira/fatura kaydı anında kasadan düşer; gelen e-faturadan Gider olarak işle ile girilen gider ise Vadeli seçilirse tedarikçi carisine alacak olarak yazılır (ödeme Tediye ile yapılır, listede durumu Vadeli görünür) ya da Ödendi seçilirse seçilen kasadan düşer. Personel yakıt/yemek fişi bekler; yönetici listede satırın yanındaki Kasadan düş ile (mobilde kartın altındaki aynı buton) kasa seçip onaylar — o anda kasa çıkışı yazılır (nakit kasa boşsa eksiye iner — önce kasaya para yatırmayın). Personel cebinden veya firma parasından ödediğini seçer (firma parasıysa nakit/kart/IBAN). Liste tarih aralığı ve personel/kategori kırılımı gösterir. Personel maaşı/avansı (HRM) ile karışmaz. Modül açıkken kasa ekranındaki gider tipi gizlenir — giriş Giderler'den. Kapalıyken kasa «Gelir / Gider Ekle» eskisi gibi çalışır.
5. 5
   Kasa Silme & Pasife Alma

   Hiç hareketi olmayan (boş) bir kasayı silebilirsiniz. Ancak içinde hareket olan (tahsilat/tediye/virman/gelir/gider) bir kasa SİLİNEMEZ — geçmiş kayıtları ve raporları bozmamak için. Artık kullanmadığınız bir kasayı 'Düzenle' ekranından Pasif yapın: hesap listede kalır, geçmiş hareketleri ve raporları korunur, ama yeni tahsilat/virman seçimlerinde görünmez. Silinen kasalar raporlardaki 'Kasaya Göre Hasılat' dökümünde de görünmez.
6. 6
   Tahsilat (Para Geliyor)

   Günlük İşler > Tahsilat Al. Cari alanında isim, telefon veya cari no ile arayıp seçin (uzun listede kaydırma yok), tahsilat yöntemini seçin — Nakit/Havale (kasa) veya Çek — tutar girin. İsterseniz İşlem Tarihi alanından geçmiş tarihli tahsilat da girebilirsiniz (boşsa bugün). Sistem otomatik 2 hareket oluşturur: kasa +, cari − (alacak). Kayıt sonrası Tahsilat Makbuzu ekranı açılır: Termal Yazdır (80mm fiş), PDF İndir, isteğe bağlı SMS/mail. Belge no otomatik THS-{hareket_id} atanır. Makbuzda Ödeme Şekli (Nakit, Kredi Kartı / POS, Havale / EFT) seçilen kasanın türüne göre görünür; iç kasa adı müşteriye basılmaz. Makbuzda carinin kalan bakiyesi de yazar; istemezseniz Ayarlar > Belge Görünürlüğü'nden kapatabilirsiniz (ekranda bakiyeyi görme yetkiniz yine geçerlidir). Cari ekstresindeki tahsilat satırından makbuz tekrar basılabilir. e-Fatura aktifse ve bu carinin faturalanmamış bakım/arıza işi varsa makbuz ekranında Açık işleri faturalandır görünür — tahsilat faturaya dönüşmez; resmi belge iş kaydından kesilir.
7. 7
   Makbuzda İki İmza — Teslim Eden ve Teslim Alan

   Tahsilat makbuzunda iki imza alanı vardır: solda Teslim Eden (Ödeyen), sağda Teslim Alan (Tahsil Eden). Tahsilatı yapan kişi kayıttan sonra makbuz ekranında İmzala ile kendi imzasını (veya Kaşe ile imzala ile firma kaşesini) atar. Müşteri yanındaysa Şimdi imzalat ile parayı teslim eden kişinin adı soyadı (zorunlu) yazılır ve imzası aynı telefonda/ekranda alınır. Müşteri yanınızda değilse SMS ile imza linki makbuz linkini müşterinin telefonuna gönderir: müşteri linki açar, makbuzu görür, adını yazıp imzalar; imza anında makbuza işlenir ve tahsilatı yapan kişiye bildirim gider. Linki makbuzu görebilen herkes (ofis dahil) gönderebilir, Linki tekrar gönder aynı linki yollar; müşteri sayfasında kalan bakiye gösterilmez. Makbuza sonradan dönmek için cari ekstresinde tahsilat satırının menüsünden Makbuz ve imzalar'ı açın. Ödeyen imzası isteğe bağlıdır (havale/EFT'de müşteri yanınızda olmaz); alınmazsa basılı makbuzda o alan elle imzalanmak üzere boş kalır. Tahsil eden imzası yalnızca tahsilatı yapan kişinin hesabından atılır; her iki imza da bir kez atılır ve sonradan değiştirilemez. Makbuzda tutar ayrıca yazıyla ("Yalnız beş bin Türk lirası") ve imzaların üstünde teslim beyanı yer alır. Ekrana atılan imza basit elektronik imza niteliğindedir; ıslak imza veya nitelikli e-imza yerine geçmez, ancak teslimin delili olarak makbuzda saklanır. Termal fişte imza görseli yerine "(v) İmzalandı · tarih · ad" yazısı basılır.
8. 8
   Çek ile Tahsilat & Çek Teslim Makbuzu

   Müşteri nakit yerine çek verdiyse Tahsilat Al formunda Çek yöntemini seçin: portföyde kayıtlı (henüz cariye işlenmemiş) çeki seçin ya da vade, seri no ve banka girerek anında oluşturun. Portföyden seçtiğinizde çekin seri no / banka / vade bilgileri kayıttan gelir — tekrar sorulmaz, özeti ekranda görünür ve tutar çekten otomatik doldurulur. Çek teslim alındığı anda müşterinin borcu düşer — vadeye kadar borçlu görünmez; para ise vade gününde çeki tahsil ettiğinizde kasaya girer (kasa bakiyeniz şişmez). Kayıt sonrası Çek Teslim (Tesellüm) Makbuzu açılır: termal fiş, A4 PDF, SMS ve mail — nakit makbuzuyla aynı ekran, üzerinde ek olarak çek seri no, banka, keşideci ve vade tarihi basılır. Belge no CEK-{çek_id}. Metin bilinçli olarak «tahsil edilmiştir» demez, «teslim alınmıştır» der: çek karşılıksız çıkarsa elinizdeki belge yanlış beyan olmaz. Makbuzu sonradan basmak için Cari & Finans > Çek & Senet listesindeki Makbuz butonunu veya cari ekstresindeki «Çek ile tahsilat» satırını kullanın. Kasanız hiç tanımlı değilse bile çek ile tahsilat yapabilirsiniz.
9. 9
   Tediye / Ödeme (Para Gidiyor)

   Cari & Finans > Ödeme Yap (Tediye) ekranından veya bir cari ekstresindeki 'Ödeme Yap' butonundan. Cari alanında arama ile seçin (tedarikçi/personel). Yöntem: Nakit/Havale (kasa çıkar + borç düşer) veya Çek (portföyden henüz cariye yazılmamış çek seç — tedarikçiye bağlı bekleyen çekler yön Alınan kaydedilmiş olsa da listelenir — veya anında oluştur: vade, banka, seri). Çek verildiğinde tedarikçi borcu hemen düşer; vade gününde yalnız kasa çıkar. Eski bekleyen çekler kapatılırken eskisi gibi tediye+kasa yazılır. Tedarikçi detay sayfasındaki 'Ödeme Yap' butonu aynı formu cari önceden seçilmiş olarak açar. Mobilde cari/tedarikçi tediye formunda da Nakit/Havale veya Çek seçilir.
10. 10
    Cari Ekstrede Hareket / Düzeltme Modalı

    Cari ekstre sayfasında 'Daha fazla' menüsündeki 'Hareket / düzeltme' tek modalda şu işlemleri sunar: Nakit Tahsilat (kasaya girer), Nakit Ödeme/Tediye (kasadan çıkar) ve yalnızca firma yöneticisine açık, kasaya dokunmayan Manuel Düzeltme. Düzeltmenin yönü cari tipine göre değişir: müşteride Borç Ekle (müşterinin bize borcu artar) ve Borç Düş (borcu azalır; iskonto, iade, yanlış kayıt); tedarikçi, personel, taşeron ve gider carisinde Borcumuza Ekle (bizim borcumuz artar) ve Borcumuzdan Düş (borcumuz azalır). Bu satırlar ekstrede Manuel Düzeltme etiketiyle görünür — sistemin bakım/arıza/faturadan ürettiği satırlardan böyle ayrılır. Yönü sonradan değiştirilemez — yanlış yönde girildiyse satırı geri alıp doğrusunu girin. Her modda bir İşlem Tarihi alanı vardır: boş bırakılırsa bugünün tarihi kullanılır, geçmiş tarihli işlem de girebilirsiniz (bakiye otomatik kronolojik yeniden hesaplanır). Aynı tarih alanı standalone Tahsilat Al / Ödeme Yap formlarında ve mobil uygulamada da bulunur.
11. 11
    Kasa Bakiyeleri & Toplam

    Cari & Finans > Kasa & Banka sayfasında her kasanın güncel bakiyesi tabloda görünür; sayfa üstünde para birimine göre gruplanmış toplam bakiye kartı yer alır (TRY ve USD karışmaz, her döviz ayrı toplanır). Eksi bakiyeler kırmızı gösterilir. Mobilde de aynı: toplam bakiye kartı + her kasa kartında bakiye ve 'bu ay net'.
12. 12
    Virman (Kasalar Arası Transfer)

    Kasa & Banka sayfasının üstündeki '⇄ Virman (Transfer)' butonu (en az 2 aktif kasa varsa görünür). Kaynak kasa, hedef kasa ve tutarı girin; sistem tek işlemde iki hareket oluşturur: kaynaktan çıkış, hedefe giriş (birbirine bağlı). Toplam bakiyeniz değişmez, para sadece yer değiştirir — örn. nakit kasadan bankaya yatırma. Kurallar: aynı para birimi zorunlu (kur dönüşümü yok) ve kaynak kasada yeterli bakiye olmalı (olmayan para transfer edilemez; yetersizse net uyarı verilir). İşlem Tarihi bugün gelir; geçmiş veya en çok 1 yıl ileri tarih seçebilirsiniz. Yanlış girilen virmanı kasa ekstresindeki Geri Al ile kaldırın: iki kasadaki satır birlikte silinir, bakiyeler işlem öncesine döner. O arada para harcandıysa kasa eksiye düşebilir; tutar veya tarih yanlışsa geri alıp doğrusunu yeniden girin. Mobilde aynı işlem Kasa & Banka ekranının sağ üstündeki ⇄ (transfer) ikonundadır.
13. 13
    Kasa Ekstresi & Filtreler

    Kasa kartına tıklayın → Ekstre. Üstte tarih chip'leri (Bugün / Bu Hafta / Bu Ay / Tümü) hızlı filtre. Yan filtre alanları: tarih aralığı, yön (Giriş / Çıkış), işlem tipi (Tahsilat, Tediye, Virman vs.) ve 'İşlemi Yapan' personel. Sayfa üstünde filtrelenen Giriş / Çıkış / Net özet kartları gösterilir.
14. 14
    Cari Ekstre

    Bir cariye tıklayın → Ekstre sekmesi: borç, alacak, bakiye, hareketler tablosu. 'İşlemi Yapan' kolonundan tahsilatı kim aldı görünür. Tarih filtresi uygularsanız tablonun en üstünde DEVİR satırı görünür — filtreden önce oluşan net bakiyeyi gösterir; altındaki her satırın Bakiye kolonu devir + o ana kadar biriken borç-alacak kümülatif olarak hesaplanır. En altta 'Filtre Sonu Bakiyesi' toplam satırı bulunur. Üstteki PDF İndir butonu özet veya kalem detaylı seçenekli bir pencere açar (tedarikçi carisinde varsayılan kalem detaylıdır). Kalem detaylı PDF, alım faturasının altında ürün × miktar × birim fiyatı basar; bakım/arıza parçaları zaten aynı şekilde görünür. Müşteriye Gönder ile e-posta + PDF eki gönderebilirsiniz. Tedarikçi alım satırına tıklayınca (veya Detay) alım belgesine gidersiniz — kalem ekleyip çıkarabilir, fiyat düzeltebilirsiniz.
15. 15
    Bakiyeyi Yeniden Hesapla (Nadiren Gerekir)

    Geçmişe dönük bakım veya fatura tutarı sonradan güncellendiğinde cari ekstresindeki Bakiye kolonu eski değerde kalabilir. Cari ekstre sayfasının üstündeki '↻ Bakiyeyi Yeniden Hesapla' butonu tüm hareketleri tarih sırasına göre taramak suretiyle kümülatif bakiyeyi sıfırdan yeniden yazar. Sadece arka plandaki kümülatif alan düzelir — borç/alacak tutarlarına asla dokunulmaz. Kasa ekstresinde de aynı buton var. Yeni insertler sistemde zaten otomatik tutarlı yazılır; bu buton bir güvenlik valfıdır.
16. 16
    Hareketi Geri Al (Tahsilat / Tediye / Manuel)

    Yanlış girilen bir tahsilat, tediye veya manuel borç/alacak hareketini cari (veya kasa) ekstresindeki satırın yanındaki 'Geri Al' bağlantısıyla düzeltebilirsiniz. Sistem hareketi soft-delete eder ve bakiyeyi yeniden hesaplar (tahsilat/tediyede bağlı kasa hareketi de birlikte geri alınır); geçmiş iz audit olarak korunur. Yalnızca firma yöneticisi görür (teknisyen kendi tahsilatını geri alamaz). Önemli: bakım, arıza, sipariş, proje, hakediş gibi bir iş kaydına bağlı borçlar buradan geri alınmaz — ilgili kaydı iptal/sil, bakım/arıza/sipariş/proje/teklif borcu ekstreden kalkar (ayrı iptal satırı yazılmaz); personel hakedişi ise storno satırıyla kapanır. Stok satışı veresiye borcu ise ekstreden geri alınınca ürün stoğa iade edilir. Aynı 'Geri Al' butonu mobil cari ve kasa detay ekranlarında da vardır.
17. 17
    Aktarılan Hareketler (Eski Programdan)

    Eski programınızdaki cari hareketleri bize taşındıysa ekstrede Aktarım etiketiyle görünür; açıklamada eski programdaki tip (Bakım, Tahsilat…) ve belge no yer alır. Bu satırlar eski sistemle birebir eşleşsin diye ekstreden geri alınamaz, düzenlenemez ve taşınamaz; bakiye her zaman satırlardan hesaplanır. Bir aktarım satırında hata varsa üzerine bir Manuel Düzeltme girin ya da destek ekibinden aktarımı yenilemesini isteyin. Aktarım satırları bakım/fatura raporlarına ve kasaya yansımaz — yalnız cari bakiyeyi oluşturur.
18. 18
    Hareketi Düzenle (Tahsilat / Tediye / Manuel / Taşınan Fatura)

    Serbest bir hareketin tutar, işlem tarihi, açıklama veya belge no bilgisini, satırın yanındaki 'Düzenle' bağlantısıyla değiştirebilirsiniz (cari ekstre, müşteri detayındaki Cari Ekstre sekmesi ve mobil cari detay). Tutarı değiştirdiğinizde bağlı kasa hareketi de otomatik güncellenir; hem cari hem kasa bakiyesi satırlardan yeniden hesaplanır, böylece finansal açık oluşmaz. Yalnızca firma yöneticisi görür. Önemli: bakım, arıza, sipariş, proje, hakediş ve stok satışı gibi bir iş kaydına bağlı borçlar buradan düzenlenemez — ilgili kaydı düzeltin. Eski programınızdan taşınan ve hiçbir alım belgesine bağlı olmayan Fatura satırları da serbest hareket sayılır: düzenlenir, geri alınır, başka cariye taşınır. Düzeltme yerine hareketi tamamen iptal etmek isterseniz 'Geri Al'ı kullanın. Her değişiklik Yönetim > Değişiklik Geçmişi'ne eski → yeni değeriyle yazılır.
19. 19
    Mobil Uygulamada Ekstre

    Asansorex mobil uygulamasında firma sahibi / teknisyen cari detayına girince aynı bakiye hesabı görür. Alım (fatura) satırının altında ürün kalemleri ve birim fiyat görünür; satıra dokununca alım belgesi açılır. Cari detayda PDF ile sunucudan A4 ekstre önizleyip indirebilirsiniz — indirmeden önce Kalem detaylı veya Özet seçilir. E-posta ile müşteriye PDF ekli gönderebilirsiniz. Bakım/arıza borç satırında fatura kesildiyse Faturalandı · numara · fatura tarihi rozeti ve (yetki varsa) e-Fatura Kes / PDF linki görünür. Satırın kendi tarihi işin yapıldığı gündür; fatura sonradan kesilse de değişmez, fatura tarihi rozette okunur (Excel ekstrede 'Fatura no' ve 'Fatura tarihi' sütunları da vardır — mutabakat için). Faturası girilmemiş işe uyarı rozeti basılmaz, bu işler Fatura Bekleyen İşler ekranında listelenir. e-Fatura entegrasyonu olan firmada müşteri carisinde Faturalar sekmesi (mobilde Faturalar butonu) o müşteriye kesilen tüm faturaları durum ve cari etkisiyle listeler. Hem cari hem kasa ekstresinde satır bakiyeleri sunucu tarafında devir + borç - alacak şeklinde canlı hesaplanır. Müşteri portal uygulamasındaki 'Hesap Ekstrem' ekranında sağ üstteki PDF ikonu ile kendi ekstrenizi indirebilirsiniz.
20. 20
    Personel Kapsamı (Önemli)

    Yetki disiplini katmanlıdır: (1) Genel/firma geneli görünüm yasak — teknisyen Cariler menüsündeki firma toplu listesinde bakiyeleri ve toplam borç tablosunu göremez; Raporlar ve firma kasa bakiyesi yöneticide kalır. (2) Müşteri cari görünürlüğü — Personel > Teknisyen Varsayılan Yetkileri'nden (veya personelin kendi Yetkiler bölümünden) kapatılırsa teknisyen müşteri detayındaki Cari Ekstre sekmesini ve cari bakiyesini göremez; yine de Tahsilat Al menüsünden tutar girerek tahsilat yapabilir. Varsayılan: açık. (3) İş bazlı borç görünürlüğü (ayrı toggle) — Bakım/arıza tamamlama ekranındaki Toplam/Tahsil/Kalan tutarları da istenirse gizlenebilir; tahsilat yine mümkündür.
21. 21
    Teknisyen Finans Görünürlüğü (Personel > Yetkiler)

    Personel > Teknisyen Varsayılan Yetkileri sayfasında iki bağımsız seçenek vardır: Müşteri carisini görme ve İş bazlı borç tutarını görme. İkisi de varsayılan olarak açıktır; kapatıldığında teknisyen web ve mobilde ilgili rakamları görmez, tahsilat akışı açık kalır. Ayrı bir kutu: Faturalı / faturasız etiketi (varsayılan kapalı). Açılınca saha müşteri/bina/asansör ekranında sınıflandırma rozeti çıkar; kesim ve KDV değişmez. Bir personele farklı ayar için Personel > Düzenle > Yetkiler bölümünde o satırı Açık veya Kapalı yapın.
22. 22
    Firma Ayarı: Belge Görünürlüğü (PDF + Termal)

    Firma Ayarları > Belge Görünürlüğü bölümünden tamamlanan bakım/arıza raporlarında kontrol listesi ve tutar/borç bloklarının A4 PDF, müşteri linki (/m/…) ve isteğe bağlı 80mm termal fiş çıktısında basılıp basılmayacağını seçersiniz. Bakım kontrol listesi hem A4 PDF / müşteri linkinde hem 80mm termal fişte varsayılan olarak açıktır; firma kapatabilir. PDF ayarı açıkken altında termal seçeneği görünür; kapalıysa termal de devre dışı kalır. İsteğe bağlı fişte cari genel kalan (bakım ve arıza ayrı) iş bakiyesinin yanında müşterinin tüm açık borcunu basar; varsayılan kapalıdır.

Sık Sorulan Sorular

İlgili Bölümler

Daha Fazla Yardım?

Birebir eğitim, demo veya satış görüşmesi için demo formunu doldurun; hızlı soru için sağ alttaki WhatsApp butonu da kullanılabilir.