Stok Yönetimi: Yedek Parça, Depo ve Hareket Takibi

Adım Adım Anlatım

1. 1
   Önce mantığı anlayın: Stok kartı = kimlik + sayaç + iki fiyat

   Her ürün bir 'stok kartı'dır ve bu kart üç şeyi birlikte tutar: (1) ürünün kimliği — adı, birimi (adet/metre/kg…), kategorisi; (2) iki fiyat — Satış Fiyatı (müşteriye yansıyan) ve Alış/Maliyet Fiyatı (tedarikçiye ödediğiniz); (3) güncel adedi — o an elinizde kaç tane olduğu. Adedi elle yazıp sabitlemezsiniz; her giriş, çıkış veya düzeltme hareketi sayacı otomatik günceller ve geçmişe yazar. Bu yüzden 'kart açmak' ile 'mal girişi yapmak' iki ayrı adımdır — önce ürünü tanıtırsınız, sonra hareketlerle adedini yönetirsiniz.
2. 2
   İki fiyatı doğru kullanın: Satış vs Alış (Maliyet)

   Stok kartında iki fiyat alanı vardır ve karıştırmamak önemlidir. Satış Fiyatı: ürünü müşteriye kaça sattığınız — bakım/arızada parça eklediğinizde bu fiyat varsayılan gelir ve müşteri carisine borç yazılır. Alış / Maliyet Fiyatı: ürünü tedarikçiden kaça aldığınız. Bu alanı elle girebilirsiniz ama asıl güzel tarafı: tedarikçiden 'Alım Yap' yaptığınızda otomatik güncellenir — son alış fiyatınız her zaman karttadır. Sistem bu ikisinin farkını (kâr) hem stok listesinde hem de satış anında gösterir; satış fiyatı maliyetin altına düşerse kırmızı 'zararına satış' uyarısı verir. Not: Alım yapmak satış fiyatını DEĞİŞTİRMEZ; sadece maliyeti günceller — satış fiyatını siz belirlersiniz.
3. 3
   Yeni ürün tedarikçiden geldi ama sistemde yok — izlenecek yol

   Bu en sık karşılaşılan durumdur ve iki adımdır. (1) Önce ürünün kartını açın: Stoklar > '+ Yeni Stok' > adını ve birimini yazın, istersen kategori seçin ve 'Açılış Stoğu' alanını 0 / boş bırakın, kaydedin. (2) Sonra alımı yapın: Stok Yönetimi > 'Alım Yap' > tedarikçiyi seçin > az önce açtığınız ürünü satıra ekleyin, adet ve birim fiyatı (KDV dahil) girin, kaydedin. Böylece tek işlemde ürün stoğa girer ve tutar tedarikçiye borç olarak otomatik yazılır.
   
   Neden açılış stoğunu boş bırakıyoruz? Çünkü açılış alanına adet yazarsanız stok artar ama tedarikçiye borç işlenmez. Parayla satın alınan mal her zaman 'Alım Yap' ile girilir. Ürün zaten elinizde vardı (satın alma değil, sadece mevcut sayım) ise açılış stoğuna adedi yazıp tek adımda bitirebilirsiniz — bu durumda 'Alım Yap' kullanmayın.
4. 4
   Sol menü > Ticaret > Stoklar

   Sol menüde 'Ticaret' grubunda 'Stoklar' bağlantısına tıklayın. Tüm stok kalemleri (mevcut adet, minimum stok, birim fiyat) tabloda listelenir; düşük stoktakiler kırmızı renkte ve uyarı işaretiyle görünür.
5. 5
   + Yeni Stok

   Sağ üstteki '+ Yeni Stok' butonuyla stok kartı oluşturun. Ad, SKU/barkod, kategori, tedarikçi, birim (hazır listeden seçilir: adet/metre/kg/takım/çift…), satış fiyatı (müşteriye yansıyan) ve alış/maliyet fiyatı (tedarikçiden alış — alım yaptıkça otomatik güncellenir), lokasyon (raf/bin), minimum stok ve sipariş noktası alanlarını doldurun. 'Açılış Stoğu (Miktar)' alanına 0'dan büyük bir değer girerseniz otomatik olarak ilk stok girişi hareketi (audit kaydıyla) oluşturulur; mal parayla geliyorsa bu alanı boş bırakıp girişi 'Alım Yap' üzerinden yapın.
6. 6
   Stok Adına Tıkla → Detay Kartı

   Listede bir stok kaleminin adına tıkladığınızda detay sayfası açılır: mevcut stok, min/sipariş noktası, satış fiyatı, alış/maliyet ve kâr marjı, lokasyon kart bilgileri ve son 50 hareket (kim, ne zaman, kaç adet, hangi belgeyle) gösterilir.
7. 7
   Hareket (Giriş/Çıkış) Kaydı

   Stok detay sayfasında 'Hızlı Giriş' veya 'Hızlı Çıkış' butonlarını kullanın; ya da liste sayfasında her satırın yanındaki 'Hareket' butonuyla hareket formuna gidin. Giriş ve sayım düzeltmesi tek ürünle yapılır: ürün, miktar, belge no ve açıklama girin; miktarın altında Mevcut stok → Kayıt sonrası önizlemesi görünür. Giriş'te birim fiyat alanı = alış/maliyet — girerseniz stok kartının maliyet fiyatını günceller. Çıkış çok kalemlidir: 'Ürün ekle' kutusundan ürünü arayıp seçtiğiniz anda listeye eklenir; sonraki ürünü arayın, her satırın miktarını ve fiyatını girin, tek 'Çıkışı Kaydet' ile hepsi birlikte kaydedilir (her ürün için ayrı kaydet-baştan başla yok). Kayıt bütündür: bir kalem reddedilirse hiçbiri yazılmaz ve form girdiğiniz değerlerle kalır. Çıkış stoğu aşarsa satırda turuncu «Stok eksiye düşecek» uyarısı çıkar ve kayıt yapılır (mal girişi işlenince bakiye düzelir); Firma Ayarları'nda eksi stok kapalıysa engellenir.
8. 8
   Stok Çıkışında 'Neden' ve Doğrudan Satış (Kasa/Cari)

   Çıkış yaparken bir neden seçersiniz: Satış, Kullanım/Montaj, Fire/Zayi, İade. Satış dışındaki nedenler yalnızca stoğu düşürür ve raporlamaya yazılır. 'Satış' seçtiğinizde ise tutar otomatik paraya dönüşür: bakım/arıza föyü açmadan, doğrudan stoktan satış yaparsınız. Satış birim fiyatı (kartın satış fiyatı varsayılan gelir) ve ödeme şeklini seçersiniz: Nakit/Kart → tutar seçtiğiniz kasaya girer; Veresiye → müşteriyi seçersiniz, tutar o müşterinin carisine borç yazılır (sonra cari ekstresinden tahsil edersiniz). Bir satışta birden fazla ürün olabilir: kalemlerin toplamı kasaya/cariye tek satır olarak yazılır (ekstrede tek 'Stok Satışı'). Maliyet (kartın alış fiyatı) otomatik düşülür ve kâr anlık gösterilir; zararına satışta uyarı verir. Satışı iptal etmek: Stok Hareketleri'nde satış satırındaki 'Satışı İptal Et', kasa ekstresinde nakit satış satırındaki 'Satışı İptal Et' ya da cari ekstresinde veresiye satış satırındaki 'Satışı iptal et' — satıştaki tüm kalemler stoğa döner, kasa geliri silinir ya da müşteri borcu geri alınır. Örnek: bir asansör firmasına kontaktör ve kapı kontağı satan parça tedarikçisi, föy açmadan tek 'Satış' kaydı yapar — para kasaya ya da alıcının carisine anında yansır. Aynı akış mobil uygulamada da vardır.
9. 9
   Sol menü > Ticaret > Stok Hareketleri

   Tüm stok hareketlerini tarihe göre sıralı görün: tip (yeşil = giriş, kırmızı = çıkış, sarı = düzeltme), miktar, öncesi → sonrası bakiye, tutar, hangi kullanıcının yaptığı, belge numarası ve notlar. Üstteki tarih aralığı ve Giriş/Çıkış/Düzeltme filtresi listeyi daraltır. Firma yöneticisi aynı ekrandaki tarih ve Giriş/Çıkış seçimiyle Excel'e Aktar (CSV) indirir — buton formu gönderir, seçili filtre dışındaki hareketler Excel'e girmez (export_reports izni). Excel'de Müşteri sütunu bakım/arıza çıkışında bina (ör. Atlas Apartmanı), veresiye satışta cari adı yazar; nottaki bakım/arıza numarası aynen kalır. Tutar sütunu tipe göre hesaplanır: satış çıkışında satış geliri (miktar × satış fiyatı), kullanım/montaj/fire çıkışında maliyet (harekette kayıtlı birim fiyat, yoksa kartın güncel alış fiyatı), girişte alış tutarı. Eski tüketim satırlarında birim fiyat yoksa güncel kart maliyeti kullanılır — tarihsel snapshot yoktur. Düzeltme veya fiyatı belirsiz satırlarda tutar boş/`-` kalır.
10. 10
    Düşük Stok Uyarıları

    Sol menüde 'Ticaret' altında 'Düşük Stok' bağlantısı, minimum stok seviyesine düşmüş ya da sıfırlanmış kalemleri listeler. Liste sayfasında üstteki 'Düşük Stok' filtresi de aynı sonucu verir. Bu sayede sipariş zamanı asla kaçmaz.
11. 11
    Eksi Stok (Giriş İşlenmeden Satış)

    Mal girişi veya alış faturası sisteme işlenmeden satış, bakım ya da arızada kullanım yapabilirsiniz; stok eksiye düşer. Bu, muhasebe programlarındaki gibi olağan bir durumdur ve varsayılan olarak açıktır. Eksi kalemler listede ve detayda kırmızı Eksi stok rozetiyle görünür; Stok listesindeki Stok durumu → Eksi stok filtresi hepsini bir arada gösterir. Giriş işlendiğinde bakiye kendiliğinden düzelir. İstemiyorsanız Firma Ayarları → Saha & Operasyon → Stok bölümünden kapatın; kapalıyken stokta olmayan ürünün çıkışı engellenir (web ve mobil).
12. 12
    Kategori, Tedarikçi, Lokasyon Yönetimi

    Sol menüde 'Stok Kategorileri', 'Tedarikçiler', 'Lokasyonlar' alt bağlantılarından stoklarınızı sınıflandırın. Lokasyonlar için bir tane 'varsayılan' işaretleyebilirsiniz; yeni stok girişlerinde önerilen lokasyon olur. Yetki: Bu üç ekran (kategori + tedarikçi + lokasyon) artık teknisyene de açık (manage_inventory izni). Saha personeli yöneticiyi beklemeden eksik kategori veya tedarikçi tanımlayabilir; mobilde de aynı CRUD ekranları yer alır.
13. 13
    Tedarikçi Kaydı → Otomatik Cari Hesap

    Sol menü > Ticaret > Tedarikçiler. '+ Yeni Tedarikçi' ile kayıt açtığınızda sistem otomatik olarak tedarikçinin bir cari hesabını (tip: tedarikçi) da açar. Ayrı cari oluşturmanıza gerek yoktur — alımlar bu cariye borç yazılır, ödemeler bu cari üzerinden kasadan düşülerek kapatılır.
14. 14
    Tedarikçi Detayı & Alım Yap (Stok Girişi + Cari Borçlanması)

    Tedarikçiler listesinde Bakiye kolonunda özet cari durumu (Borçluyuz / Avansımız Var) detaya girmeden görünür; satıra tıklayınca özet, cari bakiye kartı ve son alım belgeleri (tarih, fatura no, kalem sayısı, toplam) detay sayfasında görünür. Belgeye tıklayın veya Düzenle ile kalem ekleyin/çıkarın, fiyat düzeltin — stok farkı ve cari tutarı otomatik güncellenir. Ürün adı stok kartına gitmez (küçük 'Stok kartı' linki güç kullanıcı içindir). Üstteki '+ Alım Yap' butonu çok satırlı bir alım formu açar: tarih + fatura no girin, stok kalemini adıyla arayıp ekleyin, adet ve birim fiyatı (KDV dahil) girin. Birim fiyat katalog alış fiyatından gelir; ürünü değiştirince fiyat ve satır tutarı güncellenir. Düzenle ekranı mevcut kalemleri bir kez gösterir (miktarı değiştirir veya yeni kalem eklersiniz). Genel toplam canlı hesaplanır. Sistem KDV hesaplamaz — fiyatları KDV dahil girin. Kaydet dediğinizde sistem tek atomik işlemde: (1) alım belgesi + kalemler, (2) her kalem için stok girişi hareketi yazar, (3) genel toplamı tedarikçi cariye 'biz tedarikçiye borçluyuz' yönünde işler. Yani 4.000 TL alım yaptıysanız tedarikçi cari kartında 'Tedarikçiye Borçluyuz: 4.000,00 TL' görünür. 'Ödeme Yap' (tediye) butonuyla 1.000 TL ödediğinizde borç 3.000 TL'ye düşer. Borç asla ödeme ile artmaz; ödeme borcumuzu azaltır — muhasebe konvansiyonu doğru yöndedir. Alımı tamamen iptal etmek belgeden yapılır (ekstredeki fatura satırını silmek yasaktır).
15. 15
    Mobil Uygulama: Sahada Hareket Kaydı + Yeni Ürün Ekleme

    Teknisyen mobil uygulamasında 'Stok' modülünden depodaki tüm kalemleri görüntüler; bir stok kalemine dokunup 'Çıkış / Satış' ile ya da üstteki 'Stok Çıkışı' simgesiyle sahada kullandığı parçaları (birden fazla ürün, tek kayıt) anında düşebilir. Ek olarak '+ Yeni Ürün' butonuyla mobilden yeni stok kartı da açılabilir (kategori, tedarikçi, lokasyon dropdown'ları aynı API'den dolar). İmza/QR olmadan hızlı kayıt — ama her hareket kullanıcı bilgisiyle web panele yansır.
16. 16
    Mobil Uygulama: Tedarikçi + Alım + Ödeme (Firma Sahibi İçin)

    Firma sahibi mobil uygulamadan 'Tedarikçiler' ekranına girer; bir tedarikçiye dokunduğunda web'deki ile birebir aynı tedarikçi detay sayfası açılır — cari bakiye, son alım belgeleri, 'Alım Yap / Ödeme Yap / Cari Ekstre / Ara' butonları. Belgeye dokununca mevcut alım formu açılır (kalem ekle/çıkar/fiyat). 'Alım Yap' çok satırlı form (mobil-dostu) ile aynı anda birden fazla stok kalemini girebilir; fiyatlar KDV dahil girilir, genel toplam canlı hesaplanır. Kaydet dediğinde stok girişi + cari borç tek işlemde oluşur. 'Ödeme Yap' butonu kasa seçimi ile tediye formu açar. Firma yöneticisi cari detay ekranında ayrıca 'Borcumuza Ekle' ve 'Borcumuzdan Düş' butonlarıyla kasaya dokunmayan Manuel Düzeltme girebilir.

Sık Sorulan Sorular

İlgili Bölümler

Daha Fazla Yardım?

Birebir eğitim, demo veya satış görüşmesi için demo formunu doldurun; hızlı soru için sağ alttaki WhatsApp butonu da kullanılabilir.